ERP 를 이용한 연구과제 관리 시스템 사용자 매뉴얼

1. ERP를 이용한 연구과제 관리 시스템 사용자 매뉴얼 2008. 7 2008. 8 숭 실 대 학 교 연구ㆍ산학협력처(산학협력단)

2. 목 차 제1장 시스템 개요 및 주요 변화 사항 제 1절 시스템 개요 제 2절 주요변화사항 제 3절 업무흐름도 제 4절 연구프로그램 안내(홈페이지 접속) 제2장 프로그램 설명(1) • 교외연구과제 • 1-1. 공모 • 1-1-1. 공모 과제목록 14 • 1-1-2. 주요기관공모일정 18 • 1-2. 연구과제관리 • 1-2-1. 교외연구과제신청(공모, 일반) 19 • 1-2-2. 교외연구과제정보등록 20 • 과제정보 22 • 연구비집행계획 23 • 예산변경 24 • 연구참여원등록(대리인설정) 25 • 연구참여원변경 28 • 과제변경신청 36 • 과제결과관리 37 • 연구비관리 37 • 지원기관입금정보 38 • 연구비카드 38 • 1-2-3. 과제세부처리관리 39 • 1-3. 연구비신청 • 1-3-1. 연구비신청(신한카드, 기은BC카드) 41 • 1-3-2. 연구비신청(일반) 44 • 1-3-3. 자동인건비지급예정 56 • 1-3-4. 연구출장(출장신청, 정산신청) 57 • 1-3-5. 물품구매 64 • 1-3-6. 연구비신청&출력 70 • 1-3-7. 연구비사용현황 71

3. 목 차 제2장 프로그램 설명(2) 2. 교내연구과제 2-1. 지급신청(연구완료지원비/학술활동지원비/우수저서지원비) 73 2-2. 지급신청(교외일반/교외대형연구과제 제안지원비) 75 2-3. 지급신청(외부연구비수주장려금) 76 2-4. 연구계획 변경신청(일반연구비/신임교원연구지원비) 77 2-5. 연구결과 보고(일반연구비/신임교원연구지원비) 78 3. 별첨 3-1. 연구비카드(신한카드 R&D카드 신청) 절차 및 발급신청서(양식)79 3-2. 출장규정(공무원 규정, 숭실대학교 규정) 80 3-3. 연구과제정보등록 양식 84

4. 제1장 시스템 개요 및 주요변화 사항 • 제 1절 시스템 개요 • 연구과제관리시스템은 교내외 연구과제를 관리한다. • 외부지원기관의 공모(수탁과제 포함) 안내를 시점으로 과제를 시스템에 등록하여 관리할수 있다. • 진행중인 연구과제에 대해 연구비신청이 가능하며, 신청서 출력 및 기타보조금 신청을 할수 있다. • 본 지침서는 숭실대학교 SAP ERP 시스템 구축사업의 일환으로 제작 되었으며 사용자의이해를 돕기 위해 실제 운영되는 화면을 중심으로 설명되었다. • 연구비에 의한 기자재(소모품) 및 도서의 중앙구매가 가능하도록 구현 • 참여율 확인 가능 • 대리인 기능 구현(ERP ID 보유자) • 연구과제등록 및 신청 방법 • 1) 숭실대학교 홈페이지 포탈에서 로그인 : • 어느 지역에서든 학교 홈페이지를 통하여 접속하여 과제등록 및 신청 • 가능 • 2) 숭실대학교 교내 컴퓨터에 SAP 프로그램 설치 후 SAP에서 등록 : • 교원 대상으로 설치 가능하며, 교내에서만 등록할 수 있다.

5. 제2절 주요 변화 사항 (1)

6. 제2절 주요 변화 사항 (2)

7. 제2절 주요 변화 사항 (3)

8. 제2절 주요 변화 사항 (4)

9. 제3절 업무흐름도(1. 과제생성) • 수탁(위탁)연구과제 절차 • 연구책임자 : 연구과제관리- 연구과제신청(기본사항 입력) • 연구지원팀 : 연구과제 생성

10. 제3절 업무흐름도(2. 연구비신청)

11. 제3절 업무흐름도(3. 연구출장)

13. U-saint 포탈 시스템으로 로그인 후 공지사항 ERP 자료실에서 환경설정에 대한 매뉴얼을 다운 받아 설치한다.

14. SAP프로그램 설치후 숭실대학교 운영으로 로그인하여 홈페이지에서 등록된 ID와 비밀번호로 입력후 enter를 치면 SAP화면에서 등록할 수 있다.

15. 공모과제는 산학협력팀에서 등록한다. • 해당 내용을 선택하여 조회하면 공모내용을 확인할 수 있다. • 과제신청을 클릭하여 해당 공모에 대한 신청을 할 수 있다.

