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第六章 管理信息系统的系统分析

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第六章 管理信息系统的系统分析
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Presentation Transcript

  1. 第六章 管理信息系统的系统分析

  2. 主要内容 • 可行性分析和详细调查 • 管理业务调查 • 数据流程调查 • 数据字典 • 处理逻辑工具 • 系统化分析 • 研究的确定管理模型 • 提出新系统的逻辑方案

  3. 管理信息系统分析的任务 • 管理信息系统分析的任务是:在充分认识原信息系统的基础上,通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析,最后完成新系统的逻辑方案设计,或称逻辑模型设计。逻辑方案不同于物理方案,前者解决"做什么"的问题,是系统分析的任务;后者解决"怎样做"的问题,是系统设计的任务。

  4. 系统分析的任务 • 在充分认识原信息系统的基础上,完成新系统的逻辑模型设计,解决系统“做什么”的问题。 • 系统分析在很大程度上决定了系统开发工作的成败。 • 系统分析的步骤 • 问题识别 • 可行性分析 • 详细调查 • 系统化分析 • 逻辑方案设计

  5. 1. 可行性分析和详细调查概述 • 一、可行性分析 • 可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性,而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。这项工作需建立在初步调查的基础上。 • 可行性分析的内容 • 管理上的可行性 • 技术上的可行性 • 经济上的可行性

  6. 系统初步调查的系统基本情况主要包括:系统外部约束条件、系统规模、历史、管理目标、主要业务,以及组织目前面临的主要问题等。系统初步调查的系统基本情况主要包括:系统外部约束条件、系统规模、历史、管理目标、主要业务,以及组织目前面临的主要问题等。 • 系统信息处理情况的调查主要包括:现有信息系统的组织机构、基本工作方式、工作效率、可靠性、人员以及技术情况等。 • 系统资源情况主要包括:技术力量、能够投入的人力和财力情况。 • 态度是指组织中各类人员对开发信息系统的态度,主要包括:支持和关心的程度,对信息系统的认识程度和看法。

  7. 可行性分析报告的内容和结论 • 内容: • (1) 系统简述  • (2) 项目的目标  • (3) 所需资源、预算和期望效益 • (4) 对项目可行性的结论 • 结论 • (1) 可以立即开发  • (2) 改进原系统  • (3) 目前不可行,或者需推迟到某些条件具备以后再进行

  8. 二、详细调查 • 详细调查的对象和目的 • 详细调查的对象是现行系统(包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统)。 •  详细调查的目的在于完整掌握现行系统的现状,发现问题和薄弱环节,收集资料,为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。 • 详细调查的原则和方式 • 详细调查应遵循用户参与的原则,即由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行,两者结合,就能互补不足,更深入地发现对象系统存在的问题,共同研讨解决的方案。

  9. 一般常见的详细调查方式有: • 重点询问调查:首先列出影响信息系统成败的关键因素,编制一个调查问卷表,然后自顶向下对组织的各个管理层次进行访问,并分类整理结果,从而了解各部门的全部工作和设想。 • 全面业务需求分析的问卷调查:针对所而需调查的各项内容,绘制相应的各种形式的图表,用这些图表对企业管理岗位上的工作人员进行全面的在需求析调查(填表),然后分析整理这些图表逐步得出我们所要调查的内容。 • 深入实际的调查方式:即参加业务实践,对于复杂的计算过程如能亲自动手算一算,对以后设计和编写程序设计说明书都是很有益的一步。一个好办法是在这个阶段就收集出一套将来可供程序调试用的试验数据,这对系统实施阶段考核程序的正确性很有用处。 • 详细调查主要针对管理业务调查和数据流程调查两部分进行。

