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Formaci
E N D
2.
Formación de Formadores
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS
3. INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS OBJETIVOS:
- Introducción al Sector Turístico de Organización de Congresos, Eventos y Actos Públicos.
- Enseñar tanto la metodología de trabajo como estrategias para organizar con éxito todo tipo de evento:
Congresos jornadas, presentaciones, convenciones, ferias, exposiciones, etc.
4. INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS METODOLOGÍA:
Explicación teórica basada en el Turismo MICE a nivel general y en la Región de Murcia.
- Entrega de Manual de Gestión de eventos y ejercicios prácticos del mismo.
5. PROGRAMA DEL CURSO:
INTRODUCCION, OBJETIVOS Y DEFINICIONES.
TURISMO DE REUNIONES.
CAPACIDADES Y TAREAS DE UNA OPC.
DIFERENTES TIPOLOGIAS DE EVENTOS.
CONGRESOS Y CONFERENCIAS CIENTIFICAS.
EVENTOS DE EMPRESA.
EVENTOS DEPORTIVOS.
ACTOS INSTITUCIONALES Y CULTURALES.
BANQUETES Y CELEBRACIONES.
6. PROGRAMA DEL CURSO: ORGANIZACIÓN INTERNA DEL EVENTO.
EQUIPO HUMANO.
LA PLANIFICACION.
ORGANIZACIÓN INTEGRAL.
PERSONAL AUXILIAR.
LOGISTICA Y SOPORTE TECNICO.
IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES.
REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y CONVENCIONES:
SECRETARIA TÉCNICA
SECRETARIA CIENTÍFICA
SECRETARIA TURÍSTICA
FINANCIACION ,SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
VIABILIDAD, RIESGOS Y RESPONSABILIDADES
ACTUALIDAD EN EL MERCADO DE REUNIONES Y EVENTOS
LEGISLACION OPC MURCIA
DECRETO Nº 280 /2007 DE 3 DE AGOSTO, REGULADOR DE LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS DE LA REGIÓN DE MURCIA.
7. ¿Qué es un EVENTO?
8. ¿Qué es un EVENTO?
“Los eventos son sucesos temporales … tienen una duración limitada, y para eventos planificados esto es normalmente fijado y publicitario”.
(Getz 1997, p4)
9. ¿Qué es un EVENTO?
“ Un momento único en el tiempo celebrado con una ceremonia y un ritual que satisfaga las necesidades específicas”.
(Goldblatt, 2005).
10. Tipología de Eventos
Eventos de Ocio ( ocio, deportes…)
Eventos Personales ( bodas…)
Eventos Culturales ( arte, folklore…)
Eventos Organizativos (políticos…)
11. Evento deportivo COPA DAVIS ESPAÑA – ISRAEL 2009
12. Evento Personal
Fuente:Fotografía Federico Zanfagnini
13. Evento Cultural FESTIVAL SOS 4.8 2010
14. Evento Organizativo
15. Turismo de Reuniones El Turismo de negocios individual, se entiende por la persona que se desplaza y visita un destino turístico específico en función de las actividades laborales y profesionales que desarrolla, además de realizar actividades basadas en el negocio (trabajo), por el cual viaja, frecuentemente llamados viajeros de negocios.
Fuente:http://www.sectur.gob.mx/wb/sectur/sect_Turismo_de_Negocios
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini.
16. Turismo de Reuniones
Turismo de negocios grupal se tiene la posibilidad de seleccionar el destino turístico donde se realice un congreso, convención o viaje de incentivos, siempre y cuando cumpla con los requisitos para su organización.