16. 필수항목을 입력하여 공모과제를 신청할 수 있다. • <한국학술진흥재단, 한국과학재단등 별도 홈페이지에서 프로젝트 신청을 하는 지원기관은 이 화면을 통하여 산학협력팀에 관련 내용을 등록하고, 해당 기관에도 신청을 해야 한다. >

17. 기 신청과제를 조회하면 다시 사용 하여 등록할 수 있다. • 다년도 과제인 경우에는 총연구기간과 당년도 연구기간을 등록한다. • 해당 부분 입력후 연구과제신청을 하면 과제가 선정되기 전까지 변경사항을 저장할 수 있다.

18. 연구비예산사전통제를 선택하여 연구비에 대한 비목별 %를 지원기관 비율에 맞추어 예산을 확인해 볼 수 있다.

19. 정부 주요 부처의 년 사업일정을 확인할 수 있다.

20. 공모과제도 공모ID를 조회하여 등록할 수 있으며, 일반과제(수탁과제)도 지원사항을 제외한 항목을 입력해서 과제신청을 해야 연구지원팀에서 과제생성을 할 수 있다. • 기 신청과제를 조회하면 다시 사용 하여 등록할 수 있다. • 다년도 과제인 경우에는 총연구기간과 당년도 연구기간을 등록한다. • 해당 부분 입력후 연구과제신청을 하면 과제가 선정되기 전까지 변경사항을 저장할 수 있다. • 당년도 현금연구비 : 당해 연구기간중 외부지원기관에서 들어오는 현금연구비 • 현물연구비 : 당해 연구기간중 외부지원 현물연구비 • 현금대응자금 : 당해 연구기간중 교비 대응자금 • 현물대응자금 : 당해 연구기간중 교내 현물 대응 • 당년도 현금연구비+ 현금대응자금이 있을시 한번 저장하면 과제생성시 2개의 과제로 생성이 된다. • 당년도 연구비총합계(공란), 간접연구경비는 학교(당년도현금연구비의 15%) 또는 지원기관 기준에 따라 입력 • 총연구기간 연구비는 다년과제일 경우 연도별 현금연구비(외부지원기관)의 합

21. 연구책임자가 산학협력단을 경우하여 외부연구기관에 연구신청서(제안서)를 제출하는 경우 과제가 선정되면 해당 과제에 대하여 연구책임자가 연구과제의 추가사항을 입력하는 화면이다. • 연구지원팀에서 과제를 선정하여 생성한 후 연구책임자에게 메일로 세부항목 입력을 안내한다. • <교외연구과제정보등록 폴더의 주요 내용> • 과제실행예산과 소속참여원의 인건비 내역등을 입력한다. • 해당과제의 대리인 설정을 할 수 있다. • 과제정보, 연구비집행계획, 연구참여원을입력하여 과제등록정보양식과, 연구비집행계획서, 연구참여원 월별인건비신청서를 함께 제출한다. • 과제와 관련된 세부변경을 할 수 있다.

22. 연구책임자의 교외연구과제가 모두 나타난다. 해당과제 왼쪽의 연구과제 버튼을 누르면 아래의 세부내역 확인 및 입력화면으로 들어간다. • 해당 학년도 이전의 내용은 조회하고자 하는 학년도를 입력해야 볼 수 있다. (ex: 연구기간이 2008년 2월 시작 과제는 학교회계기준인 3월이전과제이므로 2007년도에서 검색된다.)

