SEMINAIRE Organisation de la comptabilité de l’Etat

1. FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL Afritac Centre SEMINAIRE Organisation de la comptabilité de l’Etat (Directives du cadre harmonisé des finances publiques en zone cemac) Présenté par : Blaise N. YEHOUENOU Consultant Lieu : Douala du 26 au 29 octobre 2009

2. SOMMAIRE • Introduction • L’organisation du réseau comptable du Trésor public • 2.1 Les objectifs • 2.2 Les principes • 2.3 Les acteurs • 3 La tenue de la comptabilité générale de l’Etat • 3.1 La comptabilité des comptables non centralisateurs • 3.2 La comptabilité des comptables centralisateurs • 4 La centralisation comptable • 4.1 Définition et modalités • 4.2 Architecture de la centralisation comptable • 5 Les annexes

3. 1. INTRODUCTION La comptabilité de l’Etat a pour objet la description et le contrôle des opérations financières et l’information des autorités de contrôle et de gestion. Elle permet :

4. la connaissance et le contrôle des opérations budgétaires et de trésorerie; • la connaissance de la situation du patrimoine ; • le calcul d’un prix de revient, du coût et du rendement des services ; • la détermination des résultats annuels ; • l’intégration des opérations dans la comptabilité économique nationale ;

5. toues autres analyses économiques et financières permettant notamment l’établissement des ratios et tableaux de bord.

6. 2. L’ORGANISATION DU RÉSEAU COMPTABLE DU TRÉSOR PUBLIC

7. A travers le réseau de ses comptables, l’administration du Trésor assure, pour le compte de l’Etat, les opérations de recouvrement (du moins en partie) et la centralisation des recettes, ainsi que le paiement des dépenses dans l’espace et dans le temps. Pour la description de ces opérations et dans le souci de produire dans les délais impartis, des informations comptables exhaustives et fiables sur l’exécution du budget et la trésorerie, l’organisation du réseau comptable du Trésor doit viser des objectifs bien définis et reposer sur des principes clairement établis.

8. 2.1.- Les objectifs L’organisation du réseau comptable du trésor doit viser deux objectifs essentiels : • le premier, la description exacte et rapide des opérations financières. Ce qui nécessite une bonne maîtrise de la réglementation et des procédures comptables. A cet effet, les chefs de postes comptables doivent disposer de manuel de procédures comptables régulièrement mis à jour ;

9. le second, la déconcentration de la tenue de la comptabilité. Une comptabilité fortement centralisée ne permet pas la production rapide de documents de synthèse fiables. Ainsi, la centralisation de l’information financière doit relativement être proche du lieu et du moment de sa réalisation. Ce qui permet d’éviter des régularisations ou ajustements comptables difficiles.

10. 2.2.- Les principes Les principes d’organisation des postes comptables du trésor peuvent être regroupés en quatre: 2.2.1.- Le décloisonnement des services Il s’agit de veiller à ce que l’ensemble des services d’un poste comptable dont les activités concourent à l’exécution du budget et de la trésorerie participent à la saisie, au classement et à l’enregistrement des données financières et comptables.

11. En d’autres termes, il faut éviter que la tenue de comptabilité soit l’apanage d’un seul service ; ce qui risque de créer des retards entre le moment de réalisation des opérations et celui de leur enregistrement dans le système comptable. Ce principe implique la mise en œuvre d’interrelations actives entre tous les services d’un même poste pour assurer les échanges d’informations nécessaires, effectuer les contrôles pour s’assurer de la cohérence de l’ensemble.

12. 2.2.2.- La responsabilité de chaque service Dans un poste comptable, chaque service est responsable de ses opérations et doit s’assurer de leur bonne comptabilisation. A cet effet, il tient une comptabilité auxiliaire qu’il rapproche périodiquement avec le service en charge de la comptabilité générale.

13. 2.2.3. Le rôle central du service de la Comptabilité générale Le service en charge de la comptabilité générale dans un poste comptable doit s’assurer de la cohérence de l’ensemble du dispositif comptable. Il doit organiser des contrôles et participer aux recherches en cas de discordances.

14. 2.2.4.- L’importance du rythme des contrôles Pour être efficace, les ajustements doivent se faire à la date la plus rapprochée possible de la fin de période contrôlée et porter sur une période suffisamment courte pour ne pas générer des recherches trop fastidieuses.

15. 2.3.- Les acteurs Pour la tenue de la comptabilité de générale de l’Etat, les comptables publics sont juridiquement répartis en deux grandes catégories : les comptables principaux et les comptables secondaires. Ensuite, pour une meilleure organisation de la comptabilité, chaque catégorie comprend des comptables centralisateurs et des comptables non centralisateurs. Suivant les principes directeurs de la directive n° 05/08-UEAC-195-CM-18 du 19 décembre 2008

16. relative au plan comptable de l’Etat en zone CEMAC (PCE-CEMAC), seuls les comptables principaux sont centralisateurs ; ils sont classés en trois niveaux (voir page 14 PCE) : • le niveau 1 comprend l’Agent comptable central du trésor (ACCT) ou le Trésorier-payeur général (T-PG) suivant les Etats membres de la CEMAC ; • le niveau 2 comprend le Receveur général, le Payeur général ou le T-PG ; • le niveau 3 les trésoriers régionaux ou départementaux.

