ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2. El trabajo generalmente envuelve operaciones o proyectos, ambos pueden traslaparse y comparten muchas características, como: • Son desarrollados por personas. • Cuentan con recursos limitados. • Se planean, ejecutan y controlan.

3. Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos. Además, los proyectos frecuentemente son implementados para alcanzar los planes estratégicos de la compañía.

4. ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es una tarea temporalasumida para lograr un único producto o servicio. Temporalsignifica que cada proyecto tiene un principio y un fin. Único significa que el producto o servicio es diferente de alguna forma de otros productos o servicios.

5. ¿Qué es un proyecto? Es una secuencia única, compleja y conectada de actividades que tienen un objetivo o propósito, las cuales deben ser completadas en un tiempo específico, bajo un presupuesto y de acuerdo a ciertas especificaciones.

6. Los proyectos son asumidos a todos los niveles de la organización. • Pueden envolver a una o a muchas personas. • Su duración puede ir de varias semanas a años. • Los proyectos pueden involucrar una sola área o pueden cruzar los límites de la organización. • Los proyectos adquieren autonomía.

7. ¿Qué es la administración de proyectos? Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para conocer los requerimientos de un proyecto y planear actividades. Asimismo, es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

8. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como: • La división del proyecto en tareas de fácil manejo. • La programación de las tareas. • La comunicación entre los miembros del equipo. • El seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

9. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales: • Crear el plan. • Administrar y realizar un seguimiento del proyecto. • Cerrar el proyecto. • “Entre más se conozca acerca del proyecto, la habilidad para manejarlo será mejor”

10. ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP Integraciónes el proceso requerido para asegurar la coordinación de los elementos. Ámbito es el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el trabajo exitosamente. Tiempo es el proceso requerido para asegurar su oportuna terminación. Costoes el proceso requerido para asegurar que el proyecto sea completado con el presupuesto aprobado. Calidad es el proceso requerido para asegurar la satisfacción del proyecto en sí.

11. ÁREAS DE CONOCIMIENTO… Recursos humanos es el proceso requerido para capitalizar adecuadamente los conocimiento y habilidades de las personas requeridas. Comunicación es el proceso requerido para asegurar oportunamente la generación, recolección, la diseminación, el almacenamiento y la última disposición de la información. Riesgos es el proceso requerido y anticipado para identificar, analizar y responder a los riesgos. Obtenciónes el proceso requerido para adquirir bienes y servicios del exterior necesarios para la administración del proyecto.

12. Ventajas de administrar un proyecto • Asegura que exista una previa planeación, organización y administración de tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto. • Asegura la aplicación de conocimiento habilidades, herramientas y técnicas para planear actividades adecuadamente.

13. Ventajas… • Se toma en cuenta el tiempo, el dinero, el ámbito, la interacción y flexibilidad entre ellos. • Asegura la selección de la mejor gente y sus habilidades. • Además, prevé la comunicación, los riesgos, las restricciones y el medio ambiente donde se desarrollará el proyecto. • Aumenta las probabilidades de éxito del proyecto.

14. FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS • ÁMBITO DEL PROYECTO • Formular el problema u oportunidad. • Establecer la meta del proyecto. • Definir los objetivos del proyecto. • Identificar los criterios de éxito. • Listar las suposiciones, riegos y obstáculos. • DESARROLLO DEL PROYECTO • Identificar las actividades. • Estimar la duración de las actividades. • Determinar los recursos requeridos. • Construir y analizar las relaciones. • Preparar la propuesta y costo del proyecto. • EJECUCIÓN DEL PROYECTO • Reclutar y organizar al equipo. • Establecer las reglas de operación del equipo. • Nivelar los recursos. • Programar el trabajo. • Documentar el trabajo. • MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO • Establecer un sistema de monitoreo. • Instalar herramientas de control de cambios. • Definir proceso de resolución de problemas. • Monitorear real vs. plan. • Revisar y retroalimentar lo planeado. • CIERRE DEL PROYECTO • Obtener el beneplácito del cliente. • Suministrar los entregables. • Completar la documentación. • Auditar la implementación. • Emitir el reporte final.

15. ÁMBITO DEL PROYECTO • Formular el problema u oportunidad. • Establecer la meta del proyecto. • Definir los objetivos del proyecto. • Identificar los criterios de éxito. • Listar las suposiciones, riegos y obstáculos.

