“Principios de gestión documental y organización de archivos”

1. “Principios de gestión documental y organización de archivos” Módulo I. Marco normativo en materia de gestión documental y organización de archivos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

2. Las gestión documental y los archivos en la CPEUM

3. Las gestión documental y archivos en la CPEUM Reformas al artículo 6° (DOF 07-02-2014) Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. (Apartado A, fracción I) Preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos.

4. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (DOF 04-05-2015) Ley Federal de Transparencia, y Acceso a la Información Pública (DOF 09-05-2016) Art. 18. Los sujetos obligados deberán documentar todo actoque derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones… Art. 24, fracción IV Los sujetos obligados deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Art. 70, fracción XLV Los sujetos obligados pongan a disposición y mantengan actualizada la información relacionada con el catálogo de disposición de archivos y la guía de archivo documental. Art. 12 Los sujetos obligados deberán documentar todo actoque derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones… Art. 11, fracción IV Los sujetos obligados deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable.

5. Derecho de acceso a la información (DAI) La prerrogativa de toda persona para acceder a datos, registros y todo tipo de informaciones(archivos)en posesión de entidades públicas o privadas que ejerzan gasto público y/o cumplen funciones de autoridad en los tres órdenes de gobierno.

6. Los LOCA (SNT) precedente de la Ley General de Archivos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

7. Ley General de Archivos – LGA (DOF 15-06-2018) Es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional. Establece los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos… • Aplicable a: Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, • Órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos • Persona físicas, morales o sindicatos que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.

8. LGA. De las Obligaciones Implementar Espacios y equipos para los archivos Art. 11, frac. VII Crear SIA Art. 11, frac. II • Grupo inter-disciplinario de gestión documental • Art. 50 • SIA • Administrar, organizar y los documentos de archivo… • Art. 11, frac. I Programa anual en materia archivística Art. 23 elaborar • Infraestruc- • tura y equipamiento para … archivos • Art. 11 frac. VIII Instrumentos de control y consulta archivística Art. 13 Capacitación y profesionalización de personal de Archivos Art.99 • Medidas para conservar información • Art. 60 LOCA De las obligaciones de los sujetos obligados (Quinto y Sexto) Impulsar

9. LGA. Del Sistema Institucional de Archivos Art. 20.El SIA es el conjunto de registros, procesos y procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada SO, de acuerdo con los procesos de Gestión documental. Art. 21. El SIA de cada sujeto obligado deberá integrarse por… LOCA. Del SIA Unidades e instancias (Noveno)

10. LGA. De las obligaciones Art. 12. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen: LOCA. (Décimo segundo)

11. LGA. De las obligaciones Art. 13. Los SO deberán contar con instrumentos de control y consulta archivísticos… • Cuadro general de clasificación archivística (CGCA) • Catálogo de disposición documental (CADIDO) • Inventarios documentales Art. 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los SO deberán contar y poner a disposición del público la… • Guía de archivo documental • Índice de expedientes reservados LOCA. De los instrumentos de control y consulta archivística (Décimo tercero y décimo cuarto)

12. LGA. De los documentos de archivo electrónicos • Implementar: • Gestión documental electrónica… Art. 41 • Migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo… Art. 42 • Sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos. Art. 45 • Adoptar medidas de organización, técnica y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos … que se encuentren en un sistema automatizado para la GD y Admon. de archivos, bases de datos y correos electrónicos. Art.44 LOCA. De los documentos de archivo electrónicos

13. LGA. Programa de Seguridad Maximizar eficiencia de servicios Art. 60 fracción I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y… LOCA. V. Seguridad de la Información

14. Retos de la Ley General de Archivos (Transitorios)

15. ¿Qué papel juegan los archivos? Los documentos -físicos o digitales- son soporte fundamental para todo proceso de acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas. Son la base en que se sustenta el acto administrativo y/o jurídico de cualquier proceso de gestión y sonelementos de prueba .

16. G R A C I A S INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios

17. “Principios de gestión documental y organización de archivos” Módulo II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Dirección General de Gestión de Información y Estudios

18. Implementación del Sistema Institucional de Archivos - SIA • Las instituciones producen cada día cientos de recursos de información (documentos, contenidos, sistemas). • En estos recursos se encuentra el conocimiento de la Institución. • El crecimiento incontrolado de documentos, se convierte en un problema para la organización, búsqueda y acceso a los recursos de información generados por la Institución. • Si no hay acceso fiable y ágil a la documentación/información, es difícil que la Institución funcione de manera eficiente. • Acceso a la información • Transparencia • Rendición de cuentas • Eficacia y eficiencia

19. De la gestión documental Tácito Intangible No administrable

20. De la gestión documental IMPORTANCIA USO Trámite/oficina Activo Alta Concentración Semiactivo Media Histórico Trascendente Permanente “No necesito saber todo. Tan sólo necesito saber donde encontrar lo que me haga falta, cuando lo necesite”. A. Einstein

21. Sistema Institucional de Archivos • Estructuras, • Funciones, • Registros, • Procesos, • Procedimientos y • Criterios • Que desarrolla todo Sujeto obligado a través de la Gestión documental Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos… Octavo de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

22. Jerarquía funcional Oficina de correspondencia /Oficialía

23. Procesos de Gestión Documental (Art. 12 LGA) Gestión de documentos: Tratamiento integral de la documentación a lo largo del Ciclo de vida del documento: desde su diseño hasta su conservación permanente.

