《 电算会计实训 》 项目五 资产系统 应用

1. 《 电算会计实训 》项目五 资产系统应用

2. 学习要点： （1）了解固定资产管理系统的特点、任务、基本功能和业务流程。 （2）了解固定资产系统初始化设置的内容，掌握固定资产初始卡片的录入技巧与主要卡片项目的定义方法。 （3）掌握固定资产变动资料处理的程序和方法。 （4）掌握固定资产折旧的计提和自动转账凭证的设置与传递方法。

3. 一、固定资产管理系统的初始设置

4. （一）固定资产核算账套设置 1．设置账套 固定资产管理软件可同时管理多个单位的固定资产（设置多个固定资产账套）。每个核算单位均可独立进行卡片设置、凭证输入、账表输出、自动转账等功能的运用。各套固定资产数据相对独立。 在集成的会计软件系统中，通常需要建立固定资产系统与账务处理系统之间的数据连接。只有在建立了固定资产系统与账务处理系统的连接之后，固定资产的增加、减少等日常变动数据，以及固定资产折旧信息、自动转账凭证等才能正确传递到账务处理系统。

5. 2．建立固定资产与账务处理系统的联系 集成使用的固定资产账套需要与账务处理系统建立内部数据传递关系。系统提供给用户的设置通常有两种方式： 一是由用户指定所对应的账务处理系统内的账套及其应用的会计期间。 二是指定账务处理系统中的核算固定资产与累计折旧的科目代码。 固定资产系统一般在初始设置菜单或初始卡片中提供设置核算科目的功能，用户操作时一般指定固定资产科目为“1501固定资产”，累计折旧科目为“1502累计折旧”。

6. （二）固定资产卡片结构定义 固定资产卡片结构是指固定资产卡片中包含的项目以及每一个项目的类型、长度等属性。 固定资产管理系统中的卡片项目通常有固定项目和自定义项目之分。 对于固定资产卡片项目中的自定义项目，必须在装入卡片之前设置完成，一旦开始录入卡片后即不允许再作修改。 也有的软件预置了对固定资产核算与管理时所需要的所有的项目，因而不需要或不允许用户再增加新的项目。

7. （三）初始卡片录入 初次使用固定资产系统时需要从手工资料转入软件系统的卡片称为初始卡片。 初始卡片必须在系统启用时输入计算机，以保证固定资产核算的连续性。

8. 主要卡片项目的录入方法： （1）固定资产卡片代码。是不同卡片、不同固定资产相互区别的惟一标识。 （2）启用日期。表示固定资产管理系统开始使用的日期，也就是固定资产从手工过渡到计算机管理的日期。 （3）折旧方法。通常除了要求选择折旧方法外，还要求用户选择（确认）或输入折旧计算公式。 一般采用个别折旧法计提折旧，通常有如下几种基本的折旧方法供用户选择： ① 平均年限法。 ② 工作量法。 ③ 双倍余额递减法。 ④ 年数总和法。

9. （主要卡片项目的录入方法：） （4）累计折旧。表示该固定资产至目前为止累计已计提的折旧额。即至开始使用固定资产管理系统时的累计已提折旧。 （5）原值。指固定资产的入账价值，应与账务系统中“固定资产”科目的账面价值一致。 （6）预计残值。指本项固定资产的预计净残值，有的系统要求输入的是残值率。 （7）累计工作量。表示该固定资产至目前为止累计工作总量，只有在固定资产采用工作量法计提折旧时才有意义。 （8）折旧费用科目。指自动计提折旧时折旧费用的入账科目。

10. 录入固定资产卡片的主要操作有增加卡片、删除卡片、保存编辑的卡片和取消对卡片的编辑等几项。 集成使用固定资产系统时一般要求用户将初始数据与账务处理系统的初始数据进行对账处理，对账一致后才允许进行下一环节的操作。 如果固定资产初始数据与账务处理系统期初数据对账不一致，则需要逐项检查固定资产卡片的数据，或更改账务处理系统中期初固定资产数据，取得一致后才进行后续操作。

11. 二、固定资产变动资料输入与处理

12. （一）变动资料录入与审核 1．变动资料录入 固定资产变动资料是记录固定资产增减变动情况的各种凭证、文件的统称。 固定资产的变动资料属于固定资产的日常核算资料。固定资产管理系统启用日期后购建、报废、盘盈、盘亏的固定资产均需录入变动资料，即输入相关的固定资产卡片变动信息。 录入固定资产变动资料表现为固定资产卡片的新增或修改，输入的固定资产变动资料将并入固定资产卡片库内集中管理。 固定资产变动资料录入的项目与初始卡片录入的项目大致相同。

13. 2．变动资料审核 按照电算化数据输入的规范，凡是新输入或修改的变动资料，需经过审核人员的审核后才能正式更新卡片内容并据以记账。 变动资料的审核和输入应由不同操作员担任，以便于更好地发挥稽核作用。 通用软件一般提供生成记账凭证的选项命令。如卡片中的“编制记账凭证”或“凭证”命令。系统可根据用户的要求来传递机制凭证。

14. （二）改变固定资产折旧方法 在某些情况下需要改变固定资产的折旧方法。例如：当采用双倍余额递减法时，为了准确计算折旧额，在预计使用期限的最后两年应改用直线法。 有的软件提供给用户修改卡片内容的操作命令，而修改卡片内容通常是针对固定资产的折旧方法的。 无论是修改卡片内容还是直接改变折旧方法，一定要注意遵循会计核算的一贯性原则，不能因为在电算化环境中可轻易实现折旧方法的更改操作而任意改变折旧计算方法。

