บทที่ 2 การใช้สารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการองค์กร

1. บทที่ 2 การใช้สารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการองค์กร

2. ผู้บริหารกับความต้องการทางสารสนเทศผู้บริหารกับความต้องการทางสารสนเทศ • องค์กรแบบดั้งเดิมแบ่งผู้บริหารออกเป็น 3 ระดับคือ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับล่างแสดงเป็น 3 เหลียมดังภาพ บทบาท รูปแบบการตัดสินใจ ไม่มีรูปแบบแน่นอน กำหนดนโยบาย ผู้บริหารระดับสูง กึ่งแน่นอน-ไม่แน่นอน ควบคุมให้เป็นไปตามแผน ผู้บริหารระดับกลาง ควบคุมจัดการ การทำงานประจำวัน แน่นอน ผู้บริหารระดับล่าง

3. ผู้บริหารกับความต้องการทางสารสนเทศ (ต่อ) • ผู้บริหารแต่ละระดับมีบทบาทและลักษณะของการตัดสินใจทางธุรกิจต่างกัน จึงมีความต้องการใช้สารสนเทศที่ต่างกัน • ผู้บริหารระดับสูงมักมีตำแหน่งเป็นประธาน ผู้จัดการใหญ่ การตัดสินใจมักก่อให้เกิดผลลัพธ์ในระยะยาว เช่น การเพิ่ม ยุบรวม สาขา เป็นต้น • ผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่ควบคุมงานให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ตัดสินในหาแนวทางเพื่อนำไปสู่วัตถุประสงค์หลัก และควบคุมผู้บริหารระดับล่าง • ผู้บริหารระดับล่างมักเป็น หัวหน้าที่ควบคุมงานประจำวันให้ดำเนินไปได้ด้วยดี

4. ตัวอย่างบทบาทของผู้บริหารระดับต่างๆตัวอย่างบทบาทของผู้บริหารระดับต่างๆ • ผู้บริหารระดับสูง ออกนโยบายว่า Website ในอนาคตจะขายได้ล้ายๆกับธุรกิจทำบ้านจัดสรร คือ ออกแบบพัฒนาระบบทิ้งไว้ แล้วขาย (ไม่รับจ้างทำตาม Order ลูกค้า เพราะคุ้ม) • ผู้บริหารระดับกลาง จึงคิด Project ว่าเราจะทำ Website สำหรับให้ข้อมูลการท่องเที่ยว ผู้ที่ซื้อระบบเราไปจะให้ลูกค้าเค้าเอาข้อมูลธุรกิจที่ต้องการประชาสัมพันธ์มาลงโฆษณาเงินรายเดือน • ผู้บริหารระดับล่างจะควบคุมโปรแกรมเมอร์ในการเขียนโปรแกรมพัฒนาระบบให้ได้ตาม Project ที่ผู้บริหารระดับกลางวางไว้

5. การตัดสินใจที่มีรูปแบบไม่แน่นอนการตัดสินใจที่มีรูปแบบไม่แน่นอน • เป็นรูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง เกี่ยวกับนโยบายการวางแผนระยะยาวในองค์กร เช่น อีก 5-10 ปีข้างหน้า ควรมีโรงงานผลิตเพิ่มขึ้นหรือไม่ ถ้าควรจะเพิ่มที่ไร เมื่อไหร่ จะต้องใช้เงินทุนเท่าไร ดังนั้น สารสนเทศที่นำมาประกอบการตัดสินใจต้องมีขอบเขตที่กว้างขวาง ทั้งข้อมูลภายในและภายนอกองค์กร

6. การตัดสินใจที่มรรูปแบบกึ่งแน่นอน-กึ่งไม่แน่นอนการตัดสินใจที่มรรูปแบบกึ่งแน่นอน-กึ่งไม่แน่นอน • มักเป็นการตัดสินใจเพื่อควบคุมเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นให้เป็นไปตามแผนในระยะเวลา 1-3 ปี ข้างหน้า เช่น องค์กรมีนโยบายจะนำสินค้าออกสู่ตลาดโลกต้นปีหน้าโดยเริ่มจากการเปิด Website ผู้จัดการฝ่ายผลิตสินค้าจะต้องพิจารณาทรัพยากรที่มีอยู่ว่าจะสามารถผลิตสินค้าที่ประมาณการจะขายได้หรือไม่ ถ้าได้จะผลิตอะไร เมื่อไร ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง โดยใช้ต้นทุนต่ำสุด ข้อมูลที่ใช้มักเป็นข้อมูลภายใน เกี่ยวข้องกับเงินทุนน้อยกว่าการเปิดโรงงาน

