www-xplenty-com-blog-why-clean-your-crm-data- (1)

1. Xplent Wh You Need a CRM Data Cleanup  Januar 04, 2021  Ae Dearmer  Data Integration No one likes clutter, whether it’s in our o몭ce, our email inox, or in our customer relationship management (CRM) software. It’s all too eas for junk to pile up unnoticed over time until it’s too late, making ou feel unorganized, unproductive, and o몭-kilter. While we can’t straighten up our house for ou like Marie Kondo, we do have some advice to share regarding CRM data cleanup. A mess CRM dataase doesn’t just make our data feel “cluttered”—it can also have a tangile negative impact on our organization’s e몭ectiveness, agilit, and ottom line. Unorganized CRM data can create prolems such as:

2. Failure to keep proper track of our interactions with customers and leads.Failure to keep proper track of our interactions with customers and leads. Wasting valuale emploee time  sifting through customer contact information that’s inaccurate or duplicated. Neglecting, passing over, or alienating an important lead who might have ecome a valuale customer. The consequences of not performing CRM data cleanup can e drastic for our organization’s productivit and pro몭tailit. IM estimates that poor data qualit costs the U.. econom $3.1 trillion ever ear, while IT research and advisor 몭rm Gartner projects that this 몭gure is $13.5 million for the average usiness. everal other studies have estimated that ad data ma e costing companies etween 10 and 30 percent of their annual revenues. Fortunatel, our usiness doesn’t have to su몭er the same fate. elow, we’ll discuss some of the most common reasons for data qualit issues and o몭er our suggestions for performing CRM data cleanup so that ou can avoid the most common mistakes and keep our dataase in top shape. Tale of Contents 1. 3 Reasons Wh You Need CRM Data Cleanup 2. The ene몭ts of Clean Data in Your CRM Dataase 3. How to Do CRM Data Cleansing with Xplent Integrate Your Data Toda! Tr Xplent free for 14 das.No credit card required. mail address Get tarted   3 Reasons Wh You Need CRM Data

3. Cleanup According to alesforce, as much as 70 percent of data in a CRM sstem “goes ad” (i.e. ecomes osolete) ever ear. In this section, we’ll discuss the three iggest reasons wh nearl ever organization needs a CRM data cleanup. 1. Duplicate Data Duplicate data is an all-too-common issue with CRM dataases, and it can happen for a variet of reasons during the process of data collection and/or data entr: The same lead might sign up using di몭erent emails or street addresses, creating a separate record in the CRM for each one. The same data might e entered with di몭erent formatting, areviations, etc. For example, 555-555-5555, 5555555555, and (555) 555-5555 all represent the same phone numer, ut our CRM sstem might not realize this without performing data cleansing. According to Hupot, data duplication rates ma e as high as 10 to 30 percent for companies who are in sore need of a CRM data cleanup. On a small scale, the prolem of duplicate data is manageale and relativel eas to 몭x when doing CRM data cleanup—just identif it and delete it. In the long run, though, duplicate data can e a disaster: ever additional duplicate record makes it more and more time-consuming to sift through our dataase, which cuts into the time that ou have to follow up with leads. It’s no wonder that sales representatives onl spend 36 percent of their time actuall selling. To avoid this, ou need to address the prolem of duplicate data at the source  performing CRM data cleanup. This means going through our entire dataset, discovering the source of the duplicate records, and standardizing their format. Limiting the tpe and amount of input options (e.g.  onl allowing selections from a drop-down menu, instead of text oxes that allow free entr) is another wa to further deal with the prolem. 2. Missing Data

4. Missing and incomplete data is another painful and all-too-common issue withMissing and incomplete data is another painful and all-too-common issue with our CRM dataase. For example, a lead might 몭ll out contact data such as their email address, phone numer, and compan while forgetting to put down their own name—and now that ou’re going through the dataase, ou realize ou have no idea what to call them. Again, if this is a one-time incident, it’s not too di몭cult to do CRM data cleanup  researching the missing information, 몭lling in the lanks, and working on converting the lead to a paing customer. ut when this pattern repeats on a larger scale, it ecomes a much more time-consuming and challenging prolem to solve—not to mention the opportunit costs ou face from not following up with leads sooner. The complications don’t end there—without CRM data cleanup, our sales team won’t have access to a complete picture of our customers and leads. As a result, an automated marketing tools ou have (e.g. sending more personalized emails to our contacts, or separating contacts  their lifeccle stage) are liale to fail when tring to perform their functions. As a result, ou’ll e unale to contact or separate our leads correctl if at all—so ou’ll either have to do it manuall and painfull or miss out on them entirel. Finall, incomplete information doesn’t just have consequences at the level of individual leads. It can also create gaps in our large-scale understanding—things like which markets to focus on, or which leads are most likel to convert into opportunities and customers. Without a dedicated CRM data cleanup program, ou’ll risk falling ehind in our ailit to compete in a crowded marketplace. 3. Out-of-Date Information The older our data is, the more likel it is to e inaccurate—which, for all intents and purposes, makes it asicall useless. This fact is especiall true for our CRM data. On a dail asis, companies are formed or go out of usiness, emploees leave their jos or get new jo titles, and people change their addresses and phone numers. According to the U.. ureau of Laor tatistics, for example, the average emploee has een with their emploer for 4.1 ears, and annual turnover rates at some usinesses could e as high as 15 to 25 percent. ven a single inaccurate data point could make it impossile for ou to get in touch with, or to follow up with, a contact.

