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Kai. Kai. Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?. Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährten Inventarisierungslösung. Kai. Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?. Was heißt Inventarisierung? Wer ist Kai? Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

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Presentation Transcript
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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährtenInventarisierungslösung

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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?
  • Wer ist Kai?
  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale
  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel
  • Fünf gute Gründe …
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Kai

  • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007
    • Inventarführungspflicht gemäß §37
    • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich
  • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen
    • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)
    • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)
  • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: \'Anderes Verfahren\', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht
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Kai

  • Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007
    • Inventarführungspflicht gemäß §37
    • bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich
  • Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen
    • Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)
    • Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)
  • Statt wiederkehrender Zählung zulässig: \'Anderes Verfahren\', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht
  • frühzeitig planen:
  • nur die Mindest-anforderungen erfüllen?
  • wer macht das?
  • wie kann ich Arbeit sparen?
  • Wie kann ich einen Zusatznutzen erreichen?
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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?
  • Wer ist Kai?
  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale
  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel
  • Fünf gute Gründe …
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Kai

  • Kai …
  • … ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung
  • … wurde im Jahr 2004 aufgesetzt, gemeinsam mit 18 Pilotkommunen
  • … steht für "Kann Alles Inventarisieren"
  • … steht für Praxistauglichkeit, Einfachheit und überzeugende Funktionalität
  • … ist bundesweit in mehr als 225 Verwaltungen im Einsatz
  • … ist bei 10 kommunalen IT-Dienstleisternals strategische Lösung für die Inventarverwaltung positioniert
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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?
  • Wer ist Kai?
  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale
  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel
  • Fünf gute Gründe …
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Kai

  • Es geht um das mobile Sachvermögen der Kommune
    • Faustregel für Städte und Gemeinden: Anzahl mobile Inventargegenstände = ½ Einwohnerzahl
    • Wert: eher geringfügig (ca. 1% der Bilanzsumme)
  • Manchmal geht es auch um andere Themen:
    • Eine Reihe von Kommunen verwalten Flurstücke in Kai
    • Andere Kommunen verwalten Verträge in Kai
    • Fast täglich kommen neue Einsatzbereiche hinzu
  • Kai-Einsatzbereich 1: Die erstmalige Vermögensaufnahme
  • Kai-Einsatzbereich 2:Die dauerhafte Inventarbestandsführung
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Kai

  • Die erstmalige Vermögensaufnahme
  • mit KAI
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Kai

… oder mit Erfassungsbogen

Erfassung des Vermögens mit mobilem Gerät …

… oder mit Laptop

und Scanner

… sowie Barcode-Kennzeichnung

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Kai

  • Vorbereitungen und Planung der Inventarisierung
  • Inventurplanung mit einem
    • Sachplan
    • Zeitplan / Personalplan
    • Ressourcenplan
  • Standortbegehung
  • Inventurnachbearbeitung
  • Bewertung, Kontierung
  • Überführung in das Anlagenbuch
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Kai

  • Flexible Inventarbeschreibung Die benötigten Datenfelder legt die Verwaltung selbst fest
  • Revisionssichere Planung und Durchführung der Inventur
  • Komfortable Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop
  • Historienführung, Änderungsnachweis
  • Datenimportaus bestehenden Inventarverzeichnissen
  • Unterstützung großer Verwaltungen Mandanten und Buchungskreise Zentrale/dezentrale Administration
  • Parametrierbare Übergabeschnittstelle zum AnlagenbuchGruppen-/ Festwertbildung Bewertung und Kontierung mit Hilfe von FormelnPlausibilitätsprüfungen
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Kai

  • ……. dafür haben wir schon was im Hause und das kostet uns keinen Cent zusätzlich………
  • keine Sicherheit gegen Handhabungs- und Kopierfehler
  • keine Änderungshistoriedaher keine Nachvollziehbarkeit
  • keine Plausibilitätsprüfung
  • keine zentrale Kontrolledes Erfassungsfortschritts
  • Mühsam und fehlerträchtig:Zusammenkopieren und Aufbereiten
  • Bei größeren Verwaltungen endet das leicht im Chaos
  • keine Lösung für die wiederkehrende Inventur
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Kai

  • Die dauerhafte Bestandsführung
  • mit KAI
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Kai

Die dauerhafte Inventarbestandsführung mit Kai

Werteverzeichnis

Anlagenbuch

im

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Kommunale

Inventarisierungslösung

Kai

OperativeBestandsführung

Dialog-Verbindungfür den Anlagenbuchhalter

Nachweis für die Bilanz

Inventuren

Abschreibungen ermitteln

Einzelnachweis GWG\'s

Fachbereich

Finanzbereich

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Kai

  • Bestand führenAuskünfte und Auswertungen bereit stellen
  • Barcode-Kennzeichnung
  • Anforderungen des Fachbereichs erfüllen
    • Technische Daten
    • Wartungstermine
  • Inventuren planen und durchführen
  • Veränderungen ins Anlagenbuch melden
    • Neubeschaffungen
    • Abgänge
    • Nutzungsänderungen
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Kai

