Phase Éducation et formation Présentation aux cadres administratifs des services de l’UdeM

1. Phase Éducation et formationPrésentation aux cadres administratifsdes services de l’UdeM 17 Mai 2010

2. Objectifs de la rencontre • Communiquer les changements apportés par Synchro sur le plan de la gestion des ressources humaines et financières • Transmettre des informations sur la question des rapports, requêtes et interrogations dans Synchro • Présenter la démarche pour la validation des accès dans Synchro • Présenter la stratégie de formation • Répondre à vos questions et préoccupations

3. Ordre du jour • Objectifs de la rencontre • Plan de communication • Volet Ressources Humaines et Paie • Volet Finances et Recherche • Volet Projet PGI • Prochaines étapes

4. Plan de communicationProjets RH/Paie et Finances/Recherche – Phase 1 Mai Juin Juillet Août 17 au 21 mai 25 mai au 18 juin 14-30 juin 16 août Début de la formation • Présentations des • gestionnaires à leurs • employés • Trousse de communication remis aux gestionnaires • Présentations Invitations aux sessions de formation • Groupes visés: • Employés et gestionnaires touchés par Synchro RH/Paie et Finances • Groupes visés: • 17-18 mai 2010 • Cadres administratifs et délégués • 18 mai 2010 • Directeurs généraux • 20 mai 2010 • Doyens • Groupes visés: • Employés touchés par Synchro • 5e tournée - réseau de • changement • Soutien à la communication • Validation des plans de formation • Groupes visés: • Réseaux de changement

5. Volet Ressources humaines et paie

6. A. Flux électronique des transactions RH • Saisie et approbation électronique des transactions RH suivantes dans Synchro : • Affectation temporaire • Assignation temporaire • Prolongation d’emploi • Mise-à-pied temporaire • Inscription ou modification du début/fin de mise-à-pied pour emploi cyclique • Correction de numéro de projet ou du % de distribution • Cessation d’emploi Note: Une refonte des formulaires demeurant sera effectuée

7. B. Gestion des contrats d’embauche • La gestion des contrats demeurera décentralisée • Synchro permettra une première embauche ainsi qu’une réembauche des catégories d’employés suivantes: • Chargés de cours/clinique/superviseurs de stages • Auxiliaires de recherche • Auxiliaires d’enseignement • Personnel enseignant à temps partiel • Emplois hors normes (PERD03 – fiche d’emploi abrégée) • Les unités seront autonomes puisque le matricule sera généré automatiquement par Synchro • L’employé pourra visualiser son contrat à partir de son libre-service • Lors d’une fin d’emploi, les données relatives au relevé d’emploi seront automatiquement acheminées au gouvernement

8. C. Gestion du temps • Plus d’un approbateur pour un même groupe d’employés • Les employés seront responsables de saisir leur déclaration d’absences dans Synchro via leur libre-service • Pour les absences pour congés prolongés, la saisie s’effectuera par l’unité pendant les 28 premiers jours de l’absence • Les gestionnaires pourront assigner les horaires réels à leurs employés dans Synchro • Calcul du 1/20 (à l’étude) Les gestionnaires devront accéder à leur libre-service gestionnaire sur une base régulière pour approuver les demandes d’absences

9. Volet Finances et Recherche

10. Structure comptable • Rappel de la nouvelle structure comptable • Mise en place de la nouvelle structure comptable • Exemples d’utilisation: • Direction des bibliothèques • Direction des immeubles • Services auxiliaires • Année financière 2011 • Réalisations estimées 2010-11

11. CV CI NOUVELLE STRUCTURE Pour chaque transaction il faudra saisir: Projet Compte GL Activité Ressource Catégorie Activité Sous-projet Ressource Projet Activité Catégorie 1. Rappel de la nouvelle structure comptable GRAND LIVRE STRUCTURE ACTUELLE

