MAITRISER

1. MAITRISER LES FRAIS GENERAUX

2. PREMIERE PARTIE • Présentation du compte de résultat • Liste des comptes utilisés • Règles générales de déduction • Soldes intermédiaires de gestion • Seuil de rentabilité

3. DEUXIEME PARTIE • Examen des différents comptes de charges avec recherches d’économies possibles. • Les Statistiques nationales, • outil de comparaison avec la profession pour une meilleure maîtrise des frais généraux, • au travers d’un dossier de gestion.

5. D’après vous, Quelles sont les dépenses qui figurent dans la ligne : « autres charges externes » ou « frais généraux » ?

6. Comptes 60 – Autres achats non stockés 604 – Achats d’études et de prestations de services 605 – Achats de matériels, équipements et travaux 606 – Achats d’approvisionnements non stockés 608 – Frais accessoires sur achats non stockés 609 – Rabais, remises, ristournes sur achats non stockés

7. COMPTES 61- AUTRES CHARGES EXTERNES 611 – Sous-traitance générale 612 – Redevances de crédit-bail 613 – Locations (immobilières et mobilières) 614 – Charges locatives et de copropriété 615 – Travaux d’entretien et de réparations 616 – Primes d’assurances 617 – Etudes et recherches 618 - Divers

8. COMPTES 62-AUTRES SERVICES EXTERIEURS 621 – Personnel extérieur à l’entreprise 622 – Rémunérations d’intermédiaires et honoraires 623 – Publicité, publications, relations publiques 624 – Transports de biens et collectifs du personnel 625 – Déplacements, missions, réceptions 626 – Frais postaux et de télécommunications 627 – Services bancaires 628 – Charges externes diverses

9. REGLES GENERALES DE DEDUCTION • Pour être admises en déduction du résultat fiscal, les charges doivent : • Être exposées dans l’intérêt de l’entreprise, ce qui exclut les dépenses à caractère personnel et celles découlant d’un acte anormal de gestion, • Se rapporter à un bien dont l’utilisation est immédiate (distinction entre charges et immobilisations), • Être justifiées par une facture ou un document en tenant lieu, • Être comptabilisées au cours de l’exercice au titre duquel elles ont été engagées, • Ne pas être expressément exclues par une disposition fiscale.

10. NON DEDUCTIBILITE DES DEPENSES D’ORDRE PERSONNEL • Frais afférents à l’habitation principale ou à la résidence secondaire, • Frais de déplacement non justifiés pour les besoins de l’activité professionnelle, • Frais de réception à caractère familial, même si des relations professionnelles et des salariés figurent parmi les invités, • Lorsque les dépenses couvrent à la fois des charges d’exploitation et des frais personnels de l’exploitant (charges mixtes), seule la fraction des dépenses directement motivée par les nécessités de l’exploitation peut donner lieu à déduction. Il appartient au contribuable de faire une ventilation des dépenses pour en déterminer la fraction déductible.

11. ACTE ANORMAL DE GESTION • Sont considérés comme des actes anormaux de gestion : • La renonciation à des recettes (mise à disposition gratuite d’immeubles figurant à l’actif, livraison de marchandises au prix de revient à moins de justifier une telle politique… • Prêts et avances sans intérêts, • Cession d’éléments d’actifs pour un prix différent de leur valeur réelle, • Dépenses qui bénéficient en fait à des dirigeants, des membres du personnel ou à des tiers, sans pouvoir être considérées comme la contrepartie de services rendus, • Dépenses qui se rapportent à des biens non affectés à l’exploitation, • Libéralités sans rapport avec l’objet de l’entreprise, • Paiement d’une charge pour une valeur supérieure au prix du marché, surtout si le bénéficiaire et le payeur sont identiques. Le Conseil d’Etat reconnaît à l’Administration fiscale le droit de remettre en cause la prise en compte d’une charge ou le refus de percevoir une recette.

12. DISTINCTION ENTRE CHARGES ET IMMOBILISATIONS Est considérée comme une immobilisation un bien qui reste durablement dans l’entreprise, dont l’utilisation est supérieure à un an et dont le montant unitaire est > à 500 € H.T. Des dépenses qui vont entraîner une augmentation de la valeur d’un bien ou prolongent sa durée probable d’utilisation ne peuvent pas être comptabilisées en charges. JUSTIFICATION DES CHARGES La comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives portant des mentions obligatoires : factures libellées au nom et à l’adresse de l’entreprise, avec le n° de Registre du Commerce, faisant apparaître le taux et le montant de la T.V.A, la date à laquelle le paiement doit intervenir, les conditions d’escompte, détail des articles avec leur prix unitaire.

