01_SIA_PGD_Vers03

1. Curso:Sistemasinstitucionalesde archivosyprocesosdegestión documental 1 PoderJudicialdelEstadodeYucatán ConsejodelaJudicatura 2021

2. Introducción alossistemas institucionalesdearchivosy procesosdegestióndocumental. Sesión1 2

3. Breverepasoteórico ParteI 3

4. Sistema:definición 4 🠶Esunconjunto,cuyoscomponentesinteractúanparalograrpropósitos,metasyobjetivoscomunes.Alestarinterrelacionados,cualquiercambioexperimentadoporcadaunodeellosafectaal restodeloscomponentes,yalatotalidaddelsistema. 🠶Enotraspalabras,unsistemaes“unatotalidadcomplejacuyaspartesseinfluyenrecíprocamente”(RamírezDeleón,2016).

5. Componentesbásicosdelossistemas 5 🠶Dependiendodelanaturalezadesuobjetoypropósitos,loscomponentesdecualquiersistemapuedenvariar,peroregularmentepuedenserdiseccionadosdeacuerdoacuatrocomponentesbásicos: 🠶Laorganización(estructuraocomponentes) 🠶Elfuncionamiento(responsabilidadesy atribuciones) 🠶Recursosoperativosasignados(humanos,materiales,técnicosy tecnológicos) 🠶Flujosdeinformacióntraducidosenresultados,seanéstosproductos oservicios.

6. Fundamentoteóricodelossistemas institucionalesdearchivos 6 🠶Laconceptualizacióndelosarchivoscomoentescoordinados,conbaseenunmodelodeorganizaciónquelosvinculedentrodeunsistemainstitucional,sebasaenlateoríadelciclovitaldelosdocumentos. 🠶Lateoríadelciclovitalestablecequelosdocumentostransitanportresetapas,fasesoedades,desdeelmomentoenquesonproducidosyhastasudestinofinal(elcualpuedeconsistirenlaconservacióndefinitivaoenla eliminación). 🠶Lastresedadesson:activa,semiactivaeinactiva.Cadaetapasediferenciadelasotrasporlosusosyusuariosdelainformación,losrecursos,losinstrumentos,yprincipalmente,porlosserviciosquebrindacadaentidadarchivísticaespecializada,yconbaseenlosvaloresdocumentales.

7. Ciclovitalyvaloresdocumentales 7 🠶Losvaloresdocumentales están definidos porla etapa delciclovital enlaqueseencuentrela Sondedosclases:primariosy documentación. secundarios. 🠶Valoresprimarios:Serefierenalanecesidadinstitucional deretenerpordeterminadotiemposusregistros oficiales.Alrespecto,existentreselementosdejuicio:

8. Elementosdejuiciodelosvalores primarios 8 🠶a)Vigenciaadministrativa,oplazorequeridoporlainstituciónproductora dedocumentosparadartrámitealasuntoalqueserefiere. 🠶b)Vigencialegal,oplazoquelalegislaciónestableceparaguardar losexpedientesdedeterminadaseriedocumentalporsucalidad probatoriaotestimonial,acreditableantetribunalescompetentes,en respaldodelosderechoslegalesdelapropiainstituciónproductoraode losciudadanosqueefectúantrámitesanteella. 🠶c)Vigenciafiscal,oplazoenquedebeguardarseciertadocumentación deconformidadcondisposicionesfiscales,y/oporsuutilidadcontable.

9. Valoressecundarios 9 🠶Midenlautilidadinstitucionaldelasseriesdocumentales,porsucontenidoevidencial,informativootestimonialconvistasasuconservaciónpermanente.Porejemplo,lasseriesquehacenreferenciaalorigen, organizaciónydesarrollodelosentespúblicos,asícomoafenómenosdeparticularesy/oinstituciones,cambiosorgánicos,normasdetrabajo,estadísticas,decisiones,acuerdoslegalesyoperativosdelorganismoyreglamentosinternos.

10. Usuariosdelosvaloresprimariosy secundarios 10 🠶Ensíntesis,losvaloresprimariossonfundamentalesparalasinstitucionesypersonasgeneradorasdedocumentación,mientrasquelosvaloressecundariosexistenenfuncióndelinterésqueladocumentaciónrepresentaparaconsultanteseinvestigadoresajenosal asunto-origendelexpediente.

