Belang van communicatie voor de rekenkamer
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 18

Belang van communicatie voor de rekenkamer PowerPoint PPT Presentation


  • 83 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Belang van communicatie voor de rekenkamer. Ja, héél belangrijk….maar hoe?. Deventer, 21 november 2007. Geeske Wildeman. De raad Het college / gemeentebestuur Gemeentesecretaris Ambtenaren Pers Burgers …. En onderling met elkaar en met uw onderzoekers. Hoe communiceert u naar….

Download Presentation

Belang van communicatie voor de rekenkamer

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Belang van communicatie voor de rekenkamer

Ja, héél belangrijk….maar hoe?

Deventer, 21 november 2007

Geeske Wildeman


Hoe communiceert u naar

De raad

Het college / gemeentebestuur

Gemeentesecretaris

Ambtenaren

Pers

Burgers

…. En onderling met elkaar en met uw onderzoekers

Hoe communiceert u naar….


Doel van deze presentatie discussie

Bewustwording van meerwaarde communicatie is niet nodig. Wie rekenkamerlid is, weet hoe belangrijk communicatie is.

Doel van deze presentatie / discussie

Maar hoe……?

…en zonder dat het te veel geld kost


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Voorafgaand en na publicatie van de onderzoeken

Bij personele wijzigingen of budgetverhoging

Bij de verplichte nummers als jaarverslag en jaarplan

Bij het jaarlijkse verzoek onderwerpsuggesties te doen voor nieuwe onderzoeken

….

Maar ook?

Tussendoor: een update over de voortgang van het onderzoek? Onder het motto: ‘Leeft’ de rekenkamer nog…?

Na het lezen van belangrijke zaken die niet de kern van het onderzoek betreffen om bijv. de raad of organisatie te attenderen?

Bij de scan op de programmabegroting of jaarrekening, of na een (landelijke) actualiteit (bijv. in hoeverre de gemeente up-to-date is wat betreft de nieuwe aanbestedingswet die de Eerste Kamer heeft aangenomen?

Wanneer communiceert u?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Meestal via formele brieven aan de raad als geheel

Via persberichten die ook naar de raad gaan, en uiteraard de rapporten en andere vastgestelde notities

Passief: via de website en de deelpagina van de rekenkamer

Ze kunnen altijd bellen…

….

Hoe communiceert u naar de raad?

Wie van u mailt of belt wel eens met een raadslid?

En ‘adoptie’ van fracties?

En wat doen we met de griffier?

Ipv raad als geheel afzonderlijke fracties?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

In augustus is de Rekenkamer begonnen met een onderzoek naar de kwaliteit van de programmabegroting. Inmiddels is de dossieranalyse gedaan en zijn er interviews geweest. De raadsleden willen graag weten wat de uitkomsten zijn, met name omdat in november de raadsbehandeling is naar de nieuwe programmabegroting.

U bent niet op tijd klaar om het rapport vóór die bespreking te publiceren. De raadsleden verzoeken u toch alvast iets te vertellen over de uitkomsten van het onderzoek. De griffier doet daar nog een schepje bovenop door te wijzen op deze prachtige kans u als rekenkamer te profileren.

U bent voorzitter van de rekenkamer. Wat doet u?

2. Hoe communiceert u naar de raad


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Voorkomen van eenrichtingsverkeer:

Onderwerpen aansluiten bij wat de raad wenst

Tussentijds informeren, niet over de uitkomsten maar over de voortgang

Vast onderdeel op de agenda bij een bepaalde raadscommissie?

Moment van publicatie afstemmen met de raad

Wijze van publicatie afstemmen met de raad

Van hen actieve participatie vragen: klankbordgroep

Bellen: ‘dwingen’ u te kennen

2. Hoe communiceert u naar de raad


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Meestal via formele brieven

Alleen in het kader van een onderzoek (aankondiging en hoor en wederhoor)

Verder nooit….vanuit de policy van onafhankelijkheid

Hoe communiceert u naar het college?

En wordt u ook geïnformeerd?