23. 연구책임자 별첨 양식1 에 의하여 연구지원팀으로 제출(연구지원팀에서 입력) • 연구책임자는 화면만 볼 수 있다. (이상 발견시 연락 요망) • 과세구분 : 외부연구비중 부가가치세를 납부해야 하는 연구비(과세사업)로 대부분 비과세사업임(과세사업인 경우 연구처로 사전 협의 요망 • 보안과제일 경우 해당 보안등급 선택(아닌 경우 일반과제) • 참여율적용여부(적용/비적용)는 국가연구개발사업일경우 적용 • 구매요청 제한은 지원기관 규정에 의해 (30일, 60일 제한없음 등), 연구처서 관리(해제요청시 연구처에 문의)

24. 연구비집행계획을 입력하는 화면이다. • 해당항목 예산을 입력하여 저장후 예산신청을 하고 연구비집행계획서를 연구지원부서에 제출한다. • 간접경비 입력시에는 학교지분, 연구소지분(산학협력팀에 사전 승인된 건에 한함), 외부연구수주장려금지분을 나누어 입력한다. (간접경비는 총연구비의 15%이상 : 학교규정) • 계획예산은 연구비 신청시 예산, 실행예산은 과제선정후 계획예산을 변경한후 (필요시, 단, 지원기관 규정 내) 작성

25. 실행예산을 변경할 시 승인기관을 반드시 선택해야 한다. • 변경하고자 하는 항목만을 선택하여 예산변경한다. • 조회되는 비목안에서만 예산변경이 가능하며, 조회가 되지 않는 비목은 연구지원부서에 요청하여 생성여부를 확인후 예산변경한다. • (* 예산과 무관한 비목들이 다 보이기 때문에 이중에서 예산 변경을 하는 비목을 선택하여야 함)

26. 연구책임자를 포함하여 연구과제 참여원(연구보조원)과 대리인을 등록하는 화면이다. • 과제 참여 연구원은 모두 등록한다. • 신규참여원등록후 월지급액을 반드시 확인하여 인건비월별신청서를 제출한다. • 참여확정 버튼을 누르면 참여원에 대한 세부 사항을 변경할 수 없으며, 연구원변경신청을 해야 한다. • 대리인 : 연구책임자가 해당 과제를 담당하여 연구비 신청을 할 수 있도록 권한을 주며 참여원중에서 지정한다. • 대리인은 학교에서 부여된 직번 또는 학번이 있어야 가능하며, 연구참여원 확정신청을 하기 전까지 대리인 등록은 할 수 없다. 대리인권한을 삭제시 삭제버튼을 클릭하여 해당 대리인 권한을 삭제한다. 대리인 권한은 1인 이상 가능하다. • 대리인이 연구조교로 임용된 경우 학번이 아닌 연구조교 직번으로 로그인해야 한다. • (*직번 확인은 참여원 등록시 학번/직번에 부여된 번호로 확인할 수 있다.) • 대리인 등록은 대리인 버튼 –참여원 리스트 –대리인 선택 –저장 버튼

27. 주민등록번호를 입력하면 자동으로 등록된 인적 정보를 불러 온다. 만약 교원(연구책임자)인 경우임에도 불구하고 등록된 인적 정보를 불러오지 못하는 경우에는 연구 지원팀에 연락하여야 한다. • 연구책임자도 반드시 입력한다. (인건비 지급이 없더라도 인건비 비목1개를 선택하여 총지급액 0원으로 입력할 수 있다) • 인건비 비목은 정확하게 입력해야 한다. –잘못된 비목을 선택하는 경우 인건비 지급이 안될 수도 있다. • 과세구분은 대부분 “국내기타소득”이며, 다를 경우 연구지원팀으로 연락(국내기타소득의 경우 소득세율, 주민세율 자동계산) • 총지급액은 참여기간 동안의 총지급액 입력(월별 지급액이 자동계산됨) • 참여율은 “국가연구개발사업연구비” 가 해당된다. • 참여구분 : 계획(최초), 신규(과제진행중 신규참여), 교체(계획, 신규 참여자 교체) • 연구참여율은 다음과 같이 책정할 수 있다(예 : 2008.7.8 이후 협약과제 경우) • 석사생 : 월36만원 지급예정/월기준액(180만원)X100%=20%(참여율)

28. 위 화면에서 “*” 표시 필수 입력사항을 등록하여야 한다. • 연구원 신분, 연구원 학위 구분의 경우 “기타”는 해당사항이 없을 경우에만 선택하며 최대한 지양한다. • 지급 보류의 경우는 해당 연구참여 보조원에 대하여 인건비가 지급되지 않도록 하기 위하여 사용할 수 있으나 사전에 반드시 연구지원팀에 이에 대한 정보를 알려야 한다. • 만약 타 대학 연구자 및 기타 연구원 등이 연구과제에 참여하는 경우 연구관리시스템에 등록되어 있지 않은 경우에는 신규 생성 등록할 수 있으며, 이에 대한 증빙으로 신분증 사본과 거래은행 통장사본을 각각 1부씩 연구지원팀에 제출하여야 한다.(단, 숭실대 ID가 없으므로 대리인 기능은 제한)

29. 연구원의 신규참여, 교체, 미참여의 경우 변경할 수 있다. • 참여연구원의 각종 정보변경은 과제변경에서 등록할 수 있다.

