RENIEC Y LOS registros del estado civil

1. Transformado la Administración Pública con la Digitalización: Éxito de Micrograbación Dr. Silverio BUSTOS DIAZ Hotel Sheraton Lima 03 de Abril 2014 Microformas Digitales RENIEC Y LOS registros del estado civil

2. SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES • “El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les”es un proceso rápido y de bajo costo para la institución ya que permite al RENIEC, poder procesar y almacenar las Actas Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción en Microform@s Digit@les las que tienen un valor legal y son almacenadas en medios portadores físico (discos duros, discos magnéticos u otros) que proporcionan seguridad a las mismas, evitando de esta manera el deterioro por el tiempo, adulteraciones y perdidas, lo cual es un gran beneficio para el ciudadano, ya que además reduce el tiempo de atención y descentralización de las mismas en la entrega.

3. PROCESO DE MICROFORMAS Conversión de documentos físicos a digital (Papel a Digital) Microformas PDF/A ISO 19005 Incluye Firma Digital Producción de documentos Electrónicos a Microformas (Digital a Digital)

4. MICROFORMA DIGITAL • Imagen digitalizada de un documento grabado en un medio físico técnicamente idóneo, mediante un proceso informático electromagnético, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores y pueda ser reproducida en copias impresas esencialmente iguales al documento original. • Para obtener efectos legales, debe cumplir con los requisitos técnicos y formales MICROGRABACIÓN • Proceso técnico para obtener las micro formas (papel-digital) o directamente de medios informáticos o producidas por computadora (digital-digital) MICROARCHIVO • Conjunto sistematizado (índice, búsqueda, recuperación y su reproducción en copias files) de los elementos materiales de soporte o almacenamiento de microformas digitales.

5. Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas

6. Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas

7. FIRMA DIGITAL Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas - Fedatario CONTROL DE CALIDAD 2. 1. El Fedatario Juramentado Informático realiza el control de calidad de imágenes y datos consignados en el acta digital que se encuentran almacenados en la Base de Datos. El Fedatario Juramentado Informático firma digitalmente las imágenes de las actas digitales generándose las Microformas Digitales. GRABACION DE MICROARCHIVO PREPARACION DE MEDIOS PORTADORES 4. 3. Preparación y control de calidad de medios portadores virtuales. Se realizan las acciones de selección, agrupamiento y control de archivos que han sido convertidos a Microformas Digitales. Se realiza la grabación en discos ópticos no regrabables. Lo realiza el supervisor del Centro de Cómputo en presencia del Fedatario Juramentado Informático (Se realizan una copia de respaldo adicional). Se emite el acta de conformidad.

8. Proceso de Microformas Con Fedatario Informático Microformas PDF/A ISO 19005 Incluye Firma Digital *Tamaño de la Muestra: En promedio se genera 2 muestras diarias, c/u de 1,200 actas registrales, lo que representa el 15% la digitalización diaria (15,000 actas registrales aproximadamente) Generación de muestra* Creación Discos Virtuales Revisión de Discos Físicos Elaboración de Actas Verificación de la muestra (imagen y datos) Acta de Revisión Discos Acta de Conformidad Testimonio Revisión Discos Virtuales (file system) Aprobación de la muestra Autoriza ingreso a MicroArchivo Autoriza grabación Firma Digital

9. PDF/A (ISO 19005) Incluye firma digital y sello de tiempo Archivo de Firma Digital Modo Detached PKCS#7 Base64 Proceso de Firma Digital Imagen Formato: JPG Profundidad de bits: 8bits Resolución: 200 DPI Compresión: JPEG

10. ESTADISTICO DE ACTAS PROCESADAS SEGÚN ORIGEN (Al 31 Marzo 2014)

11. Actualizado al 31Marzo 2014

12. Con la implementación del Sistema de Producción de Microformas se ha logrado los siguientes beneficios para el ciudadano: SOLUCIÓN PROBLEMATICA 1 á 3 días 5 minutos Obtención de copias certificadas de actas registrales en menos tiempo: Ahora al encontrarse el acta digitalizada (Microform@s Digit@l) en el Sistema de Registros Civiles de RENIEC, la impresión de la misma se realiza de manera inmediata en 05 minutos en cualquier Oficina Registral yPVM del RENIEC a nivel Nacional obteniendo el ciudadano la copia certificada en menos tiempo. Obtención de copias certificadas de actas registrales en mayor tiempo: Los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días,

13. SOLUCIÓN PROBLEMATICA Eliminación de Duplicidad de inscripciones Eliminación de múltiples inscripciones mientras se procese más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones. Incremento de Duplicidad de inscripciones Las múltiples inscripciones se incrementaba debido a que no existía un cruce de información entre todas las OREC que se encontraban a nivel nacional.

14. SOLUCIÓN PROBLEMATICA Simplificación Administrativa: Beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI,  toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta). Trámites dificultosos: Ciudadano tenia que acercarse a las oficinas registrales de las municipalidades a nivel nacional para solicitar su acta registral MUNICIPALIDADES

15. SOLUCIÓN PROBLEMATICA Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se generó el acta registral: Los ciudadanos no tienen que trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción del acta registral. (S/. 300.00de ahorro en promedio por viaje). Gastos excesivos Los ciudadanos tienen que viajar a provincia para obtener un copia certificada de su acta, demandándole costo (S/. 300.00) y tiempo.

16. SOLUCIÓN PROBLEMATICA Mayor Seguridad Jurídica: Las actas registrales (digitalizadas) se encuentran en la base de datos del Sistema de Registro Civil, las cuales constantemente pasan por un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, con lo cual se evitan y se detectan las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo, dándole la seguridad al ciudadano para realizar diversos trámites de índole registral con seguridad jurídica. Actas registrales con enmendaduras, adulteradas y con errores Las actas registrales presentan errores, enmendaduras, entre otros que fueron generados al momento de la inscripción así como adulteraciones que se realizaron en el transcurso del tiempo.

17. CARACTERISTICAS DEL ACTA FISICA CONVERTIDA A MICROFORMA DIGITAL

18. BENEFICIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES • Las actas almacenadas como Microform@s Digit@les, se convierten en actas seguras, debido a que no podrán ser manipuladas ni extraviadas, con lo cual no se elimina la adulteración de las mismas, se disminuyen los riesgos de vulneración de la identidad de los ciudadanos, además al encontrarse el acta almacenada con Microform@s Digit@les, esta es posible su acceso desde cualquier Oficina RENIEC a nivel Nacional y los ciudadanos pueden gestionar copias certificadas de la actas desde cualquier punto del país, evitando así desplazarse al lugar de origen de la inscripción registral (nacimiento, matrimonio y defunción). • Es indispensable indicar, que este proceso cuenta con estándares de calidad nacionales e internaciones: Certificación ISO 9001:2008, Certificado de Idoneidad Técnica de Microform@s Digit@les, Certificado de Idoneidad Técnica de Almacenamiento. Asimismo, este procesamiento de registros civiles con Microform@s Digit@les ha sido modelo para muchos países latinoamericanos como Ecuador, Venezuela e instituciones como el Archivo General de la Nación, Ministerio del Interior, Corporación Fujitsu. • Las actividades del procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, son constantemente evaluadas, se implementan mejoras y se encuentran descritas en el Manual de Certificación de Producción de Microform@s, es preciso señalar que el procesamiento de las actas a Microform@s Digit@les se encuentra certificado desde el año 2005.

19. CERTIFICACIONES INTERNACIONALES El procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, que es única en Latinoamérica, se ha realizado gracias al uso de tecnologías de información como Certificados Digitales, Microform@s Digit@les y Software Integrado en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005). La Recertificación de Idoneidad Técnica de Producción de Microformas del RENIEC fue obtenida en Marzo del 2013

20. PERIODO DE CAPACITACION AL PERSONAL La capacitación se realiza dos (2) veces al año por calificador de procesos con una duración de ocho (8) horas por cada una.

21. LECCIONES APRENDIDAS: PROBLEMAS

22. LECCIONES APRENDIDAS: SOLUCIONES

23. Etapas de gobierno electrónico

24. Gracias 2011 - Creatividad empresarial - SNI 2012 - Ciudadanos al día