ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน และสำนักงานอัตโนมัติ

1. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงานและสำนักงานอัตโนมัติความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงานและสำนักงานอัตโนมัติ

2. โครงสร้างสำนักงาน การทำงานหรือการดำเนินงานใด ๆ สิ่งที่ขาดไม่ได้และจำเป็นต้องมีก็คือ สำนักงานเพื่อประโยชน์สำหรับการ ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นศูนย์รวมในการติดต่องาน สำนักงานนั้นเป็นหน่วยงานหรือเป็นศูนย์สำหรับปฏิบัติงานทางด้านเอกสาร อาจจะเปรียบเทียบได้ว่าสำนักงานเป็นกองบัญชาการในการทำ งานใด ๆ สำนักงานจะมีโครงสร้างของแต่ละสำนักงานนั้น ๆ เพื่อเป็นการกำหนดหรือบ่งบอกถึงลักษณะ ระบบการทำงานหรือสายการดำเนินงานภายในสำนักงานว่ามีลักษณะอย่างไรบ้าง โครงสร้างของสำนักงานมักจะจัดทำ ขึ้นมาในรูปแบบของแผนภูมิที่รู้จักกันดีว่า Organization Chart หรืออาจเรียกว่าแผนภูมิองค์กร แผนภูมิการจัดองค์กร แผนภูมิการบริหาร ก็ได้

3. ความหมายของสำนักงาน • สำนักงานหมายถึง หน่วยที่มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบ เพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง หรือข้อมูลต่าง ๆ ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ • สำนักงาน ยังเป็นสถานที่ตั้งของหน่วยซึ่ง ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจ • สำนักงาน เป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำ เอกสาร และการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ • สำนักงาน มักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์ปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำ นวยความสะดวก พบปะ ติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำ งานอยู่ในสำ นักงาน

4. ความสำคัญของสำนักงาน สิ่งหนึ่งที่ควรรู้และเข้าใจ ก็คือ หน้าที่ของสำนักงาน คือ 1. เป็นศูนย์ในการติดต่อประสานงานต่าง ๆ ซึ่งจะจัดให้มีการบริการและการควบคุม 2. เป็นสถานที่จัดระบบและวิธีปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพ และยังสามารถที่จะร่วมมือประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ได้เป็นอย่างดี 3. เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นจริง ครบถ้วน และเชื่อถือได้

5. โครงสร้างสำนักงานอัตโนมัติโครงสร้างสำนักงานอัตโนมัติ ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ มีการกล่าวถึงสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) และสำนักงานแบบ ใหม่ (Modern Office) กันอย่างมาก 1. สำนักงานแบบใหม่ (Modern Office) หมายถึง การจัดสำนักงานให้ทันสมัยโดย มีอุปกรณ์และเครื่องใช้สำ นักงาน ตลอดจนเครื่องอำ นวยความสะดวกต่าง ๆ ให้เหมาะ แก่การปฏิบัติงาน 2. สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หมายถึง สำนักงานที่อาศัยระบบ คอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารเข้ามาช่วยในการเก็บรักษา ค้นหา จัดระบบ และ แจกจ่ายข้อมูลในสำนักงาน

6. ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติ สำนักงานอัตโนมัติ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ไม่นาน หลังจากที่เทคโนโลยีต่าง ๆ ของ ระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารต่าง ๆ ได้มีการพัฒนามาถึงขั้นที่สามารถ เชื่อมต่อเข้าหากันได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ ในลักษณะที่เป็นเครือข่าย และ สิ่งที่จะสามารถสังเกตเห็นได้ง่ายก็ คือ ในระบบสำ นักงานอัติโนมัติโดยส่วนใหญ่ แล้วจะไม่ค่อยมีเรื่องของการใช้กระดาษเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงาน และสาเหตุที่ สำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำ ให้เกิดการตื่นตัวในเรื่องของสำ นักงานอัติโนมัตินี้ ก็คือ • ค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน ที่ต้องใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ • ต้นทุนของสินค้าและบริการก็สูงขึ้น • ประสิทธิภาพในการทำ งานลดลงไม่ทันกับอัตราการขยายตัวทางธุรกิจ

7. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ การรับข้อมูลเข้าในสำ นักงานอัตโนมัติ จะใช้การบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงในอุปกรณ์ อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ซึ่งสามารถทำ การเพิ่มเติม แก้ไข ตรวจทาน ข้อมูลที่ป้อนได้ ตลอดเวลา ซึ่งไม่จำ เป็นต้องใช้กระดาษในการเก็บข้อมูลต่าง ๆ เลย การจัดการประมวลผลข้อมูล เป็นการนำ เอาข้อมูลที่ได้ทำ การป้อนไว้แล้วในขั้น ตอนแรกและเก็บเอาไว้ในสื่อต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเทป หรือแผ่นดิสก์ แล้วนำ เอาข้อ มูลเหล่านั้นมาประมวลผลด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ การเตรียมข้อมูลออก เป็นการส่งข้อมูลที่ได้จากการประมวลผล เพื่อนำ ไปใช้งาน ต่าง ๆ ด้วยอุปกรณ์สื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ระบบโทรคมนาคม ไม่ว่าจะเป็น สายเคเบิล สายโทรศัพท์ สายโทรทัศน์ หรือดาวเทียม การส่งข้อมูลออก ความสามารถในการส่งข้อมูลออกนี้จะทำ ได้ดีกว่า นอกจากจะ สามารถเก็บและเรียกใช้ข้อมูลได้แล้วยังสามารถส่งข้อมูลต่าง ๆ ในรูปของ สัญญาณดิจิตอลไปตามสื่อกลางต่าง ๆ ที่เรียกว่า ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

8. Office Automation

9. Office Automationis.. • กระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) มาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงาน • โดยการรวบรวมนำเครื่องมืออัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ตลอดจนมีระบบการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นงานอัตโนมัติ • มีวัตถุประสงค์สำคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย (ในระยะยาว) เพิ่มความเร็ว และสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันเพื่อประโยชน์ สูงสุดของสำนักงาน • ตัวอย่างเครื่องมืออัตโนมัติที่เป็นพื้นฐานในสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ เครื่องถ่ายเอกสาร โทรสาร ระบบโทรศัพท์ การประชุมทางไกลคอมพิวเตอร์

10. สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ องค์กรให้ความสนใจกับสำนักงานอัตโนมัติด้วยเหตุผล 3 ประการคือ • ประการที่หนึ่ง กิจกรรมทางธุรกิจได้เพิ่มความซับซ้อนมากขึ้น • ประการที่สอง เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนามากขึ้น • ประการที่สาม ค่าใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มขึ้น

11. สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ • ประการที่หนึ่ง : การเพิ่มความซับซ้อนของกิจกรรมทางธุรกิจ ธุรกิจโดยทั่วไปมีความซับซ้อนอยู่แล้ว แต่ปัจจุบันความซับซ้อนยิ่งเพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้เพราะธุรกิจได้รับอิทธิพลของ • เศรษฐศาสตร์ระหว่างประเทศ • การแข่งขันกันในตลาดโลก • เทคโนโลยีที่ใช้ในการทำธุรกิจซับซ้อนขึ้น • ช่วงเวลาที่กำหนดในการทำกิจกรรมลดลง

12. สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ • ประการที่สอง :เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ได้พัฒนามากขึ้น • คอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีขนาดเล็กแต่ศักยภาพสูง • หน่วยเก็บข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลได้มากขึ้น โดยใช้เนื้อที่เพียงเล็กน้อย • การประมวลผลทำได้รวดเร็ว • มีการเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ตัวอื่นๆ ในระบบเครือข่าย • ผู้ใช้มีความเข้าใจถึงวิธีใช้งาน

13. สาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติสาเหตุที่ทำให้มีการตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ • ประการที่สาม :ค่าใช้จ่ายในสำนักงานเพิ่มขึ้น • เมื่อมีการขยายธุรกิจ กิจการทำงานตามระบบดั้งเดิม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจ้างบุคลากร • การจ้างบุคลากรเข้ามาทำงานหนึ่งคน องค์กรจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเป็นต้นว่า ค่าจ้าง ค่าสวัสดิการ ค่าพื้นที่ที่ใช้ในการทำงาน • ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ทำให้ต้นทุนของสินค้าสูงขึ้น

14. อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย อดีต • ต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ • การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ • การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก

15. อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย ปัจจุบัน • มีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย มีเครื่องพิมพ์ที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย เรียกว่า เวิร์ดโปรเซสเซอร์ • ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไป เรียกว่า เดสท๊อปพับปลิชเชอร์มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการคิดคำนวณและประมวลผลเก็บข้อมูล เช่น ฟลอปปี้ดิสก็ ฮาร์ดดิสก์ • ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุปผล สร้างรายงาน ทำกราฟ การส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันก็ทำในรูปการสื่อสารข้อมูล

16. E-Office

17. อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่ายอุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย ปัจจุบัน • ระบบการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้ • อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการนับจำนวน • การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีการส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ

18. การสื่อสารข้อมูล : ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน • สำนักงานแห่งหนึ่งที่พนักงานทุกคนทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ • ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลข่าวสารของการขายสินค้าแต่ละตัวว่ามีแนวโน้มการขายเป็นอย่างไร มียอดการขายแต่ละเดือนเพิ่มขึ้นเท่าไร • ผู้จัดการฝ่ายขายต้องส่งข้อมูลการสั่งสินค้าให้กับฝ่ายผลิตเพื่อเตรียมการผลิตให้ตรงกับความต้องการ • การติดต่อสื่อสารทางด้านข้อมูลจึงเกิดขึ้นในกลไกขององค์กร ทั้งแนวราบและแนวระดับ เพื่อให้การดำเนินการขององค์กรเป็นไปอย่างดี

19. การสื่อสารข้อมูล : ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน • ภายในสำนักงานต้องมีอุปกรณ์สื่อสารหลายอย่างประกอบกัน เริ่มต้นไปที่ระบบโทรศัพท์การสื่อสารด้วยเสียงผ่านชุมสายโทรศัพท์กลาง หรือภายในสำนักงานมีตู้ชุมสายโทรศัพท์ขนาดเล็กที่เรียกว่า PABX • การสื่อสารด้านสายโทรศัพท์ยังรวมไปถึงการใช้กับเครื่องโทรสาร หรือสื่อสารข้อมูลผ่านโมเด็ม มีเทเล็กซ์ไว้ส่งข้อมูลตัวอักษรระหว่างกัน มีระบบเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายภายใน (Intranet)

20. PABX

21. Intranet

22. สาเหตุที่ต้องมีการแก้ไขปรับปรุงระบบสำนักงานเดิมสาเหตุที่ต้องมีการแก้ไขปรับปรุงระบบสำนักงานเดิม • งานเอกสารที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ • ค่าแรงที่เพิ่มขึ้น • ประสิทธิภาพของพนักงานลดลง • ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในการนำเครื่องมือทันสมัยเข้ามาในสำนักงาน

23. ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ • สนับสนุนเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติจะใช้ให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จึงทำให้องค์กรของพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ • เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ผลงานของผู้ปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นสัมพันธ์กับชั่วโมงการทำงาน • ทำให้ผลกำไรขององค์กรมากขึ้นอันเนื่องมาจากค่าใช้จ่ายลดลง และผลผลิตมากขึ้น • เพิ่มความรวดเร็วในการสร้าง การคำนวณ การจัดเก็บข้อมูล และเวลาในการกระจายข่าวสาร • ช่วยลดปัญหาในการขาดแคลนแรงงาน เนื่องจากความเป็นอัตโนมัติส่งเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มความสามารถของมนุษย์

24. ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ • ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารดีขึ้น ผู้บริหารจะได้รับข้อมูลข่าวสารที่ตรงประเด็น รวดเร็ว ทำให้มีทางเลือกในการแก้ปัญหามากขึ้น • ช่วยให้คุณภาพของผลผลิตดีขึ้น นั่นคือความถูกต้อง และความทันสมัยของข้อมูลข่าวสารมีมากขึ้น • ช่วยให้การควบคุมการปฏิบัติงานของสำนักงานดีขึ้น เนื่องจากผู้บริหารได้รับข้อมูลที่ละเอียด และถูกต้อง ซึ่งคำนวณจากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ • การเชื่อมต่อของคอมพิวเตอร์ในระบบเครือข่าย ทำให้ผู้ใช้สามารถติดต่อกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ • คุณภาพการทำงานดีขึ้น งานมีความน่าสนใจและท้าทายมากขึ้น งานที่ทำซ้ำๆ จะให้ระบบทำแทน

25. ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ • องค์กรสามารถจัดบริการใหม่ให้แก่ลูกค้า เช่น การให้ลูกค้าสั่งสินค้าทางอินเตอร์เน็ตหรือการให้ลูกค้าสามารถเข้าใช้ฐานข้อมูลขององค์กร เพื่อตรวจสอบสถานะของการสั่งสินค้าทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จในการแข่งขัน เนื่องจากการทำงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว และระบบอัตโนมัติทำให้การทำรายการต่างๆ มีประสิทธิภาพมากกว่า • เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในองค์กรมากขึ้นรวมทั้งการลดการประชุมทั้งนี้เพราะมีการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และการประชุมทางไกล ซึ่งจะทำให้ลดการเดินทางลง ลดการใช้โทรศัพท์ เพราะการสื่อสารทำได้โดยผ่านเครือข่ายภายในองค์กร • ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร • เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล ข่าวสารของหน่วยงาน • ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดทำสืบค้น สำเนาและการทำลายเอกสาร

26. ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ • ลดภาระกิจในการเดินทางไปประชุมด้วยวิธีการเดิมมาเป็นการประชุมฝ่ายคอมพิวเตอร์ • ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อนโดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร(Paperless office/Turn around documentation) • สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว • ป้องกันการทุจริต • ช่วยสอบทานเอกสาร การปฏิบัติงานได้โดยง่าย

27. ข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติ • การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน หลายฝ่าย การประสานงานประสานข้อมูล ประสานข้อตกลง ต้องใช้เวลา และความพยายามในการกำหนดเปลี่ยนแปลง แก้ไขให้ยอมรับ โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลา • การพัฒนาระบบงานต้องใช้เวลาอันยาวนาน ซึ่งเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ เปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา • ต้องใช้เงิน งบประมาณ ทรัพยากรต่างๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อสถานภาพการเงิน แรงงานของหน่วยงานได้

28. ข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติข้อเสียของสำนักงานอัตโนมัติ • ข้อมูลที่รวมไว้เป็นหมวดหมู่ และบางส่วนกระจัดกระจายไปอยู่ที่หน่วยต่างๆ (Distributed database) เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ การควบคุม ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนการออกแบบ และกระทั่งขั้นตอนการปฏิบัติงานประจำ • การเปลี่ยนวิถีปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่ อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้ บุคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงาน หรือถึงมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงานใหม่ (Reorganization) ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวมักจะพบกับการต่อต้าน ต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคลากรยอมรับ นานยิ่งขึ้น ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงมากเท่าใด โอกาสเสี่ยงในความล้มเหลวจะสูงแต่จะได้ผลตอบแทน (Benefit) สูงเช่นกัน

29. การประยุกต์ใช้ OA • POS (Point-Of-Sale) เป็นจุดขายมักจะพบตามร้านค้าปลีก ในระบบ Laser Scanner ซึ่งจะช่วยอ่านสินค้า ราคา และรายละเอียดอื่นเพื่อตรวจสอบและแสดงผลให้เกิดการซื้อขายสินค้าอย่างคล่องตัว ลักษณะเดียวกับการใช้ Bar Code ที่กล่าวตอนต้น ปัจจุบันมีใช้มากขึ้นตามการพัฒนาของระบบคลังสินค้า (Logistics) • ATM (Automated Teller Machine) เป็นส่วนที่นิยมใช้ในการฝากถอนและบริการชำระค่าสาธารณูปโภค โดยใช้รหัสผ่านของแต่ละคน ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบการโยกย้ายเงินทุนทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFTS) ส่วนใหญ่ใช้กับสถาบันการเงินและธนาคารพานิชย์ • DSS (Decision Support System) บางครั้งเรียกว่า EIS (Executive Information System) จะรวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายในและภายนอกบริษัทเข้ามาอยู่ในแฟ้มข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจ

30. Point-Of-Sale

31. การประยุกต์ใช้ OA • CASE (Computer-Aided Software Engineering) ใช้ช่วยงานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์อัตโนมัติซึ่งจะช่วยให้งานทำได้รวดเร็วและมีคุณภาพพัฒนาดีขึ้น • หุ่นยนต์ (Robots) เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานซ้ำซ้อน เช่น การประกอบชิ้นส่วนการซ่อมแซมอุปกรณ์ เป็นต้น ประโยชน์ที่เห็นไก้ชัด คือ การใช้ช่วยทำงานที่เสี่ยงอันตรายในโรงงาน สารเคมี นิวเคลียร์ หรือในอวกาศ การทำงานที่ละเอียด รวดเร็ว เพิ่มผลผลิต ไม่เบื่อหน่าย และเกิดความยืดหยุ่น ปัจจุบันมีบทบาทและถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั้งในอุตสาหกรรมและระบบธุรกิจ

32. การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA • ป้องกันสื่อแม่เหล็กจากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม และ Hard Disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ • จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนาแล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น • ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์ • ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง • ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

33. การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA • จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น • Passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น • Encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลลับรั่วไหล • Call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมีอำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่ • Key & Card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM • คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น • ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลภายใน Internal Memory เช่น อาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

34. การดูแลและรักษาความปลอดภัยระบบ OA • ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ • ปัญหาอาชญากรรมคอมพิวเตอร์ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจเป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฏหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

35. แนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทยแนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทย • โครงสร้างพื้นฐานในการสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ • ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีโครงสร้างพื้นฐานที่ดี • คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ประกอบมีประสิทธิภาพสูงขึ้นและมีราคาถูกลง • การแข่งขันกันในทางธุรกิจนั้น ผู้ที่ให้บริการลูกค้าได้รวดเร็ว ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อมจะเป็นผู้ที่จะทำธุรกิจต่อไปได้

36. แนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทยแนวโน้มการพัฒนาของระบบสำนักงานอัตโนมัติในประเทศไทย • ด้านซอฟต์แวร์จะพบว่าแนวโน้มของตลาดโลกจะใช้โปรแกรมที่พัฒนาบนวินโดว์มากขึ้น ปรับปรุงให้ใช้ได้กับภาษาไทย • ความสามารถของซอฟต์แวร์เหล่านั้นได้พัฒนาประสิทธิภาพให้สูงขึ้นและใช้งานได้ง่าย และสนับสนุนการทำงานทั้งที่เป็นส่วนบุคคลและกลุ่มบุคคล • สำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์มีบริษัทต่างๆ ผลิตซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกมาจำหน่ายในท้องตลาดมากมาย โดยเฉพาะโปรแกรมทางด้านทรัพยากรมนุษย์การผลิตซอฟต์แวร์ออกสู่ตลาดมากๆ ก็เป็นทางหนึ่งที่จะกระตุ้นให้สำนักงานต่างๆ พยายามที่จะปรับสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น

37. ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท • ระบบการจัดการด้านเอกสาร(Document Management System: DMS) • การประมวลผลคำ (Word Processing) • การประมวลภาพ (Image Processing) • การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) • การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics) • การเก็บรักษา (Archival Storage)

38. ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ) • ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message Handling System: MHS) • โทรสาร (Facsimile) • E-mail • Voice mail

39. ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ) 3. ระบบการประชุมทางไกล (Teleconferencing System:TS) • การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing) • การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing) • การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing) • โทรทัศน์ภายใน (In-House Television) • ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

40. ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท (ต่อ) 4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS) • คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD) • การนำเสนอ (Presentation) • กระดานข่าวสาร (Bulletin Board) • โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware) • ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)