Flexibles Arbeitszeitmanagement

1. Flexibles Arbeits(zeit)management - interessengerecht und effizient Stefanie Wiebrock Fauth-Herkner & Partner www.arbeitswelt.de

2. Fauth-Herkner & Partner Leistungsfelder • Umsetzungsberatung: 20 Jahre Erfahrung Human-Resource-Management • Arbeits(zeit)management, Organisation • Arbeitsrecht, Entlohnung, EDV • Kompetenzentwicklung von Führungskräften • Information und Kommunikation, Mitarbeiterbefragung Projekte: Innovative Modelle - Qualifizierte Teilzeit (BMFSFJ)Systematisches Beschäftigungsmanagement (Bertelsmann Stfg.) mobilZeit Kompetenzzentrum work-life balance(StMAS, vbw, VBM, ESF)Förderprojekt: Familienbewusste Arbeitswelt Informationsportal Mittelstand und Familie(Allianz für die Familie) audit berufundfamilie® (GHSt): Entwicklung und AuditierungEU-Netzwerk: „Family & Work“ www.Arbeitswelt.de & www.work-life.de & www.mittelstand-und-familie.de

3. Kunde / Arbeitsmarkt Infrastruktur / Gesellschaft Unternehmen Mitarbeiter/innen Ziel Wirtschaftlichkeit Ökonomisch und sozial ausgewogen Zeitsouveränität Kundenorientierung Beschäftigungs-sicherung Attraktiver Arbeitsplatz Anpassung an Schwankungen Lebensphasen- orientierung Partner-schaft Amortisation der Aus- und Weiterbildung Teilzeit Interessen und Ziele eines Arbeits(zeit)managements

4. Arbeits(zeit)management effizient und partnerschaftlich K O M M U N I K A T I O N I N F O R M A T I O N Management Kultur Modelle + Instrumente Führungskraft + Team Der Weg zu einem Arbeits(zeit)management

5. Arbeitsmarkt Kunde Infrastruktur Gesellschaft Vom Arbeitszeitmodell zum Arbeits(zeit)management Organisation Entlohnung Personal- wirtschaft Arbeitszeit Qualifikation Führung / Team Information

6. Umsetzungsprozess im Betrieb

7. Ausgangssituation Belastungsschwankungen

8. Mit vier Zeitwerkzeugen arbeiten

9. Innovative Arbeitszeitmodelle Tag Woche Monat Jahr Leben Vollzeit Individuelle Arbeitszeit Rollierende Wochenarbeit Langzeitkonten Gleitzeit Sabbaticals Vier-Tage- Woche Flexible Jahresarbeitszeit Flexible Teilzeitschichten Modulare Arbeitszeit Job-Sharing 50% Halbtagsarbeit Turnusteilzeiten Zeitautonome Arbeitsgruppen Abendschichten Vertrauens- arbeitszeit 0% Zeithorizont = starr = flexibel

10. Flexible Jahresarbeitszeit Monatliche Soll-Arbeits- zeit der Jahresteilzeit Monatliche Soll-Arbeitszeit (Vollzeit kalendarisch) Maximale Anpassungsmöglichkeit im rahmen der Flexiblen Jahrearbeitszeit Monatliche Soll-Arbeitszeit Teilzeit Arbeitsanfall / Umsatz / Kundenfrequenz

11. Arbeitszeit-Modell Module und Ausprägungen

12. Jahresarbeitszeitkonten Jahresverlauf Arbeitsanfall Beginn des Abrechnungszeitraums Ausgleichs- stichtag Phasen-Höhein Std. > + 40 + 38 + 33 max. + 40 + 20 + 15 + 20 + 7 + 12 + 7 - 20 - 5 max. - 40 < - 40

13. AmpelkontoSteuerung der Kumulation in Zeitkonten >40 Rot Schriftlicher Abbauplan bis 40 Gelb Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft + 20 Im Kompetenzbereich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verfügung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten Grün 0 - 20 Gelb Weiteres Ansteigen nur in Absprache mit der Führungskraft bis -40 Rot Schriftlicher Maßnahmenplan < -40