Vergeet nooit de portefeuillehouder te interviewen

En wat doen we met de burgemeester?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

U legt uw onderzoek naar het beheer van de openbare ruimte voor bestuurlijk wederhoor. De wethouder vindt dat er nogal wat missers in het onderzoek zitten, zo heeft de commissie verschillende initiatieven niet onderzocht en zijn de gevolgen van de jongste bezuinigingsronde niet tot uitdrukking gekomen in het rapport.

Daarnaast is de ambtelijke organisatie in het kader van 213a-onderzoeken twee maanden geleden gestart met een onderzoek naar ditzelfde onderwerp. Het rapport van de rekenkamer zal dus achterhaald zijn en de huidige conclusies doen geen recht doen aan de werkelijkheid. Dit schrijft hij in zijn reactie.

Wat doet u?

Hoe communiceert u naar het college?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Bij de aankondiging van het onderzoek

Bij het verzoek tot informatie / interviews

Via ambtelijk wederhoor

Hoe communiceert u naar ambtenaren?

Doe eens een interactieve ambtelijke verificatie….

Graag concreet

Check: weet alleen het hoofd van de afdeling het of ook de ambtenaren?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

De rekenkamercommissie doet een onderzoek naar het aanbestedingsbeleid binnen de gemeente. Om het onderzoek te kunnen uitvoeren heeft de rekenkamercommissie een overzicht nodig van al het uitbesteedde werk en diensten van meer dan € 10.000 binnen de periode 2004 – 2006.

De organisatie vindt het onderzoek zinloos. De vragen zijn niet relevant en bovendien is er geen tijd. Na drie weken en een aantal telefoontjes later, heeft u nog niets.

Wat gaat u doen?

Hoe communiceert u naar ambtenaren?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Bij de aankondiging van het onderzoek?

Bij de onderwerpselectie?

Als ze onderdeel uitmaken van het onderzoek?

Bij publicatie….maar hoe actief dan?

Passief: via de website

Hoe communiceert u naar burgers / pers?

Wat wil je dan met burgers?


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Eigen website, wel of niet doen?

Voordelen:

Niet afhankelijk van de gemeente

Eigen profilering

Nadelen:

Kosten, zelf bijhouden

Betekent ook eigen logo, briefpapier etc

Letterlijk afstand creëren van gemeente

Praktische tips

  • Balans:

  • Past het bij je visie

  • Past het bij je houding met de gemeente

  • Met name voor rekenkamers die voor meer gemeenten werken


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Rol griffier / afdeling communicatie van de gemeente

Griffier:

Hou de rol beperkt (tenzij de griffier ook je ambtelijk secretaris is)

Aankondigingen naar de raad, eigen nieuwsbrief, etc. zijn onderdelen van je profilering. Die verstuur je dus als rekenkamer zelf

Griffier kan dit verzorgen maar dan alleen via apart e-mailadres ([email protected])

Praktische tips


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Rol griffier / afdeling communicatie van de gemeente

Afdeling communicatie:

Hou de rol beperkt

Handig voor adressen lokale media, maar persbericht wel zelf versturen

Handig voor plaatsen van berichten op website, intranet gemeentepagina van huis-aan-huis-blad, personeelsblad, maar teksten wel zelf schrijven

Adviesfunctie? Wel bij aanpak van bijvoorbeeld persbijeenkomst, niet bij inhoud van persbericht

Praktische tips


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Wat te doen met weinig geld?

Maak gebruik van de gratis mogelijkheden

Website gemeente

Huis-aan-huisbladen

Goede contacten met journalisten

Trainen om zelf goed persbericht te schrijven

Maar wees niet zuinig bij (politiek) gevoelige rapporten

Praktische tips

  • Maar wees niet te zuinig bij (politiek) gevoelige rapporten

  • Huur voor een paar dagen een professional in

  • Koppel publicatiemoment aan bijeenkomst van de raad

  • Informeer journalisten pas na toelichting aan raad

  • Hou het college bij toelichting erbuiten (en eventueel apart)


Belang van communicatie voor de rekenkamer

Einde


  • Login