CONSTRUCTIA SI ADMINSTRAREA FISELOR DE POST

1. CONSTRUCTIA SI ADMINSTRAREA FISELOR DE POST UNIVERSITATEA “TIBISCUS” DIN TIMIŞOARA Facultatea de Psihologie Conf. dr. ing. Dan L. Lacrama

2. Fisele de post reprezintă, într-o companie, aria structurală de manifestare a MRU. Pe baza detaliilor stabilite, angajatul va primi informaţii relevante pentru integrarea sa şi responsabilităţile sale specifice. Din datele prezente în fişa de post se poate realiza, parţial sau total evaluarea periodică. Construcţia şi administrarea fişelor de post deplasează accentul de la dimensiunea structurală spre cea operaţională. În fişa de post este reflectat atât procesul de proiectare a posturilor, cât şi activitatea de recrutare a angajaţilor. Pentru a putea discuta despre mecanismul fişelor de post, putem urmări un model în aceasta privinţă realizat pe baza tendinţelor relevante din literatura de specialitate.

3. 1. UN MODEL AL FIŞEI DE POST • Activitatea specialistului în resurse umane presupune trei etape de dezvoltare: o arie structurală,una dinamică şi un plan operaţional. • Aria structurală, acele aspecte cu care angajatul intrăîn contact prima dată; elementele cele mai stabile dintre componentele managementului resurselor umane. • Perspectiva dinamică, definită de interacţiunea permanentăîntre aceste elemente de structură.Interactiunile conduc la apariţia unor schimbări continue şi a unor reaşezări sau explicitări. • Planul operaţional - cuprinde activităţile concrete de atingere, de către departamentul MRU, a unor strategii şi politici eficiente de utilizare aacestor mutaţii şi transformări.

4. Modelul propus în continuare reprezintă un suport pentru adoptările pe care veţi dori să le realizaţi ţinând cont de realităţile extrem de diferite ale companiilor, fiind în acest sens o bază de plecare pentru un model propriu. I.Identificarea postului: Se recomandă să se utilizeze denumirile şi codurile folosite de COR (Codul ocupaţiilor din România).

5. II Descrierea postului: poate fi realizată astfel: • Postul de director de vânzări : asigurarea implementării politicilor comerciale ale firmei la nivelul regiunii alocate, cu scopul de a atinge obiectivele de strategie şi de vânzări. • Postul de director de achiziţii: conduce activitatea de de aprovizionare a organizaţiei negociind cumpărarea gamei de produse stabilite de departamentul de marketing, astfel încât să asigure permanent stocul de produse necesar. • Postul de asistent de logistică: responsabilităţilor administrative în organizaţie, prin implementarea de sisteme şi proceduri administrative, monitorizarea proiectelor admin.

6. III. Pozitia in organigrama. • poziţia superioară • poziţia imediat inferioară • În unele cazuri, poziţia imediat superioară nu este aceea a managerului direct, ci este o poziţie în care angajatul poate promova în funcţie de performanţe şi abilităţii. De exemplu, în cazul unui post de reprezentant comercial dintr-o companie medie sau mare, poziţia imediat superioară este aceea de key account / responsabil de conturi importante (clienţii importanţi), nu poziţia directorului de vânzări.

7. IV. Relaţii organizaţionale: • ierarhic: este subordonat directorului general/executiv • funcţionale: primeşte şi transmite îndrumări metodologice de specialitate de la IT, Resurse Umane, Logistică şi Vânzări în vederea îndeplinirii obiectivelor planificate. • de reprezentare: cu banca, organismele de control financiar-contabil, terţi (persoane fizice sau juridice). • V. Atribuţii şi responsabilităţi • Expunerea responsabilităţilor ce trebuie asumate şi îndeplinite de către angajaţi în funcţie de complexitatea postului, acestea pot fi grupate în diferite domenii circumscrise postului. Unele companii exprimă aceste responsabilităţi deosebit de detaliat, altele sunt laconice.