15. 三、计提折旧与凭证传递

16. 通用固定资产管理系统都有自动计提折旧的功能，并能将分摊折旧费用的凭证传递至账务处理系统，同时更新卡片内容。 固定资产卡片更新通常又可理解为月末结账，这是对系统数据库内数据的自动计算与更新的过程。 采用工作量法计算固定资产折旧时，需要用户按月录入当月的工作量，以便为折旧核算提供计算依据。

17. 折旧计算与卡片更新过程中，系统将自动完成以下几项工作： （1）数据保存。先自动将有关数据转移保存到磁盘中的另一个地方。 （2）计算折旧。根据固定资产卡片中的有关项目，分卡片逐个计算每项固定资产当月折旧额，产生固定资产折旧计提明细表。 （3）生成记账凭证。按照系统保存的费用分配参数自动生成计提固定资产折旧的记账凭证。 （4）更新卡片。根据折旧计提结果更新固定资产卡片内容。

18. 四、固定资产账表输出

19. 固定资产账表可通过屏幕显示和打印两种途径输出。 通用固定资产管理系统为用户提供了十分丰富的账表输出类型。 如在金蝶软件中，可供用户查询输出的账表有固定资产清单、固定资产增减表、固定资产变动情况表、固定资产明细账、固定资产及累计折旧明细账、折旧费用分配表（分部门）、折旧费用分配表（分类型）、固定资产使用情况分析表、固定资产构成分析表、固定资产价值结构分析表、固定资产折旧表、固定资产折旧汇总表、固定资产处理情况表等十三种。

20. 1．变动资料查询与打印 查询变动数据，就是查询固定资产的增减变化情况，查询中输出的变动资料通常是针对已经过用户确认并已记账的变动资料。 执行变动资料查询功能时，需要选择查询的范围。 在输入查询条件后，系统将符合条件的变动资料以条目的形式列示出来。这时，可通过选择条目和相应命令使系统显示固定资产变动资料的详细内容。

21. 2．卡片查询与打印 固定资产卡片总是反映某项固定资产的最新内容。 例如，累计折旧反映的是至目前为止已提的累计折旧额，月折旧率反映的是当前月份的折旧率。 操作中要注意的问题： （1）固定资产卡片的录入格式与输出格式可能会有比较大的差异。 （2）卡片中的项目内容有一定的层次性，打印出来的卡片资料中并不包括卡片项目的全部详细内容。有时需要查看卡片的某一项目所包含较深层次的内容时，还得在软件系统中进行查询。

22. 五、数据备份与系统维护

23. 固定资产变动资料输入或期末业务处理后，应及时将硬盘数据复制到软盘或其他媒介妥为保存。 由于固定资产项目的核算持续期比其他资料要长得多，所以数据的备份比其他系统资料备份显得更为重要。 卡片整理是固定资产管理系统中不可忽视的一项基本的管理功能。 在日常数据管理中，对于固定资产减少后的卡片有两种不同的处理方法。一种方法是直接删除固定资产卡片。另一种方法是，在卡片上做删除标记，并在计提折旧或提供在用情况时作为内部数据处理的依据，年底对卡片进行整理或清理。

24. 小结 固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。固定资产核算及管理既要顾及每月折旧计算与结转的需要，又要照顾多年连续管理的需要。所以，固定资产管理系统应具备管理固定资产卡片、管理固定资产的增减变动情况以及计提折旧、分配折旧费用等功能。 固定资产的核算与管理主要包括以下内容：固定资产初始设置、固定资产卡片管理，固定资产的增减变动处理，固定资产折旧核算。根据固定资产核算与管理的要求，固定资产管理包括初始数据设置、增减变动登记、折旧核算、数据查询、账表输出等操作内容。

25. 通用固定资产管理系统中，对核算账套、固定资产卡片、折旧方法以及系统运行参数等需作必要的初始设置。只有在建立了固定资产系统与账务处理系统的连接之后，固定资产的增加、减少等日常变动数据，以及固定资产折旧信息、自动转账凭证等才能正确传递到账务处理系统。 固定资产卡片结构是指固定资产卡片中包含的项目以及每一个项目的类型、长度等属性。固定资产卡片项目中的一部分是由系统设定的，另一部分项目则可由用户按需要设置。所以，固定资产管理系统中的卡片项目通常有固定项目和自定义项目之分。对于固定资产卡片项目中的自定义项目，必须在装入卡片之前设置完成，一旦开始录入卡片后即不允许再作修改。

26. 初次使用固定资产系统时需要从手工资料转入软件系统的卡片称为初始卡片。初始卡片中需要录入的主要项目是：卡片代码、系统启用日期、折旧方法、累计折旧额、原值、预计净残值、累计工作量等。 固定资产的变动资料属于固定资产的日常核算资料，这些资料是对固定资产进行登账、折旧、报废核销等会计处理的依据。固定资产管理系统启用日期后购建、报废、盘盈、盘亏的固定资产均需录入变动资料，即输入相关的固定资产卡片变动信息。 通用固定资产管理系统都有自动计提折旧的功能，并能将分摊折旧费用的凭证传递至账务处理系统，同时更新卡片内容。