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Seguimiento de proyectos. II Seminario Compradores. Noviembre de 2006. Contexto. ¿Por qué hacer una presentación de seguimiento de proyectos? Los plazos para el cierre de la ejecución de los proyectos 2006 son cortos y es necesario organizarse para alcanzar a terminarlos bien

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seguimiento de proyectos

Seguimiento de proyectos

II Seminario Compradores

Noviembre de 2006

contexto
Contexto
  • ¿Por qué hacer una presentación de seguimiento de proyectos?
    • Los plazos para el cierre de la ejecución de los proyectos 2006
    • son cortos y es necesario organizarse para alcanzar a terminarlos bien
    • Hay una percepción que muchos de los proyectos no son capaces de traducirse en resultados concretos, con mejoras perdurables para los Servicios
hacia una ingenier a de proyectos
Hacia una ingeniería de proyectos
  • Estrategia
    • Priorización de acciones
    • Modelo Resultado > Objetivo > Meta
  • Administración de los recursos
    • Equipo de proyecto
  • Gestión de los compromisos
    • Promesas
    • Reuniones de seguimiento
    • Acta de acuerdos y compromisos
  • Control de avance
    • Carta Gantt
    • Hitos y puntos de control
    • Seguimiento de resultados
  • Gestión del cambio
mapas mentales
Mapas mentales
  • Herramienta para ordenar los elementos relevantes
  • Facilita la discusión de ideas en forma gráfica y simple
  • Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas
  • Ejemplo: Gestión de proyectos
  • Software: FreeMind (GNU)
    • http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
modelo rom resultados objetivos metas
Modelo ROMResultados > Objetivos > Metas

Resultados

Objetivos

Metas

  • ¿Qué resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos?
  • ¿Qué objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados?
  • ¿Qué indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos?
  • ¿Cuáles son los estándares para cada uno de estos indicadores?
  • ¿Qué tolerancia podemos aceptar?
administraci n de los recursos
Administración de los recursos
  • ¿Qué competencias/habilidades son requeridas para desarrollar cada actividad?
  • ¿Cuánto tiempo/recursos se requieren?
    • Humanos / físicos / financiero
  • ¿Qué se disponen?
  • ¿Cómo se distribuirán los recursos en el tiempo?
  • ¿Cómo se interrelacionan los recursos con otras actividades?
  • ¿Cómo enfrentamos los retrasos de los proyectos?
gesti n de los compromisos promesas
Gestión de los compromisos:Promesas
  • Acción futura a desarrollarse
    • Resultados medibles que se quieren obtener (condiciones de satisfacción)
  • Responsable único por el desarrollo de la acción
  • Recursos para el desarrollo de la acción
    • Humanos / Físicos / Financieros
  • Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados
    • Carta Gantt
    • Hitos y puntos de control
  • Relación con otras actividades
gesti n de los compromisos reuniones de seguimiento
Gestión de los compromisos:Reuniones de seguimiento
  • Planificación
    • Periodicidad de las reuniones
  • Preparación de las reuniones
    • Temas a tratar
    • Duración de la reunión  Pauta de la reunión
    • Asistentes
  • Roles
    • Moderador
    • Secretario
    • Administrador del tiempo
  • Seguimiento
    • Acta de acuerdos y compromisos
gesti n de los compromisos acta de acuerdos y compromisos
Gestión de los compromisos:Acta de acuerdos y compromisos
  • Acuerdos
    • Declaración que condiciona las acciones futuras
    • “Rayado de Cancha”
    • No involucra acciones específicas a desarrollar
  • Compromisos
    • Acción específica y concreta que debe ser desarrollada
      • Acción
      • Responsable
      • Plazo
      • Condiciones de satisfacción
control de avance carta gantt
Control de avance:Carta Gantt

Proyecto adopción de proveedores

control de avance hitos y puntos de control
Control de avance:Hitos y puntos de control
  • Hitos intermedios:
    • Productos intermedios que dan cuenta del correcto avance del proyecto
    • Resultados visibles que validan el proyecto frente a la organización
    • Oportunidad para dar seguridad a los directivos y funcionarios
  • Puntos de control
    • Programa de evaluaciones en que se medirá el cumplimiento de los hitos del proyecto
    • Reuniones de seguimiento con enfoque de mejoramiento continuo
control de avance seguimiento de resultados
Control de avance:Seguimiento de resultados
  • Asociar Indicadores que reflejen el grado de obtención de resultados
  • Evaluar los tiempos y la dificultad de los cambios
  • Establecer una gradualidad en la obtención de los resultados
  • Definir fuentes de información, herramientas y metodología para la definición de indicadores
  • Elaborar plan de seguimiento
gesti n del cambio
Gestión del cambio

Directivos / Jefaturas

Personal afectado

Cómo alinear a la organización en pos de los objetivos del proyecto

Temor a quedarse sin empleo

No entienden las nuevas prácticas ni cómo afectan su trabajo

Cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el proyecto

No se resuelven los problemas que el cambio les está generando

Cómo manejar la resistencia y objeciones del personal

Cómo evaluar el avance del proyecto

No saben aprovechar las

Nuevas herramientas

Cómo asegurar que se

Obtendrán resultados

gesti n del cambio1
Gestión del cambio

INGENIERÍA CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE CAMBIO

  • Generar una visión de cómo afectará el proyecto a las personas
  • Prevenir la definición de procesos de negocio que la organización no va a ser capaz de adoptar
  • Identificar los recursos internos requeridos para conducir el proceso de cambio
  • Definir un plan de comunicaciones

Planificación

Preparación

Puesta en

Marcha

gesti n del cambio2
Gestión del cambio

INGENIERÍA DE DETALLE DEL PROYECTO DE CAMBIO

  • Constituir y preparar al equipo interno responsable por el proyecto
  • Realizar un diseño de detalle de los cambios organizacionales y de prácticas
  • Definir el plan de cambio (programación del proyecto, asignación de recursos, mecanismos de control)
  • Planificar medidas de prevención y mitigación de riesgos

Planificación

Preparación

Puesta en

Marcha

gesti n del cambio3
Gestión del cambio

PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO DE CAMBIO

  • Brindar asistencia a la puesta en marcha del proyecto de cambio
  • Evaluar y corregir la ejecución de las actividades programadas
  • Apoyar la resolución de dificultades y conflictos
  • Ajustar el plan de cambio de acuerdo a las situaciones encontradas

Planificación

Preparación

Puesta en

Marcha

gesti n del cambio ciclo de comunicaciones
Objetivos

Audiencia meta

Mensaje

Medios

Gestión del cambio:Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR

DISEÑAR

EVALUAR

gesti n del cambio ciclo de comunicaciones1
Informar los avances del proyecto

Regular las expectativas del personal

Manejar las objeciones al proyecto

Comunicar las próximas acciones

Preparar a la gente para enfrentar los desafíos futuros

Gestión del cambio:Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR

DISEÑAR

EVALUAR

gesti n del cambio ciclo de comunicaciones2
Brecha entre el mensaje transmitido y las percepciones de la gente.

Objeciones y dudas frente al proyecto.

Efectividad de los medios de comunicación.

A quienes están llegando las comunicaciones

Gestión del cambio:Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR

DISEÑAR

EVALUAR

seguimiento de proyectos1

Seguimiento de proyectos

II Seminario Compradores

Noviembre de 2006