Fuente: Fotografía Federico Zanfagnini
17. TURISMO DE REUNIONES
18. TURISMO DE REUNIONES Meetings / Reuniones
19. TURISMO DE REUNIONES Incentives/ Incentivos
Fuente Eventos en Plural y Experienzial
20. TURISMO DE REUNIONES Conventions – Congress /Convenciones - Congresos
21. TURISMO DE REUNIONES Exhibitions – Events / Eventos
22. TURISMO DE REUNIONES SEDES DE LAS REUNIONES PROFESIONALES
- Hoteles 41%
- Centros de congresos 33%
- Instalaciones Universitarias 17%
- Sedes singulares 9%
COLECTIVOS CONVOCANTES
- Ciencias Médicas 19%
- Tecnología 14%
- Otras ciencias 13%
- Industria 8%
- Educación, Ciencias Sociales, Economía, Comercio, Management 26%
- Comunicaciones, cultura, deporte y ocio, transporte, arte, seguridad, agricultura 20%
(fuente: I.C.C.A.)
23. TURISMO DE REUNIONES DIMENSIÓN DE LAS REUNIONES POR PERSONA
- De 50 a 149………… 22 %
- De 150 a 249……... 19 %
- De 250 a 499………. 27 %
- De 500 a 999………. 16 %
- De 1000 a 1999…… 9 %
- De 2000 a 2999…… 3 %
- De 3000 a 4999…… 2 %
- De 5000 a 10.000…. 1 %
- Más de 10,000……..0,3 %
· Cabe destacar que el 68 % son reuniones de 50 a 500 participantes
Esto abre de manera significativa el abanico de destinos susceptibles de albergar todo tipo de reuniones
TIPOS DE REUNIONES PROFESIONALES
- Seminarios , jornadas y simposios 52 %
- Convenciones 29%
- Congresos 16%
Fuente: Spain Convention Bureau de 2007
24. Capacidades y Tareas de una OPC Incluye: La administración completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a articipantes,ponentes e invitados especiales.
25. Capacidades y Tareas de una OPC La realización de eventos sociales, actos de promoción, coordinación, control y ruedas de prensa u otras actividades en torno al evento.
? El trabajo de secretaría y coordinación.
26. Capacidades y Tareas de una OPC ? La coordinación con la agencia de viajes
Implicada para la recepción y registro de
participantes, ponentes, dignatarios invitados
especiales, cuando fuere necesario.
? Aquellas otras funciones de dirección y
control que les sean propias y hayan asumido
contractualmente.
27. ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
El organizador de EVENTOS, traduce los deseos del cliente a los muchos proveedores, como pueden ser los centros de congresos, las autoridades, los hoteles, las agencias de viajes, los decoradores, las orquestas o artistas…
28. Diferentes Tipologías de Eventos
Congresos y Conferencias Científicas
Eventos de Empresa
Eventos Deportivos
Actos institucionales y culturales
Banquetes y celebraciones.
29. Ejemplo Congreso
30. Congresos y Conferencias Científicas
“A menudo se reúnen cientos e incluso miles de personas pertenecientes aun grupo científico, cultural, religioso… para informarse y/o deliberar sobre algún tema en específico”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
31. Congresos y Conferencias Científicas Convención:
“Es una reunión formal, con carácter de asamblea… destinada a suministrar información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo…”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
32. Congresos y Conferencias Científicas Asamblea:
“ Reunión general y formal de una asociación, un club, una organización o compañía cuya finalidad es la de decidir sobre políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances, presupuestos”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
33. Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS
Presentaciones de producto
Inauguración de nuevas instalaciones
Ferias
Workshops
Ruedas de Prensa
34. Eventos de Empresa
EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS
Convenciones
Seminarios
Aniversarios de Empresa
Outdoor training
35. Eventos de Empresa -Incentivos
Eventos Especiales
Cruceros a Medida
Golf & Resorts
Destinos Exóticos
Programas Antiestrés
Acceso a Espectáculos
Shows Exclusivos
Concentraciones
36. Espacios únicos o singulares
37. Espacios únicos o singulares
Fuente: Fotografías Google Images y Auditorio y Centro de Congresos Víctor Villegas de Murcia
38. Eventos Deportivos Los Eventos deportivos conforman en sí mismos un género específico y cuenta con unas características especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo.
“ Lo que resulta cierto y especial es que, por tratarse de actos a los que suelen acudir numerosísimas personas, la preparación de los mismos demanda el estudio de su programación en muchos aspectos, y con el tiempo suficiente… seguridad, sanidad, planes de emergencia…”.