8. VI. Standardele de performanta • Pentru unele meserii şi posturi în care, în lipsa unor indicatori minimi, se pot produce accidente sau grave dereglării ale circuitului muncii organizaţionale. De aceea trebuie menţionat clar ceea ce trebuie făcut. • VII. Competente personale: • studii • experienţa in domeniu • cunoaştere cel putin aunei limbi străine • cunostinţe PC • însuşiri de personalitate: capacităţii cognitive, capacităţi comunicaţionale şi relaţionale, alte calităţi personale (seriozitate, responsabilitate, loialitate, hotărâre, adaptabilitate, autocontrol s.a.m.d)

9. VIII. Condiţii de desfăşurare a activităţii • program normal, • deplasări în ţară, in funcţie de necesităţile implicate de natura postului, • salarizarea. • IX. Menţiuni speciale • Facilitaţi speciale-conform contractului de munca, anexelor la contractul de munca, reglementarilor organizaţionale.

10. 2.CONSTRUCTIA FISELOR DE POST Pornind de la modelul prezentat, activitatea de construcţie a fiselor de post are câţiva parametrii de lucru. În practică există mai multe etape care pot fi abordate în construcţia fiselor de post într-o companie. Este vorba despre un chestionar pe care angajatul îl va completa timp de o luna, zilnic (cerând ajutorul managerului direct, atunci când apare această necesitate), acest chestionar se va completa cu ajutorul unei grile de observaţie, completată de o persoana ce nu este titularul postului.

11. Exemplu de chestionar pentru alcătuirea fişei de post • Denumirea postului • Denumirea departamentului ce include postul • Denumirea postului care supervizează postul în cauză • Notaţi succint într-o perioada de 30 de zile activităţile desfăşurate de dumneavoastră, timpul afectat şi supervizarea aplicată:

13. În timpul in care angajatul răspunde la chestionar, supervizorul postului va completa, la rândul său, un chestionar specific, înregistrând în acest fel, seria de informaţii obţinute de a titularul postului: Chestionar specific completării fişei de post (pentru manageri): 1.Denumirea postului 2.Denumirea departamentului ce include postul 3.Denumirea postului care supervizează postul in cauză 4.Care sunt condiţiile de lucru pentru postul respectiv? 5.Ce educaţie trebuie a aibă deţinatorul postului? 6.Ce experienţă de muncă anterioară trebuie să aibă deţinătorul postului? 7.Ce caracteristici psihlogice pregnante trebuie să aibă deţinătorul postului? 8.Care sunt deprinderile obligatoriu a fi deţinute? 9.Ce echipamente sunt folosite pentru desfăşurarea activităţii? Care sunt condiţiile de lucru? (spaţiu, zgomot, temperatură etc.) 10.Ce standarde de performanţă trebuie atinse? 11.Ce program de lucru este necesar?

14. Într-o etapa ulterioară supevizorul postului va examina lista de responsabilităţi efectuate pe parcursul întregii luni în care s-a realizat acest proiect şi se va stabili care dintre responsabilităţile regăsite aici rămân în cadrul postului vizat. Se poate face paralel o restructurare a posturilor, în funcţie de situaţie. Managerul va stabili responsabilităţile care vor fi desfăşurate fără o activitate de coordonare şi supervizare directă, şi cele care se vor desfăşura cu supervizare directă (angajatul pe acel post nu are autoritate de a acţiona individual) .

15. Ambele etape vor cuprinde şi interviuri cu ocupantul postului, cu supervizorul, cu alţi angajaţi cu care interacţionează ocupantul postului. Paralel se efectuează o cercetare a documentaţiei cu care lucrează ocupantul postului respectiv. Finalitatea acestor demersuri o reprezintă redactarea fişei de post în urma consultărilor dintre specialistul în resurse umane şi managerul direct al fiecărui post. Aşa cum a fost prezentată şi redactată până acum fişa de post, este adusă la cunoştinţa angajatului existând şi după acest moment o perioadă de acomodare şi de ajustare a structurii fişei.

16. Vă mulţumesc pentru atenţie!