13. EXERCICE DE RATTACHEMENT Les charges doivent être rattachées au résultat de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées, dès lors qu’elles présentent le caractère de dettes certaines tant dans leur principe que dans leur montant quelle que soit la date de leur paiement. • CHARGES EXCLUES FISCALEMENT • Dépenses somptuaires : ayant un caractère luxueux et sans rapport avec l’activité professionnelle, • Pénalités fiscales, • Pénalités de recouvrement, • Frais financiers résultant de prélèvements excessifs.

14. SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION Ventes H.T. Marge commerciale Achats consommés Valeur ajoutée Ch.externes Excédent brut d’exploitation Impôts, F.P. Impôts et taxes, charges de personnel Résultat d’exploitation D.A.P. Dotations aux amortissements et provisions Résultat courant F.Fi Frais financiers C’est une découpe du compte de résultat en plusieurs paliers pour arriver au résultat de l’entreprise. Ils permettent aussi de voir l’évolution de la situation de l’entreprise sur plusieurs années ainsi que des comparaisons avec le secteur professionnel. 14

15. LE SEUIL DE RENTABILITE • Calcul qui permet de chiffrer le niveau d’activité à partir duquel l’entreprise commence à dégager des bénéfices. • On l’appelle aussi couramment « Point Mort ». • Pour obtenir ce seuil, il convient de reclasser les charges selon 2 catégories : • Les charges variables, (plus je produis, plus je consomme), • Les charges fixes, indépendantes du niveau d’activité. Dans la pratique, la distinction entre charges variables et charges fixes n’est pas toujours facile.

16. DISTINCTION ENTRE CHARGES FIXES ET CHARGES VARIABLES CHARGES VARIABLES CHARGES FIXES • Achats consommés • Frais de transport sur achats et sur ventes • Assurances liées à l’activité • Emballages • Location de matériel • Sous traitants • Frais de personnel • La plupart des frais généraux (loyers, impôts, honoraires, crédit-bail, intérêts sur emprunts…) Les charges variables sont calculées en pourcentage Les charges fixes sont estimées en Euros

17. EXEMPLE DE CALCUL DE SEUIL DE RENTABILITE Pour un commerçant Charges variables • Chiffre d’affaires global 51 000 • -Achats consommés 25 000 • =Marge commerciale 26 000 • -Frais généraux 8 500 • =Valeur ajoutée • -Frais de personnel 10 000 • -Cotisations de l’exploitant 5 000 • -Impôts 1 000 • =Excédent Brut d’Exploitation • -Dotations aux amortissements 800 • -Dotations aux provisions • +Autres produits • =Résultat d’exploitation • -Charges financières 700 • =Résultat courant 0 Charges fixes pour un montant de 26 000 € Seuil de rentabilité = [charges fixes + 0 (bénéfice)] / taux de marge commerciale Taux de marge commerciale= ( C.A. – charges variables) / C.A.=(51 000 – 25 000)/ 51 000= 0,51 S.R. = (26 000 + 0) / 0,51 = 51 000

18. EXEMPLES DE CALCUL DE SEUIL DE RENTABILITE Seuil de rentabilité = [charges fixes + 0 (bénéfice)] / taux de marge commerciale Rappel ex. précédent pour un bénéfice égal à 0 S.R. = (26 000 + 0) / 0,51 = 51 000 • Vous souhaitez réaliser un bénéfice de 15 000 €, sans variation du montant des charges fixes : • S.R. devient (26 000 + 15 000 ) / 0,51 = 80 400 € • 2) Bénéfice souhaité, toujours 15 000 € et les charges fixes augmentent (hausse du loyer), elles sont désormais de 40 000 € : • S.R. devient (40 000 + 15 000 ) / 0,51 = 108 000 € • 3) Bénéfice souhaité 15 000 €, taux de marge commerciale passe à 60 % (meilleures conditions d’achats), charges fixes identiques : • S.R. devient (40 000 + 15 000) / 0,60 = 92 000 €

19. Selon vous, Comment est – il possible de réduire les charges de l’entreprise ?

20. SOUS TRAITANCE – comptes 604 et 605 • Poste important pour les professions du bâtiment et les prestataires de services. • Il s’agit d’un choix de gestion entre faire le travail soi-même ou le confier à une entreprise plus qualifiée, mieux outillée pour le réaliser. • Solutions possibles : • Former ses salariés (le D.I.F.), faire appel à l’intérim, • Louer, ou acheter, le matériel spécifique, • Savoir refuser un chantier non rentable ou à risques, ou perturbant l’exploitation courante de l’entreprise (éviter de mécontenter des clients fidèles…) • …