  10. 2. 管理业务调查 • 一、组织结构调查的含义 • 组织结构调查就是对组织结构与功能进行分析,弄清组织内部的部门划分,以及各部门之间的领导与被领导关系,信息资料的传递关系、物资流动关系与资金流动关系,并了解各部门的工作内容与职责。此外,还应详细了解各级组织存在问题以及对新系统的要求等。     • 组织结构:指组织内部的部门划分以及它们的相互关系

  11. 组织结构图

  12. 但作为业务调查所画出的组织结构图,为了更好地表示部门间的业务联系,与一般组织结构图存在以下区别: 但作为业务调查所画出的组织结构图,为了更好地表示部门间的业务联系,与一般组织结构图存在以下区别:  • (1) 除标明部门之间的领导与被领导的关系外,还要标明资料、物资、资金的流动关系。 • (2) 图中各部门、各种关系的详细程度以突出重点为标准,即那些与系统目标明显关系不大的部分,可以简略或省去; • (3) 除了组织边界内的部门与联系外,还需画出与组织有业务联系的边界以外的若干部门与联系。

  13. 某高校出版社的组织结构图

  14. 二、管理功能调查 • 为了实现系统的目标,系统必须具有各种功能。所谓功能,指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系

  15. 三、管理业务流程调查 • 1.业务流程调查的内容:调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行,内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态(报告、单据、屏幕显示等)。 • 2.管理业务流程的描述图表  • (1) 管理业务流程图:业务流程图(transaction flow diagram,简称TFD),就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。换句话说,就是“文本”用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账”

  16. 业务流程图常用符号

  17. 企 业 物 资 管 理 业 务 流 程 图

  18. 某出版社邮购股业务流程

  19. 业务流程图的作用 • 业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据 • 业务流程是系统分析员,管理人员相互交流的思想工具 • 系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理部分 • 利用业务流程图分析业务流程是否合理

  20. (2)、表格分配图:这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。(2)、表格分配图:这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。

  21. 3、业务流程分析 • (1)、分析的目的 • 分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改 • 进。系统中存在的问题可能是管理思想和方法落后,业务流程不尽合 • 理,也可能是因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供的新的 • 可能性,这时,就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流 • 程重组,产生新的更为合理的业务流程。 • (2)、分析的内容 • 业务流程分析过程包括以下内容: • 原有流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值,其中哪些过程可以删除或合并,原有业务流程中哪些过程不尽合理,可以进行改进或优化

  22. 业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理,可以按计算机信息处理的要求进行优化,流程的优化可以带来什么好处。业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理,可以按计算机信息处理的要求进行优化,流程的优化可以带来什么好处。 • 确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图 • 新系统的人机界面。 • 4、业务流程的重组 • 调查和分析的重点是: • 不合理的业务流程有哪些? • 不合理的业务流程产生的历史原因是什么? • 改进措施有哪些?以及改进会涉及到哪些方面(包括涉及面以及技术支持)? • 改进前后对组织的目标的影响有多大?

  23. 例: • 基层单位开来领料单给仓库,仓库检查库存情况,如果缺货则开具缺货单给采购部门;如果正常开具领料单,一联给基层单位存档,二联给财务部存入财务账,三联留下存入仓库账.

  24. 物资采购部门 各基层单位 仓库 领料单 开领料单 缺货通知 缺货 查库存状态 开缺货单 正常 发货处理 领料单 领料单 领料单 仓库存档 财物 基层单位存档 存档 • 某领料业务流程图绘制举例如下:

  25. 计划 处 技改 处 银行 图例 说明 计划 处 银行 各部门 各单位 各部门 各单位 技改 处 局 领导 业务处理 单位 业务处理 描述 投资 总规划 更新改造 贷款规模 开会 讨论 审批 综合平衡 (讨论) 正式 计划 报表 表格制作 各单位 上报表 下达 各单位 各部门 传递 计划 批准 存储 各部门 各单位 上级 领导 存档 收集资料 • 业务流程图绘制举例

