Kai
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Kai. Kai. Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?. Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährten Inventarisierungslösung. Kai. Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?. Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

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Kai

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Presentation Transcript


Kai

Kai


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährtenInventarisierungslösung


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?

  • Wer ist Kai?

  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

  • Fünf gute Gründe …


Kai

Kai

  • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007

    • Inventarführungspflicht gemäß §37

    • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich

  • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen

    • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)

    • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)

  • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht


Kai

Kai

  • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007

    • Inventarführungspflicht gemäß §37

    • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich

  • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen

    • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)

    • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)

  • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht

  • frühzeitig planen:

  • nur die Mindest-anforderungen erfüllen?

  • wer macht das?

  • wie kann ich Arbeit sparen?

  • Wie kann ich einen Zusatznutzen erreichen?


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?

  • Wer ist Kai?

  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

  • Fünf gute Gründe …


Kai

Kai

  • Kai …

  • …ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung

  • …wurde im Jahr 2004 aufgesetzt, gemeinsam mit 18 Pilotkommunen

  • …steht für "Kann Alles Inventarisieren"

  • …steht für Praxistauglichkeit, Einfachheit und überzeugende Funktionalität

  • …ist bundesweit in mehr als 225 Verwaltungen im Einsatz

  • …ist bei 10 kommunalen IT-Dienstleisternals strategische Lösung für die Inventarverwaltung positioniert


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?

  • Wer ist Kai?

  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

  • Fünf gute Gründe …


Kai

Kai

  • Es geht um das mobile Sachvermögen der Kommune

    • Faustregel für Städte und Gemeinden: Anzahl mobile Inventargegenstände = ½ Einwohnerzahl

    • Wert: eher geringfügig (ca. 1% der Bilanzsumme)

  • Manchmal geht es auch um andere Themen:

    • Eine Reihe von Kommunen verwalten Flurstücke in Kai

    • Andere Kommunen verwalten Verträge in Kai

    • Fast täglich kommen neue Einsatzbereiche hinzu

  • Kai-Einsatzbereich 1: Die erstmalige Vermögensaufnahme

  • Kai-Einsatzbereich 2:Die dauerhafte Inventarbestandsführung


Kai

Kai

  • Die erstmalige Vermögensaufnahme

  • mit KAI


Kai

Kai

… oder mit Erfassungsbogen

Erfassung des Vermögens mit mobilem Gerät …

… oder mit Laptop

und Scanner

… sowie Barcode-Kennzeichnung


Kai

Kai

  • Vorbereitungen und Planung der Inventarisierung

  • Inventurplanung mit einem

    • Sachplan

    • Zeitplan / Personalplan

    • Ressourcenplan

  • Standortbegehung

  • Inventurnachbearbeitung

  • Bewertung, Kontierung

  • Überführung in das Anlagenbuch


Kai

Kai

  • Flexible Inventarbeschreibung Die benötigten Datenfelder legt die Verwaltung selbst fest

  • Revisionssichere Planung und Durchführung der Inventur

  • Komfortable Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop

  • Historienführung, Änderungsnachweis

  • Datenimportaus bestehenden Inventarverzeichnissen

  • Unterstützung großer Verwaltungen Mandanten und Buchungskreise Zentrale/dezentrale Administration

  • Parametrierbare Übergabeschnittstelle zum AnlagenbuchGruppen-/ Festwertbildung Bewertung und Kontierung mit Hilfe von FormelnPlausibilitätsprüfungen


Kai

Kai

  • ……. dafür haben wir schon was im Hause und das kostet uns keinen Cent zusätzlich………

  • keine Sicherheit gegen Handhabungs- und Kopierfehler

  • keine Änderungshistoriedaher keine Nachvollziehbarkeit

  • keine Plausibilitätsprüfung

  • keine zentrale Kontrolledes Erfassungsfortschritts

  • Mühsam und fehlerträchtig:Zusammenkopieren und Aufbereiten

  • Bei größeren Verwaltungen endet das leicht im Chaos

  • keine Lösung für die wiederkehrende Inventur


Kai

Kai

  • Die dauerhafte Bestandsführung

  • mit KAI


Kai

Kai

Die dauerhafte Inventarbestandsführung mit Kai

Werteverzeichnis

Anlagenbuch

im

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Kommunale

Inventarisierungslösung

Kai

OperativeBestandsführung

Dialog-Verbindungfür den Anlagenbuchhalter

Nachweis für die Bilanz

Inventuren

Abschreibungen ermitteln

Einzelnachweis GWG's

Fachbereich

Finanzbereich


Kai

Kai

  • Bestand führenAuskünfte und Auswertungen bereit stellen

  • Barcode-Kennzeichnung

  • Anforderungen des Fachbereichs erfüllen

    • Technische Daten

    • Wartungstermine

  • Inventuren planen und durchführen

  • Veränderungen ins Anlagenbuch melden

    • Neubeschaffungen

    • Abgänge

    • Nutzungsänderungen


Kai

Kai

  • Komfortable Inventarführung im Fachbereich

    • Der Fachbereich arbeitet in Kai und benötigt keinen eigenen Zugriff zum Anlagenbuch