11. Ciclovital,sistemainstitucionaldearchivos (SIA),usosyvaloresdelainformación 11

12. Administracióndedocumentosy sistemasinstitucionalesdearchivos 12 🠶Laadministracióndedocumentosconstituyeunmodelo parala organizacióndearchivosdentrodesistemasintegrados,esdecir,conbase enunmodeloorganizativounificado,sustentadoenelciclovital,locual posibilitaquesusintegrantescompartanobjetivos. 🠶Laadministracióndedocumentossedefinecomo“metodologíaintegralparaplanear,dirigirycontrolarlaproducción,organización,circulaciónyusodelosdocumentos,alolargodesucicloinstitucionaldevida,atendiendoaunamayoreconomíayracionalizacióndelosrecursosoperativosylasestructuras archivísticas”(RamírezDeleón). 🠶Constituye unarespuestaantelosproblemasinstitucionalescausados porlaexplosióndocumental.Sumetodologíaestábasadaenlateoría delciclovitalofasescronológicasdelosdocumentos.

13. Administracióndedocumentos,modelo paralaplanificaciónarchivística 13 🠶Laadministracióndedocumentospermiteplanificar: 🠶Laactividadtécnicadelosarchivos: regulaciónprocedimientose instrumentos decontrolarchivístico. deprocesos, 🠶Losrecursosoperativos: personal,espacios,mobiliario,infraestructura técnicaytecnológica. 🠶Laestructura orgánica,comosistemainstitucionalde archivos:unidaddecorrespondencia,archivosdetrámite,archivode concentración,archivohistórico. 🠶Losserviciosarchivísticos,técnicosyparausuarios.

14. Archivo:conceptotridimensional 14 🠶Desdesudefiniciónconceptual-técnica,esunconjuntoorgánico yorganizadodeinformación. 🠶Ensudefiniciónespacial,aludeaunlugarfísico,comodepósito dearchivo. 🠶Ensudefinicióninstitucional,serefierealaestructuraorgánica formalmenteestablecida;esdecir,comoentidadespecializada quebrindaserviciostécnicosausuariosinstitucionalesysociales, dependiendodelaetapadelciclovitalcorrespondiente.

15. Archivo:alcancesdelconcepto tridimensional 15

16. Ciclovital.Tipodearchivo,valores, frecuenciadeusoyPGD 16

17. Lossistemasinstitucionalesde archivosdesdelanorma ParteII 17

18. Antecedentesnormativos 18 🠶LeyFederaldeArchivos.23/01/2012. 🠶LeyGeneraldeTransparenciayAcceso04/05/2015. 🠶LeyFederaldeTransparenciayAcceso09/05/2016. alaInformaciónPública. alaInformaciónPública. 🠶AcuerdodelConsejoNacionaldelSistemaNacionaldeTransparencia, Accesoala InformaciónPúblicayProteccióndeDatosPersonales,porel queseapruebanlosLineamientosparalaOrganizaciónyConservación de losArchivos.04/05/2016.

19. Normativavigente 19 🠶LeyGeneraldeArchivos(LGA).15/06/2018. 🠶LeydeArchivosparaelEstadodeYucatán(LEAY). 24/06/2020. 🠶ReglamentoInteriordelConsejodelaJudicaturadelPoderJudicialdelEstado.02/03/2021.

20. ObligacionesestablecidasporlaLGA ylaLEAY 20 🠶Implementar: 🠶SistemainstitucionaldeArchivos 🠶Grupointerdisciplinariodegestióndocumental 🠶Espaciosy equiposparalos archivosdelsistema. 🠶Elaborar: 🠶Programaanualdedesarrolloarchivístico 🠶Instrumentos decontrol yconsultaarchivística 🠶Programasdecapacitacióny profesionalizaciónparaelpersonalde losarchivos del sistema 🠶Impulsar: 🠶Infraestructurayequipamientoparalosarchivos 🠶Medidaspara conservarinformación

21. Sistemainstitucionaldearchivos. 21 Definición. 🠶Conjuntoderegistros,procesos,procedimientos, criterios,estructuras,herramientasyfuncionesque desarrollacadasujetoobligadoysustentalaactividad archivística,deacuerdoconlosprocesosdegestión documental(LEAY,artículo19).

