П рикладное решение eDocLib : Актив Бизнес для коммерческих компаний различного профиля

1. Прикладное решение eDocLib: Актив Бизнес для коммерческих компаний различного профиля Балабанов Андрейгенеральный директорООО «КС - Консалтинг»

2. «Документооборот»: создание, учет, совместная работа обмен и документами. • Управление заданиями • Автоматизация договорной работы • Электронный архив/хранилище • Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) • Автоматизация службы сервиса (обслуживание клиентов, внутренняя тех. поддержка) Потребности компаний

4. Прикладное решение eDocLib: Актив Бизнес Управление заданиями • Обеспечить: • быстрый старт • развитие и специализацию функционала

5. Платформа - eDocLib • Конфигурация eDocLib: спроектированные базовые документы (объекты), типовые экранные формы, справочники, типовые печатные формы • Базовая бизнес логика: скрипты-обработчики, подключаемые триггеры • Модуль синхронизации с MS Outlook и КПК • Комплект для быстрого старта- демонстрационная настройка Актив Бизнес с заполненными типовыми справочниками, настроенными правами пользователей и личным рабочим пространством. Позволяет сократить время внедрения минимум в 3 раза. eDocLib: Актив Бизнес – из чего это сделано?

6. ООО «МЭК» – молодая инжиниринговая компания, предоставляющая полный комплекс услуг от энергообследования и проектирования до сдачи объекта "под ключ". Основные поставленные задачи: • Разработка правил учета и хранения официальных документов в компании и автоматизация учета документов • Автоматизация договорной работы в компании • Элементы CRM (база клиентов, работа с потенциальными клиентами), отслеживание переписки с клиентами по e-mail • Управление задачами • Создание единого хранилища проектной документации с возможностью коллективной работы • Создание единого архива разнородных электронных документов компании Международная Энергосберегающая Корпорация (Санкт-Петербург)

7. При внедрении были использованы: • eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в себя спроектированный типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком. • Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail. • MS Windows Server 2008 R2 • MS SQL Server 2008 Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК»

8. Результаты: • Разработаны правил учета и хранения официальных документов в компании, выполнена автоматизация «классики документооборота» • Автоматизированы функции учета и ведения договоров (работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения) • В части CRM-функционала обеспечено ведение единой базы клиентов и контактов, автоматизирована предпродажная работа включая историю работы и контактов с клиентом • Ведется сквозное управление задачами, обеспечена синхронизация задач с мобильными устройствами • Создано единое хранилище электронных документов Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК»

9. Опасения, связанные со «спецификой предприятия»: • Большая доля технических документов (спецификации, заключения, сметы, схемы...) с которыми требуется обеспечить комфортную работу • На деле базовые функции работы с такими «специфическими» документами ни чем не отличаются от типовых. Вся специфика заканчивается на том, в каком приложении открывается файл (Excel, Visio и т.п.) • Требуется обеспечить совместную работу с проектной документацией (одновременная работа нескольких инженеров с одним файлом AutoCAD) • Совместная работа с файлами AutoCAD обеспечена благодаря возможности использования в eDocLib гиперссылок на документ, расположенный в файловом хранилище, наряду с традиционным хранением файлов в БД системы. eDocLib: Актив Бизнес в ООО «МЭК» - особенности проекта

10. УК ПЛП создана для оперативного управления территорией Парка, строительства и последующей эксплуатации инженерной и транспортной инфраструктуры, оказания услуг резидентам. Основные поставленные задачи: • Создание единой системы внутреннего электронного документооборота, способной охватить несколько предприятий под единым управлением • Автоматизация договорной работы в компании • Управление заданиями • Создание единого хранилища эксплуатационной документации с возможностью коллективного доступа и развитого поиска и рубрицирования • Создание единого архива разнородных электронных документов компании с возможностью поточного ввода УК «Промышленно-Логистический Парк (Новосибирск)

11. При внедрении были использованы: • eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в себя спроектированный в типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком. • Система «Поточное сканирование» интегрированная с eDocLib • Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с MS Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail. • MS Windows Server 2008 R2 • MS SQL Server 2008 Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ОАО УК«ПЛП»

