公文、應用文寫作

1. 公文、應用文寫作 與提升行政效能 專題報告人: 　中國文化大學 　中文系教授兼主任秘書 　　　　　　　　陳 金 雄

2. 內容綱要 • 應用文 • 公文寫作 • 辨文類、曉用途 • 明結構、知取捨 • 序倫常、熟術語 • 謹稱人、記抬頭 • 慎自稱、詳側書 • 遵用字、究意涵

3. 何謂應用文 凡人與人之間，各級政府間，政府與（法人）團體間，事業機構間，或個人與政府、（法人）團體、事業機構間，為處理公、私事務，表達情愫、 意思、期望……等所使用具備一定形式或約定成俗之有組織之文字、文章，而為彼此所共同依循，並據以撰作、運用之文體。

4. 應用文必備的條件 一、對象： • 個人與個人、政府、團體 • 政府與政府、團體 • 團體與團體 二、內涵： • 處理公務或私事 三、形式： • 具備彼此共同依循或約定成俗之規矩

5. 應用文的種類 • 公文 • 契約 • 規章 • 會議文書 • 書信 • 便條 • 名片 • 電報（代電） • 柬帖 廣告 啟事 對聯 題辭 慶賀文 祭弔文 標語 簡報 演講辭 文告 條（單）據 傳真 信用狀與存證信函 書狀 感謝狀 自傳 履歷表 企劃文書

6. 應用文寫作之六要項 一、辨文類、曉用途 二、明結構、知取捨 三、序倫常、熟術語 四、謹稱人、記抬頭 五、慎自稱、詳側書 六、遵用字、究意涵

7. 一、辨文類、曉用途(之一) 公文分類： (一)令：公布法律、發布法規命令及人事命令 (二)呈：對總統有所呈請或報告時使用 (三)咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用 (四)函：各機關處理公務 • 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復 • 下級機關對上級機關有所請求或報告 • 同級機關或不相隸屬機關間行文 • 民眾與機關間之申請及答復 (五)公告：各機關就主管業務，向公眾或 特定之對象宣布週知時使用 (六)其他公文： 1.書函5.簽9.證明書 13.紀錄 2.開會通知單6.報告 10.證書或執照 14.節略 3.公務電話紀錄 7.箋函或便箋11.契約書 15.說帖 4.手令或手諭 8.聘書 12.提案 16.定型化表單

8. 一、辨文類、曉用途(之二) • 公文處理時程 　（一）最速件：1日 　（二）速件：3日 　（三）普通件：6日 　（四）限期公文：依限辦理 • 公文夾顏色 　（一）紅色：用於最速件 　（二）藍色：用於速件 　（三）白色：用於普通件 　（四）黃色：用於機密件 • 公文會簽、會核時限 　（一）最速件：1小時 　（二）速件：2小時 　（三）普通件：4小時 （四）會簽、會核應依序送會， 請 勿遺漏而逕送秘書室， 以免耽誤時間。

9. 二、明結構、知取捨(之一)：函的結構 • 「函」的結構： (一)發文機關 (二)機關地址及傳真、 承辦人電話 (九)本文： 1.一段式：主旨 2.二段式：主旨、說明（或經過、原因） 3.三段式：主旨、說明、辦法（或建議、請求、擬辦 、核示事項） (十)正本 (十一)副本 (十二)蓋章戳 • (三)受文者 • (四)速別 • (五)密等及解密條件 • 或保密期限 • (六)發文日期 • (七)發文字號 • (八)附件

10. 二、明結構、知取捨(之二)：函的結構 （一）每個段名不冠數字(項次)，段名下則須加 冒號「 ： 」 （二）主旨： 1.為全文精要，以說明行文目的與期望，應 力求具體扼要 2.主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書寫 3.案情簡單可用「主旨」一段完成者，不必 硬性分割為二（主旨、說明） 、三段（主 旨、說明、辦法）

11. 二、明結構、知取捨(之三)：函的結構 （三）在「說明：」段名中： １、如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫。 ２、每行文字均不可高於冒號。 ３、如分項條列，應另列（行）縮格書寫。 ４、項次寫法：一、二、三、……(一、應與說明之「明」並列) （一）（二）（三） …… １、２、３、 …… （１）（２）（３）…… 　 ５、「說明：」可改用「經過」、「原因」 等名 稱。 ６、說明項之一應敘明依據之單位、日期與文號，三者不可缺一。 （四）「辦法：」段名：可因內容改用「建議」 、 「請 　　　求」 、 「擬辦」 、 「核示事項」 等名稱。

