200 likes | 1.63k Views
Elektroniske innkjøpsprosesser i Forsvaret. Eforum – 31 okt 2007 Kjetil Engebretsen, Forsvarets Rammeavtalesenter (FRAM). Agenda. Kort om Forsvaret Anskaffelser: Organisering og metodikk e-procurement e-sourcing e-faktura Veien videre. Kort om Forsvaret. Organisasjon
E N D
Elektroniske innkjøpsprosesser i Forsvaret Eforum – 31 okt 2007 Kjetil Engebretsen, Forsvarets Rammeavtalesenter (FRAM)
Agenda • Kort om Forsvaret • Anskaffelser: Organisering og metodikk • e-procurement • e-sourcing • e-faktura • Veien videre
Kort om Forsvaret • Organisasjon • Ansatte: Ca 15 000 • Vernepliktige: Ca 10 000 • Forsvarsbudsjett • Totalt: Ca 30 mrd • Driftinnkjøp: Ca 9,5 mrd • Investeringer: Ca 6,6 mrd • Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) • Etablert 2002 • Ca 5000 ansatte • Forsvarets Rammeavtalesenter • Fast avd mvf 1 jan 2007 (tidligere Prosjekt Etterforsyning) • Sentrale rammeavtaler på kommersielle varer og tjenester
Organisering av Forsvarets anskaffelsesvirksomhet • Alle anskaffelser skal utføres av FLO • Avdelingene skal avrope på rammeavtaler inngått av FLO • FLO/Forsyning inngår sentrale rammeavtaler drift • FLO/Investering – prosjektanskaffelser • FLO/Produksjon – lokale innkjøp • FLO/IKT • FLO/TV • FLO/S
Metode – ”Innkjøpshjulet” • En kontinuerlig prosess • Brukes ved større og mindre anskaffelser
E-procurement • Forsvarets Innkjøpsløsning (FIL) er en e-handelsportal på Forsvarets Intranett FISBasis. • Portalen skal brukes på alle kjøp mot Forsvarets rammeavtaleleverandører og skal erstatte bruk av leverandørenes egne nettbutikker samt telefon og fax som bestillingskanal • Løsningen er et viktig verktøy for å støtte opp under FLOs konsept på ”Direkte kildelogistikk” • Portalen ble rullet ut i hele Forsvaret i perioden 4. oktober til 20. desember 2004. • Leverandøraktivering pågår fremdeles og vil være en kontinuerlig prosess
Bakgrunn for satsningen på Forsvarets Innkjøpsløsning • Ved overgang fra ”profesjonelle” innkjøpere til ”uprofesjonelle” rekvirenter må verktøyene være så enkle som mulig. • Spørreundersøkelse mai 2003: • For mange passord og brukernavn å forholde seg til. • 2-nivå Internett for tregt og ustabilt. • Vanskelig å forholde seg til hvilke leverandører som leverer hva. • Ønske om å presse prosesstiden ved bestilling ytterligere ned • Øke lojaliteten til rammeavtalene • Skape forbedret statistikk og ledelsesinformasjon • Større kontroll over rammeavtalene, leverandørene og varesortimentet for å sikre at leverandørene leverer ihht rammeavtalene
FLO/IKT Bruker FIL EDB Elektronisk meldingsutveksling • Ordre som genereres i Forsvarets innkjøpsløsning blir batchet over brannmuren hvert 90. minutt av FLO/IKT. • EDB konverterer ordrene til leverandørenes format og sender til leverandørene • Leverandører kan motta innkjøpsordrer på to måter: • Via portal på Internett • Integrert med eget ordresystem • Ordre som går integrert og som ikke genererer avvik går da direkte fra Forsvarets nett og til ”plukk hos leverandør”
E-sourcing • Behov for et elektronisk verktøy for minikonkurranser • Parallelle rammeavtaler konsulenttjenester (11 leverandører) • Pilot e-sourcingsverktøy (Procuri) • Startet piloten aug 2006 • Opplæring interne brukere • Opplæring leverandører • Gjennomført 121 minikonkurranser • Desentralisert bruk • Gjennomført en hel anskaffelse med verktøyet (feltrasjoner)
E-sourcing forts. • Opplæring interne brukere • 1 dag i klasserom • Opplæring leverandører • 1 samling (tre timer) • 1 testevent i verktøyet • Utstrakt bruk av templates i verktøyet • Kravspec innen de ulike konsulentområdene • Intern brukerstøtte • 2 superbrukere på verktøyet
