Técnicas de Apresentação

1. TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO

2. Comunicamos que todas as informações contidas neste documento são confidenciais. A utilização, cópia, distribuição e divulgação não autorizadas são expressamente proibidas. Agradecemos a colaboração.© 2020 Visagio. Todos os direitos reservados.

3. Exercício A Visagio foi convidada para participar de uma reunião comercial com a diretoria de Operações da Pizza Hut. Na reunião, foi levantada a necessidade de um projeto de diagnóstico de processos e requisitado que fosse elaborada uma proposta técnica do projeto. Elabore 3 slides para compor essa proposta. Sugestão para etapas do projeto: • Mapeamento dos processos AS IS • Entendimento inicial com a liderança • Entrevista com as áreas executoras • Desenho do processo AS IS • Validação do processo AS IS • Identificação de oportunidades de melhorias • Eficiência dos processos • Fluxo de informação • Controles e padronização • Sistemas / ferramentas • Desenho do processo TO BE • Quantificação dos ganhos • Validação do modelo TO BE com liderança e áreas 10 Minutos

4. PASSO A PASSO 1. Para quem será apresentado? 4. Como a apresentação será construída? 2. Qual é amensagem principal? 5. Quem entregará a mensagem? 3. Como será a comunicação?

5. PASSO A PASSO 1. Para quem? CONTEXTO 4. Como? CONSTRUÇÃO 2. O quê? CONCLUSÃO 5. Quem? APRESENTADOR 3. Como? ROTEIRO

6. PASSO A PASSO 1. Para quem? CONTEXTO

7. Passo 1: Entender o Contexto • Começaremos pelo mapeamento dos stakeholders Impacto da decisão para os stakeholders Intensidade e qualidade do esforço que podemos esperar dos stakeholders Impacto Autoridade e influência dos stakeholders na tomada de decisão Poder Engajamento

8. Passo 1: Entender o Contexto • Podemos ir mais fundo na compreensão do contexto, com perguntas que nos colocam na posição do público, a fim de entender sua perspectiva Qual é o cargo das pessoas? Diretores?Gerentes? Que ação quero despertar no ouvinte? (propósito) Qual o seu interesse nesseassunto? Quanto ele entende? Precisocontextualizá-lo? Pode haver resistência? Questõespolíticas? Qual a minha credibilidade perante aaudiência?

9. PASSO A PASSO 1. Para quem? CONTEXTO 2. O quê? CONCLUSÃO 5. Quem? APRESENTADOR

10. Passo 2: Mensagem Principal – O quê? • Antes de se iniciar a construção de qualquer apresentação, temos que retomar à pergunta: • Precisamos de uma apresentação ou relatório?

11. Passo 2: Mensagem Principal – O quê? • Antes de se iniciar a construção de qualquer apresentação, temos que retomar à pergunta: • Precisamos de uma apresentação ou relatório? Palestras são audiovisuais Prender a atenção de todos Conteúdo denso e auto explicativo

12. Qual é a principal mensagem que queremos passar? Por que estamos fazendo a apresentação? Qual é o objetivo?

13. PASSO A PASSO 1. Para quem? CONTEXTO 4. Como? CONSTRUÇÃO 2. O que? CONCLUSÃO 3. Como? ROTEIRO

14. Passo 3: Construir o Roteiro – Como? • A construção do roteiro é o ponto chave da boa comunicação. Sugerimos que o conteúdo apresente três aspectos básicos Indução x Dedução Princípio da Pirâmide MECE • Organização • doconteúdo • Poderdos • argumentos • Estruturação lógica dos argumentos

15. Passo 3: Construir o Roteiro – Lógica Da Pirâmide • A construção do roteiro é o ponto chave da boa comunicação. Dessa forma, no mundo de consultoria, é muito utilizada a lógica da pirâmide para construção de apresentações Como a mente humana raciocina? The Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking, & ProblemSolving Autor: BarbaraMinto

16. Passo 3: Construir o Roteiro – Lógica Da Pirâmide • A lógica da pirâmide é uma forma de organizar os pensamentos, facilitando a absorção do conceito transmitido

