Umowa o przygotowanie projektu pre-umowa

1. Sebastian Głąbicki Umowa o przygotowanie projektu pre-umowa Warszawa, 12.02.2009r.

2. Przebieg procesu podpisania pre-umów • Przedmiotem Umowy jest określenie zasad postępowania Stron w celu prawidłowego i terminowego przygotowania Projektu do realizacji w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. • Beneficjenci podpisują pre-umowę z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, która pełni rolę Instytucji Pośredniczącej dla PO RPW. • Harmonogram: • najpóźniej do 19 lutego 2009r. Beneficjenci drogą elektroniczną na adres pin@parp.gov.pl dostarczają wypełnione pre-umowy, • pracownicy PARP weryfikują zapisy pre-umów uzgadniając ich ostateczną wersję do 24 lutego 2009r., • do dnia 25 lutego PARP przesyła do Beneficjentów 2 egzemplarze pre-umowy z prośbą o ich podpisanie,

3. Przebieg procesu podpisania pre-umów • podpisane przez Beneficjenta pre-umowy zostają odesłane do PARP, a następnie po podpisaniu przez osoby upoważnione, już w wersji podpisanej przez obie strony przesyłane są ponownie do Beneficjenta. • Zasady ogólne: • każda strona pre-umowy parafowana jest co najmniej przez osoby upoważnione do jej podpisania, • na ostatniej stronie pre-umowy osoby upoważnione do podpisania pre-umowy, składają podpisy wraz z pieczątkami, • pre-umowa zawiera elementy, które należy usunąć lub pozostawić w zależności od tego, czy Beneficjent w ramach przygotowania projektu będzie korzystał z pomocy de-minimis czy też nie – wymaga zmiany paragrafów.

4. Obowiązki wynikające z pre-umowy 1. § 4 i § 7 pre-umowy zobowiązuje Beneficjentów do: • złożenia w określonym terminie wniosku o dofinansowanie Projektu wraz z kompletem dokumentów, do oceny w zakresie zgodności z kryteriami zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, • zaniechania rozpoczęcia realizacji Projektu, tj. powstrzymać się od podjęcia robót budowlanych i zobowiązań do zamówienia usług lub urządzeń związanych z realizacją Projektu do czasu złożenia wniosku o dofinansowanie Projektu, • przygotowania Projektu zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 3 do pre-umowy, zgodnie z wytycznymi i wzorami dokumentów wydanymi przez IZ oraz zgodnie z innymi wymaganiami dotyczącymi przygotowania Projektu, które wynikają z Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej, • regularnego raportowania o przebiegu procesu przygotowania,

5. Obowiązki beneficjentów wynikające z pre-umowy • w przypadku pomocy de minimis na przygotowanie projektu Beneficjent zobowiązuje się również do udokumentowania poniesionych wydatków i wykonanych prac odpowiednimi protokołami odbioru, • ustanowienie w terminie 30 dni od dnia podpisania pre-umowy pełnomocnika ds. Przygotowania Projektu, • Beneficjent ma obowiązek informowania o zagrożeniach w przygotowaniu Projektu, oraz ewentualnych nieprawidłowościach, • udostępniania informacji i dokumentów związanych ze stanem przygotowania Projektu. • Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej lub stosowania, w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej, odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem.

6. Obowiązki beneficjentów wynikające z pre-umowy • Beneficjent jest zobowiązany do poddania się kontroli w zakresie przygotowania Projektu • Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania, w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, całej dokumentacji związanej z przygotowaniem Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres, co najmniej 10 lat od daty zamknięcia Programu Operacyjnego. • Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów dla zadań służących przygotowaniu Projektu do realizacji,  zgodnie z  przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz.1655, z późn. zm.), w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy.

7. Obowiązki beneficjentów wynikające z pre-umowy • Beneficjent zawierający umowy, których zawarcie jest wyłączone z zakresu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zobowiązany jest zawierać umowy z wykonawcami w trybie przetargu, zgodnie z art. 701 i 703 – 705 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) chyba, że przepisy szczególne przewidują inną formę i tryb zawierania umowy. • Umowy wyłączone z zakresu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na mocy art. 4 tej ustawy Beneficjent jest zobowiązany zawierać w sposób oszczędny i celowy, zachowując przy tym formę pisemną, chyba, że inne przepisy wymagają innej formy szczególnej.