22. Sistemainstitucionaldearchivos. Laimportanciadelaorganizacióndocumental 22 🠶Todoslosdocumentosdearchivoenposesióndelossujetosobligadosformaránpartedelsistemainstitucionaldearchivos;deberánagruparseenexpedientesdemaneralógicaycronológica,yrelacionarseconunmismoasunto,reflejandoconexactitudlainformacióncontenidaenellos,enlostérminosqueestablezcaelConsejoNacionaldeArchivos,elConsejoEstatalylasdisposicionesaplicables(LEAY,artículo20).

23. Sistemainstitucionaldearchivosysusprocesosde administracióndedocumentos. 23 🠶ElSistemaInstitucionaldeArchivosincluirá,mínimamente,lossiguientes procesosrelativosalaadministracióndedocumentos dearchivos: 🠶I.Registrodeentrada ysalidadecorrespondencia. 🠶II.Identificacióndedocumentosdearchivo. 🠶III.Usoyseguimiento. 🠶IV.Clasificaciónarchivísticaporfunciones. 🠶V.Integraciónyordenacióndeexpedientes.

24. Sistemainstitucionaldearchivosysusprocesosde administracióndedocumentos. 24 🠶VI.Descripciónapartirdesección,serieyexpediente. 🠶VII.Sistematizaciónyautomatización. 🠶VIII.TransferenciadeArchivos. 🠶IX.ConservacióndeArchivos. 🠶X.PrevaloracióndeArchivos. 🠶XI.Criteriosdeclasificacióndearchivos. 🠶XII.AuditoríadeArchivos (LEAY,artículo21).

25. Sistemainstitucionaldearchivos. Interpretacióndelanormativa. 25 🠶Comopuedeadvertirse,ladefiniciónprecedenteincluyeloselementosqueconformanlagestióndedocumentosylaadministracióndearchivos;sinembargo,elpropósitodelanormaestámásorientadoaconstruir,articularyvisibilizaralasestructurasorganizacionalesencargadasdedesempeñarlasfunciones archivísticas(archivodetrámite,concentraciónehistórico,vinculadasalciclovitaldelosdocumentos),cuyofuncionamientohomogéneopuedeserposiblegraciasaotroelementodelsistemainstitucional,sucomponentenormativo:lascoordinacionesdearchivos. 🠶Enotraspalabras,enelmarcodelaLGAydelaLEAY,losSIAestánpensadosmáscomoestructuras,queentérminosdedocumentos,procesos,criteriosyherramientas.Desdeestepuntodevista,elSIAespropuestocomounmodeloorganizacionalparalaoperaciónestandarizadadelosarchivos.

26. Sistemainstitucionaldearchivos. Integrantes. 26 🠶I.Instanciasnormativas: 🠶a)Áreacoordinadoradearchivos 🠶b)GrupoInterdisciplinario 🠶II.Instanciasoperativas: 🠶a)Decorrespondencia 🠶b)Archivosdetrámite 🠶c)Archivodeconcentración, 🠶d)Archivohistórico(no obligatorio). (LEAY,artículo22).

27. Sistemainstitucionaldearchivos. Instanciasnormativas. 27 🠶Áreacoordinadoradearchivos.Instanciaencargadadepromoveryvigilarelcumplimientodelasdisposicionesenmateriadegestióndocumentalyadministracióndearchivosasícomodecoordinarlasáreasoperativas delSistemaInstitucionaldeArchivos(LEAY,artículo5,fracciónXI). 🠶GrupoInterdisciplinario:Alconjuntodepersonasquedeberáestarintegradoporeltitulardeláreacoordinadoradearchivos,launidaddetransparencia;lostitularesdelasáreasdeplaneaciónestratégica,jurídica,mejoracontinua,órganosinternosdecontrolosusequivalentes;lasáreasresponsablesdelainformación,asícomoelresponsabledelarchivohistórico,conlafinalidaddecoadyuvarenlavaloracióndocumental(LEAY, artículo5,fracciónXXXVII).

28. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelÁreaCoordinadoradeArchivos. 28 🠶I.Elaborar,conlacolaboracióndelosresponsablesdelosarchivosdetrámite, de concentraciónyensucasohistórico,losinstrumentosdecontrolarchivístico previstosenestaLey,laLeyGeneralydemásnormativaaplicable. 🠶II.Elaborarcriteriosespecíficosyrecomendacionesenmateriadeorganización yconservacióndearchivos,cuandolaespecialidaddelsujetoobligadoasílo requiera. 🠶III.Elaborarysometeraconsideracióndeltitulardel sujetoobligadoelprogramaanual. 🠶IV.Coordinarlos procesos devaloraciónydisposicióndocumental querealicenlasáreasoperativas. 🠶V.Coordinarlasactividadesdestinadasalamodernizaciónyautomatizacióndelosprocesosarchivísticosyalagestióndedocumentoselectrónicosdelasáreasoperativas.

29. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelÁreaCoordinadoradeArchivos. 29 🠶VI.Brindarasesoríatécnicaparalaoperacióndelosarchivos. 🠶VII.Elaborarprogramasdecapacitaciónengestiónadministracióndearchivos. documentaly 🠶VIII.Coordinar,con lasáreasounidadesadministrativas, laspolíticasdeacceso ylaconservacióndelosarchivos. 🠶IX.Coordinarlaoperacióndelosarchivosdetrámite,concentracióny,en sucaso,histórico,deacuerdoconlanormatividadaplicable. 🠶X.Autorizarlatransferenciadelos archivoscuandounáreaounidaddelsujetoobligadoseasometidaaprocesosdefusión,escisión,extinciónocambio deadscripción;ocualquiermodificacióndeconformidadconlasdisposicioneslegalesaplicables.

30. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelÁreaCoordinadoradeArchivos. 30 🠶XI.Fomentarpolíticasdedifusiónsobreculturaarchivísticasasícomodelosacervosconvalorhistórico. 🠶XII.PromoverlaintegracióndelGrupoInterdisciplinario. 🠶XIII.InscribiryadministrarlainformacióndelSujetoObligadoenelRegistroEstatal deArchivos. 🠶XIV.Las demásqueestablezcanlasdisposiciones aplicables. (LEAY,artículo30).

31. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelGrupoInterdisciplinario. 31 🠶Elgrupointerdisciplinario,enelámbitodesusatribuciones, coadyuvará enelestablecimientodelosvaloresdocumentales,vigencias,plazosdeconservaciónydisposicióndocumentalparalaintegracióndel catálogodedisposicióndocumental(LEAY,artículo70). 🠶Entresusactividades,están: 🠶Recomendarserealicenprocesosdeautomatizaciónenapegoaloestablecidoparalaadministración dearchivosygestióndocumental. 🠶Aprobarlos instrumentosdecontrolyconsultaarchivística. 🠶Aprobarlosinventariosdebajadocumentalytransferencia secundaria. (LEAY,artículo72)

32. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelasÁreasdecorrespondencia. 32 🠶Áreasdecorrespondencia.Son responsablesdela recepción,registro,seguimientoydespachodela documentaciónparalaintegración delosexpedientes de losarchivosdetrámite(LEAY,artículo31).

33. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelosArchivosdeTrámite. 33 🠶LosArchivosdetrámiteseinstalaránencadaáreaounidadadministrativa,ytendráncomofunciones: 🠶I.Integraryorganizarlosexpedientesquecadaáreaounidadproduzca,useyrecibaasícomoresguardarloshastasu transferenciaprimariaobajadocumental. 🠶II.Asegurarlalocalizaciónyconsultadelosexpedientesmediante laelaboracióndelos inventariosdocumentales. 🠶III.Resguardarlosarchivosylainformaciónquehayasidoclasificadadeacuerdoconlalegislaciónenmateriadetransparenciayaccesoalainformaciónpública,entantoconservetalcarácter.

34. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelosArchivosdeTrámite. 34 🠶IV.Colaborarconeláreacoordinadoradearchivosenlaelaboración delosinstrumentosdecontrolarchivísticoprevistos enlaLeyGeneral, enestaLeyysusdisposicionesreglamentarias. 🠶V.Elaboraruninventariodeladocumentaciónquesegenere. 🠶VI.Trabajarconbasealanormatividadycriteriosespecíficosyrecomendacionesdictadosporeláreacoordinadoradearchivos. 🠶VII.Realizarlastransferenciasprimariasalarchivodeconcentración juntoconeláreacoordinadoradearchivos. 🠶VIII.Lasqueestablezcanlasdisposicionesjurídicasaplicables. (LEAY,artículo31).

35. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelArchivodeConcentración. 35 🠶Cadasujetoobligado(enestecaso,elConsejodelaJudicatura),contaráconunArchivodeConcentración,cuyasfuncionesson: 🠶I.Conservarprecautoriamenteladocumentaciónsemiactivahastacumplirsu vigenciadocumentalconformealcatálogodedisposicióndocumental. 🠶II.Asegurar,administrarydescribirlosfondosbajosuresguardo, asícomolaconsulta delosexpedientes. 🠶III.Recibirlastransferencias primariasybrindarserviciosdepréstamoyconsultaa las unidadesoáreasadministrativasproductorasdeladocumentaciónqueresguarda. 🠶IV.Conservar losexpedienteshastacumplirsuvigenciadocumentaldeacuerdoconloestablecidoenelcatálogodedisposicióndocumental. 🠶V.Colaborarconel áreacoordinadoradearchivosenlaelaboracióndelosinstrumentosdecontrolarchivístico previstosenlaLeyGeneral,enlaLeyEstataly ensusdisposicionesreglamentarias.

36. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelArchivodeConcentración. 36 🠶VI.Participarconeláreacoordinadoradearchivosenlaelaboraciónde loscriteriosdevaloracióndocumentalydisposicióndocumental. 🠶VII.Promoverlabajadocumentaldelosexpedientesquehayancumplido suvigencia,plazos deconservación,yasegurardequeladocumentaciónno seencuentreclasificadacomo reservadaoconfidencial,yquenoposean valoreshistóricos,conformealasdisposicionesjurídicasaplicables. 🠶VIII.Identificarlosexpedientesqueintegranlasseries documentalesquehayan cumplidosuvigenciadocumentalyquecuentenconvaloreshistóricos,yque serántransferidosalosarchivoshistóricosdelossujetosobligados,según corresponda. 🠶IX.Integrarasusrespectivosexpedientes,elregistrodelosprocesosdedisposicióndocumental,incluyendodictámenes,actaseinventarios.

37. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelArchivodeConcentración. 37 🠶X.Elaborarlosinventariosdebajadocumentalydetransferenciasecundaria. 🠶XI.Publicar,alfinaldecadaaño,losdictámenesyactasdebajadocumental asícomodetransferenciasecundaria, enlostérminosque establezcanlas disposicionesenlamateriayconservarlosenelarchivodeconcentraciónporun periodomínimodesieteañosapartirdelafechadesuelaboración. 🠶XII.Valorarencoordinaciónconelarchivohistóricolosdocumentosyexpedientesdelasáreasresguardadasconformealcatálogodedisposicióndocumental. 🠶XIII.Realizarlatransferenciasecundariadelasseriesdocumentalesquehayan cumplidosuvigenciadocumentalyposeanvaloresevidenciales,testimonialese informativos,alarchivohistóricodelsujetoobligado,oalArchivoGeneraldelEstado, y noseencuentrenclasificadoscomoreservadosoconfidencial. 🠶XIV.LasdemásqueestablezcanelConsejoNacional,elConsejoEstatalylas disposicionesaplicables. (LEAY,artículo33).

38. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelArchivoHistórico. 38 🠶ElArchivoHistóricopodráinstaurarsedependiendodelacapacidadpresupuestaly técnicadelsujeto obligado.Lasfuncionesdeestaáreason: 🠶I.Recibirlastransferencias secundariasyorganizaryconservarlosexpedientes bajosuresguardo. 🠶II.Recibir,organizar,conservar,describirydifundirladocumentacióncon valorhistórico. 🠶III.Brindarserviciosdepréstamoyconsultaalpúblico,asícomodifundirelpatrimoniodocumental. 🠶IV.Establecerlosprocedimientosdeconsultadelosacervosqueresguarda. 🠶V.Colaborarconeláreacoordinadoradearchivosenlaelaboraciónde losinstrumentosdecontrolarchivísticoprevistosenestaLey, asícomoenla demásnormativaaplicable.

