Indice

1. Settimana della DematerializzazioneMetodo e strumento operativo per il calcolo del dividendo dell’efficienza8 Ottobre 2013

2. Indice

3. Il contesto

4. Il contesto: definizione di dividendo dell’efficienza Dall'art. 15 del CAD: "Le Pubbliche Amministrazioni quantificano annualmente […] i risparmi effettivamente conseguiti […]. Tali risparmi sono utilizzati […] in misura pari ad un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione". Il dividendo dell'efficienza è il risparmio in termini di tempi e costi che si ottiene attraverso la riorganizzazione della Pubblica Amministrazione per mezzo delle ICT in generale e attraverso interventi di razionalizzazione e semplificazione de “i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese” in particolare. Decreto Legislativo 7 marzo 2005 - n. 82 CAD - Codice dell'Amministrazione Digitale <http://www.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente>

5. Il contesto: l’applicazione in Regione Lombardia I FASE II FASE Enti ACI Enti ACI Riferimenti:http://www.agendadigitale.regione.lombardia.it Iniziative  Accordi di Collaborazione Interistituzionale

6. Il contesto: l’applicazione in Regione Lombardia L’applicativo “Dividendo dell’efficienza” in sviluppo… Il rilascio è previsto per dicembre 2013

7. Il metodo

8. Il metodo: presentazione ad alto livello

9. Il metodo: presentazione ad alto livello La scelta del metodo Se si vogliono digitalizzare processi per incrementare l’efficienza della PA e diminuirne i costi, ogni utente “perso” a causa dell’informazione non disponibile e/o dell’interfaccia non usabile (e quindi un basso numero di istanze…) diventa un “costo” per la PA che investe sul digitale. La velocità di reperimento del servizio e la facilità d’uso dello stesso sono determinanti per il successo o il fallimento di un servizio di e-government. Abbiamo quindi deciso di usare un metodo di calcolo del dividendo che avesse un taglio orientato all’utente: l’obiettivo deve essere riorganizzare i processi nell’ottica di incrementare l’uso del digitale da parte dell’utente (non solo cittadino e impresa, ma anche lo stesso dipendente PA), per abbattere i costi legati alla gestione dei processi tradizionali.

10. Il metodo: presentazione ad alto livello Il monitoraggio dei costi e delle istanze di processo nel tempo: tradizionale e digitale

11. Il metodo: presentazione ad alto livello I soggetti e gli oggetti della rilevazione per il calcolo del dividendo dell’efficienza Inizio Fine Che cosa succede quando un cittadino o un professionista presenta una nuova istanza alla Pubblica Amministrazione? ATTORI Cittadini e professionisti Cittadini e professionisti PA PA PA Il modello è modulare: lo possiamo cambiare a seconda del processo in analisi: non solo procedimenti ma anche… PROCESSO Comunicazione esito Elaborazione istanza Presentazione istanza … processi interni… … o servizi… T0 TN

12. Il metodo: presentazione ad alto livello I dati della rilevazione per il calcolo del dividendo dell’efficienza Periodo della rilevazione: da gg/mm/aa a gg/mm/aa Per lo stesso processo, il periodo deve essere uguale per tutte le rilevazioni! Tempi operativi, diversi (inferiori o uguali) dalla durata della fase! Presentazione istanza Elaborazione istanza Comunicazione esito PA PA PA Costi Tempi Costi Costi Tempi Tempi Cittadini e professionisti Cittadini e professionisti Cittadini e professionisti Costi Costi Costi Tempi Tempi Tempi PROCESSO Comunicazione esito Elaborazione istanza Presentazione istanza Inizio Fine Durata T0 TN … si analizzano questi dati per tutte le istanze nel periodo di rilevazione

13. Il metodo: presentazione ad alto livello A proposito di processi: come si evolvono nel tempo?

14. Il metodo: presentazione ad alto livello Il confronto tra rilevazioni deve essere fatto chiaramente per un numero di istanze omogenee! Prima rilevazione RISPARMIO di TEMPI E COSTI PERCORSO di DIGITALIZZAZIONE R0 D0 Primo dividendo Risparmio (dividendo dell’efficienza) Risparmio (dividendo dell’efficienza) PA PA Costi Costi Tempi Tempi Seconda rilevazione Cittadini e professionisti Cittadini e professionisti Costi Costi Tempi Tempi Secondo dividendo Ennesima rilevazione DN RN

15. Il metodo: dati e indicatori

16. Applicazioni

17. Applicazioni: esempi Procedimenti, processi interni e servizi per i quali è stato calcolato il dividendo: Assegnazione alloggi e selezione (ERP) Cartella del cittadino

18. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo Monitoraggio di 700 istanze in 6 mesi (gennaio-giugno 2012) Presentazione istanza Elaborazione istanza Comunicazione esito

19. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo Monitoraggio di 703 istanze in 6 mesi (gennaio-giugno 2013) Presentazione istanza Elaborazione istanza Comunicazione esito

20. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo Monitoraggio di 700 istanze in 6 mesi (gennaio-giugno 2012) Presentazione istanza Elaborazione istanza Comunicazione esito

21. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo Monitoraggio di 703 istanze in 6 mesi (gennaio-giugno 2013) Presentazione istanza Elaborazione istanza Comunicazione esito

22. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo Attenzione! In verifica! Se prima, per la PA, abbiamo visto tempi e costi totali relativi già al numero totale di istanze, nel caso dei cittadini diamo come esempio il valore medio della singola istanza

23. Applicazioni: esempi. Comune di Bergamo R0 PERCORSO di DIGITALIZZAZIONE RISPARMIO di TEMPI E COSTI Prima rilevazione Dividendo dell’efficienza D0 Pubblica Amministrazione Tempi Costi 435 h 50 m (circa 55 gg/u) € 3.693 Tempi Costi 1.757 h 30 m (circa 219 gg/u) Cittadini e professionisti € 22.092 Seconda rilevazione R1

24. Applicazioni: esempi. Comune di Monza …. nell’ambito del riuso della piattaforma GIT (Gestione Intersettoriale del Territorio) http://www.progettogit.it • Cartella di fiscalità locale del contribuente • Servizio di informazione del cittadino in relazione a quanto conosciuto dal Comune in termini patrimoniali, tributari, coattivi e sociali: • Servizi di interscambio di informazioni tra Amministrazioni competenti su dati inerenti il cittadino • Servizio circolare intersettoriale a disposizione di tutti i Settori del Comune competenti (Tributi, Anagrafe, Servizi Sociali e Scolastici) • Ambiente di interazione cittadino Amministrazione per acquisizione / correzione informazioni, e trasmissione documentazione digitale di certificazione delle modifiche • Ambiente di interazione transazionale con inserimento di servizi di pagamento con moneta elettronica • Gestione intersettoriale del recupero coattivo e eventuale collegamento con i servizi sociali • Gestione del recupero coattivo nei confronti dei soggetti giuridici e del loro livello di rapporto con il Comune (contribuenti debitori / fornitori creditori) • Che cosa si può “misurare” in questo caso?

25. Applicazioni: esempi • Dati quantitativi • Si può applicare il metodo del dividendo dell’efficienza simulando, sia per la PA che per il cittadino, quali passaggi dovrebbe effettuare un funzionario o un utente generico per ottenere una determinata informazione senza integrazione di banche dati. • Dati qualitativi • In questo caso è però interessante capire, anche da un punto di vista più qualitativo, quali sono i benefici dell’integrazione delle banche dati necessaria alla realizzazione della cartella della fiscalità del contribuente: • per la PA: • possibilità di incrociare i dati del contribuente provenienti da diverse banche dati e facilitare e velocizzare il controllo fiscale e il recupero crediti; • per il cittadino: • avere a “portata di click”, in un unico luogo virtuale, tutte le pratiche in sospeso con la PA, il loro stato di avanzamento, etc. • Le Pubbliche Amministrazioni lombarde che, con gli ACI, stanno attivando una cartella del cittadino grazie all’integrazione di banche dati anagrafica, tributaria, catastale, amministrativa, etc. sono: Comune di Bergamo, Comune di Monza, Comune di Parabiago, Comune di Vigevano, Provincia di Como, Provincia di Lecco.

26. Applicazioni: esempi. Provincia di Lecco Esempio di accertamento “standard”, ovvero senza integrazione di banche dati… Le procedure di accertamento sono distinte per abitazioni e per attività commerciali e partono sempre dall’accertamento per soggetto: 1. Digitalizzazione di tutte le denunce TARSU in ordine alfabetico con l’aiuto di uno scanner; 2. Selezione di gruppi di denunce TARSU omogenei; 3. Accertamento e controllo dei fascicoli; 4. Visura al catasto fabbricati con interrogazione per soggetto (sul dichiarante e sul nucleo familiare); 5. Incrocio fra i dati di unità immobiliari con indirizzo uguale e confronto fra superficie catastale e superficie dichiarata. Se questa ultima è inferiore all’80% della superficie catastale scatta l’avviso di accertamento, altrimenti viene archiviata come verificata; 6. Se l’abitazione non viene individuata potrebbe essere in locazione. Si effettua la ricerca tramite visura al S.I.A.T.E.L. (Sistema Interscambio Anagrafe Tributarie Enti Locali) per verificare l’esistenza di un contratto di affitto registrato; 7. Se si trova la registrazione del contratto si può risalire al proprietario, si fanno le visure catastali per risalire alle unità immobiliari con lo stesso indirizzo e si effettua il confronto, da cui a seconda dell’esito si genera l’avviso di accertamento oppure la avvenuta verifica; 8. Se invece non si trovano registrazioni di contratti si avvia direttamente l’accertamento. (dal progetto ACI Provincia di Lecco)

27. Applicazioni: esempi. Provincia di Lecco Con l’introduzione del nuovo sistema di analisi fiscale queste attività saranno svolte automaticamente dal sistema informatico che opera su basi dati integrate e bonificate… BENEFICIO: riduzione di tempi e costi dovuta alla disponibilità di dati completi ed integrati per l’analisi fiscale. Non sarà più necessario andare alla ricerca del dato o dell’informazione presente nella singola base dati e riconciliarlo con gli altri dati disponibili ma semplicemente il dato sarà direttamente a disposizione del funzionario INDICATORE: Tempo di studio e analisi necessario ad un funzionario per ottenere un elenco di informazioni fra loro conciliate ed integrate per svolgere le attività comuni di analisi fiscale (dal progetto ACI Provincia di Lecco)