12. Mise en place de la nouvelle structure comptable • Les CI actuels seront conservés dans Synchro avec la même numérotation • Le Jour J vous retrouverez dans Synchro: • Les mêmes numéros de projet qu’actuellement • Des activités, ressources et catégories avec des valeurs assignées par défaut • Les nouveaux projets et sous-projets créés après le déploiement se verront assignés un numéro non significatif. Exception: Fonds d’immobilisations • Chaque faculté/service pourra développer une structure comptable qui répond à ses besoins: • La formation donnera davantage de précisions sur comment travailler avec la nouvelle structure • Cette nouvelle structure devra être en place pour la prochaine année financière • C’est une occasion d’intégrer vos fichiers parallèles dans Synchro

13. Direction des bibliothèques Projet FDOCU001 Ressources 1 Sous-projet 1 Audio Biblio. chimie Activité 1 Ressources 2 Documentation Mono Ressources 3 Réparations Sous-projet 2 Biblio. Droit Ressources 1 CDRO Activité 1 Ressources 2 Documentation Périodiques Ressources 3 Audio 3. Exemples d’utilisation: Direction des bibliothèques Cas particuliers (CPAR) 71598999 Fonds sans restrictions Soutien à l’enseignement Direction des bibliothèques Université de Montréal A titre d’exemple seulement

14. Direction des immeubles Projet FSDI9832 Catégorie 1 Sous-projet 1 Entretien Roger Gaudry Ressources 1 Salaires Activité 1 Catégorie 2 Gestion Architecture Ressources 2 Dépenses Sous-projet 2 Jean-Brillant Ressources 1 Catégorie 1 Salaires Activité 1 Électricité Gestion Ressources 2 Dépenses Catégorie 2 Plomberie 3. Exemples d’utilisation: Direction des immeubles Service administratif – Terrains et batiment Gestion 71598999 Fonds sans restrictions Direction des immeubles Université de Montréal A titre d’exemple seulement

15. Services auxiliaires Projet FSEAU002 Catégorie 1 Sous-projet 1 Matériel Librairies Ressources 1 Dépenses Activité 1 Catégorie 2 Roger-Gaudry Salaires Ressources 2 Revenus Ressources 1 Dépenses Activité 2 Catégorie 1 Jean-Brillant Internes Ressources 2 Sous-projet 2 Revenus Catégorie 2 Magasins Externes Sous-projet 3 Cafétérias 3. Exemples d’utilisation: Services auxiliaires Gestion Fonds sans restrictions Services auxiliaires Services auxiliaires Université de Montréal 71598999 A titre d’exemple seulement

16. Structure comptable • Rappel de la nouvelle structure comptable • Mise en place de la nouvelle structure comptable • Exemples d’utilisation: • Direction des bibliothèques • Direction des immeubles • Service auxiliaires • Année financière 2011 • Réalisations estimées 2010-11

17. Règles d’affaires • Traitement des factures sans bon de commande • Liste des transactions centralisées vs. décentralisées • Traitement des transactions • Transactions interdépartementales: Écritures de journal

18. 1. Traitement des factures sans bon de commande Un changement important: • Pour ces raisons, contrairement à ce qui vous a été communiqué en réseau de changement, la décision a été prise le mois dernier de centraliser le traitement de factures sans bon de commande à la Direction des finances. Tous les employés de l’Université auront un dossier dans le registre de fournisseurs de Synchro. Ceci permettra de décentraliser et d’accélérer les remboursements de dépenses. Dans le registre de fournisseurs, le nom de chaque employé est associé à son matricule. Cependant, le secrétariat général considère que le matricule d’un employé de l’Université est une donnée à caractère confidentiel.

19. Liste de transactions centralisées vs. décentralisées

20. Unités A Approbation du formulaire avec signature Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie des pièces justificatives-CF Contrôle, approbation et paiement Préparation du formulaire Saisie et contrôle B Approbation électronique des transactions Envoi des pièces justificatives à la DF Contrôle, approbation et paiement Saisie des transactions dans Synchro C Approbation du formulaire avec signature Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie des pièces justificatives-CF Contrôle des pièces justificatives Préparation du formulaire Approbation et paiement Contrôle Saisie Contrôle Saisie D Approbation du formulaire avec signature Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie des transactions dans Synchro Contrôle, des pièces justificatives E Approbation et paiement Saisie des transactions dans Synchro Contrôle, approbation et paiement Conservation des pièces Contrôle Saisie et contrôle Saisie et contrôle • Les transactions saisies dans Synchro sont acheminées aux approbateurs par flux de travail. • Le contrôle budgétaire est fait par Synchro. 3. Traitement des transactions DF Unités centralisées Tout sauf remboursements aux employés Remboursements aux employés Unités décentralisées Tout sauf remboursements aux employés Remboursements aux employés Remboursements aux employés