12. 二、明結構、知取捨(之四)：公告的結構 （一）三段式：主旨、依據、公告事項 （或說明） （二）主旨：公告…… （三）各段寫法與函之結構略同。惟僅 「依據」，引據法規條文或機關 來函，非必要不敘來文日期、字 號

13. 三、序倫常、熟術語（一） (一)引述語 1、起首引述 • 對上級機關或首長：奉 • 對平行機關或首長：准 • 對下行機關或首長：據 2、引述結語 • 對上級機關或首長：奉悉 • 對平行機關或首長：敬悉、悉 • 對下行機關或首長：已悉 3、表明依據 • 對直屬上級機關：遵照 • 其他各級機關：依照 、 根據 4、二度敘及 • 上級機關：諒蒙　鈞察 • 對平行或下級機關：諒達、 計達 • (二)經辦語 • 對直屬上級機關或首長：遵經、遵即其他各級機關：業經、旋經 • 、迭經、均經、經已

14. 三、序倫常、熟術語（二） (三)准駁語 • 准語 • 對下級機關或首長：應予照准、准予照辦、准予（同意）備查 • 對平行機關：敬表同意、同意照辦 • 駁語 • 對下級機關或首長：恕難照准、應予免議、應予緩議、應毋庸議、應予駁回 • 對平行機關：恕難同意、無法照辦、歉難同意

15. 三、序倫常、熟術語（三） (四)期望（目的）語 1.一般公文 • 對上級機關或首長：請　鑒核（函報部、會）、請　核示（校內簽稿）、請　鑒察 • 對平行機關：請　查照、請　察照、請　查照辦理、請　查核辦理、請　惠予辦理 • 對下行機關：希　查照、希　照辦、希　切實辦理 • 「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改為「請」 備註：查照，公文用語「知悉」之意；又查察按照之意，如「查照辦 理」之意。

16. 三、序倫常、熟術語（四） 2.要求函復 • 對平行機關：請　查照見復、請　查照辦理見復、請　查明見復、請　惠復 • 對下行機關：希　辦理見復 • 要求轉知 • 對平行機關：請　查照轉告 • 對下行機關：希　查照轉告、希　轉行照辦 • 要求備查 • 對上級機關或首長：請　鑒核備查、請　核備 • 對平行機關：請　查照備案

17. 三、序倫常、熟術語（五） (五)抄送語 1、對上級機關或首長：抄陳 2、對平行機關、單位或人員：抄送 3、對下行機關或人員：抄發 (六)附送語 1、對上級機關或首長（函報部、會）：檢陳、附陳 2、對平行或下行機關：檢送、檢附、附、附送 (七)結束語 1、對總統簽末用：謹呈 2、對其他行政首長簽末用：謹陳、敬陳、右陳 3、便條、便箋用：此致、此上

25. 四、謹稱人、記抬頭（一） • 口訣：家大、舍小、令他人 (一)直接稱謂語 1、對機關、團體 1)鈞 2)大 3)貴 2、對人 1)鈞長、鈞座 2)貴 3)台端 4)先生、女士、君 (二)間接稱謂語 1、對機關、團體：該 如：該部 2、對人： 1)用職稱 2)先生、 女士、君

26. 四、謹稱人、記抬頭（二） • 挪抬（空一格）： • 用鈞、大、貴，稱機關或長官 • 用「台端」稱人民 • 對上級機關及平行機關所使用的期望語 • 上級機關「請」下級機關處理公務的客氣用語 • 平抬（另起一行）： • 在簽或報告之末要「謹呈」總統，或「敬陳」各級行政首長

27. 四、謹稱人、記抬頭（三） • 不可行行吊腳：宜採平抬（另起一行）、挪抬（空一格）互用 • 抬前不抬後：「勝墩吾兄勛鑒」 （不必勝墩吾 兄勛鑒） • 抬人不抬己：吾 師、吾 兄 （不寫成 吾師、 吾兄） • 行底不成抬：在行底添、減字，俾顯出另行抬頭 • 抬頭不拆行：逢人姓名或稱呼，絕不可拆置兩行

