KLR im technischen Gebäudemanagement Praxisbeispiel Johannes Gutenberg – Universität Mainz

1. KLR im technischen Gebäudemanagement Praxisbeispiel Johannes Gutenberg – Universität Mainz Dr. Joachim Liers Leiter Abteilung Technik

2. Kosten- Leistungsrechnung • Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung • Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen? • z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten • Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung • Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung. • z.B.: Gebäude • Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung • Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden? • Was kostet ein Forschungsprojekt? • Was kostet die Wartung der RLT?

3. Die Kosten- Leistungsrechnung im FM an einer Hochschule • Unterschiedliche Zielsetzungen für die KLR. • KLR häufig auf die Erfordernisse des Kerngeschäfts ausgerichtet. • Diese Buchführungssysteme sind häufig nur bedingt geeignet eine KLR für die Immobilienverwaltung zu unterstützen. • Für das FM ist eine eigene dezentrale KLR aufzubauen.

4. Aufbau einer dezentralen KLR • Um ein Controlling im FM aufzubauen, bedarf es daher einer dezentralen KLR, welches in der Lage ist die für das FM entscheidenden Fragen zu beantworten. • Aufbau einer eigenen dezentralen KLR für das FM • FM – System Planon • Führend ist die zentrale KLR der Finanzbuchhaltung der Hochschule • MACH • Dezentrale KLR ist Bestandteil der zentrale – KLR, weist aber auch deutliche Alleinstellungsmerkmale auf

5. Kosten- Leistungsrechnung • Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung • Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen? • z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten • Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung • Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung. • z.B.: Gebäude • Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung • Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden? • Was kostet ein Forschungsprojekt? • Was kostet die Wartung der RLT?

6. Zentrale Kostenartenrechnung • FIBU – Kontenplan umfasst 562 Konten • Von diesen Konten werden im Sachmittelbereich bis zu 90 Konten durch die Abteilung Technik bebucht • Häufig wird dabei eine Differenzierung erreicht, welche für das Gebäudemanagement nicht relevant ist • Für das Gebäudemanagement relevante Differenzierungen erfolgen dagegen nicht (z.B. Unterscheidung gemäß DIN 276)

7. Dezentrale Kostenartenrechnung im FM • Unterscheidung zwischen: • Personalaufwendungen • DIN 276 • Instandhaltungsart • Beauftragung von Firmen • DIN 276 • Instandhaltungsart • Materialkosten • DIN 276 • Instandhaltungsart • Energiekosten • Strom, Heizung, Kälte, Wasser, Abwasser, Gas • sonstige Betriebskosten • Beiträge, Gebühren .... • Betriebsausstattung

8. Dezentrale Kostenartenrechnung im FM • Kriterienfeld Instandhaltungsart

9. Dezentrale Kostenartenrechnung im FM • Kriterienfeld DIN 276

10. Kosten- Leistungsrechnung • Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung • Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen? • z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten • Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung • Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung. • z.B.: Gebäude • Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung • Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden? • Was kostet ein Forschungsprojekt? • Was kostet die Wartung der RLT?

11. Zentrale und dezentrale Kostenstellenrechnung • Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung. • Vorkostenstelle: Gebäude • - Eingabe der Gebäudekostenstelle • Hauptkostenstelle: Institut • - Umlage der Kosten über die von den Instituten genutzten Flächen

12. Bsp.: Beauftragung von Eigenleistungen (Planon)

13. Gegenüberstellung zentraler und dezentraler KLR

14. Kosten- Leistungsrechnung • Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung • Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen? • z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten • Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung • Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung. • z.B.: Gebäude • Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung • Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden? • Was kostet ein Forschungsprojekt? • Was kostet die Wartung der RLT?

15. Kostenträgerrechnung des zentralen Controllings • Was kostet die Lehre und die Forschung? • Stufenleiterverfahren • Stufenweise Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen von vor- auf nachgelagerte Kostenstellen • Gebäudemanagement steht beim Stufenleiterverfahren ganz links • Vorkostenstelle ist das Gebäude • Endkostenstelle ist das Institut

17. Kostenträgerrechnung des TGM • Was kostet der technische Gebäudebetrieb? • Auswertung der auf die Gebäude gebuchten Kosten (PK, Fremdvergabe, MK) • Ermittlung des Personalkostenverrechnungssatzes undUmrechnung der Personalstunden in Personalkosten • Umlage nicht direkt zuordenbarer Kosten auf die Gebäude • Werkstattarbeiten • Arbeiten in den Außenanlagen • Kosten der Zentralen Kälteversorgung • Zuordnung der Energie- und Wasserkosten aus dem Energiecontrolling (Nebenbuchhaltung) • Erstellen des Gebäudeabrechnungsbogen für das TGM

18. Unterschiedliche Zielsetzung des zentralen und dezentralen Controllings • Zentrales Controlling • Ermittlung des Overheadaufwandes für Forschungsvorhaben auf Institutsebene • Kostenorientierte Kofinanzierung gemäß 7. EU - Forschungsrahmenprogramm • Dezentrales Controlling (FM) • Ermittlung des Aufwands für den (technischen) Gebäudebetrieb • Kostenermittlung für Einzelleistungen • Soll-/Istkostenvergleich • Durchführung von Benchmarks • Erstellen von Lebenszyklusbetrachtungen • Unterschiedliche Fragestellungen bedingen eine unterschiedliche Herangehensweise beim Aufbau der KLR