21. 4. Écritures de journal Saisir la transaction dans Synchro Approuver par le responsable budgétaire Valider/ modifier la transaction dans Synchro Approuver par le responsable budgétaire Valider la transaction Effectuer l’écriture au GL Unité 1 Unité 2 Débiteur Créditeur Direction des finances • Dans Synchro, les transactions interdépartementales s’appelleront des écritures de journal. • Rappel: Les écritures de journal visent à corriger des erreurs d’imputation au mauvais Compte GL (CV) ou au mauvais projet (CI). • Quand faire une écriture de journal? • Lorsqu’il y a transfert de dépenses entre 2 unités qui ont des approbateurs différents (ex. partage de matériel de laboratoire). • Quand ne pas faire une écriture de journal? • Lorsqu’une unité vend des biens et services à une autre unité. Dans ce cas, il faudra compléter une réquisition interne ou une demande d’achat dans le cyber-approvisionnement. 21

22. Formulaires 22

23. Cyber-approvisionnement Carte d’achat vs. Demande d’achat Demande d’achat Contrats et commandes ouvertes Réceptions et inspections Retours et crédits Flux de travail tel qu’il apparait dans Synchro 23

24. Carte d’achat vs. Demande d’achat 24

25. Demandes d’achat (DA) Création du bon de commande Création de la DA par le requérant Codes de produit Catalogues externes:site Internet du fournisseur Catalogues internes:dans Synchro sur serveur UdeM Demande d’achat Commandes ouvertes:DA rattachée à un contrat DA ad hoc:DA sans rattachement à un contrat 25

26. Demandes d’achat (DA) Aujourd’hui Cyber-approvisionnement dans Synchro Demande d’achats Bon de commande Demande d’achats Bon de commande • DA R@V • DA papier • DA par téléphone • Réquisition interne • Magasin virtuel • Téléphonique • Régulier • Contrats • Contrats de service • Commandes ouvertes • Soumissions • Appels d’offre • DA catalogue • DA ad hoc • DA commande ouverte • DA par téléphone • Catalogue interne • Catalogue externe (punch out) • Biens et services sans contrat • Biens et services avec contrat • Commande ouverte • Soumission • Appel d’offre Dans Synchro, une demande d’achat n’est pas rattachée à un fournisseur. Le requérant pourra créer une DA pour des articles provenant de différents fournisseurs. 26

27. Contrats et commandes ouvertes Les commandes ouvertes offrent peu de possibilité de gestion et de suivi aux fins de la loi sur les contrats des organismes publics, surtout pour les besoins de reddition de comptes. Synchro nous offre plusieurs possibilités de contrats pour gérer ce que l’on retrouve aujourd’hui dans les commandes ouvertes. Les commandes ouvertes demeureront pour des cas d’exception seulement. Contrats Demande d’achat Bon de commande Pas d’engagement Pré-engagement Engagement Les contrats ne crée pas de pré-engagement du montant total. C’est la demande d’achat qui initie le processus de pré-engagement. 27

28. Réceptions et inspections Réceptions: Les réceptions seront faites soit aux quais de réception ou dans l’unité même selon les instructions spécifiées sur le bon de commande. Le commis aux réceptions ou le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise ou le service a été reçu. Règle générale: Le paiement au fournisseur ne peut être complété si la réception n’est pas confirmée dans Synchro. • Inspections: • Les inspections seront faites par le requérant lors de la réception de marchandise; le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise a été inspectée. • Règle générale: Lorsque la mention « inspection obligatoire » est inscrite sur le bon de commande, le paiement au fournisseur ne peut être complété si l’inspection n’est pas confirmée dans Synchro. 28