5. For example, our CRM might show that ou have 10,000 di몭erent contactFor example, our CRM might show that ou have 10,000 di몭erent contact records for leads in the oston region—ut what it doesn’t show is that 1,000 of these leads have actuall moved to new cities since ou collected their data. Without doing CRM data cleanup, ou might incorrectl assume that the health of our usiness is stronger in a particular region than it actuall is. In turn, ou might make ad judgment calls aout our advertising and marketing campaigns to reach these (now-extinct) leads: e.g. putting up illoards in a part of town where the no longer live or uing Faceook ads in their time zone. Like the issues of duplicate data and missing information, incorrect data due to an out-of-date CRM dataase can cost ou dearl. While correcting one record might not take much longer than a phone call or we search, correcting hundreds or thousands of records will e time-consuming to the extreme (not to mention mentall exhausting for the poor team memers assigned to the task). The ene몭ts of Clean Data in Your CRM Dataase Thus far, we’ve talked aout the potential detriments that having a mess CRM dataase can ring to our organization. ut what aout the 몭ip side—the ene몭ts of CRM data cleanup, more accurate data, and etter data management for our sales and marketing teams? The advantages of cleaning up our CRM data include: etter-qualit leads: When ou do CRM data cleanup, the customer data and leads in our dataase will e unique, complete, and up-to-the-minute. You don’t have to worr aout wasting our salespeople’s time when their emails ounce or a contact’s phone numer is no longer in service. Higher productivit: Keeping our dataase clean and tid with automated CRM data cleanup means that emploees don’t have to waste das or weeks of taxing manual e몭ort cleaning it up themselves. ales reps and marketers will e happier, more productive, and less likel to su몭er from overwork and urnout.

6. Increased pro몭ts: Instead of correcting ad information and chasing downIncreased pro몭ts: Instead of correcting ad information and chasing down old leads gone missing, sales reps can spend more time doing what the’re supposed to e doing—selling. And assuming our sales reps are friendl and competent, more time selling is ver likel to result in a healthier ottom line. Integrate Your Data Toda! Tr Xplent free for 14 das.No credit card required. mail address Get tarted   How to Do CRM Data Cleansing with Xplent If our house is a total wreck, the solution is eas—just call up a maid service for help. ut what should ou do if ou need to perform CRM data cleanup and don’t know where to get started? For man usinesses, the answer is right in front of them. The correct and accurate information ou need to perform data cleansing and standardization for our CRM dataase is often alread availale, ut scattered across a dizzingl large arra of data sources, from wesites and emails to phone calls and contact forms. Yet without a wa to collect, clean, and ingest this data through marketing automation, usinesses are no etter o몭 with this knowledge than the were efore. That’s wh an e몭ective TL (extract, transform, load) work몭ow is essential for modern CRM data cleanup. TL is a data integration process that automaticall migrates information from diverse data sources into a centralized repositor (e.g. a CRM dataase). To uild a rapid, e몭cient TL data pipeline with automation, more and more usinesses are taking advantage of dedicated TL solutions like

7. Xplent. At its heart, Xplent is a data deliver compan. We remove all the roadlocks and arriers to the data 몭ows across our organization so that ou can streamline our information work몭ows and maintain a clean and tid CRM dataase: With more than 100 integrations with dataases, aa applications, analtics tools, and more, Xplent helps ou quickl and e몭cientl connect all of our relevant data sources—there’s no need to use our compan’s internal resources, or write the code ourself. Xplent lets ou choose exactl the data ou want from each source, when ou want it integrated, and how ou want it delivered. This freedom and precision mean that our data can e properl connected, snced, and up- to-date at all times, avoiding all the data woes discussed aove. The Xplent low-code platform is user-friendl with a gentle learning curve and a simple, drag-and-drop graphical user interface. Xplent makes it eas for even non-technical usiness users to uild roust data pipelines from their data sources to a cloud data warehouse or CRM dataase. Want to 몭nd out how TL solutions like Xplent can help automate our CRM data cleanup process? Get in touch with Xplent toda for a chat aout our usiness needs and ojectives, or to start our free trial of the Xplent platform. You might also like our other posts... Data Integration

8. Turning Your Data Lake Into a Data wamp When companies don't have an organized sstem or protocols for LT, the can quickl turn a data lake into a data swamp. Ae Dearmer Jul 01, 2021 CDC What is Change Data Capture? Change data capture (CDC) is an essential data integration practice for saving time and e몭ort. We go over what CDC is and the di몭erent CDC methods. Mark mallcome Ma 31, 2021

9. Data Integration The Five Tpes of Data Integration usiness data integration is vital for e몭ective insights, ut do ou know what data integration is or how it works? Here we discuss 몭ve data integration methods, how the work... Ae Dearmer Ma 11, 2021  Tags: crm, data, data integration hello@xplent.com   +1-888-884-6405 olutions Industries Resources upport Compan Marketing Retail Weinars Live Chat Aout ales Hospitalit ooks and Guides Documentation Customers upport Advertising log Developers Partners

10. Developers Glossar ecurit Language ervice tatus Compare Integrations nglish Xplent Platform Alooma 日本語 Fivetran Talend TLeap titch Matillion Terms Privac polic hello@xplent.com    