Dr. Andreas Degkwitz - Leiter des IKMZ der BTU Cottbus

1. Informationsmanagement und Serviceintegration am Beispiel des IKMZ der BTU Cottbus20. DFN-Arbeitstagung über Kommunikationsnetze 7. – 9. Juni 2006 Heilbronn Dr. Andreas Degkwitz - Leiter des IKMZ der BTU Cottbus

2. Informationsmanagement • Das Thema ‚Informationsmanagement’ bietet ein breites Diskussionsspektrum – das beginnt schon mit der Frage, was unter ‚Informationsmanagement’ zu verstehen ist. • Einerseits wird mit ‚Informationsmanagement’ der Komplex des IT-Managements bzw. der IT-Strukturen adressiert, andererseits wird damit die Dienste- und Serviceentwicklung der Informationsinfrastrukturbereiche von Bibliothek, Medien- und Rechenzentrum sowie der Verwaltungsdatenverarbeitung angesprochen (Dienstleistungsmanagement). • Daraus ergeben sich Systementwicklung, Organisations-entwicklung und Serviceentwicklung als (voneinander abhängige) Treiber eines Prozesses, der in starkem Maße durch Einsparungserwartungen und Kostenoptimierung geprägt ist.

3. Ausgangslage (1) • Die Systeme bilden Nutzeranforderungen und Serviceorgani-sation nur (sehr) eingeschränkt ab  fehlende Akzeptanz • Die Nutzeranforderungen sind (zu) heterogen und überfordern Serviceorganisation und Systeme  kleinteilige Systemvielfalt • Die Serviceorganisation entspricht weder den Nutzeranforde-rungen noch den Systemen  geringe Effizienz • Kommunikations- und Verständigungsprobleme, Kostendruck fehlende Entscheidungs- und Verantwortungsstrukturen

4. Ausgangslage (2) • Hohe Angebotsorientierung – wenig Nachfrageorientierung, allerdings werden die Kundenanforderungen auch nicht systematisch kommuniziert  Serviceentwicklung. • Hohe Aufgabenorientierung – wenig Prozess-/Work-Flow-Orientierung, allerdings bietet der Behördencharakter wenig Spielräume  Organisationsentwicklung. • Hohe Spezialisierung – wenig Standardisierung, allerdings verstehen sich die Infrastrukturbereiche als wissenschaftliche Einrichtungen  Infrastruktur-/Systementwicklung

5. Resumèe (Ausgangslage) • Diese Gemengelage begünstigt die Fortschreibung von Eigen-entwicklungen, individuellen Arbeitsformen und lokalen Son-derwegen, die weder zur verfügbaren Technologie passen noch von der Nutzerseite akzeptiert werden: Viel isolierter ‚Eigenbau’ mit wissenschaftlichem Anspruch und hohem Technikbezug, aber wenig Serviceorientierung und Standar-dsierung! • Ganzheitliche Ansätze zur Informations-, Kommunikations- und Medienversorgung werden nicht konsequent angegangen. Im Regelfall besteht weiterhin eine partikulare, einrichtungs-bezogene Sicht, die im besten Fall eine Zusammenarbeit umfasst und nur dann funktioniert, wenn sie nicht ‚wehtut‘.

6. Neuorientierung • Die Informationsinfrastruktur muss in einen engen Nachfrage-kontext der Hochschule (Forschung, Lehre und Verwaltung) gestellt werden. Daraus ergeben sich folgende Zielsetzungen:  Optimierung der Dienste und Services: Kundenorientierung / Service-Level-Agreements  Re-Design der Organisationsstrukturen: Prozessorientie-rung / Transparenz  Standardisierung der IT-Strukturen: Produktorientierung / Konsolidierung • Treiber dieser Veränderungen sind im Zuge der weiteren Kostenoptimierung:  der Bologna-Prozess (attraktive Studienbedingungen)  die Profilierung der Forschungsaktivitäten der Hochschule  die nationale und internationale Wettbewerbsfähigkeit.

