1 / 27

UPJWeb

UPJWeb. Koulutus esimiehille ja henkilöstöasioiden hoitajille 30.9.2008. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Emmi Tammiluoma. UPJWeb-järjestelmä. HY:n oma tietojärjestelmä, joka on luotu helpottamaan UPJ-dokumentointia https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006

aaralyn
Download Presentation

UPJWeb

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. UPJWeb Koulutus esimiehille ja henkilöstöasioiden hoitajille 30.9.2008 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Emmi Tammiluoma

  2. UPJWeb-järjestelmä • HY:n oma tietojärjestelmä, joka on luotu helpottamaan UPJ-dokumentointia • https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006 • Kirjautuminen yliopiston pääkäyttötunnuksilla • Kaikki tehtävänkuvaukset ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnit laaditaan UPJWebissä • Sopimustiedot siirtyvät UPJWebiin automaattisesti henkilötietojärjestelmä Personec F.V:stä • Jos ei sopimusta voimassa, ei myöskään tietoja UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  3. Käyttäjäroolit • TT – työntekijä • EM - esimies, joka laatii työntekijälle lomakkeet ja arviot • YJ - yksikön johtaja, yleensä laitoksen johtaja • AR - arviointiryhmä • TA – työnantajan edustaja: dekaani, erillisen laitoksen johtaja tai hallintoviraston osaston johtaja • H2 - laitoksen / tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitaja • H1 - hallintopäällikkö Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  4. Esimiessivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  5. Tehtävänkuvauksen laatiminen • Esimiessivulla (EM sivu) • Laadi uusi tehtävänkuvausluonnos (uusi luonnos), huom. oikea tehtäväala • Määritä luonnoksen nimi, tehtävän nimike ja sijoitusyksikkö • Tallenna • Sido henkilöön • Tehtävänkuvauksen kirjoittaminen (työntekijä) • Tehtävänkuvauksen tarkistaminen, vaatitasojen tallentaminen (esimies ja työntekijä) ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoittaminen (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn • Huom! Jos lomaketta ei sidota työntekijään ennen esimiehen allekirjoitusta, voi lomakkeen sitoa vasta kun lomake on työnantajan hyväksymä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  6. Tehtävänkuvauksen sitominen henkilöön • Kun lomakkeelle on tallennettu vähintään sijoitusyksikkö ja tehtävän nimike • Painonappi ”Sido henkilöön” • Valitse avautuvasta työntekijälistasta ko. henkilö (”valitse”) • Näkymään aukeaa henkilön sopimustiedot, valitse sivun alareunasta sopimusjakso (”valitse”) • Henkilön tiedot tallentuvat tehtävänkuvauslomakkeelle, joka aukeaa näyttöön • Poistu lomakkeelta painonapilla ”Takaisin tehtävänkuvauslistaan” • Lomake näkyy sekä työntekijälle että esimiehelle Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  7. Tehtävänkuvauksesta • Henkilöön sidotun tehtävänkuvausluonnoksen (ei allekirjoituksia) voi irrottaa henkilöstä takaisin sitomattomaksi luonnokseksi • Irrota henkilöstä -toiminto näkyy esimiehelle lomakkeella • Lomake siirtyy esimiehen sitomattomiin lomakkeisiin • Lomake voidaan sitoa toiseen henkilöön • Allekirjoitetun tehtävänkuvausluonnoksen (joko TT tai EM allekirjoitus) voi tarvittaessa avata muokattavaksi • Avaa muokattavaksi -toiminto näkyy esimiehelle lomakkeella • Toiminto poistaa henkilön allekirjoituksen lomakkeelta ja avaa lomakkeen jälleen avoimeksi muokkaukselle Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  8. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – muu henkilöstö • Valitse esimiessivulla (EM sivu) käsittelyyn ko. henkilö • Avaa henkilön hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen - painonappi • Valitse, onko kyseessä vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi • Arvioi kaikki lomakkeen kohdat • Kirjoita perustelut (näkyy YJ:lle ja TA:lle) • Tallenna • Lomakkeen ja arvioinnin tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipiteen ja mahdollisten perustelujen tallennus • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  9. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Valitse esimiessivulla (EM sivu) käsittelyyn ko. henkilö • Avaa henkilön hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen -painonappi • Valitse, onko kyseessä vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi • Määritä arviointiajanjakso (mennyttä aikaa) • Tallenna • Arviointitekijöiden painotuksen määritys (esimies) • Ansioiden dokumentointi (työntekijä) • Tallenna (työntekijä) • Arviointitekijöiden suoritustason määritys (esimies) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  10. