NEKK - Beställning till betalning Stormöte

1. NEKK - Beställning till betalning Stormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning 2013-04-19 Ullevi Lounge

2. Syftet med dagen är att få en bild av… • de möjligheter som finns för respektive förvaltning att arbeta med beställningar och fakturor i Winst 2.0. • hur de nya attestreglerna tillämpas i Winst 2.0. • hur förändringar i datumhanteringen påverkar förvaltningarna. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

3. Deltagare från projektet här idag Birgitta Alö Charlotta Martinsson Eva Hedenström Fredric Holm Jan Holtz Lars Ljungblom Per Svensson Stefan Wassenius Åse Nielsen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

4. Agenda • Inledning • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Bensträckare • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Dialog • Datumhantering • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

5. Vad pratade vi om sist… NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

6. Hur kan vi på förvaltningen säkerställa införandet? Vi behöver informera och förankra det nya arbetssättet. Vi kan börja beställa och leveranskvittera redan nu i Winst. Vi kan se över hur vi organiserar oss kring inköp och fakturor, samt våra beställningsrutiner. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

7. Hur kan vi på förvaltningen säkerställa en bra utbildning? Vi behöver i utbildningen visa på nyttorna med det förändrade arbetssättet. Vi behöver identifiera vilka som behöver utbildning och ordna de praktiska detaljerna. Vi behöver vara fler som utbildar på vår förvaltning. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

8. Varför genomförs förändringen? ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING Projektets mål Vad är nyttan/effekten? KOSTNADS- BESPARING FÖRBÄTTRAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING • Nya kommungemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och fakturahantering för Stadens förvaltningar. • Utforma och realisera system- och integrationslösningar. • Utforma central och lokal förvaltarorganisation och skapa förutsättningar för fortsatt utveckling av modeller och arbetssätt. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

9. Vad gör vi projektet nu? • Tester av Winst 2.0 och integrationer • Detaljplanering av utrullning • Framtagning av utbildningsmaterial • Anpassningar i befintliga system • Uppstart med piloterna • Utformning av checklistor och instruktioner Lokal uppsättningochförberedelser Lokal uppsättningochförberedelser Stormötenför gemensam information, och dialog Utrullningsplan Uppstartsmöteper gruppav förvaltningar Ca 3-4 mån före driftstart Uppföljnings-möte per gruppav förvaltningarCa 2 mån före driftstart NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

10. Vecka för driftstart Grupp 1 – v. 46 Grupp 2 – v. 8 Arkivnämnden Färdtjänsten Konsument och medborgarservice Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Valnämnden Överförmyndarnämnden SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda Social resursförvaltning Grupp 3 – v. 11 Grupp 4 – v. 15 Grupp 5 – v. 20 SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg Kulturnämnden Park- och Naturförvaltn. Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen Fastighetskontoret (N205) Finansförvaltningen Idrotts- och Föreningsförv. Lokalnämnden Stadsledningskontoret Trafikkontoret Vuxenutbildnings-förvaltningen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

11. Agenda • Inledning • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Bensträckare • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Dialog • Datumhantering • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

12. Från beställning till betalning Skannad faktura E-faktura Granskning och kontering Attest Skapa beställning Attest av beställning Ankomst-hantering Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Klar-markerad faktura Betalning Matchning mot abonnemang Leverans-kvittens NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

13. Uppsättning av rollerna i Winst 2.0 Administratörer på förvaltningen Förvaltningschef Förvaltning X Lokala systemadministratörer Lokala fakturaadministratörer Attestanter på sektor/avdelning Godsmottagare Attestanter på ansvarsnivå Andra roller på förvaltningen ”Lokala administratörer” • Beställare och fakturagranskare • Orderfakturor och abonnemang • Fakturagranskare • Fakturor utan order (mottagarkod) NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