  • Komfortable Inventarführung im Fachbereich
    • Der Fachbereich arbeitet in Kai und benötigt keinen eigenen Zugriff zum Anlagenbuch
    • Die benötigten Datenfelder legt das Fachamt selbst fest
    • Vielfältige Auswertungen, Dialog-Abfragen, Excel-Export
    • Einfache und intuitive Handhabung
  • Revisionssichere Planung und Durchführung von InventurenInventaraufnahme mit Mobile oder Laptop
  • Barcode
    • Anschluss von Barcode-Scannern
    • Etikettendruck
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Kai

  • Klare Bearbeitungsabläufe
    • Inventarkennzeichnung unmittelbar "vor Ort"
    • Die GWG\'s brauchen nicht im Anlagenbuch geführt werden
  • Dialog-Schnittstelle zum Anlagenbuchfür den Anlagenbuchhalter
  • Zentrale Vorgabe/Kontrolle möglich
    • Mandanten und Buchungskreise
    • Benutzerschutz mit Rollenkonzept
    • Kombination aus zentraler und dezentraler Stammdatenführung
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Kai

  • Mengenproblem für den FinanzbereichAnzahl Inventargüter = ½ Einwohnerzahl
  • Viel zu viel Aufwand für die GWG\'sbis 410 (bzw. 1.000) EUR
  • Keine Einbeziehung der FachämterZugriff auf das Anlagenbuch durch die Fachämter ???
  • Keine strukturierten Standort-AngabenGebäude, Etage, Raum
  • Keine Daten für den Fachbereich

Technische Daten

Garantie- und Wartungsfristen etc.

  • Umständlicher Ablauf bei der Neuanlage

Druck des Inventar-Etiketts aus dem Anlagenbuch?

Transport des Etiketts per Hauspost?

  • Keine revisionssichere Inventur
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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?
  • Wer ist Kai?
  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale
  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel
  • Fünf gute Gründe …
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Verknüpfung

zwischen Inventargut und Anlagegut

Werteverzeichnis

Anlagegut

im

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Inventargut

im

Kai

1 : 1

ein Inventargut – ein Anlagegut

n : 1

viele Inventargüter – ein Anlagegut

1 : 0

nur Inventargut – kein Anlagegut

Die Verknüpfung wird im Kai geführt – nicht in der Anlagenbuchhaltung

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Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

Lieferschein /Rechnung

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands
  • Erfassung in Kai
  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Fachbereich

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Lieferschein /Rechnung

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands
  • Erfassung in Kai
  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Fachbereich

Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

>= 410 €: aus Kai heraus

  • Prüfung der Kontierung
  • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

>= 410 € ?>= 1.000 € ?

GWG: in Kai

  • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Finanzbereich

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Lieferschein /Rechnung

>= 410 €: aus Kai heraus

  • Prüfung der Kontierung
  • Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

>= 410 € ?

Anlagegut anlegen?

  • Etikettierung des Inventargegenstands
  • Erfassung in Kai
  • Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

GWG: in Kai

  • Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Fachbereich

Finanzbereich

Möglicher Buchungsablauf

für die Beschaffung

Im Finanzsystem

  • Rechnung erfassen
  • Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung")

Rechnung buchen

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Kai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

  • Was heißt Inventarisierung?
  • Wer ist Kai?
  • Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale
  • Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel
  • Fünf gute Gründe …
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Kai

Kai …

… ist viel mehr als "Barcode & Scanner"

Kai unterstützt ein schlüssiges Konzept sowohl für die Ersterfassung als auch für die laufende Bestandsführung

… ist eine überzeugende Applikation für die Inventarführung in den Fachämtern

… ist gegenüber Excel der eindeutig bessere Weg für die erstmalige Vermögensaufnahme

… verfügt in Ergänzung zum Anlagenbuch über eine Fülle herausragender Leistungsmerkmale

… ist bereits in mehr als 250 Verwaltungen im Einsatz

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Kai

Ihre Ansprechpartner bei der KIRU:

Norbert Fischer

Fachbereichsleiter

Telefon 0731 / 9455-11160

Telefax 0731 / 9455-31160

e-mail: [email protected]

Hartmut Maier

Berater

Telefon 0731 / 9455-11164

Telefax 0731 / 9455-31164

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Reutlingen-Ulm Zweckverband

Schulze-Delitzsch-Weg 28

89079 Ulm

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