28. 五、慎自稱、詳側書 • 敬側：李校長天任：只能側書名字、不可　　 側書職稱。 • 謙側：字體寫小偏右：如舍、愚、晚、後、拙、敝 • 前側後不側：小兒高祥、敝校、拙作《海水正藍》 • 謙側不當頭：謙側不宜寫在每行之頂格 • 生側死不側：習俗死者為大，原於生時應側書 者，死後可免 • 謙側不拆行：謙側用語，宜避拆行書寫

29. 六、遵用字、究意涵 • 對於規章用語之意涵、法律用字與用語的統一，都有明確規範 • 書寫之際，詳究用語意涵，庶免一字之差，謬以千里，損及應有權益，後悔莫及 • 答復（非覆） • 切（非確）實 • 鑒（非鑑）核 • 提升（非昇） • 抬（非擡）頭 • 東床（非牀） • 坐落(非座) ※備註：依教育部編「國字標準字體楷書母稿」舉例

30. 法律統一用字表

31. 法律統一用語表

32. 公文書橫式書寫數字使用原則 • 依推動方案，自94年1月1日全面適用 • 數字用語具一般數字意義或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字 • 數字用語屬描述性用語、專有名詞、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字 • 代號、序數、電話：M123456789、93年7月8日 • 描述性用語：一律、一致性、一流大學、第二專長 • 專有名詞：九九峰、五南書局、三國演義 • 慣用語：星期一、週二、十分之一、二百多人 • 法規條項款目：事管規則共分15編、415條條文 • 法規制訂、修正及廢止：財產管理第五十點、第五十一點，並自中華民國九十三年二月十六日生效 • 百分比、金額、人數：80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人

33. 直式信封 明信片 明信片之收信人 張 組 長 淑嫦收 貼郵票處 1 1 1 1 4 李 校 長 天任 鈞啟 台北市士林區陽明山華岡路 號 中國文化大學 台中市南屯區向上路二段 號 陳○○ 寄 （緘或謹緘） 55 199 鈞啟：上級、長輩 道啟：老師、教授 勛啟：公務人員 台啟：平、晚輩 8 0 4 6 7

34. 國內郵件橫式信封 貼郵票處

35. 國際郵件橫式信封 貼郵票處

36. 　　拜訪名片 正 面 背 面 • 　大洋貿易公司總經理 • 弟 彭 森 郎 希祖 拜上 • 留陳 • 張夢機先生 • 臺北市師大路九十三巷三號二樓 • 電話：（○二）二三五一︱二三二八 • 來訪未遇，悵甚。茲有要事奉商，擬明晚 • 八時再度趨訪，請 遲(候)我為感。此上 • 夢機兄 • 名 正 肅（對上級、長輩） • 名 正 具（對平輩、晚輩） 95. 5. 18

37. 介紹教職名片 正 面 背 面 • 　國立中興大學教授 • 弟 文　匡　邦再拜 • 　謁陳 • 新竹女中　　　 臺北市龍泉街八十四號 • 孟校長 　　　　　電話：（○二）二三五一︱二三二八 • 茲有舍親張祜美君，今夏畢業臺灣大學中 • 文系，有志從事教育工作，特介趨 • 謁，請 • 賜延見，並進而教之為禱。此陳 • 孟校長 • 名 正 肅（對上級、長輩） 95. 5. 18

38. 附 錄 一、奉獻教育志業之人生觀： 　　（一）求生求榮 　　（二）愛家愛國 　　（三）利人利己 二、奉獻教育志業之服務觀： 　　（一）負責盡職 　　（二）突破創新 　　（三）妥處危機 三、奉行教改理想： 　　（一）學生：快樂學習、適性發展 　　（二）教師：快樂教學、因材施教 　　（三）主管、職工：快樂服務、適才適任 四、期勉後進開創人生願景： 　　（一）專業、通識並進 　　（二）感情、理智調和 　　（三）個人、團體雙贏

39. 簡報內容將於近期內 於文書組網頁上公告之 簡　報　完　畢 敬　請　指　教