Rozpočet a finanční řízení projektu

1. Rozpočet a finanční řízení projektu v rámci kurzu "Efektivní realizace a rozvoj projektů" 16.4.2008

2. Program semináře 9:00-12:10 • Úvod do finančního řízení organizace • Tvorba projektového rozpočtu 12:10-13:15 • Přestávka na oběd 13:15-16:25 • Sestavení projektového rozpočtu - praktická část • Finanční řízení projektu

3. Finanční řízení ORGANIZACE Úvod do problematiky

4. Role finančního manažera • sestavení rozpočtu organizace a dalších finančních dokumentů • průběžné sledování čerpání rozpočtu – zabezpečení souladu a případná korekce vzhledem k realitě vývoje nákladů nebo zdrojů • dohled nad přípravou vyúčtování jednotlivých projektů, finančních zpráv pro poskytovatele • sestavení účetní závěrky • vypořádání daňových povinností

5. Role finančního manažera • komunikace s vedením a projektovými manažery • komunikace s účetním / účetní firmou • nastavení a průběžná optimalizace systému - účetnictví, výkaznictví, interní směrnice • získávání zdrojů (?) …

6. Rozpočet organizace • je nákladovým vyjádřením aktivit organizace, které jsou plánovány na předmětné období • musí tedy vycházet z operativního plánu organizace nebo OP jednotlivých úseků • při zohlednění poslání organizace, její cílů, priorit a definované strategie • konkrétní podoba rozpočtu je odvozena od potřeb organizace

7. Rozpočet organizace • skládá se: • z rozpočtu jednotlivých aktivit (projektů) + administrativního rozpočtu (?) • z přímých a režijních nákladů • potřeba existence administrativního rozpočtu záleží na vnímání režijních nákladů vzhledem k aktivitám • jedná se o nepřímé náklady • jedná se o přímé náklady, ovšem pouze v alikvotní výši

8. Alokace režijních nákladů • standardizovaný způsob přiřazení režijních nákladů jednotlivým aktivitám (projektům) v příslušné (alikvotní) výši • kalkulace přiřazení dle: počtu pracovníků, objemu přímých nákladů… • použitá metodika musí být logická a obhajitelná

9. Finanční plán • reflektuje i výnosovou (zdrojovou) stránku pro plánované období • v podstatě se jedná o rozpočet, do kterého je přidána informace s jakými zdroji je možné počítat pro krytí daných nákladů • z finančního plánu lze poznat jestli jsou plánované aktivity plně pokryty nebo je pro ně nutné zabezpečit dodatečné zdroje • v případě ztrátových aktivit je na rozhodnutí příslušného orgánu, zda je možné za těchto okolností realizovat danou aktivitu (projekt) • na druhé straně se zde mohou objevit i případné rezervy

10. Plán peněžních toků • poskytuje rozložení výdajů a příjmů v čase za sledované období • zohledňuje režim plateb od donorů (příp. příjem jiných prostředků) na jedné straně a distribuci výdajů v čase na straně druhé • navazuje na finanční plán • je ovšem nutné korigovat náklady/výnosy z finančního plánu na výdaje/příjmy • rozčlenění výdajů/příjmů dle zvolené časové jednotky • je ho nutné sestavit v případě, kdy existuje reálné riziko, že se organizace může v určitém období dostat do insolventnosti

11. Účetnictví • primární zdroj dat pro veškeré finanční plány a přehledy • jeho efektivní nastavení je klíčovým faktorem úspěšnosti finančního řízení • musí být vedeno v souladu s příslušnými právními předpisy – finanční účetnictví • je ovšem vhodné doplnit ho o prvky manažerského účetnictví

12. Interní předpisy • právní předpisy předpokládají že organizace vnitřně upraví některé své postupy • vztahují se zejména k způsobu účtování ale i k dalším skutečnostem • příklady interních směrnic: • oběh účetních dokladů • pracovní cesty • inventarizace • dlouhodobý majetek • cenné papíry

