HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH RÀ SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG ANTỔ CÔNG TÁC ĐỀ ÁN 30 TỈNH HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH RÀ SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Người trình bày: Ths. Trần Kỳ Đức, Tổ phó chuyên trách Tổ công tác Đề án 30 tỉnh Tháng 8 năm 2009

2. Nội dung trình bày • Mục đích, ý nghĩa của việc rà soát thủ tục hành chính • Phạm vi rà soát • Nội dung rà soát • Quy trình thực hiện • Chế độ báo cáo

3. Mục đích, ý nghĩa: • Nâng cao tính chuyên nghiệp của bộ máy. • Hoàn chỉnh các quy định về TTHC, mẫu đơn mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu và điều kiện thực hiện TTHC. • Góp phần thay đổi về chất hệ thống thủ tục hành chính đang áp dụng tại các cấp chính quyền hiện nay. • Thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo việc làm, giảm chi phí cho xã hội

4. Phạm vi rà soát • Rà soát tất cả các thủ tục hành chính, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính ở 03 cấp chính quyền: tỉnh, huyện, xã đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thống kê trước ngày 30/9/2009.

5. Nội dung rà soát • Rà soát TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC theo 3 tiêu chí lớn: • Sự cần thiết. • Tính hợp lý. • Tính hợp pháp. • Rà soát theo 3 biểu mẫu thống nhất: • Biểu mẫu 2: rà soát từng TTHC. • Biểu mẫu 2a: rà soát từng mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính. • Biểu mẫu 2b: rà soát tất cả yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện một TTHC.

6. Nội dung công việc giai đoạn rà soát • Công tác chuẩn bị: xây dựng kế hoạch triển khai rà soát; hoàn thành tập huấn rà soát TTHC đối với các Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã; lập danh mục TTHC và gởi yêu cầu rà soát đến CQĐV thực hiện rà soát trước ngày 31/8/2009. • Điền biểu mẫu rà soát: các Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã được chọn điểm tiến hành điền các biểu mẫu rà soát 2, 2a, 2b và gửi báo cáo kết quả rà soát về Tổ công tác Đề án 30 tỉnh trước ngày 30/10/2009. • Tiến hành tổng hợp, nghiên cứu, phân tích kết quả rà soát; tổ chức họp, hội nghị, hội thảo để tham vấn các bên liên quan (16/12/2009-30/01/2010). • Lập báo cáo kết quả rà soát TTHC và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC trình Chủ tịch UBND tỉnh thông qua (31/11/2009-10/2/2010). • Xây dựng và gởi báo cáo kết quả rà soát của UBND tỉnh, báo cáo kết quả rà soát của các Sở ngành, địa phương cùng tất cả biểu mẫu 2, 2a, 2b về Trung ương trước ngày 28/02/2010.

7. Quy trình thực hiện • Tổ chức tập huấn và cung cấp tài liệu hướng dẫn rà soát TTHC • - Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tổ chức tập huấn cho các đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm rà soát TTHC bao gồm: • Các Sở ngành tỉnh (19), các đơn vị ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh có yêu cầu (6). • UBND các huyện, thị xã, xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. - Thành phần tập huấn: • Lãnh đạo đơn vị. • Riêng các Sở ngành tỉnh, UBND thị xã Tân An, UBND huyện Mộc Hóa và UBND phường 3, UBND xã Bình Hiệp được chọn thí điểm rà soát mời thêm Chánh văn phòng (hoặc chức danh tương đương phụ trách rà soát) và 01-02 cán bộ chuyên môn đầu mối.

8. Quy trình thực hiện • Tập huấn và cung cấp tài liệu hướng dẫn rà soát TTHC (tiếp) • Nội dung tập huấn do Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tổ chức bao gồm: • Quán triệt kế hoạch triển khai thực hiện giai đoạn rà soát TTHC. • Hướng dẫn quy trình, cách thức tổ chức thực hiện việc rà soát TTHC tại cơ quan, đơn vị. • Hướng dẫn cách điền biểu mẫu rà soát (biểu mẫu 2, 2a, 2b). • Hướng dẫn tổng hợp và lập Báo cáo kết quả rà soát TTHC, cách thức nộp kết quả rà soát. • Các tài liệu cần cung cấp cho các cơ quan, đơn vị gồm có: • Các biểu mẫu 2, 2a, 2b và tài liệu hướng dẫn điền biểu mẫu (bằng văn bản và file word). • Mẫu báo cáo kết quả rà soát TTHC (gởi Sở ngành tỉnh và huyện, xã được chọn thí điểm rà soát).

