Download
1 / 31
330 likes | 590 Views
Kommunikasjonsstrategi Innherred Samkommune. Februar 2004 Versjon 1.0. Innhold. 1.0 Prosess og hovedutfordring.
E N D
KommunikasjonsstrategiInnherred Samkommune Februar 2004 Versjon 1.0
1.0 Prosess og hovedutfordring • Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en kommunikasjonsstrategi. • Arbeidet har følgende mål: • Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred Samkommune skal framstå internt og eksternt… • …som i sin tur gir grunnlag for en offensivogmålrettetbrukav kommunikasjonsom et verktøy i det dagligearbeid • Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid. Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig. • Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper. De overordnede utfordringen kan skisseres slik: • Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte. • Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og kommunisere godt med sentrale målgrupper.
2.0 Status for Innherred Samkommune Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008. Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner. Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing. Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig. Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.
Handling Trinn 4 • HVORDAN? Innhold Policy – Budskap Kanal – Arbeidsform Trinn 3 • HVA? Målretting Kjernebudskap Kommunikasjonsmål Vet / burde vite Trinn 2 • HVEM? Bevissthet Interessenter Målgrupper Trinn 1 • HVORFOR? Hvorfor skal vi kommunisere? Hva er hensikten? 3.0 Kommunikasjonstrappa Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge enkeltsaker.
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva ønsker vi å oppnå? Hva bør de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? Interessenter Målgrupper Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer 4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?
4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig viktige i kommunikasjonen fremover: • Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet. • Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville vært • Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og samspillet med Morkommunene • Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere motstand, usikkerhet og sikre involvering. • Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i Morkommunene • Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen • Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet • Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå" • Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer" • Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing • Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva ønsker vi å oppnå? Hva bør de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer 5.0 Hvem skal vi kommunisere med? Interessenter Målgrupper Eksternt / internt
HØYEST PRIORITERTE Ansatte i ISK Ansatte i Morkommunene Fagforeninger/tillitsvalgte Brukere/innbyggere i Levanger og Verdal Politikere i Levanger og Verdal Servicekontorene ANDRE MÅLGRUPPER Ledere i Morkommunene Media KRD/sentrale myndigheter KS Andre kommuner Fylkesmannen / tilsynsmyndighet Næringsliv Samarbeidspartnere / leverandører FOU/ kompetansemiljøer Familie og venner Helseforetaket Lag og organisasjoner 5.1 Målgrupper – vinter 2004
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-policy Muligheter og begrensninger Budskap Kanal Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva er målgruppene opptatt av? Hva vet de om oss? Kommunikasjons-mål TRINN 2: Hvem? Interessenter Målgrupper Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? Hovedutfordringer 6.0 Hva skal vi kommunisere?
TRINN 4: Hvordan? Profil Kommunikasjons-politikk Muligheter og begrensninger Arbeidsform Oppfølging TRINN 3: Hva? Hva vet målgruppene om oss? Hva burde de vite? Kommunikasjonsmål TRINN 2: Hvem? Interessenter Venner / fiender Eksternt / internt TRINN 1: Hvorfor? Hvorfor skal vi kommunisere? 7.0 Hvordan skal vi kommunisere?
7.1 Profil, image og omdømme Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss. Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord. Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil: • Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet? • Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)? • Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå? • Skal ISK ha en høy, selvstendig profil? • Eller er det Morkommunene som skal vises best? • Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing? • Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?
Verdal kommune Levanger kommune Innherred Samkommune Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger 7.2 Bilde av samkommunen De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”, ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres. ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud
7.3 Morkommunene og ISK - profil • Innherred Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner. • Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres. • Samarbeidet er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre enn det ellers ville vært. • Av dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK. • Innbyggerne i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller en ny institusjon. • For brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen. • Servicekontorene i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere. • ISK skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing. • Sammenslåing av kommunene står ikke på agendaen • Overfor enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.
7.4 Hovedbudskap • HVA? • Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og Verdal • HVORFOR? • For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester
7.5 Viktige budskap HOVEDBUDSKAP • HVA? • Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og Verdal • HVORFOR? • For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester ANDRE VIKTIGE BUDSKAP • Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer • ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge • Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge • Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid • Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing • Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen • ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles • Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå • Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene • ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester • Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK
Høy ? • Levanger og Verdal kommuner. Offensive – høy synlighet Åpenhet ? • ISK – offensivt samarbeid, lav egen synlighet Lav Lav Høy Offensivitet 8.0 Kommunikasjonspolitikk ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på linje med budsjett, personal, HMS etc. Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med brukerne av enhetens tjenester. Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK eller Morkommunene. ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media. Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser. Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles for Morkommunene og ISK.
8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak Et lederansvar God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging. ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen. Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK • Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter (milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.) • Kommuniser disse planene internt i enhetene • Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid • Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon • Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter • Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet • Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt
Forankring Forankringsfase Adoptering Grad av forankring Operasjonalisering Akseptfase Positiv oppfatning Forståelse Oppmerksomhet Kontakt Forberedelsesfase Manglende Forvirring Beslutn. om Trekker N egativ oppmerksomhet oppfatning å ikke støtte tilbake endring støtte Tid 8.2 Forankringskurven
8.4 Media Forhold til media Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker. Hvem skal uttale seg? Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å uttale seg til media på vegne av ISK. Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for Morkommunene og ISK. Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere. Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”: • Be om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes? • Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt • Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle: • Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet • Bestem hvem som skal være talsmann • Skaff fakta
8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås: • Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode • Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter • Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:
