Az iroda

1. Az iroda

2. Az irodáról általában Az iroda a gazdasági és a közéleti élet információ-feldolgozásának, ügykezelésének színtere. • Az irodák felszereltsége folyamatosan változik. Okai: • az adminisztráció mennyiségi és minőségi megnövekedése, • a technika, a gazdasági élet fejlődése

3. A mai iroda jellemzői • jól megválasztott, praktikus berendezések, • modernizáció, • a dolgozók egészségi állapotának szem előtt tartása a • az irodatechnikai, telekommunikációs eszközök használata, • célszerű irodaszervezés • a szövegszerkesztők, táblázatkezelők, adatbázis-kezelők, egyéb ügyviteli szoftverek használata • telekommunikációs eszközök (telefon, a fax stb.) • a papíralapú adattovábbítás mellett az elektronikus adattovábbítás (interneten keresztül) is elterjedt

4. Irodai munkahelyek kialakításának szempontjai • helyes tervezés, • a dolgozók optimális elhelyezése, • a bútorok és ügyviteli segédeszközök célszerű kiválasztása • megjelenítési forma sem (irodabútorok elrendezése, megvilágítás, színek stb.) • ergonómia szerepe (a munkafolyamat célszerű és egészséges feltételeivel foglalkozik) • a főnöknek külön szoba (tárgyalásra is alkalmas, értékesebb bútorok, berendezések, képek)

5. A munkahelyi klíma • az ember jó közérzetét és teljesítőképességét nagymértékben befolyásolják a környezet klimatikus feltételei • a túlzott meleg vagy túlzott hideg rontja a szellemi teljesítményt • a fokozott légáramlás súlyos ízületi megbetegedésekhez vezethet • fontos a megfelelő hőmérséklet kialakítása az irodában, amelyet egyre több helyen a különböző klímaberendezések segítenek

6. Megvilágítás, árnyékolás • a rossz megvilágításban a szem elfárad, romlik a figyelem, a koncentrálóképesség • ablak közelében legyen az íróasztal – természetes fény • mesterséges megvilágítás esetén a helyiség világítására szórt, a munkaasztalra irányított fényeket alkalmazzunk • a képernyős munkahelyekről hatásos árnyékolással ki kell zárni a napfényt. • a reluxa, illetve a függöny segítségével szabályozhatjuk a helyiség természetes fényviszonyait

7. Munkahelyi környezet • az iratok méretének és használati gyakoriságuknak megfelelő tárolási módot kell alkalmazni • Tarthatjuk a ritkábban használt iratokat zárt szekrényben. A gyakran használt mappákat pedig érdemes az íróasztal mellett elhelyezni, hogy ne kelljen gyakran felállni a székből. • Otthonosabbá válik a munkaasztal, ha helyet kapnak személyes tárgyak, virág

8. Munkahelyi környezet • Szintén jó hatást kelt az irodában, ha kialakítunk egy céges falat (fényképek, a cég által elnyert díjak, az elégedett ügyfelek köszönőlevelei, a nyaralásból küldött képeslapok stb.) • A padlóburkolatnak elsősorban a csúszás- és balesetmentesség követelményeit kell kielégíteni. Nem célszerű az egyedi darabokból álló szőnyeg alkalmazása. Vezetékek nem haladhatnak a padlón. • A szociális és higiénás ellátás az irodai munkahelyeken sem mellőzhető. • Szükség van kézmosóval felszerelt WC-re, lehetőség szerint külön helyiségben létesített teakonyhára, dohányzó hely kijelölésére.

9. Színek • Befolyásolhatja a dolgozók közérzetét az iroda színvilága is. • A cégek egy része a falak festésénél a céges színeket részesíti előnyben. • Bizonyos színek bizonyos érzelmeket váltanak ki. Így pl. a piros az izgalmat vagy haragot. • A színek használatánál mindig figyelembe kell venni, hogy a színek nem egymagukban hatnak, hanem mindig a szomszédos színekkel keveredve, illetve az építészeti megoldásokkal összhangban..

10. Egyéb kiegészítők • Környezetünket kellemesebbé teszik a növények, a textilek (függönyök, terítők), a képek és az egyéb dísztárgyak, pl. kaspók, vázák. • Ezekkel csak akkor érjük el a kívánt hatást, ha jól választjuk meg őket, és ha gondozzuk is azokat. • Néha elég egy nagyobb méretű növény is, sőt elegánsabb, mint a túlzsúfolt virágállvány. • Az iroda kialakításánál célszerű még gondoskodni esernyőtartóról, ruhafogasról (ha nincs a kabátoknak megfelelő szekrény), szemetes edényekről, falinaptárról, falióráról stb. • Fontos, hogy ezeket is úgy válasszuk meg, hogy stílusuk, színük illeszkedjen az irodai környezethez.