30. 연구원 변경 중 연구원 미 참여로 변경 하는 경우 • - 변경할 연구원을 클릭한 후 연구원변경 등록 버튼을 누르고 해당 연구원의 변경내역이 뜨면 교체구분에 ‘제외’라고 표기하고, 변경 내용의 승인기관과 변경 사유를 작성한다. • - 미 참여하는 기간을 제외한 연구참여 기간을 수정하고 변경 신청을 저장한다.

31. 참여율 조회 버튼

32. 연구원 교체하는 경우 • - 변경하고자 하는 연구원을 선택하고 연구원 변경 버튼을 클릭하면 변경 화면이 뜬다. • - 구분을 “교체(제외)”로 선택하고 변경 전 연구원의 참여기간을 수정 한 후 변경하고자 하는 연구원을 등록한다. • - 승인기관 및 변경 사유는 필수 항목이므로 반드시 작성하도록 한다. • 인건비가 지출될 비목을 지정(인건비 비목이 세부적으로 나누어져 있을 경우 해당 비목에 예산이 잡혀 있는지 확인)한다. • - 참여율을 관리해야 하는 과제의 경우 변경 연구원 등록 시 변경 될 연구원의 참여율을 조회를 반드시 한 후 연구원 변경 신청을 한다.

34. 미 참여 연구원을 다시 참여 연구원으로 변경하는 경우 • - 변경하고자 하는 연구원을 선택하고 연구원 변경 버튼을 클릭하면 변경 화면이 뜬다. • - 참여 구분을 “미참여”에서 “참여”로 선택하고 연구원의 참여기간을 수정 한 후 변경하고자 하는 연구원을 등록한다. • - 승인기관 및 변경 사유는 필수 항목이므로 반드시 작성하도록 한다. • - 인건비가 지출될 비목을 지정(인건비 비목이 세부적으로 나누어져 있을 경우 해당 비목에 예산이 잡혀 있는지 확인)한다.

36. 참여 연구원 확정 신청 후 신규 연구원 등록 경우 • - 연구원 변경 버튼을 클릭하면 변경 화면이 뜬다. • - 신규 등록하고자 하는 연구원의 주민등록번호를 입력하여 연구원을 등록한다. • - 주민등록번호를 입력하면 자동으로 등록된 인적 정보를 불러 온다. 만약 등록된 인적 정보를 불러오지 못하는 경우에는 연구 지원팀에 연락하여야 한다. • - 위 화면에서 “*” 표시 필수 입력사항을 등록하여야 한다. • - 연구원 신분, 연구원 학위 구분의 경우 “기타”는 해당사항이 없을 경우에만 선택하며 최대한 지양한다. • - 지급 보류의 경우는 해당 연구참여 보조원에 대하여 인건비가 지급되지 않도록 하기 위하여 사용할 수 있으나 사전에 반드시 연구지원팀에 이에 대한 정보를 알려야 한다.(미 통지시 인건비 계속 지급됨) • - 만약 타 대학 연구자 및 기타 연구원 등이 연구과제에 참여하는 경우 연구관리시스템에 등록되어 있지 않은 경우에는 신규 생성 등록할 수 있으며, 이에 대한 증빙으로 신분증 사본과 거래은행 통장사본을 각각 1부씩 연구지원팀에 제출하여야 한다. • - 승인기관 및 변경 사유는 필수 항목이므로 반드시 작성하도록 한다. • - 인건비가 지출될 비목을 지정(인건비 비목이 세부적으로 나누어져 있을 경우 해당 비목에 예산이 잡혀 있는지 확인)한다.

37. 과제에 대한 세부사항들을 변경하는 화면이다. • 변경항목을 선택하여 작성한후 신청버튼을 클릭한 후 변경신청서를 연구지원팀으로 제출한다. • 승인기관이 지원기관의 승인 후 가능한 변경은 반드시 지원기관의 승인처리를 확인해야 한다.

38. 과제결과관리, 연구비관리는 연구지원부서에서 입력하며 연구책임자는 조회만 가능하다.

39. 지원기관입금정보, 연구비카드는 연구지원부서에서 입력하며 연구책임자는 조회만 가능하다.

