PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DPRD JATENG

1. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DPRD JATENG DWI RIDHO AULIANTO ISMI ZAQIYAH MUHAMMAD SODIKIN ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

2. 1. Bagaimanaprosedurpenyusutanarsipinaktifterutamapadapemindahanarsipinaktifpada Sub BagianUmumdanKepegawaianSekretariat DPRD2. KondisiArsip Sebelum dan sesudah Praktik Kerja3. Kendala yang dihadapi selama Praktik Kerja PENDAHULUAN LatarBelakang Permasalahan ISMI Sekretariat DPRD Prop. Jatengterletakdi Jl. Pahlawan no.7 Semarang. Sudahtentusebagaiinstitusipemerintahinstansiinimenciptakanarsipsebagaihasilsampingdarikegiatanadministrasinya. ArsipInaktif yang terciptamerupakanpindahanarsipdari unit pengolah. Sekretariat DPRD Prop. JatengmemilikiDepoArsip, dimanaDepoArsipdigunakanuntukmenyimpanarsip-arsipkacau. SedangkanPengelolaanarsip-arsipInaktifdilakukandi Sub BagianUmumdanKepegawaian. Agar volume arsiptidakmenumpukmakadilakukankegiatanpenyusutanarsip, Sepertipemindahanarsip, penyerahanarsip, pemusnahanarsip. Untukmengetahuiprosedurpenyusutantersebutkhususnyapemindahanarsipinaktif, makakamimengambiljudulprosedurpemindahanarsipinaktifpadasaatkamimelakukanpraktikkerja. ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

3. Pengertianjudul ArsipDinamisInaktif ISMI PenyusutanArsip Sub Bag . UmumdanKepegawaian Sekretariat DPRD ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

4. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan Manfaat • MengetahuiProsedurPemindahanArsipDinamisInaktifpada Sub BagianUmumdanKepegawaianSekretariat DPRD Jateng • Mengetahuidanmembandingkanantarateoridanpraktik yang didapatselamaini. • Untuk melaksanakan PemindahanArsipDinamisInaktifpada Sub BagianUmumdanKepegawaianSekretariat DPRD Jatengsesuaiprosedur yang telahditentukan • Mengetahuisecaralangsungsebuahinstansibekerjadalammelakukankegiatanpemindahanarsipinaktif. ISMI • Menjadikankitalebihberhati-hatidanlebihtelitipadasaatmelakukankegiatanpemindahanarsipinaktif. • Memberipengetahuandanwawasanbarubagipenulis ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

5. TeknikPengumpulan Data • Barthos, Basir. 2005.ManajemenKearsipan. Jakarta; BumiAksara • Koentjaraningrat.1997. Metode-Metode Penelitian Masyarakat. Jakarta; Gramedia • Undang-UndangNomor 7 tahun 1971 tentangKetentuanKetentuanPokokKearsipan. • PP No. 34 tahun 1979 tentangpenyusutanarsip • KeputusanGubernurtahun 2006 TentangPenjabaranTugasPokokdanFungsiserta Tata KerjaSekretariat DPRD Jateng Observasi ISMI StudiPustaka Wawancara ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

6. SEKRETARIS D P R D BAGIAN U M U M BAGIAN PERSIDANGAN DAN RISALAH BAGIAN KEUANGAN BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL BAGIAN PER-UU-AN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN SUB BAGIAN RAPAT DAN RISALAH SUB BAGIAN ANGGARAN SUB BAGIAN HUMAS DAN PUBLIKASI SUB BAGIAN HUMAS DAN PUBLIKASI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL DAN TENAGA AHLI SUB BAGIAN RUMAH TANGGA SUB BAGIAN KOMISI DAN KEPANITIAAN SUB BAGIAN PEMBAYARAN SUB BAGIAN PROTOKOL DAN ASPIRASI SUB BAGIAN PROTOKOL DAN ASPIRASI SUB BAGIAN PERLENG –KAPAN SUB BAGIAN PEMBUKUAN DAN VERIFIKASI StukturOrganisasi ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

7. MekanismeKerjaInstansi Unit Kearsipan (Sub BagianUmumdanKepegawaian) Unit Pengolah ISMI BARPUS ArsipInaktif DepoArsip ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

8. KondisiRiil RIDHO ArsipsudahberadadalamBoks, namunmasihbercampurantarkodeklasifikasi yang satudengan yang lain Arsipada yang sudahdibungkusnamunadajuga yang masihkacau ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

9. PEMERIKSAAN PENATAAN PENDAFTARAN KerangkaKerjaPraktik Persiapan Pelaksanaan PENDESKRIPSIAN, PEMBUNGKUSAN , PENOMORAN DAN PEMBUATAN DPA RIDHO PELAKSANAAN PEMINDAHAN PEMBUATAN BERITA ACARA ARSIP DAN NON ARSIP

