i D ex Group 2005 - 20 10

1. Специфика внедрения Корпоративного портала. Управление знаниями и коммуникациями в компании iDex Group 2005 - 2010 Золотой сертифицированный партнер компании «1C-Битрикс»

2. В презентации Как возможно организовать внедрение Корпоративного портала в соответствии с вашим масштабом бизнеса и его спецификой?  Запуская проект по внедрению корпоративного портала, отталкивайтесь от задач и потребностей именно вашей компании. Для этого, в ходе семинара будут рассмотрены вопросы подготовительной стадии проекта, сбора информации, описания необходимых потребностей и существующих «мягких» методик внедрения. 

3. Корпоративный портал Система обмена информацией внутри компании, созданная для систематизации, хранения, обработки и поиска данных с возможностью коллективной работы и корпоративных коммуникаций

4. Внедрение «Сверху-вниз» • Формализованные цели и критерии внедрения сервисов «Открытое» • Предоставление сервисов для свободного и открытого использования сотрудниками компании

5. Внедрение 1С-Битрикс КП Формализованное внедрение с разработкой необходимых бизнес процессов и сервисов на первом этапе • Обычно заказная разработка всего цикла внедрения (от 100-300 сотрудников) Быстрое внедрение с типовыми готовыми сервисами продукта • Быстрое внедрение типового решения (любое количество, обычно до 50 сотрудников) • Дальнейший консалтинг

6. Успешное внедрение проекта Что такое «успешное»? • Необходимы критерии • Для критериев необходимо определиться с целями и сроками проекта Кто устанавливает цели и сроки? • Лицо принимающее решение о внедрении

7. Умеем ли ставить цели? «В целях усиления борьбыс вредителями Министерство сельского хозяйства Китая объявило, что за каждую сданнуюсаранчу будет выплачен 1 юань. Теперь все крестьяне разводят саранчу...»

8. Умные цели и задачи Цели и задачи основанные на приведенных критериях, называют умными (от аббревиатуры SMART образованной английскими словами):

9. Пример цели Автоматизировать работу в ИТ-отделекомпании по постановке задач и работе с обращениями сотрудников компании с использованием модулей Корпоративного портала к 01.11.2010 • Критерий: Все обращения и постановка задач проводятся через Корпоративный портал

10. Функциональные возможности Наличие готовых сервисов помогает определяться с необходимыми сервисами именно для Вашей компании • Техническая поддержка • Структура компании • Бизнес-процессы • Форум • Общее и групповое хранение документов • … Помощь и консультирование партнерами для правильного выбора необходимых сервисов

11. Подготовительная стадия Бизнес аналитика и работа с бизнес-процессами: • Проведение интервью • Анкетирование • Изучение документооборота • Наблюдение за происходящими процессами Вопросы для формирования бизнес-процесса: • Какая информация и в каком виде поступает к данному сотруднику и от кого? • Что он с этой информацией делает? • Кому передается результат? • Что нужно для выполнения операции? • Уточняющие вопросы по операциям • Проблемы по операциям и возможные решения

12. Результаты подготовительной стадии

13. Управление знаниями Если вы не являетесь частью решения, значит вы являетесь частью проблемы.

14. От процессов к знаниям Типовые и Легко Повторяемые Процессы (TheEasilyRepeatableProcess (ERP)) – Процессы управления ресурсами – человеческими (наем, увольнение, зарплата и т.д.) и продуктами (поставки, дистрибуция, производство). Такие системы выходят под разными аббревиатурами: ERP, SCM, PLM, SRM, CRM и др. «Плохо» или Едва Повторяемые ПроцессыTheBarelyRepeatableProcess (BRP)– Не входящие в ERP процессы, которым служащие посвящают большую часть своего рабочего дня. Такие процессы часто запускаются с использованием e-mail, телефонного звонка, разговора. При этом затраченные время и усилия значительно больше чем в случае с ERP. Такие современные системы часто называют Enterprise 2.0

15. Знания Знания(Knowledge) — необходимая людям информация, используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимание, одобрение, игнорирование, согласие, отрицание и т. д.) людей к этой информации Явные знания (Формализованные, ExplicitKnowledge) — знания, содержащиеся в письмах, докладах, отчетах и т. д., те знания, которые можно документировать, отобразить в виде документов; около 20% знаний в сообществе/компании можно формализовать. Неявные знания (Неформальные,TacitKnowledge) — знания, которые трудно или невозможно формализовать; интуитивные знания, ощущения, впечатления, мнения; около 80% всех знаний сообщества; эти знания остаются у членов сообщества/сотрудников компании, если они покидают сообщество или компанию.

16. Управление знаниями (УЗ) Управление знаниями (KnowledgeManagement) — процесс создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования знаний и информации в сообществе. Стратегия, направленная на предоставление вовремя нужных знаний тем членам сообщества, которым эти знания необходимы для того, чтобы повысить эффективность деятельности сообщества. Инструменты управления знаниями (KnowledgeTools) — совокупность технологических решений для выявления, хранения, передачи, структуризации, обработки, и проведения других операций со знаниями и информацией, если это необходимо для эффективной деятельности сообщества; совокупность организационных методов и решений, позволяющих создать условия для эффективного обмена знаниями и информацией. Обмен знаниями (KnowledgeSharing) — процесс постоянной циркуляции знаний в сообществе, осуществляемый различными способами, по определенным правилам и согласно определенным процедурам с использованием технологических решений и/или при помощи организационных методов.