39. Eventos Deportivos
Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadoras - sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.
Fuente:http://www.protocolo.org/ceremonial/protocolo_deportivo/protocolo_deportivo_eventos_deportivos_organizacion.html
40. Eventos Deportivos
Fuente: Fotografía Copa Davis 2009
41. Eventos Deportivos
Actividades Deportivas (Golf, tenis,vela ,buceo etc.)
Concentraciones
Partidos Benéficos
Etc.
42. Actos Institucionales y Culturales
Actividades Culturales (rutas históricas, exposiciones, Catas de vino, …)
Comisariado de Exposiciones
Gestión Cultural
Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de bandera, Corte de Cinta)
…
43. Banquetes y Celebraciones
“El término Banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones”.
Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227
44. Banquetes y Celebraciones
- Bodas
- Comuniones
- Bautizos
- Aniversarios
- Catering
- Fiestas en general
45. Banquetes y Celebraciones
46. Banquetes y Celebraciones Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini
47. Organización Interna del Evento
Equipo Humano
- La Planificación
- Organización Integral
- Personal Auxiliar
Logística y Soporte Integral
Importancia de los Proveedores
48. Organización Interna del Evento El Equipo Humano
49. Organización Interna del Evento Equipo Humano:
El equipo humano es la parte esencial de la organización de un evento. Un equipo competente es capaz de solventar cualquier incidencia.
50. Organización Interna del Evento - La Planificación:
Un evento perfectamente planificado es un éxito asegurado.
51. Organización Interna del Evento Los beneficios de la Planificación:
Capacita a los gestores el detectar y solucionar problemas.
Se destacan las estrategias alternativas para su consideración.
Se clarifican las responsabilidades del personal.
Se reduce la incertidumbre sobre el futuro.
52. Organización Interna del Evento Organización Integral
- Plan de Viabilidad
Briefing del Acto:
Definición y Clasificación del Acto
Diseño y creatividad
Información necesaria para el desarrollo del evento
Planificación: Organización, gestión y producción
Elaboración del proyecto del evento
Plan financiero y presupuestos o “Business plan”
Diseño, contenidos y objetivos
Cronograma y timing
53. Organización Interna del Evento Organización Integral
Desarrollo y producción
Supervisión y coordinación de todos los actos.
Confirmaciones de cada uno de los servicios, horarios, número de personas, protocolos a seguir,etc.
Asesoramiento y resolución de gestiones de los distintos participantes.
Coordinación de todos los aspectos del evento.
Solución de imprevistos
Cierre
Evaluación
Memorias técnicas y cierre de cuentas
54. Organización Interna del Evento Personal y Soporte Técnico
El personal que interviene en la organización y desarrollo de un evento es esencial para asegurar el éxito del mismo.
55. Organización Interna del Evento
56. Organización Interna del Evento Personas que intervienen en la organización de un evento:
Azafatas
Traductores
Artistas
Departamento Administración
Departamento RRHH
Departamento Creativo
Catering
Hoteles
Empresa de Autobuses
Alquiler de vehículos…
57. Organización Interna del Evento
58. Organización Interna del Evento - Logística y Soporte Técnico:
Desde el punto de vista de la logística cada evento especial es interesante.
La logística une la producción y el marketing.
La misión de la logística es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en la condición deseada.
59. Organización Interna del Evento - Importancia de los Proveedores:
La selección del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ahí reside la importancia de elegir a buen proveedor.
Debemos realizar una ficha técnica en la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, además de la relación calidad-precio.
60. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones - Secretaría Técnica:
PROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROVEEDORES:
Reserva y confirmación de servicios a proveedores
OFICINA TÉCNICA:
Puesta en marcha del evento
Prospección Sedes
Control de invitados
Organización del Programa Social
Etc.
DOCUMENTACIÓN OFICIAL:
Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas Económicas
61. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones
PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN:
Gabinete de diseño creando la imagen del evento
Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º según importancia del evento).