13. Tvorba projektového rozpočtu Principy a postupy

14. Východiska • Projektové aktivity • musí být definovány před sestavováním rozpočtu Tvorba projektového rozpočtu = identifikace vstupů potřebných pro realizaci jednotlivých projektových aktivit a jejich finanční kvantifikace • Podmínky stanovené donorem

15. Struktura rozpočtu • odráží ostatní podmínky donora • horizontální struktura (řádky) • samotný obsah rozpočtu • konkrétní rozpočtové položky členěné do kapitol / podkapitol • důležitý je počet rozpočtových kapitol v návaznosti na podmínky pro změny (finanční přesuny) v rozpočtu • položky na nejnižší hierarchické úrovni musí být definovány dostatečně přesně • vertikální struktura (sloupce) • údaje požadované k jednotlivým rozpočtovým položkám • minimálně je zde k položce uvedena suma nákladu

16. Oprávněnost nákladů • stanovená omezení pro použití prostředků • negativní vymezení • taxativně vyjmenované položky • kursové ztráty, splátky dluhů, debetní úroky… • pozitivní vymezení • oprávněné, pokud… • posouzení z věcného a časového hlediska

17. Oprávněnost z věcného hlediska • nezbytné pro realizaci projektu • vynaložené v souladu se zásadami řádného finančního řízení • efektivní a přiměřené, obvyklé za dané plnění v příslušném místě a čase • řádně vedené v účetnictví, doložitelné doklady • musí být uhrazeny

18. Oprávněnost daní • většinou není oprávněna žádná daň, u které je organizace poplatníkem (DPPO, silniční daň, daň dědická, daň darovací, daň z nemovitostí, daň z převodu a přechodu nemovitostí) • oprávněným nákladem tedy může být pouze: • DPFO jako součást hrubé mzdy zaměstnanců • spotřební daň jako součást ceny vstupů (organizace není plátcem) • DPH jako součást ceny vstupů (organizace není plátcem, anebo je plátcem, ale nemá možnost nárokovat odpočet daně na vstupu)

19. Oprávněnost z časového hlediska • náklady musí být vynaloženy v určitém definovaném období –v období realizace projektu • co ale znamená „být vynaloženy“? • být uhrazeny - VÝDAJ nebo • být (vzniknout) – NÁKLAD

20. Náklady/Výdaje NÁKLAD: • pokles hodnoty aktiv (majetku) nebo zvýšení závazků • skutečná spotřeba pořízeného plnění, obvykle spojena s výdejem peněz • vzniká k datu kdy bylo dané plnění dodáno VÝDAJ: • tok peněz ven z organizace • úhrada za pořízené plnění • vzniká k datu platby dle bankovního výpisu nebo výdajového pokladního dokladu

21. Oprávněnost z časového hlediska • výdajový přístup • oprávněné jsou úhrady (platby) za dané období • pokud je striktně dodržována věcná souvislost, tento přístup znevýhodňuje příjemce (mzdy za poslední měsíc realizace projektu, nájemné hrazené předem) • nákladový přístup • oprávněné jsou náklady, které vznikly (dle okamžiku uskutečnění účetního případu) za dané období • datum úhrady nákladu v zásadě nemá na oprávněnost vliv (pouze existence úhrady k nákladu)

22. Přímé / nepřímé náklady projektu • Přímé náklady • vztahují se výlučně k realizaci projektu • plně se na ně vztahuje charakteristika nezbytnosti pro projekt • Nepřímé náklady • omezeny % z celkových nákladů projektu • možné přístupy • nemají přímou vazbu na projekt • režijní náklady nezbytné pro projekt • podmínka doložení doklady • Vnímání režijních nákladů • buď jako nepřímé náklady (% omezení, taxativní vymezení co zde patří) • nebo jako přímé náklady, ale pouze v jejich alikvotní výši (metodika – řádně zdůvodněna, poctivá a spravedlivá)