11. Eligazító táblák, névtáblák: • A célszerűen elhelyezett alaprajzok, nemzetközi piktogramok, eligazító nyilak stb. nagy segítséget adnak a tájékozódáshoz. • Az érkező már az ajtón kívül is szerezhet információt, hiszen ott található a névtáblánk. • A névtáblákon a szükséges információkat tüntessük fel (a név, a beosztás mellett az ajtó számát is).

12. Irodabútorok • Elvárás, hogy az iroda berendezése igazodjon a munka menetéhez, valamint a technikai feltételekhez • Törekedni kell arra, hogy a bútorok ne legyenek nagyméretűek • Irodabútor: • Szék • Íróasztal • Tároló szekrények:

13. Irodatechnikai és telekommunikációs eszközök Alapvető követelmények: • a dolgozó munka közben minél könnyebben tudja őket használni, • közelségük az elvégzendő feladatok gyakoriságának feleljen meg, • jó térkihasználás • korszerűség

14. Számítógép • Korunk elengedhetetlen munkaeszköze. • Használata megkönnyíti és hatékonyabbá teszi a sok információval, adattal dolgozók munkáját. • Biztonságot nyújthat a nyilvántartás, az iratkezelés, az ügyintézés során a különböző információk tárolásában. • Lehetőséget ad adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ szükség szerint rendezett megjelenítésére és kinyomtatására. • A számítógép fontos kiegészítői: nyomtató, scanner, cd és dvd meghajtók.

15. Számítógépes programok • Programok, programcsomagok széles választéka • A levelek, feljegyzések készítéséhez, jegyzőkönyvek, dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább ajánlott a Word szövegszerkesztő program. • A táblázatos kimutatáshoz, összegző táblázatok és grafikonok készítéséhez az Excel táblázatkezelő program használata célszerű. • Prezentációk, előadások, bemutatók elkészítéséhez Power Point célszerű • Adatbázis állományokat létrehozásni, kezelni az Acces programmal tudunk • Ügyviteli szoftverek segítségével a papírmunka csökkenthető, hatékonyabb a munkavégzés, időmegtakarítás

16. Telefon • Az információ (tájékoztatás, tájékozódás) és a kommunikáció (kapcsolatok létesítése, fenntartása) nélkülözhetetlen eszköze • Telefonkészülékek széles választéka, korszerű rendszerek • Több funkcióstelefonok: több telefonvonalat tudnak kezelni, kihangosítás, gyorshívó gombok, memóriában telefonszámok tárolása • Integrált berendezések: egyesítik magukban a telefaxot, az üzenetrögzítőt és a beépített telefont. • A vezetékes telefonok mellett napjainkban mindinkább teret nyer a mobiltelefon is. A mobiltelefon a 20. század végén a nagyközönség számára készült legkorszerűbb távközlési eszközt jelenti. A telefonáláshoz szükséges technikai ismeretek nagymértékben megegyeznek a vezetékes telefonáláshoz szükséges ismeretekkel.

17. Telefax • A jól felszerelt, irodáknak szükséges használati tárgya • Az ügymenetet leegyszerűsíti, jelentősen megkönnyíti, kiváltva a postai levelek jelentős részét. • Nincs hosszú átfutási idő a posta miatt. • A telefax a továbbított távmásolatokról nyugtát készít. Ezt célszerű megőrizni. • A telefaxot az üzleti életben hivatalos megrendelésként is elfogadják. • Visszaélési lehetőségek miatt különösen fontos az aláírás és a bélyegző együttes használata.

18. Fénymásoló • Az irodai munkában gyakori feladat a másolatok elkészítésének igénye. • Segítségével iratokat, dokumentumokat sokszorosíthatunk tetszőleges példányban. • A gép kiválasztásánál ügyelni kell arra, hogy mennyi hely áll rendelkezésünkre az elhelyezésére, illetve fontos szempont az is, hogy milyen másolási igény jelentkezik az adott szervezetnél. • Többféle művelet elvégzésére alkalmasak, így kétoldalas másolás is elvégezhető velük, szortírozzák, összetűzik, nagyítják, kicsinyítik anyagunkat.

19. Kötő- és fűzőrendszerek: • Előfordulhat, hogy egy-egy saját magunk által készített iratcsomagot esztétikusan, szépen szeretnénk összefűzni, és így eljuttatni üzleti partnerünkhöz. • A kötő- és fűzőrendszerek közös jellemzője, hogy könnyen kezelhető és néhány perc alatt készíthetünk vele összefűzött, elegáns dokumentumot. • A hőkötő készülék • A spirálfűző készülék

20. Az iratmegsemmisítő gépek • Nem minden iratot kell megőrizni, viszont nem minden irat kerülhet ki az irodai hulladékkal. • Már nem aktuális, de továbbra is bizalmas információkat tartalmazó levelek, jelentések megsemmisítésére szolgálnak • A behelyezett papírt néhány milliméteres csíkokra vágják, ezzel lehetetlenné téve összeillesztésüket.

21. Egyéb eszközök • Szükségünk lehet még papírvágógépre, nagyobb teljesítményű tűzőgépekre, lyukasztókra, számológépekre is az irodai munkában.