21. Les achats non stockés – comptes 606 • Solutions possibles : • Ne pas comptabiliser les dépenses personnelles (notes de carburant, fournitures de bureau au moment de la rentrée scolaire, etc). • Surveiller la consommation d’eau (petites fuites), d’électricité, installer des ampoules à basse consommation, des minuteurs pour un arrêt automatique, thermostat pour le chauffage. • Mettre en place des procédures pour éviter le vol, la perte, la dégradation des petits matériels. • Responsabiliser le personnel sur le maintien en bon état du matériel (exemple des coiffeurs…), le motiver financièrement quand cela est possible et envisageable, selon le type d’activité. • Faire jouer la concurrence (libéralisation du marché de l’électricité). • Bien évaluer les besoins pour faire des achats en nombre donc plus économiques (ex : enveloppes pour l’année, emballages cadeaux, …).

22. Redevances de crédit-bail : compte 612 • Besoin d’un véhicule, plusieurs financements existent : • Achat comptant, • Achat à crédit, • Location avec option d’achat ou leasing, ou crédit- bail, • Location longue durée. Le choix entre ces différentes formules est difficile à effectuer et doit tenir compte du profil du chef d’entreprise, de l’utilisation qui sera faite du véhicule et de la diversité des contrats proposés. Une lecture attentive des documents que l’on signe, tout au long de sa vie professionnelle ou même privée est très importante. Enfin, il n’existe pas UNE bonne solution figée, mais des solutions adaptées à chaque situation.

23. Crédit-bail Achat à crédit Location longue durée

24. Locations et charges locatives : comptes 613 et 614 Le loyer est fixé en fonction de la valeur locative, mentionnée sur le document de la Taxe Professionnelle. Il est révisé tous les 3ans en fonction de la variation de l’indice du coût de la construction de l’INSEE. Lorsqu’une modification des « facteurs locaux de commercialité » entraîne une hausse ou une baisse de plus de 10 % de la valeur locative, c’est cette valeur qui s’impose pour la détermination du nouveau loyer. Les réajustements de loyer sont strictement encadrés par la loi : être vigilant sur la fixation du loyer initial qui évite une sous ou sur-évaluation du loyer. Les charges payées par le locataire doivent être justifiées par le bailleur. En l’absence de justification, elles sont assimilables à un supplément déguisé de loyer.

25. Entretien, réparations : compte 615 Dépenses qui ont pour objet de maintenir un élément de l’actif en l’état, tel que son utilisation puisse être poursuivie jusqu’au terme de sa durée réelle d’utilisation, que le bien soit ou non totalement amorti. Mais, sont aussi déductibles les frais d’entretien et de réparation d’immeubles ou de matériel ne figurant pas à l’actif du bilan, et utilisés pour les besoins de l’exploitation. - Responsabiliser le personnel quant à l’utilisation et l’entretien des divers matériels. - Souscrire des contrats d’entretien réguliers afin d’éviter la survenue de grosses pannes. - Anticiper le renouvellement du matériel pour pallier des frais de réparation trop importants lorsque le parc vieillit.

26. Primes d’assurances : compte 616 • Faire un inventaire de toutes les assurances pour vérifier : • - qu’il n’y a pas de redondances au niveau des contrats souscrits, • que la couverture correspond bien aux besoins et à la volonté de l’exploitant, • vérifier les conditions particulières des différents contrats, • faire jouer la concurrence car l’offre est très vaste actuellement et les garanties offertes ont été étendues, • anticiper sur des évènements futurs, exceptionnels….

27. Personnel extérieur à l’entreprise : compte 621 Il s’agit du recours à l’intérim, qui se justifie par un surcroît d’activité, donc de manière ponctuelle. Son coût est plus élevé qu’une embauche traditionnelle. En revanche, cela décharge l’entreprise de nombreuses démarches (recrutement, formalités…) Bien évaluer le besoin et le coût par rapport à d’autres formes de contrats (C.D.D., C.N.E.). Se renseigner auprès de son expert-comptable des possibilités et incitations à l’embauche (divers contrats, etc).

28. Rémunérations d’intermédiaires et honoraires : compte 622 Les honoraires sont les rétributions versées aux professions libérales (comptables, juridiques,fiscaux, audits divers..) On trouve également dans ce compte les commissions et courtages, rémunération des transitaires et les frais d’actes et contentieux

29. Publicité, publications et relations publiques : compte 623 Ce sont des frais qui doivent être exposés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins d’une gestion normale (frais d’annonces, d’insertions publicitaires, catalogues et imprimés, dépenses supportées à l’occasion de salons, foires ou expositions, cadeaux d’affaires…) Evaluer le coût et les retombées générées par les cadeaux et la publicité.

