ก ารพัฒนาสู่ความเป็นเลิศ ของ กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ

1. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศการพัฒนาสู่ความเป็นเลิศ ของ กลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ Development to excellence of Technical information division working group

2. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ : ซื้อได้ไว้ ตรงใจผู้ใช้บริการ บุคลากรกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หาแนวทางในการพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงาน โดยได้ร่วมกันพิจารณางานต่างๆ ในกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ ที่ต้องการพัฒนาให้เด่นและเป็นเลิศของกลุ่มงาน ซึ่งสามารถพัฒนาให้เป็นเลิศกว่ามหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้ กลุ่มงานฯ ได้ตกลงร่วมกันที่จะพัฒนาการดำเนินงานของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ เริ่มตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงหนังสือออกบริการ เพื่อให้สามารถจัดซื้อหนังสือสำหรับให้บริการแก่ผู้ใช้บริการได้อย่างรวดเร็วและตรงตามความต้องการ ดังคำกล่าวที่ว่า “ซื้อได้ไว ตรงใจผู้ใช้บริการ” • จุดเด่นของการพัฒนา : ซื้อได้ไว้ ตรงใจผู้ใช้บริการ • 1. บุคลากรกลุ่มงานร่วมกันวิเคราะห์จุดอ่อนจุดแข็งการจัดซื้อหนังสือของสำนักวิทยบริการ เพื่อหาจุดเสริมและแนวทางพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น และศึกษาเทียบเคียงกับมหาวิทยาลัย ต่าง ๆ ที่บุคลากรได้ไปศึกษาดูงาน

3. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ 2. มีระบบแนะนำสั่งซื้อออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ของสำนักวิทยบริการ และการแจ้งผลการแนะนำสั่งซื้อหนังสือ เช่น รายชื่อหนังสือใหม่เพื่อให้พิจารณาคัดเลือกสั่งซื้อ,รายชื่อหนังสือที่กำลังดำเนินการสั่งซื้อ, รายชื่อหนังสือที่ได้รับตัวเล่มแล้ว และรายชื่อหนังสือที่หนังสือขาดตลาด/ไม่จัดพิมพ์ รายชื่อหนังสือใหม่ ได้รับตัวเล่มแล้ว หนังสือขาดตลาด/ไม่จัดพิมพ์ กำลังดำเนินการสั่งซื้อ

4. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ 3. มีระบบช่วยดำเนินการงานคัดเลือกและจัดซื้อหนังสือ ปัจจุบันใช้ระบบนี้ช่วยในการคัดเลือกและจัดซื้อหนังสือ ทำให้ลดความซ้ำซ้อนในการจัดซื้อหนังสือ โดยระบบสามารถตรวจสอบความซ้ำซ้อนของรายชื่อหนังสือได้จากระบบนี้และจากฐานข้อมูล Millennium ได้ในระบบนี้ได้เลยโดยไม่ต้องเปิดใช้หลายระบบ รวมทั้งสามารถรายงานผลการจัดซื้อและแจ้งผลการสั่งซื้อไปยังคณะต่าง ๆ ได้ และในอนาคตจะพัฒนาระบบนี้ให้สามารถ Export ข้อมูลจากระบบนี้เข้าในฐานข้อมูล Millennium และแจ้งผลให้ผู้ใช้เห็น Link ไปที่Millenniumเพื่อให้ผู้ใช้ทราบสถานภาพของหนังสือชัดเจน รวมทั้งพัฒนาระบบเพื่อช่วยเนินการงานคัดเลือกและจัดซื้อวารสาร ระบบช่วยดำเนินการงานคัดเลือกและจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ

5. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ • 4. มีบริการ “Fast Book” เป็นบริการใหม่ที่กลุ่มงานฯ กำลังดำเนินการพัฒนาเพื่อให้บริการสำหรับผู้ใช้บริการที่แนะนำสั่งซื้อหนังสือใหม่ที่ต้องการใช้ด่วน มีขั้นตอนคือ เมื่อตรวจรับหนังสือแล้วจะดำเนินการแจ้งผู้ใช้บริการทราบทาง e-mail และเมื่อผู้ใช้บริการต้องการขอใช้บริการด่วน ก็จะดำเนินการให้ก่อน โดยป้อนข้อมูล/ดาวน์โหลดรายรายหนังสือลงในฐานข้อมูลในระบบฐานข้อมูล Millennium โดยจะดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน 60 นาที Request คำขอใช้บริการ Fast Book ผ่าน E-mail

6. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ 5.มีบริการ “On Process”เป็นบริการสำหรับผู้ใช้บริการที่ต้องการใช้หนังสือที่มีในระบบฐานข้อมูล Millennium แล้วแต่กำลังอยู่ระหว่างการดำเนินการให้แล้วเสร็จ โดยปัจจุบันกลุ่มงานฯ ได้กำหนดระยะเวลาการดำเนินการแล้วเสร็จพร้อมใช้ภายใน 3 ชั่วโมง แต่ต่อไปจะปรับลดเวลาลดลงให้ได้ภายใน 60 นาที โดยเฉลี่ยหรืออาจรวดเร็วกว่านั้นแล้วแต่สถานะของหนังสือ ตรวจสอบรายการคำขอใช้บริการ Request คำขอใช้บริการ

7. การพัฒนาสู่ความเป็นเลิศของกลุ่มงานเทคนิคสารสนเทศ 6.มีแนวทางการพัฒนาและปรับปรุงโดยการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น ลดขั้นตอนการพิจารณากลั่นกรองก่อนสั่งซื้อจากคณะต่างๆ เช่น มีคูปองให้คณะควบคุมงบประมาณการสั่งซื้อให้แล้วเสร็จในงานมหกรรม โดยขอความร่วมมือจากอาจารย์ในคณะมาแนะนำสั่งซื้อตามจำนวนงบที่ได้รับพอหลังจากอาจารย์แนะนำสั่งซื้อ บรรณารักษ์สามารถพิจารณาสั่งซื้อหนังสือจากรายการสั่งซื้อได้ทันที โดยไม่ต้องส่งกลับไปกลั่นกรองอีกครั้ง แต่บรรณารักษ์จะทำหน้าที่แจ้งยอดผลการสั่งซื้อให้แต่ละคณะทราบ ตัวอย่างคูปอง