17. Passo 3: Construir o Roteiro – Lógica Da Pirâmide • Nesse sentindo, a autora propõe que toda argumentação baseada na lógica da pirâmide sempre seja aderente a três princípios básicos Mensagemprincipal que conduza àação Tendência1 Tendência2 AGRUPAR HIERARQUIZAR Argumentos primários Argumentos secundários

18. Passo 3: Construir o Roteiro – Lógica Da Pirâmide • Estudos mostraram que a mente humana entende um texto mais claramente quanto ele é estruturado segundo uma lógica da pirâmide Número Mágico: 3 a 5 itens por nível Relação lógica entre os itens (a hierarquia ajuda) ... O QUÊ Tema Categorias Ideias POR QUÊ

19. Passo 3: Construir o Roteiro – Lógica Da Pirâmide • Para apoiar a mensagem principal, existem duas alternativas de estruturas lógicas – dedução e indução Indução(Agrupamento) Dedução(Argumentação) Mensagem principal Mensagem principal Situação/complicação/conclusão Razões / ações /exemplos

20. Passo 3: Construir o Roteiro - Lógica Indutiva • No agrupamento, a mensagem principal deve ser apoiada por razões, ações ou exemplos, baseando-se em uma lógica indutiva Mensagem principal Conclusões principais Razão / ação / exemplo Razão / ação / exemplo Razão / ação / exemplo

21. Passo 3: Construir o Roteiro - Lógica Indutiva • Geralmente, três ideias apoiam a mensagem principal, mas este número pode variar entre dois e cinco A Loja deve ser fechada Por quê? Os custos com aluguel e pessoas são altos As vendas caíram pela metade nos últimos anos Razões A loja está mal posicionada

22. Passo 3: Construir o Roteiro - Lógica Dedutiva Já na Lógica Dedutiva, a compreensão da mensagem principal depende da apresentação das partes do raciocínio Mensagem principal Recomendação Situação Complicação Conclusão Comentário sobre a situação (Mas) Implicação da situação e do comentário (Portanto) Afirmação sobre a situação (Não permite controvérsia)

23. Passo 3: Construir o Roteiro - Lógica Dedutiva Uma argumentação pode ser bastante persuasiva, porém sua elaboração deve ser cuidadosa A Loja deve ser fechada Recomendação Situação Complicação Conclusão As vendas caíram pela metade e os altos custos com aluguel e pessoas se mantiveram Ao analisar a rentabilidade, a área comercial constatou que a loja não era rentável para a empresa A empresa abriu uma nova loja em junho de 2017

24. Passo 3: Construir o Roteiro - Lógica Dedutiva e Indutiva • A lógica indutiva tende a ser mais fácil de ser apresentada, uma vez que a dedutiva exige o desenvolvimento de uma linha de raciocínio Lógica Indutiva • Lógica Dedutiva • É muito eficaz para audiências receptivas e prontas a agir • É um modo direto e objetivo de passar adiante a mensagem • Se um ponto é rejeitado, os demais pontos ainda podem persuadir • Exige a apresentação de todas as partes do raciocínio para a compreensão da mensagem • É particularmente eficaz com audiências resistentes

25. Passo 3: Construir o Roteiro – Metodologia MECE • A lógica da pirâmide só é coerente quando os elementos contidos em um nível não se repetem e são cobertos todos os pontos que a audiência possa levantar MECE Mutuamente Exclusivo Coletivamente Exaustivo Nenhumarepetição Nenhuma falta deinformação

26. Passo 3: Construir o Roteiro – Metodologia MECE • Podemos afirmar que a lista abaixo está MECE? A cozinha tem apenas 5 m² Esta rua vive em obras. Precisamos de mais espaço A casa é velha e precisa de grandes reformas A cozinha é muito pequena O encanamento está com problemas Nós precisamos vender a casa O trânsito nesta rua é muito pesado

27. Passo 3: Construir o Roteiro – Metodologia MECE • Podemos afirmar que a lista abaixo está MECE? Nós precisamos vender a casa • A casa é velha e precisa de grandes reformas • O encanamento está com problemas • Precisamos de mais espaço • A cozinha tem apenas 5 m² • A cozinha é muito pequena • O trânsito nesta rua é muito pesado • Esta rua vive em obras.