39. Sistemainstitucionaldearchivos. FuncionesdelArchivoHistórico. 39 🠶VI.Implementarpolíticasyestrategiasdepreservaciónquepermitanconservarlosdocumentoshistóricosyaplicarlosmecanismosylasherramientasqueproporcionanlastecnologíasdeinformaciónparamantenerlosadisposicióndelosusuarios. 🠶VII.Adoptarmedidasparafomentarlapreservacióndigital. 🠶VIII.Elaborareimplementarprogramasdedifusióndelosacervos documentalesdelArchivoHistórico. 🠶IX.Establecerlosprocedimientosdeconsultadelosacervosqueresguarda. 🠶X.Colaborarconeláreacoordinadoradearchivosenlaelaboraciónde losinstrumentosdecontrol archivísticoprevistosenestaLey,asícomoenla demásnormativaaplicable. 🠶XI.LasdemásqueestablezcaestaLeyysuReglamento.(LEAY,artículo 37).

40. Procesos documental ParteIII degestión 40

41. Gestióndocumental,desdelo normativoyloteórico 41 🠶Gestióndocumental:Eseltratamientointegraldeladocumentaciónalolargodesuciclovital,atravésdelaejecucióndeprocesosdeproducción,organización,acceso,consulta,valoracióndocumentalyconservación(LEAY,artículo5,fracciónXXXV.) 🠶Puedeentendersecomoelconjuntodeactividadesadministrativas ytécnicas,metodológicamentediseñadasyencaminadasala planificación,manejoyorganizacióndeladocumentación producidayrecibidaporlasentidades,desdesuorigenhastasu destinofinal.

42. Procesosdegestióndocumental(PGD),según lateoríadeadministracióndedocumentos 42 🠶1.Produccióndedocumentos. 🠶2.Integracióndeexpedientes. 🠶3.Organización. Clasificación Ordenación Descripción. 🠶4.Acceso. 🠶5.Valoración. 🠶6.Conservación. 🠶7.Difusión.

43. PGDesenciales,consusproductose instrumentos 43 🠶Producción,integraciónyconservación 🠶Carátulas 🠶Integracióndeexpedientes 🠶Organización/Clasificación 🠶CuadroGeneraldeClasificaciónArchivística(CGCA) 🠶Organización/Descripción 🠶InventarioGeneral 🠶GuíaSimpledeArchivos. 🠶Valoración 🠶Inventariodetransferenciaprimaria 🠶CatálogodeDisposiciónDocumental(CDD)

44. Funcionesdelosarchivosdetrámite, diferenciadasporPGD 44 🠶Produccióneintegración 🠶Integraryorganizarlosexpedientesquecadaáreaounidadproduzca, useyrecibaasícomoresguardarloshastasutransferenciaprimariaobajadocumental. 🠶Acceso 🠶Asegurarlalocalizaciónyconsultadelos expedientesmediantelaelaboracióndelosinventariosdocumentales. 🠶Resguardar losarchivosylainformaciónquehayasidoclasificadadeacuerdoconla legislaciónenmateriadetransparenciayaccesoala informaciónpública,en tanto conservetalcarácter. 🠶Organización/Clasificación,Organización/Descripción,Valoración 🠶ColaborarconeláreacoordinadoradearchivosenlaelaboracióndelosinstrumentosdecontrolarchivísticoprevistosenlaLeyGeneral,enestaLeyysusdisposicionesreglamentarias.

45. Funcionesdelosarchivosdetrámite, diferenciadasporPGD 45 🠶Organización/Descripción 🠶Elaborarun inventario deladocumentaciónquesegenere. 🠶Valoración 🠶Realizarlastransferenciasprimariasalarchivodeconcentraciónjuntocon eláreacoordinadoradearchivos. 🠶TodoslosPGD 🠶Trabajarconbaseenlanormatividadycriteriosespecíficosyrecomendaciones dictadosporeláreacoordinadoradearchivos.