16. PLANEACIÓN DEL PROYECTO • Establecer el objetivo (SMART) del proyecto. • Escoger una estrategia básica para lograr el objetivo. • Dividir el proyecto en actividades o pasos. • Determinar el estándar de ejecución (días, semanas, etc.) para cada actividad.. • Determinar el tiempo necesario para completar cada actividad.

17. Determinar la secuencia apropiada para completar las actividades y añadir esta información al programa del proyecto total. • Designar el costo de cada actividad y agregarlo al presupuesto del proyecto. • Designar el personal necesario, incluyendo las posiciones, deberes y responsabilidades correspondientes. • Determinar que adiestramiento es necesario para los miembros del proyecto. • Desarrollar las políticas y procedimientos necesarios.

19. DESARROLLO DEL PROYECTO • Identificar las actividades. • Estimar la duración de las actividades. • Determinar los recursos requeridos. • Construir y analizar las relaciones. • Preparar la propuesta y costo del proyecto.

20. TRIÁNGULO DEL PROYECTO DINERO RECURSOS LÍMITES CALIDAD TIEMPO Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros. Aunque todos los elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

21. PLANEACIÓN DEL COSTO • Mano de obra. • Maquinaria, herramienta y equipo. • Materia prima. • Costos indirectos (gastos administrativos). • Utilidad.

22. EJECUCIÓN DEL PROYECTO • Reclutar y organizar al equipo. • Establecer las reglas de operación del equipo. • Nivelar los recursos. • Programar el trabajo. • Documentar el trabajo.

23. REGLAS PARA UN PROYECTO • Fijar una meta clara. • Precisar los objetivos. • Establecer juntas de control. • Ilustrar gráficamente el programa de trabajo. • Capacitar a las personas y a los equipos. • Reforzar el compromiso y entusiasmo del personal. • Retroalimentar constantemente al personal. • Estimular el liderazgo, la facultación, la creatividad y la toma decisiones.

24. MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO • Establecer un sistema de monitoreo. • Instalar herramientas de control de cambios. • Definir proceso de resolución de problemas. • Monitorear real vs. plan. • Revisar y retroalimentar lo planeado.

25. CIERRE DEL PROYECTO • Obtener el beneplácito del cliente. • Suministrar los entregables. • Completar la documentación. • Auditar la implementación. • Emitir el reporte final.

26. TERMINACIÓN DEL PROYECTO • Probar el resultado para ver si trabaja. • Escribir un manual de operaciones. • Completar los planes finales. • Entregar el resultado del proyecto al cliente. • Adiestrar a los usuarios del proyecto. • Reasignar al personal del proyecto. • Entregar el equipo, materiales, instalaciones y suministros sobrantes.

27. TERMINACIÓN DEL PROYECTO • Documentar las lecciones aprendidas (errores, aciertos, recomendaciones, otros). • Documentar las actuaciones del personal. • Proporcionar una retroalimentación final a todo el personal. • Escribir un informe final. • Revisar el proyecto con la gerencia. • Declarar el proyecto terminado.

29. DIAGRAMAS DE GANTT

30. El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.

31. CARACTERÍSTICAS • Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado. • La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden. • Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color.

33. Como ventajas tendríamos la facilidad de construcción y comprensión, y el mantenimiento de la información global del proyecto. Y como desventajas, que no muestra relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre ellas, y que el concepto de % de realización es un concepto subjetivo.

34. FORMATOS

35. 1. Matriz de Actividades Tabla que permite identificar por medio de una clave todas las actividades que intervienen en el proceso. Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________ Area: _____________________ Responsable: _____________

36. 1. Elaboración de la Matriz de Secuencias En esta tabla de secuencias debemos señalar cuales actividades son simultaneas, cuáles inmediatas anteriores y cuáles inmediatas posteriores, tomando en cuenta: los recursos, el proceso constructivo, las características propias del proyecto, etc. Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________ Area: _____________________ Responsable: _____________

37. 1. Asignación de tiempo: En esta tabla se asigna el tiempo que se requiere para llevar acabo la actividad. Proyecto: _______________________ Fecha inicio:________ Area: _____________________ Responsable: _____________