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Kirjoita perustelut (esimies) perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen ja arvioinnin tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipiteen ja mahdollisten perustelujen tallennus • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  11. Suoritusarvioinnin muuttaminen tai poistaminen • Arviointia voi muuttaa vielä ennen lomakkeen allekirjoitusta • Muu henkilöstö • Muuta halutulle arviointitekijälle annettua arviota ja tallenna lomake uudelleen • Opetus- ja tutkimushenkilöstö • Muuta halutulle arviointitekijälle annettua arviota ja tallenna lomake uudelleen • Jos haluat muuttaa painotuksia tai ansioiden dokumentointia, tyhjennä kaikki annetut arviot ja tallenna lomake uudelleen • Allekirjoitettua lomaketta ei voi muokata Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  12. Vuotuinen suoritusarviointi • Arvioidaan keväällä (helmi-toukokuu) • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein • Tasot maksuun toukokuussa (muu henkilöstö) ja elokuussa (opetus- ja tutkimushenkilöstö) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  13. Suoriutumisarviointi muuna ajankohtana • Uuden henkilön ensimmäinen henkilökohtaisen suoriutumisen arvio • Työntekijän tehtävien vaativuustason muuttuessa Suoriutuminen arvioidaan kuuden kuukauden sisällä tehtävän vaativuustason muuttumisesta. Opetus- ja tutkimushenkilöstön vaativuustasoille 5-11 kuuluville henkilöille suoriutuminen tulee arvioida 12 kk kuluessa vaativuustason muutoksesta. • Henkilökohtaista suoriutumista ei voi laatia muulloin kuin yllä mainituissa tilanteissa tai vuotuisen arviointikierroksen yhteydessä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  14. Suoritustason laskeminen • Jos työntekijän suoritustaso laskee edellisestä, samaan tehtävään laaditusta suoritusarvioinnista • UPJWeb ilmoittaa suoritustason laskusta lomakkeella • Ilmoitus suoritustason laskusta tulee hyväksyä (rasti ruutuun) ennen lomakkeen allekirjoitusta • Ryhdytään työsuorituksen parantamista tukeviin toimenpiteisiin • UPJWebissä laaditaan uusi arviointi 6/12 kk kuluttua ensimmäisestä arviosta, jossa suoritustaso on laskenut • Jos suoriutuminen ei ole palautunut ennalleen, lasketaan suoritustaso uutta arviointia vastaavaksi • Ilmoitus suoritustason laskusta ei poistu arviointilomakkeelta Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  15. Tehtävänkuvauksen tai suoritusarvioinnin hylkääminen ja luonnoksen poistaminen • Jos tulee laadittua ja allekirjoitettua lomake jota ei tarvitse käsitellä eteenpäin • Yksikön johtaja (YJ) voi aina hylätä lomakkeen • Lähetä yksikön johtajalle pyyntö hylätä lomake • Esimies voi tarvittaessa poistaa Luonnos-tilassa (ei allekirjoituksia) olevat tehtävänkuvaukset ja suoritusarviointilomakkeet Poista -napilla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  16. Tehtävänkuvauksen kopioiminen luonnokseksi • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sitomattomaksi luonnokseksi • Avaa tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida luonnokseksi • Laadi luonnos -nappi kopioi tekstin uudelle sitomattomalle lomakkeelle ilman allekirjoituksia ja vaativuustasoja • Lomake avoin muokattavaksi, on arvioitava uudelleen • Sidotaan haluttuun henkilöön tai arvioidaan sitomattomana tapauksesta riippuen • Laadi luonnos jos haluat käyttää tehtävänkuvausta uuden kuvauksen pohjana ja arvioida tehtävän uudelleen Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  17. Tehtävänkuvauksen kopioiminen • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sellaisenaan • Avaa tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida • Luo kopio -nappi kopioi tehtävänkuvauksen uudelle hyväksytylle sitomattomalle lomakkeelle • Lomakkeelle kopioituu tehtävänkuvausteksti, vaativuustasot, perustelut ja allekirjoitukset (paitsi työntekijän) • Lomake pitää sitoa erikseen työntekijään, jonka tulee myös allekirjoittaa lomake • Lomaketta ei pysty muokkaamaan tai arvioimaan uudelleen, ainoastaan TT:n perustelut -kenttä on avoin muokkaukselle • Kopiointi ei ole mahdollista arkistoiduissa lomakkeissa • Käytä kopiointia vain uuden henkilön palkkaamisen yhteydessä, ei vanhan työntekijän vaativuustason muutoksen yhteydessä! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  18. Esimiesrekisteri Jos et näe alaistasi EM-sivullasi, esimiesrekisteri ei luultavasti ole ajan tasalla. Ota tällöin yhteys yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajaan (H2), joka ylläpitääesimiesrekisteriä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  19. HH-sivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  20. Hakurajoitukset • Sijoitusyksikkö • Yksiköt, joihin henkilölle on myönnetty HH-rooli • PS-tila • Aktiivinen palvelussuhde (ps) – paikalla olevat työntekijät • Virkavapaus (vv) – yksiköstä virkavapaalla (joko HY:ssä tai ulkopuolella) olevat työntekijät • Alkava/päättyvä palvelussuhde (a/p) – työntekijät joiden palvelussuhteen alkuun alle 3 kk (sopimus Personec F.V:ssä) tai palvelussuhteen päättymisestä alle 3 kk • Päättynyt palvelussuhde (-) – työntekijät joiden palvelussuhteen päättymisestä yli 3 kk • Hyväksytyt lomakkeet arkistoituvat automaattisesti Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  21. Valittu työntekijä • Valikko listaa työntekijät muiden hakurajoitusten mukaisesti • Listalta voi valita suoraan käsiteltäväksi halutun työntekijän, jolloin ko. henkilön sopimustiedot ja lomakkeet avautuvat näyttöön • Kaikki palvelussuhteen tilat • Listaa valittu työntekijä-listaan kaikki työntekijät palvelussuhteen tilasta riippumatta • Hae henkilöitä joko rajaamalla hakurajoituksia tai • Etsi lomakkeita ilman hakurajoituksia suoraan dokumentin tilan mukaan • Luonnokset ja allekirjoitetut luonnokset eivät näy HH-sivulla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  22. Roolihallinta • Esimiesroolin antaminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Merkitse halutun uuden esimiehen henkilötunnus (muotoa 111260-123V) tai mikroverkon käyttäjätunnus kohtaan: ”uusi henkilö valitulle roolille valitussa sijoitusyksikössä” • Lisää • Esimiesroolin poistaminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Valitse haluttu esimies Henkilö-valikosta • Klikkaa vihreää sijoitusyksikkötunnistetta, jolloin esimiesrooli kyseiseen yksikköön poistuu • Tarkista tilanne avaamalla Henkilö-valikko henkilön ei pitäisi enää näkyä esimieslistalla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  23. HH-, YJ ja TA- roolin hakeminen • Henkilöstöasioiden hoitajan, yksikön johtajan ja työnantajan edustajan roolit myönnetään aina henkilöstö- ja lakiasiain osastolla sijoitusyksikkökohtaisesti • Almassa käyttölupahakemus jonka hallintopäällikkö allekirjoittaa • Roolit muistettava perua samalla käyttölupahakemuksella esim. eläköitymisen tai muihin tehtäviin siirtymisen myötä • UPJWebiin muodostuu uusi sijoitusyksikkö aina, kun työntekijä sijoitetaan yksikköön missä ei ole vielä muita työntekijöitä. Tällöin henkilöä ei näe UPJWebissä, jollei ko. yksikköön erikseen haeta em. rooleja. Ole tarkkana: sijoitusyksikkö vs. vastuualue! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  24. Esimiesrekisteri • Esimiestiedon päivittäminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Valitse haluttu esimies Esimies, jolle valitaan työntekijöitä –valikosta • Etsi työntekijälistasta työntekijä, jolle ollaan määrittelemässä esimiestä • Paina Vaihda esimies- nappia työntekijän kohdalla • Muutos näkyy heti esimieslistalla • Muista määrittää uudelle työntekijälle aina esimies • Esimiesrekisterissä näkyy aktiivisessa palvelussuhteessa olevat sekä alkavassa/päättyvässä palvelussuhteessa olevat työntekijät Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  25. Tehtävänkuvauksen laatiminen H1-roolilla • Edellyttää myös esimies-roolia • Valitse HH-sivulla hyväksytty tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida tai luo EM-sivulla uusi luonnos • Sido henkilöön • Valitse ”oma rooli” -valikosta rooliksi H1, jolloin henkilöiden valintaluetteloon aukeaa kaikki sijoitusyksikön työntekijät • Valitse listasta henkilö, kenet haluat sitoa lomakkeeseen • Etene normaalisti sitomisprosessi loppuun • Sitomisen jälkeen lomake näkyy työntekijällä sekä hänen esimiehellään • Jos lomaketta ei heti sido henkilöön, näkyy sitomaton lomake lomakkeen laatineen esimiehen EM-sivulla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  26. Yleistä • UPJWeb:n ”Omat tiedot” -sivun sopimustiedot (sis. koulutustieto) ovat ajantasaiset (Personec F.V) • Lomakkeiden sopimustiedot ”jäätyvät” lomakkeen allekirjoitushetken sopimustietoihin • Sopimustiedot eivät päivity lomakkeille lomakkeen allekirjoituksen jälkeen ja voivat siis olla vanhentuneita • Tehtävänkuvauksen sopimustiedot siirtyvät sellaisenaan myös henkilomakkeelle • H1-roolilla voi arkistoida vanhat lomakkeet • Tehtävänkuvauksen arkistointi arkistoi myös siihen sidotut henkiarviot. Henkiarvion arkistointi ei arkistoi tehtävänkuvausta. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

  27. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • UPJWeb käyttöohjeet • Pääkäyttäjät henkilöstö- ja lakiasiain osastolla Emmi Tammiluoma ja Ilkka Pekkarinen Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

More Related