7. การตัดสินใจที่มีรูปแบบแน่นอนการตัดสินใจที่มีรูปแบบแน่นอน • มักเป็นการตัดสินใจเพื่อให้การดำเนินงานในองค์กรประจำวันเป็นไปอย่างราบรื่น มักเป็นหัวหน้างานต่างๆ เช่น เครื่องจักรเครื่องหนึ่งขัดข้อง หัวหน้างานต้องแจ้งฝ่ายซ่อมบำรุงและจัดสรรพนักงานประจำเครื่องนั้นไปทำอย่างอื่นก่อน จนกว่าจะซ่อมเครื่องเสร็จ เป็นการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำวัน เป็นช่วงสัปดาห์หรือเดือน

8. ลักษณะของผู้บริหาร • การวางแผน • ผู้ริหารจะต้องมีข้อมูลที่ดีก่อน ยิ่งข้อมูลชัดเจนมากเท่าไหร่ ผู้บริหารก็จะมองเห็นสภาพปัจจุบันแล้วเตรียมพร้อมรับสถานการณ์ภายหน้าได้ดียิ่งขึ้น • การควบคุม • ควบคุมให้เป็นไปตามแผน โดยติดตามผลของการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงอย่างต่อเนื่อง และนำมาเปรียบเทียบกับที่ประมาณการไว้อย่างสม่ำเสมอ และปรับเปลี่ยนแผนเพื่อรับสภาวะที่เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา • การตัดสินใจ • ผู้บริหารต้องตัดสินใจเลือกแนวทางใดแนวทางหนึ่งจากหลายแนวทางที่มีอยู่ ผู้บริหารระดับสูงมักตัดสินใจเรื่องที่ยังไม่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ แต่ผู้บริหารระดับล่างมักตัดสินใจเรื่องที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ

9. ระบบสารสนเทศใหม่กับการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร • การทำให้เป็นอัตโนมัติหรือการออโตเมต (automation) • การจัดขึ้นตอนงานให้เหมาะสม (Rationalization) • การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจ (Reengineering or Business Process Reengineering-BPR ) • การแปรสภาพของธุรกิจ (Paradigm Shift)

10. ระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กร เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อองค์กรอย่างมาก ลอนดอน ได้จัดอันดับการเปลี่ยนแปลงต่อองค์กรนี้ออกเป็น 4 ระดับ ได้แก่ 1. การทำให้เป็นอัตโนมัติหรือการออโต้เมต 2. การจัดการขั้นตอนงานให้เหมาะสม 3. การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจ 4. การแปรสภาพของธุรกิจ

11. ระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กร 1. การทำให้เป็นอัตโนมัติหรือการออโตเมต การออโตเมตเป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้แก่การทำงานของบุคลากร เช่น การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการคำนวณค่าแรงประจำในแต่ละเดือน หรือการที่พนักงานธนาคารสามารถปรับยอดบัญชีลูกค้าเมื่อมีการฝากหรือถอนเงินโดยอัตโนมัติ 11

12. ระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กร 2. การจัดการขั้นตอนงานให้เหมาะสม เมื่อเกิดการออโตเมตขั้นตอนงานต่าง ๆ สิ่งที่ตามมาก็คือขั้นตอนงานเดิม ๆ ที่อาจไม่เหมาะสม ไม่สามารถตอบรับกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากการออโตเมตได้ จึงจำเป็นจะต้องมีการจัดการกับขั้นตอนงานเหล่านี้เสียใหม่ มีการกำหนดมาตรฐาน กฎเกณฑ์ และข้อบังคับในขั้นตอนงานใหม่ ๆ เช่น เมื่อกิจการตัดสินใจให้มีการกรอกข้อมูลการสั่งซื้อแบบออนไลน์บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ แทนการกรอกข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อลงบนกระดาษ กิจการจำเป็นจะต้องมีการเพิ่มขั้นตอนงานใหม่เพื่อให้สอดรับกับการคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบอย่างถูกต้อง ผู้กรอกข้อมูลจากต้องถูกกำหนดให้ใส่รหัสผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้นจึงสามารถคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบได้ 12

13. ระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กร 3. การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจ การปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจเป็นการปรับเปลี่ยนกระบวนการโดยสิ้นเชิงไม่ใช่เพียงแค่ออโตเมต หรือเพิ่มเติม ยกเลิก หรือแก้ไขกระบวนการเดิม ๆ ให้สอดคล้องกับการออโตเมตเท่านั้น แต่เป็นการปรับการทำงานทั้งระบบ 13

14. ระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กรระบบสารสนเทศใหม่กับการแลกเปลี่ยนภายในองค์กร 4. การแปรสภาพของธุรกิจ การแปรสภาพของธุรกิจเป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กรในระดับสูง เป็นวิธีในการดำเนินธุรกิจแบบใหม่และการสรรหาแบบจำลองธุรกิจที่ไม่เคยมีใครทำมาก่อน ซึ่งเป็นแนวทางที่แตกต่างจากการทำธุรกิจแบบเดิมโดยสิ้นเชิง เช่น ธุรกิจที่เคยมีรายได้จากการขายหน้าร้าน เปลี่ยนมาเป็นธุรกิจที่มีรายได้จากการขายแบบออนไลน์เป็นต้น แบบจำลองธุรกิจได้แก่ 4.1 การประมูลแบบกลับ 4.2 ตลาดแบบร่วม 4.3 การซื้อแบบรวมกลุ่ม 4.4 ตลาดอิเล็กทรอนิกส์ 14

15. 4.1 การประมูลแบบกลับ • ในกระบวนการจัดซื้อของกิจการขนาดใหญ่ มักเริ่มต้นด้วยใบเสนอราคา โดยส่วนมากผู้เสนอราคาต่ำสุดจะได้รับงานไป แต่ปัจจุบันการต่อรองราคาเพื่อสินค้าและบริการสามารถทำได้แบบออนไลน์ ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายมาก • ประมูลการติดตั้งผ้าม่าน • ประมูลการติดตั้งระบบเครือข่าย เป็นต้น

16. 4.2 ตลาดแบบร่วม เป็นวิธีการจัดการที่คู่ค้าตกลงกันเพื่อจะทำรายได้แก่ธุรกิจร่วมกัน เช่น http://www.amazon.com เป็นเว็บซื้อที่ขายของออนไลน์ และจะเก็บเงินค่าคอมมิชชั่น จากรายได้การขายของลูกค้าแต่ละรายที่วาง Banner ในเว็บ Amazon

17. 4.3 การซื้อแบบรวมกลุ่ม โดยปกติแล้ว ถ้าผู้ซื้อสินค้าเป็นจำนวนเงินสูง ผู้ซื้อมักมีกำลังในการต่อรองสูงด้วย ผู้ค้ารายย่อยสามารถรวมตัวกันสั่งซื้อสินค้าก็สามารถได้รับส่วนลดและบริการที่ดีขึ้นได้

18. 4.4 การตลาดอิเล็กทรอนิกส์ คือตลาดที่ไม่มีตัวตน ไม่มีสถานที่จริง ผู้ขายและผู้ซื้อมารวมกัน ยิ่งผู้ซื้อขายมีจำนวนมาก ตลาดก็จะยิ่งคึกคัก

19. การใช้สารสนเทศเพื่อแสวงหาโอกาสทางธุรกิจการใช้สารสนเทศเพื่อแสวงหาโอกาสทางธุรกิจ 1. ลดต้นทุน 2. สร้างกำแพงเพื่อกีดกันผู้เข้าสู่ธุรกิจเดียวกัน 3. สร้างค่าใช้จ่ายที่สูงในการเปลี่ยนไปใช้สินค้าหรือบริการจากผู้ค้ารายอื่น 4. การสร้างสินค้าหรือบริการใหม่ 5. การสร้างความแตกต่างให้แก่สินค้าหรือบริการ 6. การปรับปรุงสินค้าและบริการเดิมให้ดียิ่งขึ้น 7. การจับมือร่วมกับคู่ค้าหรือคู่แข่งขัน 8. การดึงหรือยึดผู้ขายเดิมไว้ให้ได้