會議運作與公文寫作
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會議運作與公文寫作. 葉俊偉. 上半場:會議運作. 會議的規劃要點 會議召開前的準備 會議進行中的注意事項 會議的危機處理 會議的後續跟催 相關事項:參考議程與會議記錄內容. 一、會議的規劃要點. 人事時地物 + 流程,缺一不可 誰來開會?誰來主持?誰發通知?誰做紀錄? 討論什麼? 什麼時間召開?有沒有預備時間? 在哪裡開會?場地適不適當? 要準備哪些東西? 流程怎麼走?. 二、會議召開前的準備. 針對人事時地物 + 流程,做最佳規劃 調查開會最佳時間、地點 事先發通知、會議內容、相關資料給參加人員 邀請來賓及重要人物列席

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Presentation Transcript

上半場:會議運作

  • 會議的規劃要點

  • 會議召開前的準備

  • 會議進行中的注意事項

  • 會議的危機處理

  • 會議的後續跟催

  • 相關事項:參考議程與會議記錄內容


一、會議的規劃要點

  • 人事時地物 + 流程,缺一不可

    • 誰來開會?誰來主持?誰發通知?誰做紀錄?

    • 討論什麼?

    • 什麼時間召開?有沒有預備時間?

    • 在哪裡開會?場地適不適當?

    • 要準備哪些東西?

    • 流程怎麼走?


二、會議召開前的準備

  • 針對人事時地物 + 流程,做最佳規劃

    • 調查開會最佳時間、地點

    • 事先發通知、會議內容、相關資料給參加人員

    • 邀請來賓及重要人物列席

    • 事先設計會議流程、模擬會議進行流程


二、會議召開前的準備

  • 針對人事時地物 + 流程,做最佳規劃

    • 事先準備物品:會議手冊資料、場地佈置、座位表、名牌、會議名稱紅布條、飲料、餐點、報到處、簽到表、記錄、音響設備、錄音、錄影、攝影、停車位、交通指揮、指標、事務機器、休息區、用餐區、廁所、住宿、交通車、醫藥箱、捐款箱、票箱、選票、封條、新聞稿


二、會議召開前的準備

  • 針對人事時地物 + 流程,做最佳規劃

    • 慎重考慮主席及記錄人選

    • 安排工作人員,擬定:

      • 任務編組(各組名稱、任務方向)

      • 工作分配表(單項工作由那些組或個人負責完成)

      • 工作流程表(某一時間點,該做何事,由誰負責)


三、會議進行中的注意事項

  • 把握重點,言簡意賅,留存記錄

    • 張貼會議流程;

    • 主席熟悉議事規則;

    • 主席了解會議內容與目的;

    • 主席保持中立、讓出席人充分發言、限制發言時間、主席減少論述、頭腦清晰、擅於歸納、能引導發言回到主題;


三、會議進行中的注意事項

  • 把握重點,言簡意賅,留存記錄

    • 發言充分後,結束發言;

    • 使程序能依議程進行,而不混淆(如主席致詞談及工作報告內容、表決中再容許發言,而改變表決內容)、時間掌控很嚴謹、能引導各種發言放在合適的議程內(如自由發言、臨時動議)、中場休息的決定;

    • 記錄人員記下重點(錄音、錄影)


四、會議的危機處理

  • 權宜問題:位階較高,不需附議或表決,應立即處理

  • 秩序問題:位階較低,不需附議或表決,應立即處理,但若同時有權宜問題時,應以權宜問題處理為優先


四、會議的危機處理

  • 權宜問題:會場發生緊急狀況,足以影響全體、個人生命安全或權利者

    • 地震、火災、空襲

    • 會場內有人吵鬧,妨礙出席人聽聞

    • 表決會員除名或停權,不准答辯

    • 不公平待遇(例如只准特定對象發言)

    • 主席不中立或強立導引議題方向


四、會議的危機處理

  • 秩序問題:對會議程序進行有所阻礙時提出

    • 主席未按議程進行(跳過不提、先後混淆)。

    • 討論離題(叉開話題、又提新動議)。

    • 發言冗長,不遵守發言時間限制

    • 主席不擅主持會議


四、會議的危機處理

  • 表決:

    • 常見表決方式有舉手、站立、投票、唱名、正反兩面分立等五種方式

    • 主席先詢問「有無異議」,如無異議,不經表決,即為認可(記錄要寫:無異議認可)。如有異議,仍須討論及表決(鼓掌而不計票,是否算通過)


四、會議的危機處理

  • 表決:

    • 表決以多數決為主,特定比例才算通過,要依法令或內規規定之

    • 正反同票時,主席才參與投票

    • 重行表決:對結果有疑問(如人數不足),提出「權宜問題」,經主席認可再次表決,但一次為限


五、會議的後續跟催

  • 會後公布紀錄:

    • 記錄人員將重點依會議議程寫下來

    • 將草稿請與會者提出修正意見

    • 修正草稿後儘快公告會議記錄給所有與會者(上網、貼公佈欄)

    • 保存好錄音、錄影、攝影資料以供查詢

    • 準備下次開會,再行確認內容正確度


五、會議的後續跟催

  • 追蹤會議結論執行成果:

    • 團體負責人依會議結論召開工作會議等,執行並追蹤實施結果

    • 下次會議中報告會議結論執行情形,接受檢討


六、相關事項:參考議程

  • 會議開始:由主席報告出席人數並宣佈開會

  • 宣讀上次會議紀錄(無則從略)

    • 報告上次決議案執行情形(無則從略)

    • 主席報告

    • 其他報告(如有其他各種報告,應將報告之事項或報告人,一一列舉,無則從略)

    • 對上次決議案之執行,檢討利弊得失,及其改進方法


六、相關事項:參考議程

  • 討論事項

    • 上次會議遺留事項(如前會未完成之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應一一列舉,無則從略)

    • 本次會議預定討論之事項(應一一列舉)

    • 臨時動議

  • 選舉(如有必要,必項得移於討論事項之前)

  • 臨時動議,主席結論,散會


六、相關事項:會議記錄內容

  • 會議名稱及會次:第幾屆、某某年、某某年度、第幾次會、第幾次臨時會

  • 會議時間:日期、開始至結束時間

  • 會議地點:某場所某會議室

  • 出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名(含簽到記錄)


六、相關事項:會議記錄內容

  • 主席姓名、紀錄姓名

  • 報告事項

  • 選舉事項,選舉方法,票數及結果(無則從略)

  • 討論事項,表決方法及結果

  • 其他重要事項


六、相關事項:會議記錄內容

  • 會議紀錄內容應忠於實際情形

  • 簽到單要保存,應由主席及紀錄分別簽名

  • 資料要彙整、要保存



下半場:公文寫作

  • 常用公文的寫作與說明

  • 如何寫出簡單易懂的公文

  • 寫作練習


一、常用公文的寫作與說明

  • 社團辦理活動申請表(學輔款、學生會)

  • 活動計畫書

  • 活動實施計畫表

  • 活動流程表

  • 活動工作人員職掌表

  • 學輔經費活動支出預算表

  • 學生會活動經費支出預算表


一、常用公文的寫作與說明

  • 勞務費申請表

  • 活動成果回報表(學輔款、學生會)

  • 學期活動成果報告表

  • 活動成果檢討記錄表

  • 個人領據

  • 學輔經費活動支出明細表(核銷用)

  • 黏貼憑證用紙


一、常用公文的寫作與說明

  • 學生會活動經費運用表(核銷用)

  • 學生自治會黏貼憑證用紙

  • 活動成果(四格相片)

  • 社團汽機車通行申請書


二、如何寫出簡單易懂的公文

  • 規劃…進行…控制…回饋

  • 掌握人事時地物加流程的觀念

  • 我手寫我口

  • 抄吧

  • 別用火星文,減少錯別字

  • 跑公文要時間,所以一定要提早作業


三、寫作練習

  • 會議規劃:請以你所代表的社團為例,針對近期較為大型的會議(會議人數必須超過10人),撰寫一份會議企畫書;內容必須將本次授課的注意重點都放進去

  • 公文寫作:請以你所代表的社團為例,針對近期要辦理的重要活動,撰寫一份申請的公文,並且列出後續所應該注意的事項



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