9. Quy trình thực hiện • Ban hành kế hoạch thực hiện giai đoạn rà soát • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tham mưu UBND tỉnh trong việc xây dựng Kế hoạch thực hiện giai đoạn rà soát (với khối lượng công việc và thời hạn cụ thể) trên cơ sở bám sát Kế hoạch tổng thể triển khai giai đoạn rà soát của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ. • UBND tỉnh chỉ đạo, giao các Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã được chọn điểm tổ chức triển khai thực hiện. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, điạ phương trong quá trình thực hiện.

10. Quy trình thực hiện • Tổ chức điền biểu mẫu rà soát • Cán bộ chuyên môn đầu mối của các Sở ngành, địa phương cung cấp cho các cán bộ các phòng ban trực thuộc chịu trách nhiệm rà soát các biểu mẫu 2, 2a, 2b kèm theo phần hướng dẫn điền biểu mẫu (bằng văn bản, file word)và tổ chức hướng dẫn cách thức điền biểu mẫu rà soát. • Cán bộ, công chức của các phòng ban điền biểu mẫu 2, 2a, 2b cho những TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC thuộc lĩnh vực, phạm vi nghiệp vụ được phân công theo dõi: • Truy cập vào mục Đơn giản hóa TTHC trên Trang tin điện tử http://thutuchanhchinh.vn để đọc các biểu mẫu 1 đã điền cùng với các thông tin có liên quan.

11. Quy trình thực hiện • Tổ chức điền biểu mẫu rà soát (tiếp) • Căn cứ vào thông tin về TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC tiến hành trả lời các câu hỏi trong biểu mẫu 2, 2a, 2b. • Trường hợp cơ quan, đơn vị không có đường truyền Internet, Tổ công tác Đề án 30 tỉnh cung cấp các hồ sơ TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính và các văn bản có liên quan (được trích xuất từ phần mềm Máy xén) để cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị dùng làm căn cứ điền biểu mẫu 2, 2a, 2b. • Lãnh đạo các đơn vị kiểm tra nội dung những biểu mẫu 2, 2a, 2b đã điền; yêu cầu cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình chỉnh sửa, bổ sung nếu cần thiết để hoàn thiện chất lượng biểu mẫu.

12. Quy trình thực hiện • Lập báo cáo kết quả rà soát TTHC của các đơn vị, địa phương: • Cán bộ chuyên môn đầu mối của đơn vị, địa phương thu thập những biểu mẫu 2, 2a, 2b đã điền; tổng hợp và lập báo cáo kết quả rà soát TTHC (theo mẫu cung cấp); trình báo cáo kết quả rà soát TTHC cùng với tất cả biểu mẫu 2, 2a, 2b đã điền để Thủ trưởng đơn vị, địa phương phê duyệt. • Thủ trưởng đơn vị, địa phương xem xét và phê duyệt báo cáo kết quả rà soát TTHC. Các biểu mẫu 2, 2a, 2b đính kèm phải được đóng dấu giáp lai trên từng trang. • Sau khi được phê duyệt, báo cáo kết quả rà soát TTHC cùng với tất cả biểu mẫu 2, 2a, 2b của cơ quan, đơn vị phải được nộp về Tổ công tác Đề án 30 tỉnh (bằng văn bản và file word).

13. Quy trình thực hiện • Kiểm tra và xác nhận chất lượng biểu mẫu rà soát • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh kiểm tra chất lượng nội dung, sự đầy đủ, chính xác và logic của các câu trả lời trong biểu mẫu. • Nếu chưa đạt yêu cầu, Tổ công tác yêu cầu cơ quan, đơn vị bổ sung thông tin hoặc chỉnh sửa cho đến khi biểu mẫu đạt yêu cầu về chất lượng. • Sau khi tất cả biểu mẫu 2, 2a, 2b đã được kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung hoàn chỉnh, thành viên Tổ công tác Đề án 30 tỉnh xác nhận chất lượng của từng biểu mẫu bằng cách ký tắt vào góc phải bên dưới của từng trang biểu mẫu. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh huy động chuyên gia tư vấn để hỗ trợ việc kiểm tra này.