23. Jiné podmínky donora • omezení stanovená pro míru přenesení realizace projektu na jiné subjekty • partneři projektu • dodavatelé • omezení stanovená pro vybrané části rozpočtu • např. náklady na vybavení nesmí přesáhnout určené % z celkových nákladů projektu

24. Měna rozpočtu • V případě cizí měny je nutné zohlednit pravidla pro kursový přepočet • Kurz stanovený pro: • sestavení rozpočtu • převod finančních prostředků • vyúčtování

25. Časové rozvržení nákladů • může být vyžadováno zejména u delších projektů • většinou rozlišení na roky, méně častěji - čtvrtletí, měsíce

26. Zdroje financování • oprávněné projektové náklady plně financovány z grantu nebo • nutnost vložit spolufinancování PROJEKT = GRANT + SPOLUFINANCOVÁNÍ • povolené zdroje spolufinancování • povinná výše % • podmínky donora je nutné uplatňovat pro celý projekt nebo pouze pro část financovanou donorem

27. Zdroje financování • bilanční princip: suma nákladů = suma zdrojů • projekt nesmí pro organizaci generovat žádný zisk • přímé výnosy musí být vráceny do projektu nebo o ně bude krácen grant • výjimky: kreditní úroky, kursové zisky

28. Osobní náklady • pouze zaměstnanci dle Zákoníku práce - pracovní poměr, DPČ, DPP • nebo i členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci • smlouvy o dílo, mandátní smlouvy, příkazní smlouvy, autorské honoráře... • OSVČ • stanovené mzdové limity nebo „mzda v místě obvyklá“ • oprávněné: hrubé mzdy + povinné zákonné odvody (SP, ZP, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele) • většinou neoprávněné: stabilizační náklady na zaměstnance (příspěvek na životní pojištění, penzijní připojištění) • každá pozice – samostatná rozpočtová položka • výkazy práce

29. Cestovné • pouze cestovní náhrady zaměstnanců jako vyúčtování pracovních cest • zvýšené stravovací výdaje (tzv. stravné) • jízdné • náklady na ubytování • nutné vedlejší výdaje • nebo i cestovní náklady refundované účastníkům projektových akcí

30. Nákup vybavení a spotřebního materiálu • Spotřební materiál – papír, kancelářské potřeby... • Vybavení – výpočetní technika, nábytek... • Stanovená objemová a položková omezení • Dlouhodobý majetek • doba použití více než 1 rok + hodnota nad stanoveno hranici • vstupuje do nákladů postupně formou odpisů - pokud je oprávněný, je nákladem pořizovací cena nebo odpisy (účetní/daňové)? • za dlouhodobý majetek jsou v rámci projektu považovány pouze plnění nad hranicí stanovenou ZDP (40 a 60 tisíc Kč), nebo přísněji i pod touto hranicí dle skutečného zaúčtování

31. Nákup služeb a energií • lektorné, právní služby, výroba publikací, tisk, catering, překlady... • energie, nájemné, internet, telefony... • členové projektového týmu, kteří nejsou zaměstnanci organizace • pozor na limit pro subdodávky a limit pro výběrová řízení

32. Další rozpočtové kapitoly - ESF • Drobné stavební úpravy • nikoliv rekonstrukce a modernizace • Přímá podpora • mzdové příspěvky, cestovné, příspěvek na péči o dítě • Křížové financování • možnost zahrnout i jinak neoprávněné náklady např. pořízení dlouhodobého majetku, nábytku • omezeno %

33. Praktický nácvik Sestavení projektového rozpočtu

34. Režim plateb grantu • všechny platby poskytnuty formou záloh nebo nutnost předfinancování - návaznost na celkový rozpočet organizace • nezaměňovat předfinancování se spolufinancováním! • může být vhodné sestavit plán peněžních toků (plán cash-flow) pro projekt

