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Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado

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Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado. Secretaria de Gestão Pública. UTIC – U nidade de T ecnologia da I nformação e C omunicação. O que é ? Sistema Informatizado de Gestão Integrada e Arquivística dos Documentos Públicos. Objetivos:

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solu o de protocolo nico e gest o de documentos do estado

Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado

Secretaria de Gestão Pública

UTIC – Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação

slide2
O que é ?Sistema Informatizado de Gestão Integrada e Arquivística dos Documentos Públicos
slide3
Objetivos:

> Integração dos órgãos e informações (e-gov)

> Transparência das ações administrativas

> Integração dos arquivos e protocolos

> Solução Web

> Normalização e automatização dos procedimentos para avaliação, preservação e eliminação de documentos

slide4
Benefícios Gerais ao Estado e ao Cidadão:

- Organização de Documentos (Planos de Classificação e tabelas de Temporalidade)

- Preservação do patrimônio documental de cada Secretaria

- Acesso do cidadão à tramitação dos processos de seu interesse via Internet

- Padronização e Informatização de Termos Técnicos

- Auxílio na Liberação de Espaço Físico dos Documentos

solu o sist mica
Solução Sistêmica

Treinamento, Suporte e Atendimento de

1º Nível

Desenvolvimento e Manutenção

Sistema de

Protocolo Único

Gestão do Projeto

Gestão

de

Documentos

Normas, Padrões e Novas Funcionalidades

slide6

Planejamento para Implantação do Projeto em Setembro 2008 em 7 Secretarias

Instituição do Grupo Técnico de Protocolo Único

Projeto Designado à Secretaria de Gestão

Início das Implantações nas Primeiras Secretarias

Formalização às Primeiras Secretarias

Adequação Técnica para Suportar a Solução (Secretarias)

Novas Implantações e Funcionalidades

Conclusão das Implantações

Agosto

2007

Novembro 2007

Junho

2008

Abril

2004

Junho

2008

Setembro

2008

Novembro

2008

2011

Linha do Tempo

implanta o da solu o primeiras secretarias
Implantação da Solução:Primeiras Secretarias
  • Casa Civil
  • Comunicação
  • Fazenda
  • Gestão Pública
  • Meio Ambiente
  • Procuradoria Geral do Estado
  • Relações Institucionais
implanta o do spdoc na secretaria de gest o em 01 de setembro de 2008
Implantação do SPdoc na Secretaria de Gestão em 01 de Setembro de 2008

> 2000 Documentos em Andamento – Recadastrados e Classificados conforme “Plano de Classificação Atividade-MEIO”

> Período de Re-cadastramento e classificação 18/08 à 29/08

> 6 pessoas para re-cadastramento e Classificação dos Documentos

> Recadastramento com Base nas Informações do Sistema Legado – SEM manipulação dos efetivos Documentos

> 40 Usuários Treinados e Cadastrados no Sistema

> Gestora - Iara Lopes da Silva (Protocolo/SGP)

premissas para ades o solu o
Premissas para Adesão à Solução
  • Designar Gestor da Solução na Secretaria
  • Migrar os Dados do Sistema Atual de Protocolo para a nova Solução
  • Adaptar os Sistemas Integrados com o Sistema de Protocolo Atual da Secretaria para se integrar a nova Solução
  • Envolver as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos (CADA) das Secretarias na Elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade
  • Disponibilizar equipes de Protocolo e Arquivo para treinamento, análise e validação da Solução
cad o sistema
Cadê o Sistema ??

HOMOLOGAÇÃO --- http://10.200.240.54/Gdoc/Publico/Login.aspx

Acesso Condicionado à IP´s e Usuários

PRODUÇÃO --- http://10.200.50.11/SPDOC/Publico/Login.aspx

Acesso Intragov

slide11
Aldo Fábio Garda – Coordenador UTIC aldogarda@sp.gov.brEduardo Soler – Gerente do Projeto jesoler@sp.gov.br

Obrigado !

UTIC – Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação