مستندسازی اطلاعات سلامت دکتر اصغر احتشامی ehteshami@mng.mui.ac.ir

1. بسم الله الرحمن الرحیموَجَعَلْنَا مِن بَيْنِ أَيْدِيهِمْ سَدًّا وَمِنْ خَلْفِهِمْ سَدًّا فَأَغْشَيْنَاهُمْ فَهُمْ لاَ يُبْصِرُونَ

2. مستندسازی اطلاعات سلامت دکتر اصغر احتشامی ehteshami@mng.mui.ac.ir

3. معیارهای زیر در شبکه شما چقدر رعایت شده است؟ • زیرساختهای سیستم های اطلاعات سلامت شهرستان؟ • وجود نیازهای اطلاعاتی ضروری؟ • جمع آوری داده های ضروری و اصول جمع آوری؟ • پردازش داده ها (پایش و کنترل کیفیت داده ها)؟ • تحلیل داده ها (تبدیل داده ها به فرمت های معنی دار و قابل درک)؟ • ارائه اطلاعات به تصمیم گیران و ذی نفعان؟ • تفسیر اطلاعات (مقایسه ها)؟ • استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری؟

4. جدول خلاصه کلی میزان رعایت مولفه های نظام اطلاعات سلامت شهرستان

6. بهبود مستمر نظام مدیریت کیفیت نظام مدیریت کیفیت مسئولیت مدیریت مشتری سنجش، تحلیل و بهبود مدیریت منابع مشتری رضایتمندی تحقق محصول یا ارائه خدمت نیازها و خواسته ها محصول یا خدمت مصرف

7. مدیری که تنها به گزارشهای گذشته توجه کند ، همانند کسی عمل می کند که می کوشد با استفاده از آینه عقب اتومبیل ، جلو خود را ببیند.(Mc Luhan)

8. نحوه بکارگیری اطلاعات در تصمیم گیری توسط مدیران

9. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

10. نیاز سنجی داده های مورد نیاز مدیران • تعیین تصمیماتیکه مدیر اخذ می کند (ناشی از وظایف متعدد مدیران) • جهت اخذ هریک از تصمیمات چه اطلاعاتیلازم است؟ • این اطلاعات از چه تحلیلهایی (چه شاخصهایی) بدست می آید؟ • شاخصهای مربوطه در صورت و مخرج کسر خود چه داده هایی دارند؟ • این داده ها از کجا، در چه زمانی، توسط چه کسی، با چه کیفیتی، با چه ابزاریقابل استحصال و جمع آوری هستند؟ • طراحی ابزارهای مناسبجهت جمع آوری داده ها • آموزش جمع آوری کنندگان (ارائه دهندگان خدمات) داده جهت جمع آوری داده های صحیح

11. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

12. معیارهای ارزیابی ابزارهای جمع آوری داده • ابزار برای جمع آوری و استخراج داده آسان باشد. • بین ابزارهای موجود همپوشانی وجود نداشته باشد (عدم همپوشانی با سایر فرم ها، خلاص شدن از فرم های بلا استفاده). • برای گردآوری کنندگان، نظارت کنندگان و پژوهشگران مفید باشد (بروز، شیوع، پوشش، کیفیت، هزینه، درونداد، فرآیند، برونداد، پیامد). • با عملکرد های اصلی و کلیدی واحد مرتبط باشد (داده های ضروری (داده های باید دانست)، عدم وجود داده های غیر ضروری، شواهد اقدامات از قلم افتاده). • واضح، روشن و قابل درک باشد. • موثر باشد.

13. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

14. اطمینان از کیفیت داده ها شفاف سازی داده ها: • اطمینان از اینکه خطاهای داده ها آنقدر کوچک باشند که تصمیم گیری را منحرف نسازند. • استفاده از داده ها توسط جمع آوری کنندگان، بر صحت و سقم داده ها می افزاید.

15. اطمینان از کیفیت داده ها • قابلیت دسترسی به موقع و در کلیه سطوح • صحیح، کامل و با ثبات • به اندازه کافی قابل اعتماد و صحیح برای پشتیبانی از تصمیمات • قابلیت مقایسه یعنی استفاده از تعریف مشابه

16. اسکن بصری (رویت دقیق داده ها) • نگاه کردن به داده ها: موثرترین راه برای اطمینان از کیفیت داده • ابتدا هر خط را نگاه کنید. • سپس ازبالا به پایین نگاه کنید. • جستجو به دنبال مقادیر از قلم افتاده، تغییرات واضح، عدم ثبات بین عناصر داده های مرتبط، اشتباهات ریاضی بسیار مهم. • تغییرات خارج از دامنه • تغییرات فصلی • مقایسه بین مراکز

17. اسکن بصری (رویت دقیق داده ها) داده ها را با چشم برای موارد زیر چک کنید: • صحت: آیا تمام داده ها در دامنه نرمال قرار دارد؟ • کامل بودن: آیا تمام واحدها و مراکز داده های خود را ارائه کرده اند؟ • ثبات:آیا داده ها در سال گذشته و هم اکنون دامنه یکسانی داشته اند؟ بین مراکز چطور؟