8. § 5 Wartość Projektu i źródła finansowania • Całkowite koszty realizacji Projektu - suma wszystkich planowanych nakładów na nabycie lub wybudowanie trwałego dobra inwestycyjnego i związanych z nim całkowitych nakładów na uzyskanie określonych wartości niematerialnych. • Kwota wydatków kwalifikowalnych – są to wydatki określone w rozporządzeniu pomocowym w § 3 ust. 1, obliczone na zasadach tam określonych. (Do kwoty tej nie zaliczają się wydatki, do których beneficjent nie otrzymuje dofinansowania), • wkład własny Beneficjenta – wkład własny beneficjenta może pochodzić np. ze środków budżetowych beneficjenta, kredytu bankowego i pożyczki. Nie może nosić znamion pomocy publicznej. • Maksymalna kwota dofinansowania ze środków PO RPW – kwot dofinansowania wyliczamy w następujący sposób: • Należy określić wysokość wszystkich kosztów wymienionych w § 3 ust.1 pkt 1-8 rozporządzenia pomocowego. Koszty te mogą być dofinansowane w ramach działania III.2 do wysokości 50%.

9. § 5 Wartość Projektu i źródła finansowania a więc:  Dki = ∑Ki x 0,5 Dki – dotacja do kosztów „inwestycyjnych” Ki – koszty inwestycyjne Uwaga! W przypadku mikroprzedsiębiorców i małych przedsiębiorców odpowiednio zwiększa się procent dofinansowania o 20 punktów procentowych a w przypadku średniego przedsiębiorcy o 10. Identyczne zasady obowiązują przy wyliczeniu dotacji z de minimis.

10. § 5 Wartość Projektu i źródła finansowania • Jeżeli beneficjent zamierza ubiegać się o dofinansowanie w ramach pomocy de minimis należy zsumować wszystkie koszty kwalifikowalne w ramach tej pomocy wymienione w § 3 ust 1 pkt 9-18 rozporządzenia pomocowego. Należy pamiętać, że dofinansowanie dla tych kosztów ograniczone jest pułapem 50% oraz barierą 200 tyś euro. Ddm= ∑Wp x 0,5 Ddm≤ 200 000 euro Ddm – kwota dotacji pochodząca z de minimis Wp – wydatki związane z przygotowaniem i zarządzaniem projektem • Określając całkowitą kwotę dotacji beneficjent oczywiście sumuje wyniki otrzymane po wykonaniu wyliczeń w punktach a i b pamiętając, że kwota dotacji nie może przekroczyć wartości dofinansowania zapisanej w Monitorze Polskim + dotacja z budżetu państwa (kwota z MP stanowi 85% możliwego dofinansowania).

11. Dokumenty będące przedmiotem pre-umowy • Wniosek o dofinansowanie: • wypełniony zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku, • złożony wraz załącznikami w terminie deklarowanym w pre-umowie, • zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. • Dokumenty dotyczące zagospodarowania przestrzennego – w zależności czy dla obszaru realizacji inwestycji został określony MPZP, czy też nie będzie to kopia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub potwierdzenie zgodności z planem. • Studium wykonalności – zawierające pełną analizę kosztów i korzyści, która jest wymagana dla wszystkich projektów realizowanych w ramach działania. Studium wykonalności musi potwierdzić wystąpienie tzw. efektu zachęty, o którym mowa w §2 ust. 4 rozporządzenia pomocowego.

12. Dokumenty będące przedmiotem pre-umowy Studium wykonalności należy wykonać przy uwzględnieniu zasad określonych w: • aktualnych Wytycznych w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód, • „Metodologia przeprowadzania analizy kosztów i korzyści. Nowy okres programowania 2007-2013”, - dokument roboczy nr 4 • „Przewodniku do an alizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych ” 2007-2013, • oraz „Zaleceniach IP-PARP dotyczących przygotowania przez Beneficjentów Studium Wykonalności dla projektów współfinansowanych w ramach PO RPW” • Prawomocne pozwolenia na budowę lub zgłoszenia budowy – zgodnie z obowiązującym prawem.