35. Bankovní účet • samostatný - určený výhradně pro potřeby projektu • požadavek úhrady VŠECH projektových nákladů z tohoto účtu v podstatě není možné splnit (odvody, pokladní výdaje) • nebo pouze identifikovaný pro příjem plateb grantu

36. Partnerství v projektu • NEMÁ charakter dodavatelsko-odběratelského vztahu !!! • z projektu mohou být partnerovi uhrazeny pouze oprávněné náklady, doložitelné prvotními doklady - do těchto nákladů nesmí být zakalkulován zisk • na partnera se vztahuje většina smluvních povinností, které platí pro příjemce

37. Zakázky/Subdodávky • pro všechny zakázky - pravidlo transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení • dodatečné podmínky v případě zakázek, hodnota kterých překročí stanovenou sumu – realizace výběrového řízení • Zakázka - jakákoliv dodávka poptána organizací • Subdodávka - druh zakázky, prostřednictvím které je ze strany organizace přenesena realizace některé aktivity projektu na dodavatele • může zde být stanoven % limit z celkových nákladů

38. Publicita • Donor stanovuje pro organizaci postupy, kterými ho má prezentovat jako dárce • Většinou na všech hmotných výstupech projektu, na pořízeném vybavení, na veřejných akcích nebo v médiích

39. Neoprávněné náklady • bankovní poplatky, kursové ztráty, daně (z věcného hlediska) • náklady na přípravu žádosti, vyhodnocení projektu (z časového hlediska) • nutno pokrýt „mimo projekt“ • někdy je možné pokrýt je ze spolufinancování - v případě, že podmínky donora pro oprávněnost nákladů se vztahují pouze na část projektu financovanou z grantu

40. Finanční řízení PROJEKTU

41. Oddělená účetní evidence • samostatné středisko / zakázka pro projekt nebo • systém analytických účtů • paralelně i mimoúčetní evidence – pokud je to účelné

42. Průběžné sledování čerpání • pravidelné uzávěrky • sledování také u partnerů projektu • pravidelná konsolidace stavu čerpání • strukturované informace od partnera • pokud je vyúčtování v cizí měně, průběžně také přepočítávat náklady z Kč na tuto měnu

43. Administrace změn • pravidla pro změny rozpočtu • Změna velkého rozsahu – dodatek ke Smlouvě • významně se mění obsahová náplň projektu • úprava nad stanovené % z původního rozpočtu • Změna malého rozsahu – notifikace změny • změny, které nemají zásadní vliv na obsah projektu • úprava do stanoveného % z původního rozpočtu • informace o formálních změnách

44. Vyúčtování • rozpočet = předpoklad/kvalifikovaný odhad • vyúčtování = skutečnost • průběžné / závěrečné • většinou se podává ve struktuře dle schváleného rozpočtu

45. Vyúčtování • nutnost dodržet celkovou výši čerpaných nákladů dle rozpočtu – rozpočet nemůže být přečerpán nebo • je možné rozpočet přečerpat vložením dodatečných prostředků spolufinancování • výše grantu stanovená ve Smlouvě ale nemůže být navýšena

46. Zálohové platby • energie, nájemné, internet... • nejsou nákladem, jsou výdajem • náklad nastane až dodávkou plnění a je vyčíslen v zúčtovacím dokladu – někdy je problém získat ho od dodavatele včas • dohadné položky

47. Závěrečný audit • je požadován pouze u některých donorů • musí být proveden nezávislým certifikovaným auditorem • účelem je zejména ověřit že vyúčtování projektu odpovídá evidenci v účetnictví, že účetnictví je řádně vedeno v souladu s právními předpisy a smluvními podmínkami

48. Kursové rozdíly • Mechanismus kursového přepočtu • Kursové ztráty nejsou oprávněným nákladem, na druhé straně kursové zisky nejsou přímým výnosem projektu • Kurz stanovený pro: • sestavení rozpočtu • převod finančních prostředků • vyúčtování