7. Brandenburgische Technische Universität Fakultät 1: Naturwissenschaften, Mathematik und Informatik Fakultät 2: Architektur, Bauingenieurwesen und Stadtplanung Fakultät 3: Maschinenbau, Elektrotechnik und Wirtschaftsingenieurwesen Fakultät4: Umweltwissenschaften und Verfahrenstechnik • Gegründet 1991 als einzige technische Universität im Land Brandenburg • ca. 5000 Studierende • Vier Fakultäten, 130 Lehrstühle • 24 Studiengänge • Über 26% ausländische Studierende aus 78 Nationen

8. Ziele des IKMZ • Mit dem Informations-, Kommunikations- und Medienzentrum (IKMZ) der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus (BTU Cottbus) ist Anfang 2004 eine neue zentrale Einrichtung geschaffen worden, in der die bisher getrennten Bereiche Bibliothek, Multimedia-zentrum, Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung unter Leitung eines Chief-Information-Officers (CIO) zusammengefasst sind: rund 100 Mitarbeiter, Gesamtbudget ca. € 5 Mio. • Leitend für den damit begonnenen Prozess der Dienste- und Service-integration, mit der sich eine Optimierung der Dienstleistungsange-bote und eine höhere Kosteneffizienz der Informationsinfrastruktur der BTU Cottbus als Zielsetzungen verbindet, ist eine Entwicklung, • die (bezogen auf dezentral und zentral vorgehaltene ICT-Ressourcen) nachhaltig wirksame Synergie- und Vernetzungseffekte der Funk-tionsbereiche Netz- und Sicherheitsdienste, Rechen- und System-leistung, wissenschaftliche Literatur- und Informationsversorgung, Multimediaproduktion und Publikation, Management- und Verwalt-ungsinformationen, Content- und Data-Management, Front-Office und Innovations-Office innerhalb einer Laufzeit von mindestens 5 Jahren vorsieht.

9. Zielgruppen + Kernprozesse • Forschende: Versuchsplanung/Informationsrecherchen  Verifikation/Falsifikation von Hypothesen  Dokumen-tation von Ergebnissen  Ergebnisauswertung • Lehrende: Konzeption von Lehrinhalten  Produktion von Lehrmaterialien  Organisation von Lehrveranstaltung  Präsentation/Bereitstellung  Vermittlung/Erfolgskon-trolle • Studierende: Zulassung/Authentifizierung  Lehrver-anstaltungsteilnahme  Informationsrecherchen / Auswertung  Text- und Graphikerstellung  Prüfung/ Ergebnisbereitstellung

10. Unterstützungsprozesse

11. Schichtenmodell

12. IKMZ und Universität

13. Querschnittsbereiche (IKMZ) • Frontoffice: Stationäre und virtuelle Helpdesk- und Support-funktionen; interdisziplinär, gestuft nach Spezialisierung  Nutzerschnittstelle • Innovationsoffice: Einführung neuer Dienste und Services (ggfs. in Kooperation mit dem Wissenschaftsbereich), Dritt-mitteleinwerbung, Projekte (z. B. BMBF-Projekt zur e-Lear-ning-Integration)  Entwicklungsschnittstelle • Content- und Datamanagement: Interoperabilität von Daten-beständen und Systemen (z. B. Identity-Management); Dis-semination von Daten und Inhalten (z. B. Content-Manage-ment, WEB-Angebote); Vereinheitlichung der Systemausstat-tungen (z. B. Back-Up, Fileservices, Softwaredistribution)  organisatorisch-technische Schnittstelle.

14. Handlungsziele • Bessere Abstimmung und Kommunikation zwischen den Strukturbereichen, • Stärkere Ausnutzung der vorhandenen Kapazitäten, Potentiale und Ressourcen, • Höhere Transparenz der Entwicklungs- und Serviceziele und der Maßnahmen zu ihrer Umsetzung (Analyse der Dienste- und Serviceprozesse, Qualitätsmanagement), • Höhere Nachfrageorientierung (= engere Zusammen-arbeit mit Fakultäten und Verwaltung),

15. Handlungsfelder • Innovationsmanagement: BMBF-Projekt zur e-Learning-Integration, Self-Archiving-Funktionen, Publikationsdienste, • Dienstleistungsmanagement: Frontoffice (zentraler Anlauf-punkt für Nutzerunterstützung), stationär und virtuell sowie nach Spezialisierungsgrad gestuft, • IT-Management: Content- und Data-Management (Konsolidie-rung der IKMZ-interenen IT-Strukturen, Identity-Management, Rezentralisierung von Anwendungen und Systemen, WEB-Contentmanagement), • Wirtschaftlichere Ressourcennutzung: Nutzungsoptimierung der verfügbaren Systeme (Resource-Sharing), Flexibilisierung des Personaleinsatzes (Mischarbeitsplätze).