13. Dokumenty będące przedmiotem pre-umowy • Wyciąg z dokumentacji technicznej (projekt i opis techniczny) – w zakresie niezbędnym do uzyskania pozwolenia na budowę. • Mapy, szkice lokalizacyjne sytuujące projekt – powinny przedstawiać lokalizację projektu na poziomie miasta oraz w regionie/województwie. Opracowanie może być przygotowane przez beneficjenta przy wykorzystaniu posiadanych map, gdzie należy zaznaczyć lokalizację projektu. • Potwierdzenie prawa do dysponowania gruntem lub obiektami – oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane (oświadczenie inwestora) – beneficjent musi posiadać prawo do dysponowania nieruchomością, które pozwoli na uzyskanie pozwolenia na budowę. • Dokumentacja związana z oceną oddziaływania na środowisko – dokumentacja w zależności od rodzaju przedsięwzięcia, jego lokalizacji i sile oddziaływania na środowisko zawiera:

14. Dokumenty będące przedmiotem pre-umowy • raport z oceny oddziaływania planowanego przedsięwzięcia na środowisko, • zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 (zawsze wymagane), • decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia. • Inne dokumenty wymagane prawem polskim lub kategorią projektu – są to specyficzne dokumenty niezbędne do realizacji projektu, które nie zostały wymienione w punktach od 1-8.

15. Harmonogram przygotowania projektu Załącznik nr 3 określa szczegółowe daty uzyskania poszczególnych dokumentów będących przedmiotem pre-umowy: • daty należy podawać z dokładnością co do miesiąca, a tym że jako datę graniczną przyjmuje się ostatni dzień danego miesiąca, • datę rozpoczęcia realizacji należy podać z uwzględnieniem zadań związanych z przygotowaniem projektu. Data zakończenia oznacza natomiast moment całkowitego rozliczenia projektu, czyli zakończenia fizycznego robót oraz rozliczenia finansowego z IP (złożenie ostatniego wniosku o płatność), • jeżeli beneficjent planuje uzyskanie kilku dokumentów danego rodzaju, należy podać daty uzyskania dla każdego z nich odpowiednio wpisując ich zakres np. pozwolenie na budowę dla hali X, pozwolenie na budowę dla hali Y, • daty należy podać także dla dokumentów uzyskanych przed podpisaniem pre-umowy.

16. Zakres rzeczowy Załącznik nr 4 dotyczy podstawowych informacji o projekcie: • Zakres rzeczowy – w punkcie tym należy w sposób zwięzły określić zakres rzeczowy projektu wraz z podaniem parametrów technicznych planowanych do wybudowania obiektów oraz opisem podstawowych zadań do wykonania. • Lokalizacja projektu: miejscowość/gmina/powiat/województwo. • Przewidywane terminy rozpoczęcia i zakończenia realizacji inwestycji należy w tym przypadku określić biorąc pod uwagę planowaną datę rozpoczęcia robót budowlanych lub pierwszego zobowiązania do zamówienia usług lub urządzeń związanych z realizacją projektu (nie wcześniej niż dzień złożenia wniosku). Data zakończenia jest natomiast związana z dokonaniem odbioru końcowego inwestycji wraz z realizacją wszelkich zamówień/usług na rzecz projektu.

17. KONTAKT Zespół Projektów Infrastrukturalnych Sekcja Projektów Komunikacyjnych i Kubaturowych Katarzyna Józefowicz Kierownik Sekcji tel. (022) 432-80-43 Monika Borowska Starszy Specjalista tel. (022) 432-80-68 Sebastian Głąbicki Specjalista tel. (022) 432-89-53 Barbara Szmidt Młodszy Specjalista tel. (022) 432-71-49 e-mail: pin@parp.gov.pl fax: (022) 432 84 32