slide1 l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
????????????????????????????????? ???????????????????? PowerPoint Presentation
Download Presentation
????????????????????????????????? ????????????????????

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 40

????????????????????????????????? ???????????????????? - PowerPoint PPT Presentation


  • 204 Views
  • Uploaded on

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน และสำนักงานอัตโนมัติ. โครงสร้างสำนักงาน. การทำงานหรือการดำเนินงานใด ๆ สิ่งที่ขาดไม่ได้และจำเป็นต้องมีก็คือ สำนักงานเพื่อประโยชน์สำหรับการ ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นศูนย์รวมในการติดต่องาน สำนักงานนั้นเป็นหน่วยงานหรือเป็นศูนย์สำหรับปฏิบัติงานทางด้านเอกสาร

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '????????????????????????????????? ????????????????????' - Pat_Xavi


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงานและสำนักงานอัตโนมัติความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงานและสำนักงานอัตโนมัติ

slide2

โครงสร้างสำนักงาน

การทำงานหรือการดำเนินงานใด ๆ สิ่งที่ขาดไม่ได้และจำเป็นต้องมีก็คือ สำนักงานเพื่อประโยชน์สำหรับการ ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นศูนย์รวมในการติดต่องาน

สำนักงานนั้นเป็นหน่วยงานหรือเป็นศูนย์สำหรับปฏิบัติงานทางด้านเอกสาร

อาจจะเปรียบเทียบได้ว่าสำนักงานเป็นกองบัญชาการในการทำ งานใด ๆ

สำนักงานจะมีโครงสร้างของแต่ละสำนักงานนั้น ๆ เพื่อเป็นการกำหนดหรือบ่งบอกถึงลักษณะ ระบบการทำงานหรือสายการดำเนินงานภายในสำนักงานว่ามีลักษณะอย่างไรบ้าง

โครงสร้างของสำนักงานมักจะจัดทำ ขึ้นมาในรูปแบบของแผนภูมิที่รู้จักกันดีว่า Organization Chart หรืออาจเรียกว่าแผนภูมิองค์กร แผนภูมิการจัดองค์กร แผนภูมิการบริหาร ก็ได้

slide3
ความหมายของสำนักงาน
  • สำนักงานหมายถึง หน่วยที่มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบ เพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง หรือข้อมูลต่าง ๆ ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
  • สำนักงาน ยังเป็นสถานที่ตั้งของหน่วยซึ่ง ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจ
  • สำนักงาน เป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำ เอกสาร และการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ
  • สำนักงาน มักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์ปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำ นวยความสะดวก พบปะ ติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำ งานอยู่ในสำ นักงาน
slide4
ความสำคัญของสำนักงาน

สิ่งหนึ่งที่ควรรู้และเข้าใจ ก็คือ หน้าที่ของสำนักงาน คือ

1. เป็นศูนย์ในการติดต่อประสานงานต่าง ๆ ซึ่งจะจัดให้มีการบริการและการควบคุม

2. เป็นสถานที่จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพ และยังสามารถที่จะร่วมมือประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ได้เป็นอย่างดี

3. เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นจริง ครบถ้วน และเชื่อถือได้

slide5
โครงสร้างสำนักงานอัตโนมัติโครงสร้างสำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

มีการกล่าวถึงสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) และสำนักงานแบบ

ใหม่ (Modern Office) กันอย่างมาก

1. สำนักงานแบบใหม่ (Modern Office) หมายถึง การจัดสำนักงานให้ทันสมัยโดย

มีอุปกรณ์และเครื่องใช้สำ นักงาน ตลอดจนเครื่องอำ นวยความสะดวกต่าง ๆ ให้เหมาะ

แก่การปฏิบัติงาน

2. สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หมายถึง สำนักงานที่อาศัยระบบ

คอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารเข้ามาช่วยในการเก็บรักษา ค้นหา จัดระบบ และ

แจกจ่ายข้อมูลในสำนักงาน

slide6
ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ไม่นาน หลังจากที่เทคโนโลยีต่าง ๆ ของ

ระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารต่าง ๆ ได้มีการพัฒนามาถึงขั้นที่สามารถ

เชื่อมต่อเข้าหากันได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ ในลักษณะที่เป็นเครือข่าย และ

สิ่งที่จะสามารถสังเกตเห็นได้ง่ายก็ คือ ในระบบสำ นักงานอัติโนมัติโดยส่วนใหญ่

แล้วจะไม่ค่อยมีเรื่องของการใช้กระดาษเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงาน และสาเหตุที่

สำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำ ให้เกิดการตื่นตัวในเรื่องของสำ นักงานอัติโนมัตินี้ ก็คือ

  • ค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน ที่ต้องใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ
  • ต้นทุนของสินค้าและบริการก็สูงขึ้น
  • ประสิทธิภาพในการทำ งานลดลงไม่ทันกับอัตราการขยายตัวทางธุรกิจ
slide7
ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

การรับข้อมูลเข้าในสำ นักงานอัตโนมัติ จะใช้การบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงในอุปกรณ์

อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ซึ่งสามารถทำ การเพิ่มเติม แก้ไข ตรวจทาน ข้อมูลที่ป้อนได้

ตลอดเวลา ซึ่งไม่จำ เป็นต้องใช้กระดาษในการเก็บข้อมูลต่าง ๆ เลย

การจัดการประมวลผลข้อมูล เป็นการนำ เอาข้อมูลที่ได้ทำ การป้อนไว้แล้วในขั้น

ตอนแรกและเก็บเอาไว้ในสื่อต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเทป หรือแผ่นดิสก์ แล้วนำ เอาข้อ

มูลเหล่านั้นมาประมวลผลด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ

การเตรียมข้อมูลออก เป็นการส่งข้อมูลที่ได้จากการประมวลผล เพื่อนำ ไปใช้งาน

ต่าง ๆ ด้วยอุปกรณ์สื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ระบบโทรคมนาคม ไม่ว่าจะเป็น

สายเคเบิล สายโทรศัพท์ สายโทรทัศน์ หรือดาวเทียม

การส่งข้อมูลออก ความสามารถในการส่งข้อมูลออกนี้จะทำ ได้ดีกว่า นอกจากจะ

สามารถเก็บและเรียกใช้ข้อมูลได้แล้วยังสามารถส่งข้อมูลต่าง ๆ ในรูปของ

สัญญาณดิจิตอลไปตามสื่อกลางต่าง ๆ ที่เรียกว่า ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

office automation is
Office Automationis..
  • กระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) มาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงาน
  • โดยการรวบรวมนำเครื่องมืออัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ตลอดจนมีระบบการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นงานอัตโนมัติ
  • มีวัตถุประสงค์สำคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย (ในระยะยาว) เพิ่มความเร็ว และสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันเพื่อประโยชน์ สูงสุดของสำนักงาน
  • ตัวอย่างเครื่องมืออัตโนมัติที่เป็นพื้นฐานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องถ่ายเอกสาร โทรสาร ระบบโทรศัพท์ การประชุมทางไกลคอมพิวเตอร์
slide10
สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ

องค์กรให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติด้วยเหตุผล 3 ประการคือ

  • ประการที่หนึ่ง กิจกรรมทางธุรกิจได้เพิ่มความซับซ้อนมากขึ้น
  • ประการที่สอง เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนามากขึ้น
  • ประการที่สาม ค่าใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มขึ้น
slide11
สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ
  • ประการที่หนึ่ง : การเพิ่มความซับซ้อนของกิจกรรมทางธุรกิจ

ธุรกิจโดยทั่วไปมีความซับซ้อนอยู่แล้ว แต่ปัจจุบันความซับซ้อนยิ่งเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้เพราะธุรกิจได้รับอิทธิพลของ