Envío de documentación a prensa especializada
Convocatoria de ruedas de prensa
Confección y presentación de la Página web
62. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones
EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS:
Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores
PERSONAL AUXILIAR
OTROS SERVICIOS:
Seguros.
Elementos Auxiliares: Decoración floral, iluminación, mobiliario.
Servicios de audiovisuales.
Traducción simultánea e intérpretes.
Etc
63. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretaría Científica:
64. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones Secretaría Científica:
Programa Científico
Recepción de Comunicaciones científicas, posters y demás trabajos.
Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo.
- Envío de Comunicaciones a Referees.
65. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones -Secretaría Turística:
66. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones TRASLADOS:
Facilidades para desplazamientos al lugar sede del evento
Colaboraciones con compañías de transporte (aéreas, ferrocarril y autobuses)
Alquiler de vehículos privados con y sin conductor
HOTELES Y RESTAURACION:
Gestión hotelera, reserva de alojamiento asistentes
Almuerzos de trabajo y Cafés
Selección y contratación de catering
Cenas de inauguración y gala
67. Reuniones, Incentivos, Congresos y Convenciones ACTOS SOCIALES Y CULTURALES:
Excursiones y programa de visitas turísticas con documentación de los lugares a visitar
Preparación programa de visitas técnicas a entidades, empresas etc. que tengan interés profesional para los asistentes.
Programa social: Cóctel o Recepción de Bienvenida, Cenas de Gala, Espectáculos, Actos Culturales, etc.…
Programa pre y post congreso de acompañantes.
68. Financiación, Seguimiento y Evaluación
Viabilidad
Riesgos
Responsabilidades
69. Financiación, Seguimiento y Evaluación
Una de las tareas más importantes es la financiación en la organización de un evento.
70. Financiación, Seguimiento y Evaluación Demos responder a una serie de cuestiones:
¿Qué es lo que quiero organizar?
¿Por qué, cuál es el propósito?
¿Cómo es?
¿Para cuando es?
¿Cuánto va a costar?
71. Financiación, Seguimiento y Evaluación Una vez que conocemos el tipo de evento que vamos a organizar debemos saber si es posible llevarlo a cabo y hacer lo necesario para tener el presupuesto de ingresos y gastos.
72. Financiación, Seguimiento y Evaluación Un presupuesto detallado debe incluir los requisitos técnicos, proveedores y servicios necesarios para el correcto desarrollo de un evento.
Los fondos van a influir en la toma de decisiones: el personal, requisitos formales o la logística organizacional.
73. Financiación, Seguimiento y Evaluación Riesgos que nos podemos encontrar:
Falta de previsión
Falta de fondos
Organización pobre
Responsabilidades
74. Financiación, Seguimiento y Evaluación Evaluación de Riesgos
Identificar los riesgos
Determinar quién esta en riesgo
Determinar si los controles existen, son adecuados y están listos
Revisar la evaluación cuando sea necesario
75. Actualidad en el mercado de eventos
Eventos sostenibles
- Edificios con eficiencia energética
- Uso de energías limpias
- Luz natural en las salas
- Utilización de elementos reciclables
- Ahorro de agua
- Accesibilidad para personas de movilidad reducida
- Tratamiento de residuos y sistemas de reciclaje
- Empresas certificadas según Normas ISO 14.000/EMAS
- Construcción no agresiva con el entorno
76. Actualidad en el mercado de eventos
Responsabilidad Social Corporativa
- Política clara de RSC
- Colaboración con organizaciones tipo ONG´s
- Accesibilidad para todos
- Utilización de productos locales
- Reducción y compensación de emisiones de CO2
- Utilización de transporte público no contaminante
77. Actualidad en el mercado de eventos
Austeridad
- Reuniones sin lujo ni boato
- Reducción en conceptos tales como:
- Decoración
- Catering
- Regalos
- Más sesiones de trabajo que programas lúdico/sociales
78. LEGISLACIÓN OPC MURCIA
Decreto n.º280/2007, de 3 de agosto, regulador de los Organizadores Profesionales de Congresos de la Región de Murcia.
79. FIN