  26. 图例 说明 存折 业务处理 单位 存款单折 存款处理 业务处理 描述 储户 存折 存取款单 业务分类 利息文件 帐目文件 表格制作 传递 取款处理 取款单折 存折 现金 存储 收集资料 存取款业务

  27. 3. 数据流程调查 • 本节内容: • 一、数据流程图及其绘制用符号 • 二、数据流程图实例 三、绘制数据流程图的方法

  28. 一、数据、数据流程调查 • 1、数据流程 • 数据流程指数据在系统中产生、传输、加工处理、使用、存储的过程 • 2、数据、数据流程调查的内容 : • 收集原系统全部输入单据(如入库单、收据、凭证)、输出报表和数据存储介质(如账本、清单)的典型格式。 • 在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度(如每月制作几张)、发生的高峰时间及发生量等。 • 在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型(数字、字符)、长度、取值范围(指最大值和最小值)。

  29. 二、数据流程的描述工具、画法及其特点 • 1、数据流程图的定义(Data Flow Diagram,DFD) • 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具,它 • 可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情 • 况。 • 2、数据流程图图例 • 常见的数据流程图有两种: • 一种是以方框、连线及其变形为基本图例符号来表示数据流动过程。 • 一种是以圆圈及连接弧线作为其基本符号来表示数据流动过程。 • 这两种方法实际表示一个数据流程的时候,大同小异,但是针对不 • 同的数据处理流程却各有特点。故在此我们介绍其中一种方法,以便读 • 者在实际工作中根据实际情况选用。

  30. 数据流程图的特征 (1) 抽象性在数据流程图中具体的组织机构、工作场所、人员、物质流等等都已去掉,只剩下数据的存储、流动、加工、使用的情况。这种抽象性能便我们总结出信息处理的内部规律性。(2) 概括性它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑,形成一个总体。而业务编程图只能孤立在分析各个业务,不能反映出各业务之间的数据关系。 • 数据流程图的作用:(1) 系统分析员用这种工具自项向下分析系统信息流程;(2) 可在图上画出计算机处理的部分;(3) 根据逻辑存贮,进一步作数据分析,可向数据库设计过度;(4) 根据数据流向,定出存取方式;(5) 对应一个处理过程,可用相应的程序语言来表达处理方法,向程序设计过渡。 

  31. 处理 数据流 外部实体 数据存储 • 数据流程图的基本图例符号: • 3、数据流程图画法: • 自上而下,逐层展开;输入输出,保持平衡。

  32. 数据流程图的绘制步骤 : • 结构化分析方法采用自顶向下逐层分解的方法。 • 首先抓住系统的本质特性对系统加以抽象概括,形成高层次的概念。 • 逐步考虑细节问题,把整个系统分解成具有相对独立性的若干小问题。 • 逐层加进细节问题,最后得到一套分层的数据流程图。

  33. 绘制步骤 •  绘制数据流程图首先从系统的最高层开始,在这个层次上把系统看作一个整体来处理,以便能看出系统与外部的情况。编号为0。加工编号为0。 • 顶层图绘制完成后,按照业务处理过程对顶层图的的处理(加工)进行分解,得到的数据流程图为第一层图,编号为1。加工编号为1,2,3等。 • 如果第一层图中的加工仍然较复杂,对其加工工作心里并不是十分清楚,则应对这些加工进行更进一步的分解,绘制出第二层数据流程图。加工编号为1.1,1.2,1.3;2.1,2.2;……等,分别代表该图是对第一层图中编号为1,2,3的加工的分解。 • 注意:在绘制数据流程图时通常采取由外向里的顺序,从输入端逐步画到输出端,反之也可。 • 通常在以下情况发生的地方要画一个加工。      ①数据的结构发生变化。如数据格式重新排列、分类等;      ②在原有数据基础上产生新的数据或数据的值发生变化。如对数据进行统计以得到统计值。      ③对数据流及其成分进行检查,从而使数据流的流向发生变化。如经过错误检查退回错误的输入数据。

