Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non

1. A. ĐẶT VẤN ĐỀ: Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư vàlưu trữ. Bản thân tôi nhận thức rằng: “ Nếu đã nhận một công việc nào đó phù hợp với chuyên môn hay chưa phù hợp với chuyên môn; mà nếu bản thân mình biết khắc phục, vượt khó thì công việc nào dù lớn hay nhỏ thì cũng mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, khi được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ bản thân tôi lúc đầu rất bỡ ngỡnhưng được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo nhà trường và sự giúp đỡ của tập thể nhà trường nên tôi tựtin hơn. Công tác văn thư lưu trữlà một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằm lưu trữ, sắp xếp khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng, lưu trữbao gồm các việcbảo quản, sắp xếp và tổ chức sử dụng tài liệu trong thời gian hình thành hoạt động của đơn vị; nó còn thu thập các tài liệu văn bản của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động của nhà trường, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin chính xác bằng văn bản và cập nhật kịp thời, chính xác số liệu, tài liệu cho cấp trên khi báo cáo. Nhà trườngcầncó một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thưlưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thưlưu trữ tại nhà trườngđi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường, không mất nhiềuthời gian, đáp ứng được những yêu cầu cao trong công việc của người soạn thảo. Vì thế, qua 06 năm làm công tác văn thư vàlưu trữ bản thân tôi không ngừng học hỏi ở thầy cô đãđi trước và học hỏi ởđồng nghiệp, học qua báo chí, … đểđúc kết kinh nghiệm nên tôi chọn viết sáng kiến kinh nghiệm “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non”. B. NỘI DUNG VẤN ĐỀ: I. Thực trạng vấn đề: 1.Thực trạng công tác văn thư lưu trữ: - Những năm trước đây nhiều trường mầm non ở vùng sâu, vùng xa nói chung. Trường Mầm non Hương Sennói riêng công tác lưu trữ và bảo quản công văn đi công văn đến còn lỏng lẻo chưa nhận thức được tầm quan trọng của 1 https://dethilop10.com/

2. công tác văn thư nên hầu hết các trường đều bố trí cán bộ làm công tác này còn chậm. Do yêu cầu đổi mới về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục. Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, thông tư, văn bản chuyên môn ngày càng nhiều. - Nên các năm gần đây nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc chưakhoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được rút ra những thuận lợi và khó khăn như sau: 2. Đặc điểm tình hình: - Trường Mầm non Hương Sen được đặt tại ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị xã Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu, là trường vùng sâu của Thị xã Giá Rai. Gồm có 01 điểm trung tâm và 02 điểm lẻ được đặt tại ấp 19A và ấp 23. - Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ.Trong đó: Ban giám hiệu: 3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ. - Cơ sở vật chất: Có 10 phòng học phục vụ công tác giảng dạy và 11 phòng chức năng phục vụ các mặt hoạt động của nhà trường a. Thuận lợi: - Được sự quan tâm của lãnh đạo phòng GD và ĐT thị xã Giá Rai; Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã Phong Thạnh.Sự chỉ đạo, quan tâm sâu sát của Ban giám hiệu nhà trường và sự phối hợp chặt chẽ, đoàn kết của cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường. - Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng caocông tác chăm sóc giáo dục trẻ tại nhà trường. - Bản thân được đào tạo chính quy công tác văn thư lưu trữ, việc thực hiện nhiệm vụ được thuận lợi đúng với chuyên môn, nhưng bênh cạnh đó cũng có gặp một số khó khăn. b. Khó khăn: 2 https://dethilop10.com/

3. - Tuy trường có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo… (công văn đi) còn chưa khoa học, khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất… - Cơ sở vật chất tuy có đảm bảo nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu thực tế công tác văn thư hiện nay. II. Các giải pháp thực hiện: - Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác 06 năm tại nhà trườngtôi nhận thấy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thưlưu trữ đòi hỏi người làm mãn công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong đơn vịđược chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan mình nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. - Để nâng cao được hiệu quảcông tác văn thưlưu trữ, người làm công tác văn thưphải cần nắm vững nội dung: +Nhận và vào sổ công văn đến. +Nghiên cứu theo dõi việc giải quyết công văn đến +Nghiên cứu và dự thảo công văn. +Thủ trưởng sửa chữa và duyệt. +Đánh máy công văn. +Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu. +Vào sổ và gửi công văn đi. 3 https://dethilop10.com/

4. +Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. +Làm các loại biên bản. +Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. 1. Giải pháp lưu trữ hồ sơ: - Có nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ khác nhau như: Lưu trữ theo vần, lưu theo số, sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian, sắp xếp hồ sơ theochủ đề … - Bản thân tôi chọn cách lưu trữ hồ sơ theo “số và theo thời gian”, phương pháp này nhằm để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt là các tài liệu được đánh sốdễ dàng tìm tài liệuvà có sổ theo dõi số đến và số đi. - Đối với lưu trữ văn bản đến được lưu trữ theo số và thời gian như sau: + Số đến được tính bắt đầu từ ngày 01/01 hằng năm theo năm dương lịch và bắt đầu từ số 01 (đối với số 1 đến số 9 thì phải có số 0 đứng trước nhằm để hạn chế sai lệch người khác có thể viết thêm vào) Ví dụ: đánh mã số đến của văn bản đến: 4 https://dethilop10.com/