30. Déplacements, missions et réceptions : compte 625 Seuls sont admis en déduction les frais de voyages et de séjours engagés par des membres de l’entreprise et dans l’intérêt de cette dernière. C’est le montant réel des frais de déplacement qui est admis en charges déductibles (le barème forfaitaire ne peut pas être utilisé) Les frais de repas et de déplacement (trajets domicile-travail de l’exploitant) sont déductibles en partie et sous certaines conditions.

31. Frais postaux et de télécommunications : compte 626 Il s’agit de toutes les dépenses liées au téléphone, au courrier. Faire jouer la concurrence en ce qui concerne l’abonnement téléphonique puisque de nombreux opérateurs Internet proposent des tarifs intéressants incluant : connexion Internet, communications illimitées, et même la télévision….

32. Frais bancaires : compte 627 Il s’agit de la rémunération des services bancaires comme la location de coffres, les frais sur effets, sur titres, frais de tenue de compte, d’opérations spéciales (virements à l’étranger, recherches de chèques, frais d’impayés…). Il peut s’avérer plus économique de souscrire un « pack » pour les opérations courantes au lieu de régler chaque opération au coup par coup. Là aussi, faire jouer la concurrence permet de réaliser quelquefois des économies, même si désormais les banques s’attachent à aligner leurs tarifs….

33. SURVOL DES AUTRES COMPTES DE CHARGES Impôts et taxes : comptes 63 Il y a peu de moyen d’action sur ces comptes, hormis la taxe professionnelle. Son montant est plafonné entre 3.5 % et 4 % de la valeur ajoutée, en fonction du chiffre d’affaires réalisé. Les dépenses engagées au titre du D.I.F. viennent en déduction de la participation à la formation professionnelle continue.

34. Salaires, rémunérations et charges sociales : comptes 64 Sont déductibles si elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l’importance du service rendu. Le salaire du conjoint d’un adhérent de C.G.A. est désormais entièrement déductible. Désormais, il y a obligation pour le conjoint de choisir un statut dans l’entreprise (salarié, associé ou collaborateur). Concernant les cotisations sociales des non-salariés, les régularisations qui sont certaines dans leur principe et peuvent être déterminées avec une approximation suffisante à la clôture de l’exercice, peuvent être retenues.

35. Autres charges de gestion courante : compte 65 Il s’agit de diverses charges à payer : redevances sur brevets, licences, jetons de présence, pertes sur créances irrécouvrables… Charges financières : comptes 66 Ici sont comptabilisés les agios, les intérêts des emprunts, les pertes de change, les escomptes accordés… Charges exceptionnelles : comptes 67 Pénalités, amendes fiscales, tout ce qui ne relève pas de la gestion courante de l’entreprise (valeur nette des immobilisations vendues…) Dotations aux amortissements et aux provisions : comptes 68 Obligation de constater les amortissements même en cas de déficit.

36. Savez-vous suivre l’évolution de vos frais généraux au travers de votre dossier de gestion ? Connaissez-vous les statistiques nationales de la Fédération des Centres de Gestion ? Les avez-vous déjà consultées ? Savez-vous quelle est votre position dans ces statistiques nationales ?

37. Page « Vos comptes de résultats » sur le dossier de gestion (*) (Frais généraux/Chiffre d’Affaires) x 100

39. Tranche 5 32.9 25 10.5 8.6 Pour affiner le commentaire, il nous faut regarder le chiffre d’affaires 2005 de cet adhérent : 487 538 €. Il se situe donc dans la tranche 5 des statistiques nationales.

40. CONCLUSION • Etre vigilant sur chaque dépense et sur sa comptabilisation • Bien séparer dépenses personnelles et dépenses professionnelles • Se rapprocher de l’expert-comptable pour saisir, autant que se peut, les opportunités fiscales • Formez-vous, soyez constamment attentif à l’environnement OBJECTIF : Améliorer la rentabilité de l’entreprise par une meilleure maîtrise des frais généraux.

41. Quelques sites à visiter : caradisiac.com (location longue durée de véhicules) cdia.fr (assurances) degrouptest.com (dégroupage télécom) education.gouv.fr (évaluation des risques dans l’entreprise) insee.fr legifrance.gouv.fr lentreprise.com minefi.gouv.fr social.gouv.fr (infos pratiques, formulaires)