  34. 数据流程图分多少层次应根据现实际情况而定,对于一个复杂的大系统,有时可分至七八层之多。为了提高规范化程度,有必要对图中各个元素加以编号。 • 通常在编号之首冠以字母,用以表示不同的元素,可以用P表示处理,D表示数据流, F表示数据存储, S表示外部实体。例如: P3.1.2表示第三子系统第一层图的第二个处理

  35. 例:教材销售系统该系统的工作流程描述: • 学生填写购书单,如果书库中有所需教材,则开发票,登记并开领书单,学生凭领书单到书库领书。如果书库中该教材脱销,则填写缺登记表。根据缺书登记表,生成一张采购单,由教材采购人员根据采购单采购教材,新教材进库后,将进书单返回给系统。

  36. 顶层图:

  37. 第一层图:

  38. 第二层图: • 销售子系统

  39. 采购子系统

  40. 合并后的数据流程图

  41. 例:工资管理系统的汇总流程图

  42. 合同执行登记 财务科 统计表 厂办 销售统计 合同执行数据 销售数据 出 库 单 出库 单 合同 合同 登记处理 合同 用户 库存台账 合同台账 查 询 发货通知 销售分配处理 发货处理 查 询 出库数据 入库数据 入库单 出库处理 入库处理 车间 成品销售管理数据流程图

  43. 发货票 发货票 仓库 P 2.2 订货单存档 发货票 开发货票 P1(订货单) 财务科 订货单 P 2.1 P2(订货单) 判定订货 处理方式 等有货再发货订货单 用户 P3(订货单) P 2.3 订货单 待付款订货单 开付款 通知单 付款通知单 库存帐 信用手册 • 订单处理的第二层数据流程图

  44. 案例 • 汽车配件公司:第一层数据流程图(环境图) 配件库存 1 订货单 订货单 顾客 供应 商 处理 业务 发货单 发货单

  45. 案例 • 汽车配件公司:第二层数据流程图 向供应商的订货单 1-1 1-2 订货单 订货单 到货通知 顾客 供应 商 销售 采购 发货单 发货单 应 付 款 通 知 收 据 配件库存 1-3 会计

  46. 采购 业务 员 D3 配件库存 1.1.1 1.1.3 1.1.5 不合格 不满足 的订货 到 货 通 知 订货单 顾客 产 生 暂 存 订货单 确 定 顾 客 订 货 合格的订货单 编 辑 订货单 新顾客 1.1.2 可发 订货 D4 暂存订货单 顾客 D2 登 录 新顾客 数 据 1.1.4 1.1.6 对 照 暂 存 订货单 开发货 单并修 改库存 D3 配件库存 询 问 库 存 1.1.7 1.1.8 编制销 售和库 存报表 经理 检 索 库 存 库 存 状 态 D5 销售历史 D10 应收款明细账 • 汽车配件公司:第三层数据流程图

  47. 4. 数据字典 • 本节内容: • 一、数据字典的作用和内容 • 二、数据字典的定义 • 三、数据字典中对数据 结构的定义

  48. 一、数据字典的作用和内容 • 数据字典的作用 • 数据流程图配以数据字典,就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。 • 数据字典的内容 • 主要是对数据流程图中的六个元素进行具体的定义: • 数据项、数据结构、数据流、 • 处理逻辑、数据存储、外部实体。

  49. 二、数据字典的定义 • 数据字典:是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体进行定义和描述的工具,也是数据分析和管理工具,同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。 • 数据字典的内容: • 数据项(数据元素):数据的最小单位 • 数据结构:描述数据项之间的关系可由若干数据项、数据结构,或数据与数据结构组成 • 数据流:由一个或一组固定的数据项组成 • 处理逻辑:数据流程图中最底层的处理逻辑 • 数据存储:数据的逻辑存储结构 • 外部实体:与数据有关的机构或个人