10. PEMERIKSAAN MemisahkanArsipdan Non Arsip RIDHO Hasil ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

11. KODE KLASIFIKASI HASIL PELAKSANAAN NO. DEFINITIF ISI RINGKAS : UNIT PENGOLAH : SEKRETARIAT DPRP PROP. JATENG BULAN / TAHUN : MEDIA : TEXTUAL KELENGKAPAN : TINGKAT PERKEMBANGAN ASLI : Lembar TEMBUSAN : - Lembar SALINAN/GANDA : - Lembar PERTINGGAL : - Lembar FOTOCOPY : - Lembar MASALAH : NILAI GUNA : AKTIF : INAKTIF : JML RET. : RET JRA : M / P / DK TAHUN : 2002 NAMA KOREKTOR: Ridho 1050 PENDESKRIPSIAN 934 1 522 Surat Dari DPRD Tingkat I Jatengtentang SPJ rutinpasal 1011/10/70 Mei 1990 PemberianNomorDefinitifpadakartudeskripsidiberikansetelahsemuakartudeskripsidikumpulkankemudiandikelompokanberdasarkanKODEdanTanggal/Bln/Thn RIDHO 13 September 2002 1 bendel 3

12. PEMBUNGKUSAN Langkah 1 Hasil Langkah 2 RIDHO ArsipberadadiluarpembungkusdenganalasanketikadibukaArsipcepatdiambil ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

13. Penomoran 000 01 Desember 2000 • KumpulkansemuaKartuDeskripsi • KelompokanberdasarkanKodeKlasifikasi • UrutkanKartuDeskripsiberdasarkanbulan/tahun • Kumpulkanlagisemuakartudeskripsi ( sudahurutberdasarkankodeklasifikasidanbulan/tahun ) • Beri No. Definitif 000 01 Januari 2000 RIDHO ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

14. DPA DAFTAR PERTELAAN ARSIP IN AKTIF SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA TENGAH YANG DISERAHKAN PADA BADAN ARSIP DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH RIDHO

15. RIDHO ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

16. PENATAAN DALAM BOKS 3 2 1 SODIK Arsip no.1 beradadibawahpenutup bag depan, sehingga no.1 – no terakhirberurutandaridepankebelakang 25 CM 20 CM 37 CM

17. RETENSI NOMOR BOKS 2 RETENSI 2 2 8 8 DK DK NOMORBERKAS NOMOR BERKAS SAMPAI DENGAN SAMPAI DENGAN 6 6 4 4 NO. BERKAS YANG TIDAK ADA NO. BERKASYANG TIDAK ADA NOMOR BOKS 2 TAHUN NOMOR KLASIFIKASI 6 0 0 1999 Pelabelan SODIK NOMORBOKS ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

18. Sebelumdiberikan label SODIK Memberikan label padaBoksArsip ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

19. Penataan Box dimulaidaribawahdariarahkirikearahkananlalukeatasdariarahkanankekiri, sesuaiTahundanurutankodeklasifikasi. PenataaniniberdasarkanpadaSistem yang sudahada PENATAAN BOKS SODIK 500 192 - 200 500 192 - 200 400 171- 191 400 171- 191 300 151- 170 300 151- 170 200 101- 150 200 101- 150 000 1 - 50 100 51- 100 000 1 - 50 100 51- 100 1998 DK 1999 DK 1999 DK 1999 DK 1998 DK 1998 DK 1999 DK 1999 DK 1999 DK 1998 DK 1998 DK 1998 DK ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

20. Beritaacara SODIK ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

21. PELAKSANAAN PEMINDAHAN SODIK 000 1 - 50 1998 DK ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

22. Perbandingansebelumdansesudahpraktik

23. Kendala Instansi • Kurangnya SDM yang menanganiArsip • 2. TerdapatArsiparisnamunbekerjapadabidang lain SODIK Kelompok • Adanyakeraguansaatmenentukannasibakhirarsip ( apakahmusnah / permanen / dinilaikembali ) • Kurangnyaketelitiandalammemberinomordefinitif • Kurangnyaketelitiandalammengentry data padapembuatan DPA, sehinggaterjadipengulanganentry data ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY

24. kesimpulan • PemindahanarsipinaktifdiSekretariat DPRD sudahterlaksanadenganbaik, haliniterlihatdariprosedur yang sudahsesuaidenganstandarkearsipan( PP. No.34 Tahun 1979 ) • Kondisi Arsip sebelum dan sesudah praktik kerja • Kendala yang dihadapi kurangnyapegetahuanpenulispadasaatpenentuannasibahirarsipsertakurangnyaketelitiandalampemberiannomordefinitifdanentry data SODIK Saran • Penambahan SDM yang menanganiArsip • Arsiparisdifungsikanpadabidangkearsipan • Dibutuhkanketelitiandalampemberiannomordefinitifdanentry data

25. THANK FOR YOUR ATTENTION ARCHIVE 2007 – FAKULTAS ILMU BUDAYA - DIPONEGORO UNIVERSITY