46. Aspectostécnicosdelosprocesos relativosalosdocumentosdearchivos 46 🠶Registrodeentradaysalidadecorrespondencia.Implicaestablecer unáreadecontroldelosdocumentosdearchivoencargadade: 🠶Recibiry distribuirlacorrespondenciadeentrada 🠶Registrarycontrolarlacorrespondenciaentranteysaliente 🠶Recibirydespacharlacorrespondenciadesalidadesusunidades administrativas. 🠶Identificacióndedocumentosdearchivo.Establecerunmecanismoquepermitaasignarunnúmerodefolioconsecutivoacadadocumentodearchivoregistrado,elcualsereiniciará cadaaño,eidentificarelasuntocorrespondienteconunabrevedescripción,fechayhorade recepción,asícomoelnombreycargodelremitenteydestinatario.

47. Aspectostécnicosdelosprocesos relativosalosdocumentosdearchivos 47 🠶Usoyseguimiento.Establecerlosprocedimientostécnicosasociadosalmanejodelosdocumentosdearchivo. 🠶Clasificaciónarchivísticaporfunciones.Identificarlaserieque correspondaacadadocumentodearchivodeacuerdoconlasfunciones yatribucionesquelogeneraronyasignarlaclasificaciónarchivísticade conformidadconloscódigosseñaladosenlosinstrumentosdecontroly consultaarchivística(CGCAyCDD). 🠶Integraciónyordenacióndeexpedientes.Establecerlosprocedimientos necesariosquepermitanintegrarlosexpedientesporasunto,desdesu aperturahastalaconclusióndelmismo,conbaseenlasfuncionesy atribucionesdecadaunidadadministrativa.

48. Aspectostécnicosdelosprocesos relativosalosdocumentosdearchivos 48 🠶Descripciónapartirdesección,serieyexpediente.Precisarlosmecanismosparallevaracaboladescripcióndelainformacióncontenidaencadaunodelosexpedientes,demaneraquelosdocumentosdearchivoesténvinculadosconlasfuncionessustantivasocomunesdelasunidadesadministrativascorrespondientes,considerandolarelaciónentre losnivelesdedescripción. 🠶Transferenciadearchivos.Garantizar,medianteprocedimientos específicos,eltrasladocontroladoysistemáticodeexpedientesdeun archivodetrámitealarchivodeconcentración(transferenciaprimaria),y deéstealarchivohistórico(transferenciasecundaria).

49. Aspectostécnicosdelosprocesos relativosalosdocumentosdearchivos 49 🠶Conservación.Desarrollarprocedimientosespecíficosquegaranticenlapreservaciónylaprevencióndealteracionesfísicasydela informacióncontenidaenlosdocumentosdearchivo,conelfindeque permanezcanaccesiblesparasuconsulta. 🠶Prevaloración.Establecermecanismosquepermitanrealizarunanálisis delas funcionesy atribucionesdelasdependenciasoentidadesde acuerdoconlasdisposicionesnormativas,paraidentificarlosdocumentosdearchivoafindedeterminarlosvaloresdocumentalesde losmismos. 🠶Criteriosdeclasificacióndelainformación.Seestableceránde conformidadconlanormativadeTransparenciaaplicable. 🠶Auditoríadearchivos. Establecerelprogramadeverificaciónperiódica delSIA,queincluyalafrecuencia,métodosderevisión,responsables, criteriosdeevaluaciónysusalcances.

50. Reflexión conclusión sintéticaamodode 50 🠶Losprocesosdegestióndocumentalformanpartedeunsistema,demaneratalqueseinfluyendemanerarecíproca,impactando positivaynegativamenteelfuncionamientodetodoelconjunto. 🠶Estoimplicaqueaunquealgunosprocesosserealizandemanera secuencial,otrospuedenydebendesarrollarsedemanerasimultánea. Porejemplo,silaproduccióndeexpedientessedesarrolladeunamanera sistemática,a lapar delaincorporacióndetécnicasque permitancuidar laintegridaddelsoportefísicoydelainformación,nosólosegarantizael cumplimientodeobjetivosinstitucionales,sinotambién,laconservación delexpediente,yelaccesoalmismo.