MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I

1. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I www.nilson.pro.br

2. Presidente CLIENTE Comercial Serviços Adm./Fin. Vendas Faturam. Revisão Mecânica Financeiro Administr. Vista Prazo Contas Caixa MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando. www.nilson.pro.br

3. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO: Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000). Objetivo: Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina. www.nilson.pro.br

4. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS – Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição. OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA: Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado. É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional. O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa. www.nilson.pro.br

5. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS a) Organograma em BARRAS O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa www.nilson.pro.br

6. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) : São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa. www.nilson.pro.br

7. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS c) Radial (Solar ou Circular) Mostra o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. www.nilson.pro.br

8. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR Mostra o inter-relaciona-mento entre as diversas atividades e os responsá-veis por cada uma delas. www.nilson.pro.br

9. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Administrador.: Pedro Fulano Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45 • Síntese da Atribuições: • Processar o controle de freqüência • Elaborar o plano de férias • Elaborar a Folha de Pagamento • Treinar o pessoal. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS e) Organograma Informativo Tem informações de diversas naturezas relacionadas com as unidades organizacionais. www.nilson.pro.br

10. Decisão Superior Assessoria Decisão Intermediária Decisão Intermediária Operacionais Operacionais MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE ORGANOGRAMAS f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular) Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e a hierarquia entre eles. www.nilson.pro.br

11. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades. OBJETIVOS: • Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. • É conhecido como organograma funcional. • Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa. • Normalmente estão incluídos no Manual de Organização. • O funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais. www.nilson.pro.br

12. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – www.nilson.pro.br

13. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ? • Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho; • Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização; • No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização; • Na criação, racionalização e extinção de formulário. www.nilson.pro.br

14. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS FLUXOGRAMA • O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo. • É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa; • Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento; • Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação; • Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda. www.nilson.pro.br

15. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: • Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema; • Entendimento simples e objetivo; • Facilita a localização das deficiências no sistema; • Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo; • Facilita o entendimento de alterações no sistema. www.nilson.pro.br

16. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: • COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo. • COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)? • FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem. www.nilson.pro.br

17. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir: • Qual a utilidade da etapa no processo? • Há vantagem se for alterada a seqüência? • As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam? • Cada operação está sendo executada de modo eficiente? • Os formulários, número de vias e campos estão adequados? 5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens: • Situação atual e fluxograma da situação existente; • Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle); • RECOMENDAÇÕES. www.nilson.pro.br

18. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados: FONTE: MsWord www.nilson.pro.br

19. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SOFTWARE VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS: Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office. DIA - Solução para Linux Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software. Mais leituras: Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português www.nilson.pro.br

20. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o www.nilson.pro.br

21. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http://wikicts.med.up.pt/index.php/Fluxograma www.nilson.pro.br

22. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa. br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html www.nilson.pro.br

23. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO www.nilson.pro.br

24. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO www.nilson.pro.br

25. BIBLIOGRAFIA • TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997. • OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002. • CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999. • CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000. www.nilson.pro.br