Herramientas de Control en la Implementación del Plan Estratégico

1. MARCO CONCEPTUAL DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA UNIVERSITARIA Herramientas de Controlen la Implementación delPlan Estratégico Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

2. Control Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Es la función administrativa que compara los resultados obtenidos con los objetivos predeterminados. Es la función administrativa que guía el comportamiento de las personas a fin de que tomen las decisiones más adecuadas posibles para alcanzar los objetivos de la organización y que evalúa los resultados alcanzados.

3. Control Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Está estrechamente relacionado con la Planificación. Funciona conjuntamente con la Planificación, como las hojas de una tijera. El control no es posible sin Objetivos y Planes

4. Herramientas Tradicionalesdel Control de Gestión Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

5. Control de Gestióncomo disciplina integradora Contabilidad Informática Control de Gestión Recursos Humanos Sistemas Economía Planificación Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

6. Control Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • El proceso es fundamentalmente el mismo ya sea que se controle: • El efectivo • La moral • La producción • Los procedimientos de oficina • La calidad del producto

7. El proceso Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Establecer estándares Medir el desempeño con estos estándares Corregir las variaciones respecto de los estándares y planes

8. Los Estándares Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Son simples criterios de desempeño. Puntos seleccionados en todo un programa de planeación en los que se realiza mediciones desempeño.

9. Medición del desempeño Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • Debería hacerse, en lo posible, en forma anticipada. A lo menos, lo más pronto posible. • Dificultades de medición: • Sinergia • Producción intangible (ideas, servicios) • Distribución de costos fijos • Asignación de costos marginales y precios sombra

10. Corrección de desviaciones Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso La estructura del control debe armonizar con la estructura organizacional. Las desviaciones, y la responsabilidad de corregirlas deben estar bien asignadas Ejecutivos y trabajadores deben ser motivados e incentivados a corregirlas.

11. Puntos críticos de control Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso ¿Qué reflejará mejor las metas de mi departamento? ¿Qué mostrará mejor cuándo no se estén cumpliendo estas metas? ¿Qué mostrará mejor las desviaciones críticas? ¿Qué me dirá quién es el responsable de cualquier fracaso? ¿Con qué estándares se puede obtener, a bajo costo, información?

12. Tipos de estándares Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Estándares físicos Estándares de costos Estándares de capital Estándares de ingresos Estándares de programas Estándares intangibles Estándares en base a metas

13. Esquema general del control Desempeño deseado Desempeño real Medición del desempeño real Comparación desempeño real versus estándares Aplicación de correcciones Programa de acción correctiva Análisis de causas de las desviaciones Identificación de las desviaciones Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

14. Requisitos para controles eficaces Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Adaptación de los controles a los planes y puestos. Adaptación de los controles a cada administrador. Seguridad de que los controles señalan excepciones en puntos críticos Objetividad en los controles Flexibilidad de los controles Adaptación a la cultura organizacional Economía Deben generar una acción correctiva

15. Herramientas tradicionalesdel Control de Gestión Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

16. Evolución Histórica Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • Contabilidad • Medición, registro y representación convencional y estándar del valor de una empresa. • Informática • Incorporación de sistemas contables automatizados • Recursos Humanos • Los incentivos como parte de todo sistema de Control de Gestión • Sistemas • El valor de la Empresa como algo más que lo meramente contable • Planificación • Expansión del control a todos los ámbitos estratégicos de la Gestión • Economía • Nuevos supuestos sobre el valor de la información y el actuar de las personas

17. Algunas herramientas Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Registro por partida doble Máquinas de Registro Unitario Computadoras (automatización del proceso de cierre contable) Contabilidad en línea (balance y estados de resultados instantáneos) Nuevos informes financieros y contables ABC (Activity Based Costing) APO (Administración por Objetivos) CMI (Cuadro de Mando Integral)

18. Metodología Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • Proceso de Control A. Fijación de metas B. Criterios de evaluación C. Medición del resultado D. Identificación de desviaciones y sus causas E. Formulación de acciones correctivas

19. Metodología Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso • Definición y Establecimiento de Centros de Responsabilidad • Centro de Costos • Centro de Beneficios • Centro de Inversión

20. Metodología Diseño y Establecimiento de Instrumentos de Control Funciones, responsabilidades y tareas asignadas a unidades organizacionales. • Manual de Organización y Métodos Cumplimiento de funciones y atribuciones. • Manual de Atribuciones Establecimiento de niveles de gastos o de pagos. • Control Interno Firma externa examina veracidad de estados financieros. • Auditoría Externa Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

21. Metodología Diseño y Establecimiento de Instrumentos de Control • Contabilidad Analítica • Control Presupuestario • Cuadro de Mando Documento con indicadores que sintetizan la marcha de la organización (o unidades) en relación a sus objetivos estratégicos (o más relevantes). Ingresos y gastos por producto y por CR. Comparación de los resultados obtenidos con los programados. Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

22. Dimensiones de Control Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

23. Empleos y usuarios tradicionales Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso Control Financiero Control Contable Control Presupuestario Control Operacional Control de Procesos

24. MARCO CONCEPTUAL DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA UNIVERSITARIA Herramientas de Controlen la Implementación delPlan Estratégico Norberto Sáinz Pontificia Universidad Católica de Valparaíso