Externe audit en organisatiebeheersing

1. Externe audit en organisatiebeheersing Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden 10 maart 2014

2. Agenda • Interne controle / organisatiebeheersing • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

3. Gestegen verwachtingen • Financieel • Inhoudelijk • Burgers

5. Kader voor de externe audit • Nieuw systeem van plannen en boekhouden • Integratie sectorale plannen in BBC • Minder detailsturing • Minder toezicht

6. Interne controle (art. 99) De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: • 1° het bereiken van de doelstellingen; • 2° het naleven van wetgeving en procedures; • 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; • 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; • 5° de bescherming van activa; • 6° het voorkomen van fraude.

7. Interne controle (art. 100 en 101) • Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. • Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

8. Limburg • GR heeft algemeen kader interne controle goedgekeurd • Jaarlijkse rapportering

9. Een aantal misverstanden • Interne controle = financieel • Interne controle = controle / inspectie • Interne controle = procedures • Boordtabel • Plan • Systeem klachtenbehandeling • Teamvergadering • Selectiegesprek • Omgevingsanalyse • Deontologische code • Organogram

10. Interne controle / organisatiebeheersing • Interne controle  to control  beheersen • 3 niveaus • Proces • Dienst • Organisatie • Organisatiebeheersing = interne controle op organisatieniveau

11. Een aantal misverstanden • Redelijke zekerheid ≠ absolute zekerheid

12. Kader interne controle • Doel • Risico • Beheersmaatregel

13. Kader interne controle • Doel • Risico • Beheersmaatregel

14. Interne controle toegepast op sociale dienst • Bereiken doelstellingen • Strategisch • Individueel • Naleven wetgeving en procedures • Aanvullende steun • Regels rond huisbezoek

15. Interne controle toegepast op sociale dienst • Betrouwbare informatie • Dossierniveau • Indicatoren • Voor cliënt • Efficiënt en economisch gebruik van middelen • Aanvullende steun • Budgetbeheer

16. Interne controle toegepast op sociale dienst • Bescherming activa • Dringende steun • Mensen • Informatie • Voorkomen van fraude • Cliënt • Personeel

17. Agenda • Interne controle / organisatiebeheersing • Externe audit • Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

18. Audit • Onafhankelijke • Objectieve • Systematische • Evaluatie • Waarover gerapporteerd wordt

19. Van waar komen we? • NOB (1997) • Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) • Gemeente- en provinciedecreet (2005) • OCMW-decreet (2008) • Beleidsnota (2009) • Vlabest (2010) • Principebeslissing (2011) • Opstart project (08/2012)

20. Van waar komen we? • Voortgangsrapportering • Auditdecreet van 5 juli 2013 • Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen (oktober 2013) • Selectie leden auditcomités (november 2013) • Opmaak leidraad organisatiebeheersing • Testaudits (start augustus 2013)

21. Missie Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen heeft als missie • een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn • bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, • om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.

22. Meerwaarde externe audit • Betere interne werking • Audits met aanbevelingen • Benchmarking • Studiedagen, publicaties, enz. • Zicht op de organisatie • Naar raad en management • Signaalfunctie

23. In grote lijnen … • Principes • Internationale normen • Single audit • Betaalbaar • Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen) • Opdracht • Evalueren systeem van interne controle • Ad hoc + forensisch

24. In grote lijnen … • Positionering • Ondersteunend, niet bestraffend • Voorziene uitbouw

25. Auditdecreet Art. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

26. Auditdecreet • Toegang tot alle • informatie • documenten • gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. • Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen

27. Auditdecreet - klokkenluiders • Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden • Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag • Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht

28. Aansturing organisatie

29. Testaudits • Doel • Uittesten leidraad • Uittesten methodieken • Stand van zaken • 9 afgesloten • 8rapporten verstuurd

30. Testaudits – enkele voorbeelden • Sterke punten • Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende die het eerste onthaal van cliënten doet. • Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats • Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst.

31. Testaudits – enkele voorbeelden • Verbeterpunten • Uit verschillende gesprekken met leden van het managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers. • In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.

32. Testaudits – enkele voorbeelden • Aanbevelingen • Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. • Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.

33. Testaudits • Globale rapportering • Voorlopige tendensen • Systematiek werken aan organisatiebeheersing • Managementteam • Continuïteit managementfuncties • Buitendiensten als eilanden

34. Type audits • Organisatie-audits • Thema-audits • Forensische audits

35. Hoe verloopt een audit? • Contactname • Startvergadering • Veldwerk • Interviews • Documenten • Controles • Slotvergadering • Ontwerprapport • Reactie van het bestuur • Definitief rapport

36. Auditdoelstellingen Bedoeling is NIET: • individuele medewerkers controleren • het gevoerde beleid te evalueren Bedoeling is WEL: • Evalueren van systeem van interne controle of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financiën, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur, …

37. Onderdelen van een auditrapport • Bestuurlijke boodschap • Sterke punten • Verbeterpunten • Aanbevelingen • Managementreactie • Aanbevelingentabel

39. Openbaarheid? • Actief: keuze auditcomité • Passief: juridische kwestie • Grondwet • Decretale uitzonderingen

40. Opvolgen van aanbevelingen • Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen • Deels verantwoordelijkheid bestuur zelf

41. Single audit • Interne audit • ABB • Rekenhof • Bedrijfsrevisoren • Sectorale administraties • Archiefdecreet • POD MI • ISO 9001

43. Forensische audits

44. Hoe start een forensische audit? • Melding • Duidelijke procedure • Betrouwbare melding? • Noodzaak? • Hoogdringendheid • Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg

45. Strategische doelstellingenvan Audit Vlaanderen • SD1 : uitvoeren van audits • SD2 : sensibilisering organisatiebeheersing • SD3 : realiseren van het “single-audit”-principe • SD4 : interne werking

47. Traject leidraad

48. Model

49. PDCA • Plan • Do • Check • Act • EIKE • Effectiviteit • Efficiëntie • Integriteit • Kwaliteit

50. Functies leidraad • Basis voor organisatie-audits • Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing • Basis voor thema-audits