18. منابع اشتباهات • داده از قلم افتاده (اقلام داده برای ماه ها از قلم افتاده است.) • داده دوباره کاری شده (دوباره شماری ها) • حساب سرنگشتی (جمع آوری های غیر روتین: کارکنان موارد را فقط با تعدادی که به نظرشان می رسد تکمیل می کنند) • مقادیر غیر ممکن برای یک متغیر (مرد باردار، ...) • تناقض در متغیرها (2000 زن در سن باروری و 100 تولد در ماه) • اشتباهات محاسباتی (اشتباه در جمع زدن) • اشتباهات تایپی (ورود داده قلت) • ورود داده در فیلد نابجا

19. پس از یافتن اشتباه چه باید کرد؟ • یافتن علت: فرد جمع آوری کننده (عدم درک تعریف درست داده، دوباره شماری، جمع آوری ناصحیح) • اصلاح اشتباه: اصلاح بر مبنای بازیابی منبع ثبت داده (چک نویس، اوراق چوب خطی، کارت ها، دفاتر و ...). در این موارد باید ملاحظات مربوطه ثبت گردد. • پیشگیری از اشتباهات آینده: (برای پیشگیری از 90% مشکلات آتی) • اطمینان از اینکه فرد گردآوری کننده، به اهمیت اقلام اطلاعاتی واقف است. • کنترل مجدد داده از قلم افتاده در ماه بعد، برای پیشگیری از تکرار اشتباه. • تعریف روشن و استاندارد تمام اقلام اطلاعاتی متناسب با نیازهای محلی، تا همه آن را درک کنند. • فهرستی از تعاریف مذکور، در هر مرکز نگهداری شود.

20. پس از یافتن اشتباه چه باید کرد؟ • در فضای هر یک از داده ها، جایی برای ملاحظات وجود داشته باشد (درج توضیحاتی در مورد داده های غیر معمول، علت از قلم افتادگی ها، اعداد عجیب). این امر اقدامی ضروری در راستای کیفیت داده به شمار می رود. • صحت داده های وارد شده (دستی و یا کامپیوتری) توسط مسئولین و روسای مراکز کنترل و امضاء گردد. • مرکز بهداشت شهرستان دامنه های قابل قبول داده ها (حداقل/حداکثر) و قوانین معتبر سازی داده ها را تهیه و در اختیار مراکز قرار دهد (جمع آوری کنندگان بتوانند در صورت قرار گرفتن داده در خارج از دامنه مورد انتظار، توضیحات معناداری در بخش ملاحظات درج کنند.

21. اصلاح داده های از قلم افتاده در پایگاه داده (پیش از تحلیل) پرکردن جاهای خالی با میانگین: (این کار هیچ تغییری در تحلیل داده ها به وجود نمی آورد و فقط جمع پذیری آنها را ممکن می سازد). • باز کردن فایل پایگاه داده در نرم افزار SPSS • انتخاب منوی Transform • انتخاب دستور Replace missing

22. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

23. شاخص ها • شاخص های درونداد (اعم از مفهومی و غیر مفهومی) • شاخص های فرآیند • شاخص های برونداد • شاخص های پیامد

24. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

25. ارائه اطلاعات ارائه اطلاعات در تمام اجتماعات مربوط به خدمات سلامت و نشست های گروهی بصورت: • قابل دیدن • درک • بحث و گفتگو جداول، نمودارها، اشکال، GIS

26. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

27. تفسیر اطلاعات • تفسیر گروهی باشد • مقایسه با اهداف • مقایسه با سایر مراکز • مقایسه با استانداردها • مقایسه بازمانهای مشابه گذشته

28. تفسیرها در مورد هر واقعه ای نشان دهند که : • چه کسانی ...؟ • چه شرایط ...؟ • چه زمانی ...؟ • کجا ...؟ • چرا ...؟

29. تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده از اطلاعات در تصمیم گیری جمع آوری داده ها تفسیر اطلاعات پردازش داده ها ارائه اطلاعات تحلیل داده ها تعیین نیازهای اطلاعاتی

30. مدل عمومی سیستم در یک موسسه

31. استفاده از اطلاعات • برای نشان دادن تأثیر اقدامات مدیریت، الزاماً باید نتایج حاصله را بلافاصله اندازه گیری نمود. • ارائه اطلاعات در فواصل زمانی مرتب (مثلاً دو روز آخرماه) • ورود سریع آن ها به کامپیوتر • تهیه فوری گزارشات از طریق برنامه های تولید گزارش های استاندارد

32. بازخورد • آگاهی دادن به عملکرد کاربران بالقوه • مهمترین مکانیزم دستیابی به اهداف • تأکید بر تداوم باخورد • باخورد کتبی • بازخورد به جامعه (در چارچوب قوانین و مقررات حاکم)

33. ایجاد فرهنگ اطلاعاتی • آموزش تبدیل داده ها به اطلاعات در کلیه سطوح توسط صاحبان فرآیندها • نصب اطلاعات در معرض دید کارکنان و عموم • انتشار اطلاعات (درسطح جامعه) برای سیاستمداران و مدیران بخشهای دیگر مرتبط با آموزش • شناسایی و تعریف نیازهای جدید اطلاعاتی مدیران

34. فرهنگ اطلاعاتی زمانی قابل دستیابی خواهد بود که هرکس برای برنامه ریزی، اجرای اقدامات و یا پیشنهاد فعالیتهای تازه، در جستجوی داده های پیچیده و شاخص های واضح باشد و زمانی که داده ها مؤثرترین عامل تصمیم گیری ها به شمار آیند.