28. PASSO A PASSO 1. Para quem? CONTEXTO 4. Como? CONSTRUÇÃO 2. O que? CONCLUSÃO 5. Quem? APRESENTADOR 3. Como? ROTEIRO

29. Esqueleto da Apresentação

30. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação • Após a construção do roteiro, o passo seguinte é a definição do que vai e o que não vai para o slide

31. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação • A utilização de recursos visuais deve ser orientada pelo conteúdo que se deseja transmitir Figuras Gráficos Reunião Resultados Acompanhamento Projeto Análises Vendas Método

32. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação • É importante decidirmos quais elementos serão utilizados Ícones Imagens Gráficos Tabelas Objetos

33. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação • Além disso, é importante que cada slide tenha uma mensagem principal... Um conceito Um discurso

34. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • A lógica horizontal é dada pelos cabeçalhos de cada slide – veja exemplo abaixo Lendo somente os cabeçalhos você deveria ser capaz de entender o que se pretende com o relatório/apresentação

35. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • Quando a página ficar muito poluída, deve-se quebrá-la em duas utilizando reticências...

36. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • ...ou repetindo o cabeçalho

37. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • Pode-se utilizar um texto auxiliar na base do slide para se tirar uma conclusão do cabeçalho após ter lido o detalhe da página... Indicadores de Desempenho – Maio/2015 Indicadores de Desempenho – Setembro/2015

38. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • ...ou ser uma continuação da afirmação do cabeçalho que faz mais sentido após ter lido o conteúdo da página

39. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Horizontal • Não se utiliza ponto ou dois pontos em apresentação, ele é substituído pelo travessão Exemplo de substituição de ponto Exemplo de substituição de dois pontos

40. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Vertical • Exemplo de lógica vertical com quadro – buscar identificar visualmente o quadro com o cabeçalho Facilmente relaciona o cabeçalho com o quadro, pois há o destaque das palavras econômica, social e ambiental

41. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação - Lógica Vertical • Exemplo de lógica vertical com gráfico – buscar facilitar a identificação do número do cabeçalho no gráfico Indicadores de Desempenho – Maio/2015 Indicadores de Desempenho – Setembro/2015

42. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação • Algumas dicas práticas em relação à utilização de textos As páginas não podem ser poluídas com texto! Caso haja bullets, é ideal ter no mínimo 3 bullets na página, mas não mais do que 6 Os textos devem ser concisos e objetivos, buscando não exceder 3 linhas – isso vale para os cabeçalhos, bullets, parágrafos e alíneas Saber destacar o texto com negrito e cores diferentes, balanceando com ícones, por exemplo Buscar utilizar, sempre que possível, gráficos e desenhos para ilustrar o ponto que se quer tratar Evitar usar letras com fonte menor que 16

43. Passo 4: Construindo Slides – Esqueleto da Apresentação Outras dicas práticas são importantes de serem ressaltadas Uma ideia de cada vez Economize palavras (máximo 30) Palavras simples, números arredondados Letras fáceis de ler e padronizadas • 20 a 25 para títulos • 16 a 18 para textos corridos Use “slides em construção”, “slides em validação” e etc. Utilize o corretor ortográfico! Utilize o corretor lógico! (escrever e ler -> storyline) Em validação

44. Até o momento, vocês identificaram alterações necessárias a serem feitas na apresentação do grupo?

45. Identidade Visual

46. Passo 4: Construindo Slides – Identidade Visual • O primeiro item de identidade visual é a garantia de utilização de cores adequadas Exemplo 1 Exemplo 2

47. Passo 4: Construindo Slides – Identidade Visual • Para tal, é importante atentar para a paleta de cores utilizada, que pode ser configurável quando necessário Paleta 1 Paleta 2

48. Passo 4: Construindo Slides – Identidade Visual • Efeitos de sombra, bisel e 3D vs Flat Design Efeitos de sombra, bisel e 3D Flat Design Atualmente, a tendência de design são gráficos e elementos simples, que não roubam atenção do receptor da mensagem – o “foco é o conteúdo”

49. Passo 4: Construindo Slides – Identidade Visual • Outro ponto importante é a utilização de imagens, que pode ser adequada ao perfil do público Dicas de Banco de Ícones www.flaticon.com www.thenounproject.com

50. Utilização de Gráficos