29. Retours et crédits • Retours: • Le processus de retours sera lié à Synchro. Le requérant obtiendra le numéro de retour du fournisseur et l’indiquera dans Synchro. • La marchandise sera ensuite retournée au fournisseur. • Crédits: • Les crédits demeureront centralisés à la division Approvisionnements. 29

30. Volet PGI

31. Rapports, requêtes et interrogationsOutils de requêtes remplacés Aujourd’hui Synchro • REC • REC_SIM • PROPHECY • REPGEN • BUSINESS OBJECT • Pirel • Interrogation en ligne • Requêtes • « Report Manager »: • Rapports livrés par PeopleSoft • Rapports développés par UdeM

32. Rapports, requêtes et interrogations

33. Validation des accès et des plans de formation • Les employés auront accès aux pages et données auxquelles ils ont droit en fonction du travail qu’il auront à faire dans Synchro. • Les équipes fonctionnelles et technologiques du PGI ont élaboré une liste des accès qui devront être attribués aux employés selon leur fonction actuelle. • Pendant la prochaine tournée du réseau de changement (mai-juin), vous serez appelés à valider: • La liste des employés et leurs accès • Le curriculum de formation proposé pour chaque employé

34. Contexte de la formation • Près de 800 utilisateurs « transactionnels » sont visés par une ou plusieurs des formations prévues au calendrier. • Tous les utilisateurs, principalement les gestionnaires administratifs et le personnel technique, doivent être formés avant le démarrage (8 octobre) • La formation débutera le 16 août et se poursuivra jusqu’au démarrage • Laboratoires informatiques situés au Pavillon J-A de Sève

35. Curriculum de formation • Survol Synchro • Navigation PGI • Survol RH/ • Finances • (6 hrs) RH/Paie RH Transaction-nel Contrats d’embauche des chargés de cours Gestion du temps 7 hrs 3 hrs 3 hrs 6 hrs Libre-service Employés 2 hrs Facultés et services Finances/Recherche Grand livre Projet Budget Comptes fournisseurs Comptes clients Cyber-approvision-nement Pour gestionnaires Réception des marchandises 7 hrs 7 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs 3 hrs Cyber-approvision-nement Pour requérants Formation pour les chercheurs 7 hrs 2 hrs 16 août 2010 Octobre 2010

36. Formateurs du projet • Survol Synchro • Libre-service employés • RH Transactionnels • Gestion du temps • Grand Livre • Projet • Comptes fournisseurs • Approvisionnements Stéphane Boivin Nathalie Chamlian Christiane Lampron Hélène Leblanc Marie-Claude Lussier Micheline Paquette Véronique Perez Antoine Richer Formateurs PGI Projet PGI Cours 36

37. Diffuseurs du projet Manon Dufresne Turk Sylvie Beauvais André Guindon • Gestion des contrats d’embauche Diffuseurs DRH • RH Transactionnel Yolaine Beaulieu Lise Perreault DF • Projet Michèle Filion MÉD Louise Vanasse Lyne Bélair DF • Grand Livre Joanne Tucci MÉD Patrice Benoit Jean-François Alain • Comptes fournisseurs DF Renée Pelletier Marielle Richer DF • Approvisionnements Lynda D’Astous MÉD 37

38. Prochaines étapes Mai Juin Juillet Août 17 au 21 mai 25 mai au 18 juin 14-30 juin 16 août Début de la formation • Présentations des • gestionnaires à leurs • employés • Trousse de communication remis aux gestionnaires Présentations Invitations aux sessions de formation • Groupes visés: • 17-18 mai 2010 • Cadres administratifs et délégués • 18 mai 2010 • Directeurs généraux • 20 mai 2010 • Doyens • Groupes visés: • Employés et gestionnaires touchés par Synchro RH/Paie et Finances • Groupes visés: • Employés touchés par Synchro • 5e tournée - réseau de • changement • Soutien à la communication • Validation des plans de formation et des accès • Groupes visés: • Réseaux de changement

39. momentum.umontreal.ca 39