      • เศรษฐศาสตร์ระหว่างประเทศ
      • การแข่งขันกันในตลาดโลก
      • เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำธุรกิจซับซ้อนขึ้น
      • ช่วงเวลาที่กำหนดในการทำกิจกรรมลดลง
slide12
สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ
  • ประการที่สอง :เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนามากขึ้น
      • คอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีขนาดเล็กแต่ศักยภาพสูง
      • หน่วยเก็บข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลได้มากขึ้น โดยใช้เนื้อที่เพียงเล็กน้อย
      • การประมวลผลทำได้รวดเร็ว
      • มีการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ตัวอื่นๆ ในระบบเครือข่าย
      • ผู้ใช้มีความเข้าใจถึงวิธีใช้งาน
slide13
สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ
  • ประการที่สาม :ค่าใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มขึ้น
    • เมื่อมีการขยายธุรกิจ กิจการทำงานตามระบบดั้งเดิม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจ้างบุคลากร
    • การจ้างบุคลากรเข้ามาทำงานหนึ่งคน องค์กรจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเป็นต้นว่า ค่าจ้าง ค่าสวัสดิการ ค่าพื้นที่ที่ใช้ในการทำงาน
    • ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ทำให้ต้นทุนของสินค้าสูงขึ้น
slide14
อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย

อดีต

  • ต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ
  • การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ
  • การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก
slide15
อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย

ปัจจุบัน

  • มีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย มีเครื่องพิมพ์ที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย เรียกว่า เวิร์ดโปรเซสเซอร์
  • ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไป เรียกว่า เดสท๊อปพับปลิชเชอร์มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการคิดคำนวณและประมวลผลเก็บข้อมูล เช่น ฟลอปปี้ดิสก็ ฮาร์ดดิสก์
  • ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุปผล สร้างรายงาน ทำกราฟ การส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันก็ทำในรูปการสื่อสารข้อมูล
slide17
อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย

ปัจจุบัน

  • ระบบการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้
  • อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการนับจำนวน
  • การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีการส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ
slide18
การสื่อสารข้อมูล : ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน
  • สำนักงานแห่งหนึ่งที่พนักงานทุกคนทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ
  • ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลข่าวสารของการขายสินค้าแต่ละตัวว่ามีแนวโน้มการขายเป็นอย่างไร มียอดการขายแต่ละเดือนเพิ่มขึ้นเท่าไร
  • ผู้จัดการฝ่ายขายต้องส่งข้อมูลการสั่งสินค้าให้กับฝ่ายผลิตเพื่อเตรียมการผลิตให้ตรงกับความต้องการ
  • การติดต่อสื่อสารทางด้านข้อมูลจึงเกิดขึ้นในกลไกขององค์กร ทั้งแนวราบและแนวระดับ เพื่อให้การดำเนินการขององค์กรเป็นไปอย่างดี
slide19
การสื่อสารข้อมูล : ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน
  • ภายในสำนักงานต้องมีอุปกรณ์สื่อสารหลายอย่างประกอบกัน เริ่มต้นไปที่ระบบโทรศัพท์การสื่อสารด้วยเสียงผ่านชุมสายโทรศัพท์กลาง หรือภายในสำนักงานมีตู้ชุมสายโทรศัพท์ขนาดเล็กที่เรียกว่า PABX
  • การสื่อสารด้านสายโทรศัพท์ยังรวมไปถึงการใช้กับเครื่องโทรสาร หรือสื่อสารข้อมูลผ่านโมเด็ม มีเทเล็กซ์ไว้ส่งข้อมูลตัวอักษรระหว่างกัน มีระบบเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายภายใน (Intranet)
slide22
สาเหตุที่ต้องมีการแก้ไขปรับปรุงระบบสำนักงานเดิมสาเหตุที่ต้องมีการแก้ไขปรับปรุงระบบสำนักงานเดิม
  • งานเอกสารที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
  • ค่าแรงที่เพิ่มขึ้น
  • ประสิทธิภาพของพนักงานลดลง
  • ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในการนำเครื่องมือทันสมัยเข้ามาในสำนักงาน
slide23
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
  • สนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติจะใช้ให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จึงทำให้องค์กรของพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ผลงานของผู้ปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นสัมพันธ์กับชั่วโมงการทำงาน
  • ทำให้ผลกำไรขององค์กรมากขึ้นอันเนื่องมาจากค่าใช้จ่ายลดลง และผลผลิตมากขึ้น
  • เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร
  • ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์
slide24
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
  • ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารดีขึ้น ผู้บริหารจะได้รับข้อมูลข่าวสารที่ตรงประเด็น รวดเร็ว ทำให้มีทางเลือกในการแก้ปัญหามากขึ้น
  • ช่วยให้คุณภาพของผลผลิตดีขึ้น นั่นคือความถูกต้อง และความทันสมัยของข้อมูลข่าวสารมีมากขึ้น
  • ช่วยให้การควบคุมการปฏิบัติงานของสำนักงานดีขึ้น เนื่องจากผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ละเอียด และถูกต้อง ซึ่งคำนวณจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ
  • การเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • คุณภาพการทำงานดีขึ้น งานมีความน่าสนใจและท้าทายมากขึ้น งานที่ทำซ้ำๆ จะให้ระบบทำแทน
slide25
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
  • องค์กรสามารถจัดบริการใหม่ให้แก่ลูกค้า เช่น การให้ลูกค้าสั่งสินค้าทางอินเตอร์เน็ตหรือการให้ลูกค้าสามารถเข้าใช้ฐานข้อมูลขององค์กร เพื่อตรวจสอบสถานะของการสั่งสินค้าทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จในการแข่งขัน เนื่องจากการทำงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว และระบบอัตโนมัติทำให้การทำรายการต่างๆ มีประสิทธิภาพมากกว่า
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในองค์กรมากขึ้นรวมทั้งการลดการประชุมทั้งนี้เพราะมีการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมทางไกล ซึ่งจะทำให้ลดการเดินทางลง ลดการใช้โทรศัพท์ เพราะการสื่อสารทำได้โดยผ่านเครือข่ายภายในองค์กร
  • ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
  • เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน
  • ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้น สำเนาและการทำลายเอกสาร
slide26
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
  • ลดภาระกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ายคอมพิวเตอร์
  • ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร(Paperless office/Turn around documentation)
  • สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
  • ป้องกันการทุจริต
  • ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏิบัติงานได้โดยง่าย
slide27
ข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติ
  • การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน หลายฝ่าย การประสานงานประสานข้อมูล ประสานข้อตกลง ต้องใช้เวลา และความพยายามในการกำหนดเปลี่ยนแปลง แก้ไขให้ยอมรับ โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลา
  • การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ่งเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา
  • ต้องใช้เงิน งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อสถานภาพการเงิน แรงงานของหน่วยงานได้
slide28
ข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติ
  • ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่ และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุม ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนการออกแบบ และกระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำ
  • การเปลี่ยนวิถีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่ อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้ บุคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงาน หรือถึงมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่ (Reorganization) ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวมักจะพบกับการต่อต้าน ต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคลากรยอมรับ นานยิ่งขึ้น ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงมากเท่าใด โอกาสเสี่ยงในความล้มเหลวจะสูงแต่จะได้ผลตอบแทน (Benefit) สูงเช่นกัน