14. Quy trình thực hiện • Lập báo cáo kết quả rà soát và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC của TCT • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh nghiên cứu, phân tích kết quả rà soát của các đơn vị, địa phương trên cơ sở các báo cáo kết quả rà soát TTHC và biểu mẫu 2, 2a, 2b do các đơn vị, địa phương cung cấp. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh huy động sự tham gia của các chuyên gia tư vấn; tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị… để tham vấn ý kiến của các bên liên quan (CQĐV trực tiếp điền biểu mẫu rà soát, các cơ quan hành chính khác, người dân, doanh nghiệp....). • Trường hợp cần thiết, Tổ công tác Đề án 30 tỉnh và các bên liên quan sẽ điền các biểu mẫu 2, 2a, 2b để phản ánh ý kiến đánh giá của riêng mình về TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC đang được rà soát.

15. Quy trình thực hiện • Lập báo cáo kết quả rà soát và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC của Tổ công tác Đề án 30 tỉnh (tiếp) • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh xây dựng một cách độc lập báo cáo kết quả rà soát và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC (theo mẫu), nêu rõ: • Phương án đơn giản hóa đối với những TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC thuộc thẩm quyền ban hành của Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã. • Kiến nghị phương án đơn giản hóa đối với những TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC không thuộc thẩm quyền ban hành của Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã. • Lưu ý thể hiện rõ những TTHC có sự khác biệt trong cách đánh giá của các đơn vị, địa phương.

16. Quy trình thực hiện • Phê duyệt báo cáo kết quả rà soát và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC do TCT xây dựng • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh trình báo cáo kết quả rà soát và kiến nghị phương án đơn giản hóa TTHC để UBND tỉnh phê duyệt. • UBND xem xét và: • Phê duyệt đề xuất phương án đơn giản hóa đối với những TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC thuộc thẩm quyền ban hành của Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã. • Thông qua kiến nghị phương án đơn giản hóa đối với những TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC không thuộc thẩm quyền ban hành của Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã.

17. Quy trình thực hiện • Xây dựng báo cáo kết quả rà soát TTHC của UBND tỉnh gửi Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ: • Trên cơ sở những đề xuất và kiến nghị đã được phê duyệt, Tổ công tác Đề án 30 tỉnh xây dựng báo cáo kết quả rà soát TTHC của Sở ngành, UBND cấp huyện, cấp xã (theo mẫu) trình Chủ tịch UBND tỉnh ký, gửi lên Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tham mưu UBND tỉnh gửi về Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ: • Báo cáo kết quả rà soát TTHC của UBND tỉnh. • Các báo cáo kết quả rà soát TTHC của các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã cùng với tất cả biểu mẫu 2, 2a, 2b đã điền.

18. Quy trình thực hiện • Thực thi các phương án đơn giản hóa TTHC sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt: • Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã, đơn vị liên quan triển khai thực thi ngay các phương án đơn giản hóa TTHC đã được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thông qua. • Các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm thực thi nghiêm túc các phương án đơn giản hóa TTHC theo chỉ đạo của UBND tỉnh. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh có trách nhiệm theo dõi, giám sát, đôn đốc việc thực thi của các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã; định kỳ hàng tháng báo cáo lên Chủ tịch UBND tỉnh và Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ về tiến độ thực thi các phương án đơn giản hóa.

19. Chế độ thông tin báo cáo • Các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm nộp các báo cáo kết quả rà soát TTHC cùng với các biểu mẫu 2, 2a, 2b đã điền cho Tổ công tác Đề án 30 tỉnh để tổng hợp, nghiên cứu, phân tích trước ngày 30 tháng 10 năm 2009. • Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tham mưu UBND tỉnh báo cáo kết quả rà soát TTHC, các báo cáo kết quả rà soát TTHC của các Sở ngành tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã được chọn điểm cùng với các biểu mẫu 2, 2a, 2b có liên quan gửi về Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ • trước ngày 28 tháng 02 năm 2010. • Định kỳ trước ngày 25 hàng tháng, Tổ công tác Đề án 30 tỉnh tham mưu UBND tỉnh báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình, kết quả thực hiện Đề án 30 theo mẫu báo cáo quy định tại công văn số 05/CCTTHC ngày 6 tháng 01 năm 2009.

20. Trân trọng cảm ơn!