1 / 15

Pilot Interbestuurlijk Toezicht

Pilot Interbestuurlijk Toezicht. Ervaringen IBT-pilot Archiefdienst gemeente Achtkarspelen Q4 2011 / Q1 2012. Onderdelen presentatie. Even voorstellen … Visie Gemeente Achtkarspelen Werkwijze IBT-pilot Archief Achtkarspelen Bevindingen Verbeterplan / - acties. Even voorstellen ….

abla
Download Presentation

Pilot Interbestuurlijk Toezicht

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Pilot InterbestuurlijkToezicht Ervaringen IBT-pilot ArchiefdienstgemeenteAchtkarspelen Q4 2011 / Q1 2012

  2. Onderdelenpresentatie • Even voorstellen… • VisieGemeenteAchtkarspelen • Werkwijze IBT-pilot ArchiefAchtkarspelen • Bevindingen • Verbeterplan / -acties

  3. Even voorstellen… Oeds Holthuis TeamleiderBasisregistratiessinds 1 januari 2010 TeamleiderInformatiebeheersinds 1 januari 2011 Informatiebeheerbevat de onderdelen: • Archief • Automatisering • Basisregistraties Alleswat met informatie(-beheer) temakenheeft geconcentreerdonderéénaansturing

  4. VisieGemeenteAchtkarspelen VISBV Onze kernwaarden: • Vertrouwen • Initiatief • Samenwerken • Betrokkenheid • Verantwoordelijkheid

  5. VisieGemeenteAchtkarspelen Citaat concern controller Nick Doorn: • Horizontaal toezicht wil zeggen dat we aan de voorkant afspraken maken en dan aan de achterkant niet meer worden geconfronteerd met rapportages en (te veel) controles. • Dat vereist van ons dat we laten zien dat we 'in control zijn'; dat we zaken in de hand hebben en dat we bij vragen cq afwijkingen pro-actief met de provincie communiceren. • Horizontaal toezicht moet ervoor zorgen dat we (wij én de provincie) er al met al minder werk van hebben en zorgt er ook voor dat we nog eens goed naar onze eigen processen kijken.

  6. Werkwijze pilot Betrokken van de provincie: • J. Dijkstra, prov. archiefinspectie • R.W. Steensma, prov. archiefinspectie Betrokken van de gemeente: • Hennie van der Laan, DIV-coördinator • Oeds Holthuis, Teamleider IB

  7. Werkwijze pilot Overleg 19-09-2011 provincie – gemeente: • Toelichtinginstrumentarium (KPI) • Hoe regel je de verantwoordingnaarGemeenteraad en Provincie? • Op welkniveaumoet de Gemeenteraadgeïnformeerdworden? • Hoe de Raad in positiebrengenvoor HT? • En watblijfterdan over voor VT? • Aan de voorkant het procesambtelijkafstemmen

  8. Werkwijze pilot Vervolgoverleg 13-10-2011 voorarchief: • Werkwijze en instrumentarium • Zelfevaluatie en rapportage PKI-lijst • Nulmeting • Evaluatie • Verbeterplan • Rapportage in de toekomst basis voorrapportageaan College (PKI) en Raad (Risicovollethema’s) • Constateringspanningsveld: Intern toezicht en uitvoering door dezelfdepersonen, mogelijk op telossen in toekomstigesamenwerking met buurgemeente(n)

  9. Werkwijze pilot PKI-lijst bestaat uit 10 hoofdvragen die zijn ingevuld mbv gemeentelijke archiefmedewerkers: 1. LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

  10. Werkwijze pilot Vervolgnainleveringingevulde PKI-lijst: • Gezamenlijkbesprekeningevulde PKI-lijst • Schriftelijkereactieprovincie op PKI-lijst • Verbeterpunten (taakverwaarlozing) • Kwaliteitsverbetering (aandachtspunten) • Reactiegemeente • Vaststellingnulmeting

  11. Bevindingen pilot

  12. Bevindingen pilot

  13. Bevindingen pilot Aandachts- en verbeterpunten • Kwaliteitssysteemontbreekt • Geengekwalificeerdegemeenteacrhivaris • Aandachtvoordigitalearchivering • Intern toezicht en uitvoeringbijdezelfdepersonen • Achterstandendynamischearchivering • Achterstandoverbrengingnaararchiefbewaarplaats (uitgevoerd tot 1984) • Calamiteitenplanactualiseren

  14. Verbeterpunten In uitvoering: • Wegwerkenachterstandenarchiveringdynamischefase • Beschrijvingarchiefblok 1984-2004 • Vervangingarchiefstellingenarchiefbewaarplaats

  15. Verbeterpunten Aanvullend op projectenlijstopgenomen: • Gemeentearchivaris • Digitalearchiefbescheiden • Kwaliteitshandvest / servicenormen toegankelijkheid en ontsluiting van archiefbescheiden • Invoeringkwaliteitssysteem • Actualisatieveiligheids-/calamiteitenplan

More Related