5. Ví dụ: Sổ lưu văn bản đến có số đến: Ngày, Ghi Nơi Số kí Trích yếu Người Ngày Số tháng chú gởi hiệu nội dung công nhận công đến Đến công công văn công văn đến văn văn văn 1 01/01/ 2 01 3 Phòng 4 01/KH- 5 01/01/ 6 Hướng dẫn thi 7 Bùi 8 Thái 2020 PGD-ĐT 2020 Hậu GDĐT đua khen thưởng TX GR năm học 2019 - 2020 01/01/ 02 Phòng 02/KH- 01/01/ Bùi Thái Thực hiện nhiệm 2020 PGDĐT 2020 Hậu GDĐT vụ công tác tháng TX GR 01/2020 2. Giải pháp sắp xếp hồ sơ khoa học -Chọn tủ hồ sơ: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn + Dùng tủ hồ sơ để vào kệ đựng hồ sơ + Sử dụng những mẫu giấy ghi chú để dán lên hồ sơlàm ký hiệu của từng loại hồ sơgiúp tìm dễ dàng hơn. - Phân loại hồ sơ:Phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo chủ đề, theo nhóm,… - Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất công việc. - Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác và phải được cập nhật thường xuyên. - Lưu trữ hồ sơ:Hồ sơ được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. 5 https://dethilop10.com/

6. 3 Giải pháp theo dõi văn bản đến: - Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình hay không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ). Công văn đến có thể chia thành một số loại như sau: loại nguyên tắc, loại công việc, loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN Ngày, Ghi Nơi gởi Số kí Trích yếu Người Ngày Số công tháng chú hiệu nội dung nhận công đến Đến văn công văn công văn văn công văn đến 1 1…. 2 ……….. 3 ………. 4 ……….. 5 ……….. 6 ……….. 7 ……….. 8 …… 2…. ……….. ………. ……….. ……….. ……….. ……….. …… 4.Giải pháp tổ chức giải quyết công văn đi. Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. - Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của nhà trường. - Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục. - Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn 6 https://dethilop10.com/

7. thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ. - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặt thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn. - Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học . SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI Ngày tháng Ghi Số và kí hiệu Trích yếu .nội Nơi nhận Người STT công văn công văn dung công văn công văn nhận chú 1 1 2 …………….. 3 ……….. 4 …………………. 5 ……….. 6 ……… 7 … 2 …………….. ……….. …………………. ……….. ……… … III. Kết quả đạt đượcvà bài học kinh nghiệm: 1. Kết quả đạt được: Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của trường Mầm Non Hương Sentừ năm 2015đến nay tôi nhận thấy: - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ. - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữcó hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày. - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định. - Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2.Bài học kinh nghiệm: - Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải 7 https://dethilop10.com/

8. không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. - Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác… IV. Khả năng ứng dụng: - Được áp dụng cho công tác văn thư lưu trữ tại trường Mầm non Hương Sen và cho các trường Mầm non khác trong thị xã. C. KẾT LUẬN: 1. Kết quả ứng dụng: - Trong thời công tác đến giờ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công. - Rèn luyện được tính chủ động, ngăn nấp, gòn gàn, có trách nhiệm trong công việc. - Các loại báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Giá Rai kịp thời, đúng thời hạn, đúng thể thưc theo yêu cầu. - Không thất thoát các loại hồ sơ. 2. Kết luận quá trình nghiên cứu: - Công tác văn thư lưu trữ phát huy được hiệu quả cao trong công tác quản lý, ý thực được vài trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. - Thông qua những biện pháp cụ thể trên của đơn vị chúng tôi trong công tác lưu trữ văn thư đạt được kết quảnhư: Hồ sơ được sắp xếpcó trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ, dễ tìm kiếm. - Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác… - Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỹ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2015đến nay trường Mầm non Hương 8 https://dethilop10.com/

9. Sen luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 3. Đề xuất kiến nghị: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ hợp lý hơn. - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn. - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ. Trên đây là những kinh nghiệm của việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non” mà bản thântôi tìm tòi suy nghĩ,đúc kết trong 06 năm làm công tác Văn thưlưu trữxây dựng nên.Rất mong sự đóng góp ý kiến của Hội đồng. Thành thật cám ơn!. Phong Thạnh, ngày 26 tháng 5 năm 2020 NGƯỜI VIẾT Bùi Thái Hậu XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP TRƯỜNG XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC –ĐÀO TẠO XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP THỊ XÃ 9 https://dethilop10.com/