14. Zusammenhänge zwischen den verschiedenen „Zeiten“ Arbeitszeitrahmen 6.00 Uhr 20.00 Uhr Servicezeit, z. B. 18.00 Uhr 8.00 Uhr Mindestbesetzung, z. B. Abteilung mit 6 MA 1 MA 3 MA 1 MA 3 MA 2 MA 9.00 Uhr 12.00 Uhr 13.00 Uhr 16.00 Uhr 18.00 Uhr 8.00 Uhr „Besetzungsgebirge“ Mitarbeiter A Mitarbeiter B 8.00 Uhr Mitarbeiter C 7.30 Uhr Mitarbeiter D Mitarbeiter E 18.30 Uhr

15. Variable Arbeitszeit und Kapazität

16. Grundgedanke des „Aktiven Kapazitäts-Managements“ Arbeitsanfall und Mitarbeiter zusammenführen und vergleichen Arbeitsanfall / Geschäftsvorfälle Mitarbeiter-Stunden-Budget Beispiel: Beispiel: 20.000 Geschäftsvorfälle / Jahr 5,8 MAK entsprechen einem jährlichen Stunden-Budget von 9.741,68 Std. Netto Arbeitsanfall Stunden-Budget Jahresverlauf Jahresverlauf 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Arbeitsanfall Stunden-Budget 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Jahresverlauf

17. Praxisbeispiel: Jahresplanung z. B. Information über Arbeitsanfall, Projekte Ausgleichszeitraum, Urlaubsplanung, Zeitentnahme Monatsplanung z. B. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare Zeitausgleich, Abbauplan Tagesplanung z. B. Mindestbesetzung, freie Stunden und Tage Ist-Situation Kurzfristige Reaktion und Absprache im Team Flexibler Personaleinsatz: Planungs- und Informationsablauf

18. Führungskräfte qualifizieren für das flexible Arbeits(zeit)management

19. Tipps für die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen • Werden Sie sich über Ihre Ziele klar • Ermitteln und berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Kunden und Mitarbeiter/innen • Analysieren Sie die Schwankungen des Arbeitsanfalls • Beziehen Sie flexible Teilzeitmodelle in Ihre Überlegungen mit einTeilzeitarbeit kann Ihre Flexibilität erheblich erhöhen • Bemessen Sie den Arbeitszeitrahmen großzügig • Definieren Sie Mehrarbeit (genehmigungspflichtig, zuschlagspflichtig) • Entwerfen Sie ein Grundmodell und vereinbaren Sie Flexi-Spielregeln • Legen Sie Dispositionsrechte fest • Bauen Sie Ankündigungszeiten für Änderungen im Rahmen der Flexi-Spielregeln ein Regel: Je länger die Ankündigungszeit, desto größer die Zumutbarkeit • Fördern Sie die Selbststeuerung der Mitarbeiter durch:1. Festlegung von Ansprech- und Funktionszeiten sowie von Besetzungsdichten bzw. Mindestbesetzungen2. Festlegung von Freizeitfenstern in „ruhigeren“ Zeiten3. Vertretungsregelungen und ggf. Qualifizierungsmaßnahmen

20. Tipps für die Umsetzung von Arbeitszeitmodellen • Informieren Sie Ihre Beschäftigten rechtzeitig und umfassend über Ihre Ziele • Beziehen Sie Ihre Beschäftigten und den Betriebsrat von Anfang an mit ein • Erarbeiten Sie gemeinsam Ziele, Werte und Spielregeln • Lassen Sie Lösungsalternativen von Mitarbeitern erarbeiten • Lösen Sie den Interessengegensatz Mitarbeiter - Unternehmer auf und leiten Sie die Energie auf gemeinsame übergeordnete Ziele (Kundenzufriedenheit, Arbeitsplatzsicherheit etc.) um • Führen Sie das Arbeitszeitmodell am Anfang eines Auftragsberges ein • Ergänzen Sie ein frequenzorientierte Arbeitszeitmodell ggf. durch ein erfolgsorientiertes Vergütungssystem • Qualifizieren Sie Ihre Führungskräfte • Nutzen Sie externe Hilfen für1. Fachlichen Input2. Die Moderation des Prozesses

21. Vorteile eines optimalen Arbeits(zeit)managements • Bessere Auslastung der Personalkapazität • Bessere Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall • Erhöhung der Produktivität und Mitarbeiterleistung • Reduktion von Fluktuation und Fehlzeiten • Transparente, aktuelle Informationen für kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten • Motivierte, informierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen • Attraktiver Arbeitsplatz • Flexibles Unternehmen, gewappnet für zukünftige Anforderungen