Minikonkurranse ved bruk av Procuri Behov Opening time Closing time Award Forberedelser Avklaringer Evaluering |------------------------|-----------------------------------|-----------------------| Mindmanager RFx Buyer/Judge Scorecard Survey
Erfaringer med e-sourcing • Økt konkurranse • Gjenbruk av informasjon (templates/tidligere RFx og Survey) • Gjennomsiktig prosess • Økt lojalitet til rammeavtalene • Brukerterskel ved få gjenåpninger • Vurdere sentralisert vs desentralisert sourcing
E-faktura • Forsvaret har ett fakturamottak – Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA) • FRA mottar ca 300 000 fakturaer (papir) i året • Innsparingspotensiale ved bruk av e-faktura • E-faktura pilot med utvalgte leverandører høsten 2006 • Forsvaret har laget en implementeringsguide for leverandørene • Leverandørene sender elektronisk faktura til Forsvarets meldingssentral (EDB) basert på e2b format • EDB sender videre til FRA (en datafil og en bildefil) • Pt er det 15 leverandører som leverer efaktura, 1 leverandør like rundt hjørnet • FRA har mottatt ca 7200 efakturaer siden oppstart
Veien videre for Forsvaret • Økonomiprosjektet skal levere en integrert styring-, økonomi- og forsyningsløsning april 2008 • SAP er valgt som plattform • Dagens konsept med direkte kildelogistikk videreføres • Forsvarets innkjøpsløsning (Intershop) erstattes av SAP SRM • E-sourcing omfattes ikke av Økonomiprosjektet • Logistikkprosjektet vil gi ytterligere funksjonalitet i SAP
Noen utfordringer……….. Intranett: Forsvaret Tjenester Brukerstøtte Kurs og utdanning Forsvarets reiseportal FLO Kart- og katalog-tjenester RSF-tjenester NALLA Operative IK-tjenester og Telefoni Forvaltnings-systemer og tjenester Finn frem i FLO Kunde-portalen (Jeg er kunde/ bruker) Leveranse-avtaler IKT Ramme-avtaler Forsyning Verktøy Adm kjt Remedy KOS Materiell og gods-transport Ammunisjon FMGT Kart & kat tj Tjeneste-katalog Self-service GPL AMPLAN Intendantur og teknisk materiell BRWEB Personlig bekledning og utrustning Uniforms-utsalg FUNIF WEB ”Lease Plan” Harlem Sanitets-materiell NMD SB ING, VT (Kjt, El opt, Sim, Vpn) SAF & ny Rammeavtale • Navnestriper • Res deler kjt • Gass • Skyteskiver • Tempest & Rugged PC • IKT-utst • øvrige prod Vedlikehold Tekn matr Fagtj/OJT Base/ Depot FIL Vedl off Base Base FLO/S & IKT FLO/S/L Forsvarets Innkjøpsløsning SIVILT Vedl off (Base) FLO/S www.navnestriper.no Bertel O Steen & Scania (sentralt) AGA (lokalt) Magne Landrø AS (sentralt) Bedriftssystemer (sentralt) Oracle, Nextgentel & Ementor div leverandører Leveranse Leveranse • Brukerstøtte • Opr tjenester • NORDIS-S • NORCCIS II • MIF • IKT Moduler • FDN-tj mv Tjeneste-reiser Rammeavtale Sanmatr Effekter til uniforms-godtgjørelse Forsyning VT, ING, SB, INT • IKT-tj • Tjenester • Systemer • GPL, mv Kart- og katalog-tjenester Amm Spr stoff Drivstoff -adm kjt • Brukerstøtte • FISBASIS • FIS Forvaltnings-applikasjoner Matr & gods trsp Kurs & MSU Transport, Forpleining, Bolig/ Kvarter, Velferd, Idrett, Vakthold og Baseadm SØF Adm kjt Bestilling av sb Rammeavtale Feltrasjoner, Ktr- & Datarekvisita, Arbeids-belysning, Tørrbatterier, Lommelykter, Renholds-produkter, Emballasje, Arbeidstøy, Verneutstyr, Verktøy, Verksted-materiell, Olje & smøremidler, Proviant, Storhusholdningsutstyr, Mobiltelefoner Kjøp av IS/ IT utstyr IKT-tj Roller og applikasjoner PBU SAF & ny San, Amm, EOD, ABC, Kr fors, Cont, INT (POL, PBU, Forpl, Kv matr, Avd utr, Basematr) SAF, ny & Fors Sjø-matr Missiler Luft-matr Avd oppsetn (KOP-endr) Rullering Drivstoff
Suksesskriterier- økt ehandel • Lederforankring • Fullt trykk ved implementering • Kontinuerlig oppfølging • Gode rammeavtaler • Pris, sortiment, levering • Katalogkvalitet • Opplæring • Forståelse av konseptet • Verktøyet • Kontroll & Tilsynsapparat • Gulrot eller pisk?