17. Les comptables secondaires sont constitués des trésoriers principaux et des trésoriers municipaux. A la fin de chaque décade, les CNC procèdent à l’arrêté de leur comptabilité et transmettent aux CC les bordereaux de transfert de recettes et de dépenses, appuyés des pièces justificatives. « Les comptables centralisateurs sont chargés de centraliser, selon une périodicité définie, l’ensemble des opérations financières faites pour le compte de l’Etat par les comptables qui leur

18. sont territorialement rattachées et auxquels ils sont reliés par un compte interne. Ils donnent les imputations définitives aux opérations dont ils sont assignataires et transfèrent les autres opérations aux comptables assignataires intéressés.»

19. 3. LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE DE L’ÉTAT

20. 3.1.- La comptabilité des CNC Les CNC sont constitués par les trésoriers principaux et municipaux. Ils exécutent des opérations retracées dans les livres journaux et documents comptables arrêtés suivant des procédures bien définies. Leurs comptabilités sont adressées aux trésoriers régionaux ou départementaux auxquels ils sont territorialement rattachés pour saisie, enregistrement ou intégration suivant la nature des supports comptables produits par leur système d’information (manuel ou informatique).

21. 3.1.1.- Les documents comptables tenus par les CNC Les documents tenus par les CNC sont constitués des livres de premières écritures (quittanciers, journaux, calepin de caisse) et des livres de secondes écritures (livres de développement, livre centralisateur ou grand-livre récapitulatif). Tous les livres sont arrêtés au jour le jour.

22. Les livres de secondes écritures font ensuite l’objet d’un arrêté décadaire et mensuel, en vue de l’élaboration de l’extrait de la balance des comptes du trésor encore appelé « relevé des comptes mouvementés ». Le relevé des comptes mouvementés peut être remplacé par un « bordereau de versement décadaire (ou mensuel) des opérations effectuées » par les chefs de postes dont le système comptable est encore manuel.

23. 3.1.2.- Les procédures comptables chez les CNC Les CNC ne procèdent pas à l’imputation définitive de leurs opérations. Les principales opérations qu’ils effectuent sont décrites à l’aide des comptes des classes 3, 4 et 5. C’est une comptabilité relativement simple.

24. 3.1.3.- La transmission des comptabilités au CC de niveau 3 Les CNC procèdent à l’arrêté de leurs comptabilités à la fin de chaque décade. Ils transmettent les pièces justificatives au CC de niveau 3. Celles-ci sont classées par nature de recettes et de dépenses dans l’ordre chronologique de dates. Une bande machine est établie à l’appui de chaque liasse de pièces. Cette bande doit comporter les informations suivantes :

25. le code du poste comptable ; • le cachet du poste comptable ; • la nature de l’opération ; • les montants détaillés (une pièce justificative par montant) ; • le total. Les fiches d’écritures sont établies à l’appui de chaque liasse de pièces justificatives. Ces fiches doivent comporter les informations ci-après : • les comptes débité et crédité ; • la spécification du poste comptable émetteur de l’opération ;

26. la spécification du poste comptable destinataire final de l’opération ; • la nature de l’opération ; • le montant total de l’opération. Un relevé des comptes mouvementés ou un « bordereau de versement décadaire des opérations effectuées » est établi. Enfin, les feuillets originaux des documents de premières écritures sont également joints aux comptabilités.

27. 3.2.- La comptabilité des CC 3.2.1.- Les documents comptables tenus par les CC Les CC tiennent les mêmes livres que les CNC. Les modalités d’arrêté des documents sont également les mêmes. A la fin de chaque mois, les CC de niveau 3 et 2 doivent produisent une balance des comptes mouvementés adressée au comptable de niveau supérieur de niveau 1.

28. 3.2.2.- Les procédures comptables chez les CC En leur qualité de comptables principaux, les CC ont habilitation sur l’ensemble des comptes d’exécution de la loi de finances. A ce titre, ils doivent donner une imputation définitive aux opérations budgétaires dont ils sont assignataires et justiciables devant la juridiction financière. Les CC de niveau 3 (trésoriers régionaux, départementaux, provinciaux) constituent le premier échelon de centralisation des opérations des CNC.

29. Ils transfèrent au CC de niveau 2 les recettes et dépenses dont ils sont assignataires et justiciables devant la juridiction financière. Les CC de niveau 2 dénouent les transferts reçus des CC de niveau 3. Ils centralisent les opérations des autres comptables secondaires qui leurs sont éventuellement rattachés (administrations financières etc.)

30. En fin d’exercice , ils centralisent tous les comptes budgétaires à l’aide du compte 396 « opérations centralisées » et en adresse le résultat au comptable centralisateur de niveau 1.