slide29
การประยุกต์ใช้ OA
  • POS (Point-Of-Sale) เป็นจุดขายมักจะพบตามร้านค้าปลีก ในระบบ Laser Scanner ซึ่งจะช่วยอ่านสินค้า ราคา และรายละเอียดอื่นเพื่อตรวจสอบและแสดงผลให้เกิดการซื้อขายสินค้าอย่างคล่องตัว ลักษณะเดียวกับการใช้ Bar Code ที่กล่าวตอนต้น ปัจจุบันมีใช้มากขึ้นตามการพัฒนาของระบบคลังสินค้า (Logistics)
  • ATM (Automated Teller Machine) เป็นส่วนที่นิยมใช้ในการฝากถอนและบริการชำระค่าสาธารณูปโภค โดยใช้รหัสผ่านของแต่ละคน ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบการโยกย้ายเงินทุนทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFTS) ส่วนใหญ่ใช้กับสถาบันการเงินและธนาคารพานิชย์
  • DSS (Decision Support System) บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายในและภายนอกบริษัทเข้ามาอยู่ในแฟ้มข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจ
slide31
การประยุกต์ใช้ OA
  • CASE (Computer-Aided Software Engineering) ใช้ช่วยงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติซึ่งจะช่วยให้งานทำได้รวดเร็วและมีคุณภาพพัฒนาดีขึ้น
  • หุ่นยนต์ (Robots) เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซ้ำซ้อน เช่น การประกอบชิ้นส่วนการซ่อมแซมอุปกรณ์ เป็นต้น ประโยชน์ที่เห็นไก้ชัด คือ การใช้ช่วยทำงานที่เสี่ยงอันตรายในโรงงาน สารเคมี นิวเคลียร์ หรือในอวกาศ การทำงานที่ละเอียด รวดเร็ว เพิ่มผลผลิต ไม่เบื่อหน่าย และเกิดความยืดหยุ่น ปัจจุบันมีบทบาทและถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั้งในอุตสาหกรรมและระบบธุรกิจ
slide32
การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA
  • ป้องกันสื่อแม่เหล็กจากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และ Hard Disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
  • จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนาแล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น
      • ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์
      • ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง
      • ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์
slide33
การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA
  • จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น
    • Passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น
    • Encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลลับรั่วไหล
    • Call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมีอำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
    • Key & Card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM
    • คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น
  • ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลภายใน Internal Memory เช่น อาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)
slide34
การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA
  • ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ
  • ปัญหาอาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจเป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฏหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด
slide35
แนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทยแนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทย
  • โครงสร้างพื้นฐานในการสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
  • ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีโครงสร้างพื้นฐานที่ดี
  • คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ประกอบมีประสิทธิภาพสูงขึ้นและมีราคาถูกลง
  • การแข่งขันกันในทางธุรกิจนั้น ผู้ที่ให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อมจะเป็นผู้ที่จะทำธุรกิจต่อไปได้
slide36
แนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทยแนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทย
  • ด้านซอฟต์แวร์จะพบว่าแนวโน้มของตลาดโลกจะใช้โปรแกรมที่พัฒนาบนวินโดว์มากขึ้น ปรับปรุงให้ใช้ได้กับภาษาไทย
  • ความสามารถของซอฟต์แวร์เหล่านั้นได้พัฒนาประสิทธิภาพให้สูงขึ้นและใช้งานได้ง่าย และสนับสนุนการทำงานทั้งที่เป็นส่วนบุคคลและกลุ่มบุคคล
  • สำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์มีบริษัทต่างๆ ผลิตซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกมาจำหน่ายในท้องตลาดมากมาย โดยเฉพาะโปรแกรมทางด้านทรัพยากรมนุษย์การผลิตซอฟต์แวร์ออกสู่ตลาดมากๆ ก็เป็นทางหนึ่งที่จะกระตุ้นให้สำนักงานต่างๆ พยายามที่จะปรับสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น
slide37
ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท
  • ระบบการจัดการด้านเอกสาร(Document Management System: DMS)
      • การประมวลผลคำ (Word Processing)
      • การประมวลภาพ (Image Processing)
      • การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
      • การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics)
      • การเก็บรักษา (Archival Storage)
slide38
ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ)
  • ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS)
      • โทรสาร (Facsimile)
      • E-mail
      • Voice mail
slide39
ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ)

3. ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System:TS)

  • การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
  • การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
  • การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
  • โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
  • ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
slide40
ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ)

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS)

  • คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
  • การนำเสนอ (Presentation)
  • กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
  • โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
  • ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)