14. Vem gör vad i flödet? INTRASERVICE Den som beställer, leverans-kvitterar eller granskarfaktura. Kan ske vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest. Görs av den som attesterarbeställning eller faktura. Attestant styrs utifrån ansvar i konteringen. Görs av den som verkställerbetalningen. Intraservice genomför detta för samtliga förvaltningar. Betalningsattest Beslutsattest Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

15. Vad innebär attest? • varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts • lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer. • fakturan/motsvarande är rätt beräknad • utgiften inte tidigare har belastat verksamheten • händelsen är rätt konterad • fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera • uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet • händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag • personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet • händelsen är rätt konterad • händelsen belastar rätt redovisningsperiod • underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling • fakturan/motsvarande är granskad och kontrollattesterad. • behörig person har beslutsattesterat händelsen • rätt betalningsmottagare angivits • fatta beslut om utbetalning. INTRASERVICE Betalningsattest Kontrollattest Beslutsattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

16. Betalningsattest i beställning till betalning • Intraservice får uppdraget att genomföra betalningsattest samt utforma tillhörande rutiner och kontroller. • Intraservice ska säkerställa upplägg/ändring av leverantör och genomföra stickprovskontroller av utbetalningar. • Winst säkerställer att rätt användare har genomförtbeslutsattest utifrån vad förvaltningarna har registrerat i Nekksus. • behörig person har beslutsattesterat händelsen • rätt betalningsmottagare angivits • fatta beslut om utbetalning. INTRASERVICE Betalningsattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

17. Återkoppling från externa revisorer • Generell synpunkt att processen i sin helhet leder till stärkt intern kontroll genom att beställningar skall attesteras. • Viss försvagad intern kontroll genom att tre attester på förvaltningen blir två – dock ej svag. • Innan attest på abonnemang kan göras i systemet bör inte automatmatchning tillåtas. • Begränsa behörighet att beställa – utbildning ett krav innan tilldelning av behörighet. • Säkerställ och testa alla automatkontroller innan start. Säkerställ att ingen kan gå förbi. • Leveranskvittering viktig – rutiner och krav på dokumentation måste tas fram. • Viktigt att kedjan är obruten efter beslutsattest. • Tydliga regler/rutiner för att säkerställa ”grunddata” i Winst. (Avtal, användare, attestanter etc.) • Utveckla betalningsattest – säker registerhållning och stickprov. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

18. Roller vid beställning SEK Ser alla beställningar skickade till attestant och alla ordrar Leverenskvittens Kontrollattest Skapar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest Godsmottagare Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

19. Roller vid fakturahantering Ser alla fakturor och kan hantera fakturan i granskning samt kontrollerar alla momsändringar. Kan skicka påminnelser på fakturor. SEK Granskar och åtgärdar faktura vid avvikelse mot order/leverenskvittens Kontrollattest INTRASERVICE Attesterar utbetalning Betalningsattest Attesterar faktura Beslutsattest SEK Granskar och konterar faktura utan order Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

20. Delegering i beställning SEK Registrerar delegeringar Skapar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest Leverenskvittens Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

21. Delegering av hantera faktura Registrerar delegering SEK INTRASERVICE Granskar och åtgärdar faktura vid avvikelse mot order/leverenskvittens Kontrollattest Attesterar utbetalning Betalningsattest Attesterar faktura Beslutsattest SEK Granskar och konterar faktura utan order Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

22. Skicka faktura på extra kontroll – ställa en fråga ? ? INTRASERVICE SEK Attesterar utbetalning Betalningsattest Kontrollattest Beslutsattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

23. Ange annan granskare – överlåta kontrollattest Kontrollattest INTRASERVICE Attesterar utbetalning Betalningsattest Väljer att överlåta kontrollattest Beslutsattest Kontrollattest NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

24. Förvaltningens administratörer i flödet SEK SEK Ser och åtgärdar fakturor med innehållsfel för att ankomstbokning ska genomföras. Ändrar flöde för en faktura och makulerar felaktiga fakturor. Fakturainformation måste kontrolleras Granskare ej angiven Kompletterar faktura med mottagarkod eller ordernummer. Skickar faktura till annan granskare. SEK NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

25. Agenda • Inledning • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Bensträckare • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Dialog • Datumhantering • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

26. Dialog Vad är skillnaden i arbetssätt för våra användare? Har vi andra roller än vad som finns i processen? 30 minuters dialog. En fråga per bord. Dokumentera slutsatserna i mallarna. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

27. Agenda • Inledning • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Bensträckare • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Dialog • Datumhantering • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

28. Principer för bokföringsdatum i Winst • Fakturor ankomstbokförs när formaliakontroll av fakturan har gjorts. • Fakturor slutbokförs när fakturan är ordermatchad/attesterad (klarmarkerad) och konteringskontroll har gjorts i Winst. • I normalfallet blir fakturadatum på fakturan bokföringsdatum både för ankomstbokföring och för slutbokföring. • Undantag vid månadsskiften för fakturor som ankommer eller slutkonteras efter att Winststängts. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

29. Vid månads/årsbokslut gäller följande: • Ankomstbokföringav fakturor i Winst utgår från fakturadatum och kopplas till kalendermånad. • Fakturor med fakturadatum i gammal månad ankomstbokförs i gammal månad medan fakturor med fakturadatum i ny månad ankomstbokförs i den nya månaden. • I Winst finns en stängningstabell där man för varje månad definierar vilken dag Winst stänger. Datumet anger: • sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad • sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum i gammal månad, måste ordermatchas/attesteras för att slutkonteringen skall komma med i bokföringen i den gamla månaden. • Stängningstabellen är gemensam för samtliga förvaltningar och datum för respektive månad bestäms centralt. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

30. Exempel NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

31. Övrigt Överföring till Horisonten: • Överföring till Horisonten av ankomst och slutkonterade fakturor kommer att ske en gång varje natt. • Skannade fakturor kommer att läsas in till Winst varje natt och 2 ggr under dagen. Förfallodatum • Förfallodatum kommer att sättas enligt följande: • Scannande fakturor – Fakturans ankomstdatum + 30 dgr blir förfallodatum – sätts vid scanningen. • E-fakturor – Det förfallodatum som angetts av leverantören blir förfallodatum blir förfallodatum • Utbetalningsuppdrag (PC-lev, Bida, ProCapita) – Förfallodag = angiven utbetalningsdag från försystemet. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

32. Skillnader mot idag • Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum • I Gasell finns möjlighet att välja bokföringsdatum i samband med utanordningen.I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. Detta innebär att förvaltningen inte kan styra bokföringsdatum på en faktura även om Huvudboken i Horisonten är öppen. • Bokföringsdatum för ankomstbokföring är fakturadatum • I Horisonten styrs bokföringsdatum för ankomstbokföring av fakturans registreringsdag, de tre första arbetsdagarna bakåtdateras alltid till gammal månad. I Winst styrs detta av fakturadatum och det gemensamma regelverket för stängning. • Samma tidplan för alla • I Gasell kan förvaltningen ha avvikande tidplan för stängning. I Winst gäller samma stängningstabell för samtliga förvaltningar. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

33. Agenda • Inledning • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Bensträckare • Hanteringen av beställningar och fakturor i Winst 2.0 • Dialog • Datumhantering • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

34. Besök hemsidan för att få mer information • https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Här finns t ex: • Information om projektet • Kontaktuppgifter • Material från våra stormöten • Informationsmaterial att använda på förvaltningen • Ny sida för utrullningsinformation NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

35. Kommande möten • 17/5, kl 9-12: Maskinhallen, Elyseum • Kungsbacka kommun berättar om sina erfarenheter • Information om arbetet med en framtida förvaltarorganisation NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419

36. TACK FÖR IDAG! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130419