40. 지원기관에 연구비 청구 또는 사용실적보고 등 외부에 발송되는 각종 문서들을 신청(연구책임자 또는 연구처)하여 처리 여부를 확인 할 수 있다. • 실행을 클릭하면 신청부터 완료까지 내용을 확인할 수 있다.

41. 과제번호를 클릭하여 과제정보를 불러온다. • 처리내용의 문서발송방법과 우편발송시 수신자의 정보를 정확히 기재한다. • 첨부파일이 있을시 파일을 첨부하여 신청하면 신청내역을 과제담당자가 확인하여 처리한다. • 처리가 완료되면 연구책임자에게 메일자동 발송이 된다.

42. 연구책임자가 연구비카드제(신한카드, 기업 BC카드) 시행 연구과제와 관련해서 연구비를 신청하는 화면이다.(연구과제번호로 검색) • 연구비카드 사용하고 업체 승인이 되면 카드회사에서 카드사용 내역을 학교로 전송 –연구책임자의 연구과제번호로 검색 하여 신청한다. (검색후 매출전표 없이 비목, 사용내역 입력후 on-line 신청) • * 연구비 지급신청서에 적격증빙영수증을 첨부하여 제출(off-line)하여야 청구가 완료된다.(연구비신청공통사항임)

43. 승인번호를 클릭하여 해당 카드전표를 비목에 맞게 신청할 수 있다. • 비목을 선택하여 저장하면 이 화면에서 전표내역이 사라지며, 연구책임자는 반드시 저장된 전표로 연구비를 신청해야 한다.

44. 비목 저장 및 사용내역 입력후 연구비 신청서 출력화면으로 이동하여 연구비 신청(on-line)을 한다.(카드사용 후 사용내역 조회분 부터) • 연구비를 신청한 후(지출결의신청 완료후) 매출전표와 거래명세서등의 증빙서류는 매월 카드결제일 이전에 이용명세서 사본 수령후, 이용명세서 사본을 표지로 하여 순서대로 매출전표 및 거래명세서를 부착하여 연구처로 제출한다.(이후, 연구처는 해당 전표를 보고 승인처리함)

45. 증빙구분(세금계산서(계산서), 인건비(원천징수대상), 학교법인카드, 기타증빙(여비등 계좌이체)을 신청할 수 있는 화면이다. • 학년도(연도)를 선택하여 검색버튼을 누르면 과제 목록들이 실행된다. • 연구과제번호(파란색)를 선택하여 클릭하면 해당 과제 연구비신청 입력화면으로 이동한다.

46. <주요 내용> • 세금계산서(계산서) : 수취한 영수증이 세무신고를 반드시 요하는 세금계산서(계산서) 인 경우 • 인건비성경비(원천세) : 일회성으로 발생하는 인건비성경비(자문료, 특강료, 조사비등)로 반드시 기타소득 공제해야 한다. • 기타경비&연구원계좌이체 : 법인카드를 제외한 간이영수증, 여비, 지로영수증등 연구원이 직접지출후 연구비를 지급받기 위해 신청한다. • 학교법인카드 : 과제연구비카드 외의 개인형법인카드 사용분을 신청한다. • 반납 : 지급받은 금액중 연구비로 재여입하기 위해 지출된 금액을 (-) 금액으로 신청한다.

47. 공급업체를 선택후 입력하고, 업체데이타에 없는 신규 업체는 연구지원부서로 사업자등록증사본, 통장사본(지급계좌)을 제출하여 구매업체 코드를 부여 받은후 입력. • 공급업체가 선택되면 지급계좌도 같이 선택할 수 있으며, 실수령자가 공급 업체가 아닐 경우 실수령자의 이름과 지급계좌를 선택한다. • 실수령자는 반드시 참여원등록 되어 있어야 한다. • 청구용 세금계산서(계산서)인 경우에는 반드시 업체로 지급신청해야 한다.(업체에 연구비 미지급시) • 중앙구매를 통하지 않은 물품 구매는 반드시 물품리스트(기자재, 도서&소모품)를 연구비신청과 함께 제출한다. (견적서, 거래명세서등 증빙자료 첨부) • 연구비 지원기관의 구매규정이 있는 경우를 제외하고(있을시 지원기관규정 선적용) 학교 외부연구비 관리규정을 적용(연구책임자 구매한도는 업체기준 5백만원 미만) • 총지급액을 입력후 반드시 enter 버튼을 누른다.