1 / 14

seminar_s_istochnikami_komplektovania

Презентация начальника отдела ГКУВО "ГАВО", проходившая в 2015 году с организациями-источниками комплектования

GAVO
Download Presentation

seminar_s_istochnikami_komplektovania

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 10 апреля 2015 года «Общие принципы организации работы по оцифровке архивных документов» БЕСКРОВНЫЙ ДМИТРИЙ ПЕТРОВИЧ начальник отдела информационных архивных и компьютерных технологий

  2. ФОРМАТЫ ДОКУМЕНТОВ: JPEG PDF 1 страница дела = 1 файл все страницы дела = 1 файл

  3. ОБРАЗЦЫ ИМЁН: JPEG PDF 1 страница дела = 1 файл все страницы дела = 1 файл* * в случае выбора формата PDF номер страниц не пишется, т. к. все страницы дела сохранены в один документ

  4. РАССМОТРИМ НУМЕРАЦИЮ ИМЁН ПРИ ФОРМАТЕ JPEG : Например, расшифруем 4650_1_874_1 4650 – НОМЕР ФОНДА 1 – НОМЕР ОПИСИ 874 – НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ 1 – НОМЕР СТРАНИЦЫ ВАЖНО: данный вариант нумерации уместен в случаях еслив деле листы формата А4 и они напечатаны с одной стороны.

  5. Если листы имеют данные с другой стороны : имя файла имеет вид: 4650_1_874_1об 4650 – НОМЕР ФОНДА 1 – НОМЕР ОПИСИ 874 – НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ 1 – НОМЕР СТРАНИЦЫ об – УКАЗЫВАЕТ НА ТО, ЧТО ЭТО ОБОРОТНАЯ СТРАНИЦА

  6. Правила оформления прочих листов : 1. При копировании единиц хранения так же копируются листы заверители дела имя файла имеет вид: 4650_1_874_лзд 2. Непронумерованные титульные листы имя файла имеет вид: 4650_1_874_0

  7. Если сканируется лист А3 : имя файла имеет вид: 4650_1_874_I и 4650_1_874_II то есть, добавляется римская цифра в конце

  8. Если лист А3 имеет оборотную сторону: имя файла имеет вид: 4650_1_874_Iоби 4650_1_874_IIоб после римской цифры в конце добавляются буквы«ОБ»

  9. После сканирования всех листов необходимо: 1. Переместить все файлы JPEG в одну папку 2. Назвать папку именем, соответствующему архивному шифру дела: 4650_1_874 3. Передать папку с электронными образами документов на любом носителе DVD, CD, Flash-накопитель в отдел ИАиКТ 4. Вместе с электронными образами передать пакет сопроводительных документов, о которых рассказала начальник отдела сохранности Лобчук Наталья Сергеевна 5. При успешном завершении процесса передачи документов на хранение в «ГКУВО ГАВО» отделом ИАиКТ составляется акт, который хранится в отделе сохранности и копия которого может быть выдана по желанию организации-источника комплектования

  10. РАССМОТРИМ НУМЕРАЦИЮ ИМЁН ПРИ ФОРМАТЕ PDF : -как уже было сказано выше нумерация состоит из трёх блоков цифр: 4650_1_874 -все страницы дела = 1 файл -страницы должны быть разложены начиная с титульной и по ЛЗД -если имеются пропущенные листы, это должно быть отражено в ЛЗД Больше никаких манипуляций в указанном случае предпринимать не нужно.

  11. Технология сканирования документов

  12. Традиционный метод оцифровки • Запустить программу FineReader

  13. Традиционный метод оцифровки 2. Нажать кнопку «сканировать»

  14. Традиционный метод оцифровки 3. Нажать кнопку «сканировать»

More Related