31. Le CC de niveau 1 assure la gestion de la trésorerie de l’Etat, y compris la gestion de la dette suivant l’organisation administrative de chaque pays. Ils veille à l’équilibre des ressources et des charges dans l’espace et dans le temps. Ils centralisent l’ensemble des comptes des comptables principaux et produits mensuellement la balance générale des comptes de l’Etat. Il établit le compte général de l’administration des finances et élabore le projet de loi de règlement.

32. 3.2.3.- La transmission des comptabilités entre les CC Les CC de niveau 3 transmettent les opérations dont ils ne sont pas assignataires aux CC de niveau 2 à l’aide de bordereaux de transfert de recettes ou de dépenses, appuyés des pièces justificatives. Ils adressent copie de leur balance mensuelle à la fois aux CC de niveau 2 et 1. Enfin, ils établissent les états de rapprochement des comptes bancaires ou postaux dont ils sont gestionnaires à l’attention du CC de niveau 1.

33. Les CC de niveau 2 transmettent les opérations dont ils ne sont pas assignataires aux CC de niveau 3 à l’aide de bordereaux de transfert de recettes ou de dépenses, appuyés des pièces justificatives. Ils adressent copie de leur balance mensuelle, accompagnée états de rapprochement des comptes bancaires ou postaux au CC de niveau 1.

34. Le CC de niveau 1 transmet les opérations dont il n’est pas assignataire aux CC de niveau 3 et 2 à l’aide de bordereaux de transfert de recettes ou de dépenses, appuyés des pièces justificatives. Enfin il leur propose, pour validation, les opérations portées directement aux comptes de classes 6 et 7 pour les opérations dont ils sont assignataires.

35. 4. La centralisation comptable

36. 4.1.- Définition et modalités 4.1.1.- Définition Le trésor public, à travers son réseau de comptables publics, est l’une des administrations les plus déconcentrées de l’Etat. Il a en charge la mise en œuvre de l’action financière de l’Etat. De ce fait, la tenue de la comptabilité générale est fortement déconcentrée. Or le budget de l’Etat soumis aux règles de la comptabilité publique, est un (principe de l’unité budgétaire).

37. Pour réaliser l’unité des comptes publics, la comptabilité est organisée suivant le système centralisateur. « La technique de la centralisation comptable est le mécanisme qui organise et structure la comptabilité générale de l’Etat de manière à lui donner toute son unité ».

38. 4.1.2.- Modalités Les modalités de centralisation pour l’atteinte des objectifs de célérité et de production des états financiers dans les délais réglementaires, dépendent de la pertinence de l’organisation administrative de la direction du trésor et la de comptabilité publique, des moyens de communication, de la qualité du système d’informations et de la maîtrise des procédures comptables.

39. En zone CEMAC, le premier niveau de centralisation retenu est celui des trésoriers régionaux ou départementaux ; le deuxième niveau est celui des trésoriers généraux, payeurs généraux ou trésoriers-payeurs généraux ; le troisième niveau est celui de l’agent comptable central du trésor ou T-GP suivant les pays. • 4.2.- Architecture de centralisation comptable • 4.2.1.- Schéma de centralisation

41. 4.2.2.- Commentaire Les relations comptables entre les CNC et les CC de niveaux 3 sont des relations de centralisation. Ce qui signifie que les opérations comptables de base effectuées par les CNC sont d’abord intégrées dans le système comptable des CC de niveau 3, postes comptables de rattachement, avant d’être apurées. Au terme des opérations de centralisation, les comptes d’opération sur l’initiative des CNC sont soldés.

42. Les relations comptables entre les CC de niveau 3 et de niveau 2, et d’une manière générale entre comptables principaux, sont des relations de transfert et vice-versa. Ce qui signifie que les opérations transmises par les uns aux autres, sont des opérations dont ils sont assignataires et dont ils doivent rendre compte au juge des comptes. Ces relations sont mis en œuvre par les l’intermédiaire des comptes 391.00 « transfert de dépenses » et 390.01 « transfert de recettes ». Les comptes de transfert sont soldés à l’échelon national par consolidation des comptes de l’ensemble des comptables principaux.

43. Les relations comptables entre les CC de niveaux 3, 2 et le CC de niveau 1 sont des relations de centralisation mises en œuvre par le compte 396 « opérations centralisées » (voir communication sur les opérations de fin de gestion). Au terme de cet exercice, l’unité de la comptabilité de l’Etat est réalisée par application du principe de « l’unité budgétaire ».

44. 5. Annexes

45. 5.1.- Véhicule de l’information comptable FICHE D’ECRITURES ANNEE : JOURNEE : Compte débité : Compte crédité : CODE DU SERVICE CHARGE DE LA COMPTABILITE AUXILIAIRE DU COMPTE JOUANT EN CONTRE PARTIE SIGNATURE CODE SERVICE EMETTEUR

46. 5.2.- Extrait de balance des comptes RELEVE DES COMPTES MOUVEMENTES à le DANS L’ORDRE CROISSANT DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE

47. 5.3.- Format de grand livre récapitulatif EXTRAIT DU GRAND LIVRE RECAPITULATIF ARRETE AU 31 DECEMBRE N PERIODE : à le DANS L’ORDRE CROISSANT DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE

48. Je vous remercie