    • Die benötigten Datenfelder legt das Fachamt selbst fest

    • Vielfältige Auswertungen, Dialog-Abfragen, Excel-Export

    • Einfache und intuitive Handhabung

  • Revisionssichere Planung und Durchführung von InventurenInventaraufnahme mit Mobile oder Laptop

  • Barcode

    • Anschluss von Barcode-Scannern

    • Etikettendruck


Kai

Kai

  • Klare Bearbeitungsabläufe

    • Inventarkennzeichnung unmittelbar "vor Ort"

    • Die GWG's brauchen nicht im Anlagenbuch geführt werden

  • Dialog-Schnittstelle zum Anlagenbuchfür den Anlagenbuchhalter

  • Zentrale Vorgabe/Kontrolle möglich

    • Mandanten und Buchungskreise

    • Benutzerschutz mit Rollenkonzept

    • Kombination aus zentraler und dezentraler Stammdatenführung


Kai

Kai

  • Mengenproblem für den FinanzbereichAnzahl Inventargüter = ½ Einwohnerzahl

  • Viel zu viel Aufwand für die GWG'sbis 410 (bzw. 1.000) EUR

  • Keine Einbeziehung der FachämterZugriff auf das Anlagenbuch durch die Fachämter ???

  • Keine strukturierten Standort-AngabenGebäude, Etage, Raum

  • Keine Daten für den Fachbereich

    Technische Daten

    Garantie- und Wartungsfristen etc.

  • Umständlicher Ablauf bei der Neuanlage

    Druck des Inventar-Etiketts aus dem Anlagenbuch?

    Transport des Etiketts per Hauspost?

  • Keine revisionssichere Inventur


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?

  • Wer ist Kai?

  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

  • Fünf gute Gründe …


Kai

Verknüpfung

zwischen Inventargut und Anlagegut

Werteverzeichnis

Anlagegut

im

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Inventargut

im

Kai

1 : 1

ein Inventargut – ein Anlagegut

n : 1

viele Inventargüter – ein Anlagegut

1 : 0

nur Inventargut – kein Anlagegut

Die Verknüpfung wird im Kai geführt – nicht in der Anlagenbuchhaltung


Kai

Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

Lieferschein /Rechnung

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands

  • Erfassung in Kai

  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Fachbereich


Kai

Lieferschein /Rechnung

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands

  • Erfassung in Kai

  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Fachbereich

Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

>= 410 €: aus Kai heraus

  • Prüfung der Kontierung

  • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

>= 410 € ?>= 1.000 € ?

GWG: in Kai

  • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Finanzbereich


Kai

Lieferschein /Rechnung

>= 410 €: aus Kai heraus

  • Prüfung der Kontierung

  • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

>= 410 € ?

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands

  • Erfassung in Kai

  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

GWG: in Kai

  • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Fachbereich

Finanzbereich

Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

Im Finanzsystem

  • Rechnung erfassen

  • Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung")

Rechnung buchen


Kai

Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?

  • Wer ist Kai?

  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

  • Fünf gute Gründe …


Kai

Kai

Kai …

…ist viel mehr als "Barcode & Scanner"

Kai unterstützt ein schlüssiges Konzept sowohl für die Ersterfassung als auch für die laufende Bestandsführung

…ist eine überzeugende Applikation für die Inventarführung in den Fachämtern

…ist gegenüber Excel der eindeutig bessere Weg für die erstmalige Vermögensaufnahme

…verfügt in Ergänzung zum Anlagenbuch über eine Fülle herausragender Leistungsmerkmale

…ist bereits in mehr als 250 Verwaltungen im Einsatz


Kai

Kai

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Fachbereichsleiter

Telefon 0731 / 9455-11160

Telefax 0731 / 9455-31160

e-mail: [email protected]

Hartmut Maier

Berater

Telefon 0731 / 9455-11164

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