16. Entscheidungsstrukturen • Einsetzung eines Gesamtverantwortlichen = CIO / IKMZ-Leiter, • IKMZ-Beirat aus Vertretern der Fakultäten, Statusgruppen, Verwaltung (noch zu konstituieren)  Beratungs- und Be-teiligungsfunktion, • Einsetzung eines Leitungsgremiums (= IKMZ-Leiter und Leiter der Teilbereiche), das regelmäßig zusammentritt. • Herausbildung von Abteilungen und Geschäftsbereichen - vor allem in den IT-Bereichen  Zuordnung von Personen und Verantwortung im Rahmen der Kernaufgaben. • Ressort- und Teambildung zu folgenden, interdisziplinären Querschnittsbereichen (Matrixstruktur):

17. Teams (IKMZ) • Public-Relations und Budgetplanung: IKMZ-Leiter, Leiterin der Bibliothek • Innovationsoffice (in Verb. mit BMBF-Projekt zur e-Learnung-Integration): Leiter des MMZ, Projektmanagerin des BMBF-Projekts • Frontoffice: Leiter der AG Netze und Kommunikationsdienste, Leiterin des Frontoffice • Content- und Data-Management: Leiter der Betrieblichen Datenverarbeitung, Leiter der AG Rechen- und Systemlei-stungen, WEB-CMS-Administrator • Konsolidierung der Systeme: Leiter der AG Rechen- und Sy-stemleistungen, Leiter der AG Netze und Kommunikations-dienste

18. Maßnahmen zur Umsetzung • Erarbeitung von Ziel- und Umsetzungsplanungen für einen definierten Zeitraum  konkrete Projektorientierung! • Umsetzung der Maßnahmen nach Abstimmung in der Lei-tungsrunde und auf der Basis von Kriterien zur Erfolgskon-trolle und zur Nachfrageorientierung. • Schulungs- und Qualifizierungskonzepte für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des IKMZ durch hausinterne und exter-ne Schulungen. • Erarbeitung von Servicelevel-Agreements zwischen zentra-len Diensteanbietern und (dezentralen) Nutzer- und Zielgrup-pen  Qualitätsmanagement .

19. Ist-Stand-Übersicht (2005) • Public-Relation- und Veranstaltungsaktivitäten (intern und extern), Führungen, einheitliche Außendarstellung (Informa-tionsmaterial, Flyer, WEB-Seite etc.), • Hausinterne und externe Schulungen und Fortbildungen – einrichtungsübergreifend, • Zusammenführung der Bibliotheks-DV und der Verwaltungs-DV zu dem neuen Bereich ‚Betriebliche Datenverarbeitung. • Interdisziplinäre Projekte zu einzelnen Themen: Identity-Management, Netz- und Rechnerausstattungen im neuen Gebäude, e-Learning und e-Publishing, WEB-CMS, HIS/LSF-Einführung etc , • Bewirtschaftung eines gemeinsamen Haushalts (einschl. Erstausstattungsmittel) sowie gemeinsame Drittmittelein-werbung.

20. Managementaufgaben des CIO • Bündelung der Verantwortung für die Informationsinfrastruktur, was sich insbesondere bei der Umsetzung interdisziplinärer und übergreifender Vorhaben (Identity-Management, e-Lear-ning, Rezentralisierung etc.) positiv auswirkt, • Einheitliche Vertretung der IKM-Versorgung gegenüber der Hochschulleitung, innerhalb der Universität und nach außen, • Einrichtungsübergreifende Abstimmung und Flexibilität im Res-sourceneinsatz (Personal- und Sachmittelbudget, Drittmittel-einwerbung) Konsolidierung, Standardisierung, Service-Level-Agreements, Wirtschaftlichkeit, • Planung und Umsetzung interdisziplinärer Dienste, Ausbau der Querschnittsbereiche, Personalentwicklung  Dienstlei-stungsorientierung, Servicekultur.

21. Resumèe • Die Innovation liegt in einer konsequenten Dienstleistungs-orientierung und in der nachhaltigen Konsolidierung (Stan-dardisierung, gezielte Innovation, wenig Eigenentwicklung). • Die IKMZ-Leitung/CIO-Funktion verbindet sich schwerpunkt-mäßig mit Managementaufgaben – Fachaufgaben sind auf der zweiten Managementebene angesiedelt. • Eine effiziente Steuerung finanzieller Ressourcen und per-soneller Kapazitäten wird durch dieses Modell begünstigt – Entscheidungsfindung nach Möglichkeit im Konsens, Verant-wortung beim CIO. • Der organisations-, service- und systembezogene Wandel, der grundsätzlich ohne Alternative ist, enthält Akzeptanz- und Kommunikationsprobleme – entscheidend ist die notwendige Veränderung im Selbstverständnis der beteiligten Akteure und Einrichtungen.

22. Ihre Frage beantworte ich gerne - vielen Dank! http://www.tu-cottbus.de/ikmz degkwitz@tu-cottbus.de Tel.: 0355/69-2337 Fax.: 0355/69-2277