17. Менеджмент знаний Менеджмент на основе знаний – целенаправленная организация деятельности всей компании, где знания рассматриваются, как главный стратегический фактор успеха. Конкурентное преимущество обеспечивается за счет использования системы управления знаниями, тогда компания понимает, какая же информация у нее есть, где она лежит, где и когда её применять!

18. Задачи УЗ Вопрос использования технологий для УЗ, или обмена неформальными знаниями на собраниях, во время различных мероприятий, в сообществах или кулуарах, зависит от тех задач, которые мы собираемся решать с помощью УЗ. Если мы планируем вводить новые продукты, если нам необходимо быстро генерировать новые идеи — тогда меньше технологий, больше неформального общения! Если мы придерживаемся типовых процессов, хотим наладить взаимодействиевнутри отделов, опираемся на свой прошлый опыт — тогда используем сервисы Бизнес-процессов, сохраняем и обрабатываем информацию!

19. Использование знаний Если информация в хаосе и не структурирована, как мы можем её использовать? • «Недостаток структуры, а не количество информации является причиной растущей невозможности справиться с информацией сегодня» (Конингер и Яновец). Мы управляем знаниями (сохраняем, структурируем, обрабатываем) для того, чтобы воспользоваться ими вновь, а не из «чистой любви» к этому процессу! • Один разговор с умным человеком может стоить месяцев штудирования книг. (Поговорка)

20. Примеры сервисов структурирования информации Единый справочниксотрудников компании Личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото-видеоматериалы, блог, личный календарь и др.) Быстрыйпоискинформации, в том числе о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам) Визуальное представление структуры компании, которое формируется автоматически Официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила) Библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски)

21. Хранение и коммуникации Есть много примеров из практики, когда вдруг принято решение сохранять, например, отчеты о командировках своих сотрудников в специально разработанной отдельной базе данных. • Возможно ли вспомнить окончание такого проекта? Часто даже сохраненная информация остается в ней навсегда, никем не используемая. Почему никто не использует такую информацию? • Для успешной деятельности компании и отдельно взятого сотрудника такие знания не имеют ценности — следовательно, и их сохранение не имеет практического смысла.

22. Хранение и коммуникации А Вы бы приняли участие, например, в онлайн форуме, с обсуждением и разработкой новой стратегии Вашей компании на рынке (особенно если за лучшие идеи можно было бы получить мотивационный приз)? Скорее всего, вы бы охотно высказали ваши идеи в дискуссии (форуме), если бы ваше мнение могло повлиять на развитие бизнеса компании. Одним словом, нужно сохранять только те знания, которые реально нужны для успеха компании.

23. Корпоративные коммуникации в 1С-Битрикс КП Организация обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами, библиотеками файлов документов Встроенный сервис для обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками Видеоконференции и видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров с клиентами Технология Send&Save – переписка сотрудников по электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска

24. Загруженность Есть мнение, что сотрудники и так перегружены, чтобы затрачивать свое время на дополнительные процессы или УЗ. • Возможно, что сотрудники перегружены оттого, что расходуют много времени на поиск нужных им знаний (до половины рабочего времени), и не знают, у кого из коллег имеется опыт в решении подобных задач и не умеют воспользоваться даже известными им ресурсами? Т.е. сотрудники ищут ответы на вопросы вместо того, чтобы ответить на них один раз. • Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. (Ален Маккензи)

25. Вовлечение и мотивация сотрудников Кто должен принимать участие в процессах УЗ, наиболее компетентные сотрудники (эксперты) компании? • В таком случае насколько мы уверены, что остальные сотрудники не обладает теми знаниями и опытом, которые окажутся бесценным для компании через неделю? Если сотрудники не будут вовлечены в процессы УЗ, они почувствуют, что их знания остаются невостребованными. Часто случается, что именно эти сотрудники покидают компанию.

26. Нельзя объять необъятное Это сложно  • Если задачу можно решить, то не надо тревожиться. А если нельзя решить, то тревожиться бесполезно. (Тибет) Для успешного внедрения УЗ формулировка цели должна быть очевидной: • Управление знаниями — это создание таких условий, при которых накопленные знания и опыт эффективно используются для выполнения важных для компании задач в необходимом на данном этапе объеме.

27. Что же делать? Когда вы слышите что-то, вы это забудете. Когда вы видите и слышите что-то, вы это запомните. Но до тех пор, пока вы не сделаете что-нибудь, вы этого не поймёте. (Старая китайская пословица)

28. Рекомендации, начать и двигаться Подготовительная стадия • Определите наиболее интересные и вовлекающие сервисы Быстрое внедрение • Минимальные временные затраты на первое внедрение Получение опыта работы • Вырабатывайте привычку постепенно • Поощряйте и мотивируйте Наращивание функциональных и сервисных возможностей • Развивайте наиболее необходимые сервисы Желательно сводить стадии к минимуму временных затрат на внедрение

29. Т. Эллиот В погоне за знаниями мы утратили мудрость

30. Коротко о нас Оказываем широкий спектр услуг связанных с разработкой Интернет и Интранет решений. Индивидуальный подход к каждому клиенту. Предлагаем как эксклюзивные так и типовые решения. В сфере интернет разработок команда работает более 10 лет, под брендом iDex Group существует с 2005 года.

31. Вопросы?

32. Спасибо за внимание! • Георгий Иванян, Руководитель интернет направления • iDex Group • www.idexgroup.ru