12. Результаты: • Система настроена для обеспечения электронного документооборота нескольких предприятий под единым управлением • Автоматизирована «классика документооборота» • Автоматизированы функции учета и ведения договоров (работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения) • Ведется сквозное управление заданиями • Создано единое хранилище электронных документов, включая эксплуатационные, с возможностью массового ввода документов с бумажного носителя. • Первый этап внедрения системы (25 мест в 2х предприятиях) занял всего чуть более 1 месяца. Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в ОАО УК «ПЛП»

13. Принципиально требовалось обеспечить работу в единой системе бизнес-структуры из нескольких предприятий различной направленности под единой управляющей компанией. • На старте проекта обеспечена работа в единой системе двух предприятий.Сейчас это уже три предприятия. • Возможность работы системы в территориально распределенном режиме. • Не вызывает проблем, т.к. платформа eDocLib изначально WEB-ориентирована. • Основные перспективы развития системы в УК «ПЛП» связаны с ростом числа предприятий этого бизнес-конгломерата (минимум четыре до конца 2011 года). Планируется, использовать функции CRM в работе с потенциальными инвесторами. eDocLib: Актив Бизнес в УК «ПЛП» - особенности и перспективы проекта

14. «Первая помощь» — крупнейшая на Алтае аптечная сеть, работающая на рынке города и края с 2000 года. На сегодняшний день в аптечной сети «Первая помощь» работает более 70 аптек, расположенных на территории Алтайского края, Новосибирской и Кемеровской области. Основные поставленные задачи: • Создание единой системы внутреннего электронного документооборота, способной охватить несколько предприятий под единым управлением • Автоматизация договорной работы в компании • Управление заданиями • Элементы Help-desk для ИТ-службы (прием заявок и ведение базы знаний) • Создание единого хранилища документов и информации с развитыми возможностями поиска и аналитики. Сеть аптек «Первая помощь»(Барнаул)

15. При внедрении были использованы: • eDocLib: Актив Бизнес стандартно включающий в себя спроектированный в типовой функционал, решающий задачи, поставленные заказчиком. • Модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и КПК, обеспечивающий синхронизацию Контактов и Задач с MS Outlook и мобильными устройствами, а так же, автоматизирующий учет и систематизацию переписки по e-mail. • MS Windows Server 2008 R2 • MS SQL Server 2008 Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь»

16. Результаты: • Система настроена для обеспечения безбумажного документооборота нескольких предприятий под единым управлением • Автоматизирована «классика документооборота» • Автоматизированы функции учета и ведения договоров (работа с проектом, согласование, версионность, учет актов и пр. документов, контроль исполнения) • Ведется сквозное управление заданиями • Создано единое хранилище электронных документов, обеспечена возможность хранения и анализа оперативной информации (ежедневные количественные показатели аптек). Внедрение eDocLib: Актив Бизнес в сети аптек «Первая помощь»

17. Требовалось обеспечить комфортную работу системе бизнес-структуры, формально состоящей из десяти юридических лиц, но представляющих собой единое предприятие с точки зрения управления. • Настройкой системы обеспечено выполнение обязательных правил учета официальных документов для каждого юридического лица. При этом работа с документами производится в едином пространстве, ограниченном лишь правами и ролями пользователей. • Обеспечено сквозное и прозрачное управление заданиями в рамках единой бизнес-структуры. • Перспективы проекта. • Использование eDocLib: Актив бизнес в качестве хранилища самой разнообразной корпоративной информации от шаблонов документов до фото-архива корпоративной жизни. • Сбор ежедневных количественных показателей аптек с предоставлением руководству сводной оперативной отчетности. Актив Бизнес в сети «Первая помощь» - особенности и перспективы проекта

18. «КС– Консалтинг» WWW.CS-CONSULT.RU г. Барнаул, ул. Льва Толстого, 1 Тел: 8(3852) 290-371,604-990 delo@cs-consult.ru