24. Procesos de gestión documental: Producción

25. Procesos de gestión documental: Organización • De la unidad productora. • De sus competencias • Del tipo de documentos que produce. • Documentos de archivo. • De apoyo administrativo. • De comprobación administrativa inmediata. • Sistema de descripción de las series documentales que permite recuperar y acceder a la información: • Normas de descripción: ISAD-G • Sistema de ordenamiento de documentos conforme a un orden establecido. • Sistema de clasificación y codificación de documentos y expedientes: • Cuadro General de Clasificación Archivística.

26. ¿Qué es un documento? • Todo aquello que proporciona información, no importando el soporte en el que se encuentre.* Documentos de apoyo administrativo. Documentos de comprobación administrativa inmediata. Documentos de archivo. *Ramírez Deleón, J. A. (2016). Producción e integración de la información archivística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión. (2ª ed.). México: INAI-AGN. (Colección Cuadernos de la serie de gestión de documentos y administración de archivos, No. 2).

27. Documentos de Apoyo • Borradores, notas • Publicaciones: libros y revistas • Fotografía sueltas • Invitaciones personales • Folletos, instructivos, propaganda • Fotocopias simples/duplicados de originales no certificados, o de asuntos sin relación con el expediente.

28. Documentos de comprobación administrativa inmediata • Documentos creados o recibidos por una Institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos . • Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. • Son documentos aislados, es decir no tienen relación con un asunto o trámite derivado de las funciones de su productor. • Su valores documentales y vigencia se han extinguido. • No se transfieren al Archivo de Concentración. • Pueden ser dados de baja al completar su vigencia administrativa y utilidad. • Debe ser organizados para facilitar la autorización de su eliminación.

29. Documento de archivo • Son aquellos producidos, recibidos o usados en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Unidades que integran una organización, con independencia del soporte en el que se encuentren. •  Tienen carácter probatorio, administrativo y jurídico, porque tienen contexto, contenido y estructura. • Son producidos en forma natural en función de una actividad y constituyen el único testimonio y garantía de un acto.

30. Características de los documentos de archivo

31. Valores de los documentos • Dependen de: • El fin por el cual ha sido creado el documento = Valor primario, y • Utilidad que se pueda deducir con posterioridad = Valor secundario 31

32. ¿Qué es un expediente? Unidad documental constituida por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite. • Está relacionado con las funciones de una unidad o área administrativa. • Agrupa documentos sobre un mismo asunto. • Obedece a una relación de causa y efecto. • Son producidos de manera sucesiva y natural. • En secuencia cronológica, de acuerdo al trámite 32

33. Definición de Archivo Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden; LGA Art. 4 III. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

34. Principios Archivísticos Dirección General de Gestión de Información y Estudios

35. Principio de Procedencia Principio fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Natalis de Wailly, 1841.

36. Principio de respeto al orden original Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. 1881- H. Von Seybel, director de los Archivos del Estado (Prusia).

37. Principio del Ciclo Vital de los Documentos Teoría desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Philliph Coolidge Brooks, 1940

38. Ciclo Vital de los Documentos Valoración, disposición y Transferencia secundaria • PRIMARIO • ADMINISTRATIVO • FISCAL/CONTABLE • LEGAL • SECUNDARIO • INFORMATIVO • EVIDENCIAL • TESTIMONIAL • SIN VALOR O CON VALOR PRESCRITO Valoración y Transferencia primaria Valoración, disposición y baja documental

39. Tipos de archivos

40. Primera etapa o edadFASE ACTIVA = Archivo de trámite Documentos en proceso de tramitación o Circulación (Registro entrada-salida) Ciclo Vital de los Documentos • Se generan informes, oficios, reportes, etc., como resultado de la gestión de los trámites. • Se originan los expedientes. • Los documentos son de uso frecuente para la gestión de asuntos corrientes. • La finalidad de los documentos es servir a la toma de decisiones. • Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. • Están emplazados en las oficinas de las unidades administrativas

41. Archivos de trámite o de oficina – Funciones (LGA) RAT

42. Segunda etapa o edad FASE SEMIACTIVA – Archivo de Concentración Concluye la respuesta o solución al trámite iniciado. Ciclo Vital de los Documentos • El documento ha perdido la utilidad para la cual había sido creado: la gestión. • Ya no son necesarios en las oficinas. • Sus valores primarios se han degradado. • Los documentos pueden ser transferidos a otro emplazamiento para su guarda precautoria para posible consulta o como antecedente de algún trámite. • Estos documentos integran el Archivo de Concentración • Unidad responsable donde se administran los documentos que fueron generados en el archivo de trámite. • Expedientes ya cerrados • Su consulta es esporádica • Permanecerán ahí hasta • su destino final.

43. Tercera etapa o edad (FASE INACTIVA) Los documentos asumen una utilidad permanente. Ciclo Vital de los Documentos • Son consultados por su valor cultural, testimonial e informativo, Unidad a la que se transfieren desde el archivo de concentración, los documentos para su conservación permanente. • Es fuente de acceso público, • Unidad responsable divulgar la memoria documental institucional, • Fuente primaria • Su utilidad es para la investigación, la educación, etc. • Estos documentos pueden ser consultados por el público en general, • Integran el Archivo Histórico.

44. Área Coordinadora de Archivos

45. Ordenación Consiste en establecer secuencias dentro de grupos documentales, con base en un sistema que puede ser alfabético, cronológico, geográfico, numérico, numérico-cronológico… • El método de ordenación de los documentos que integran el expediente de archivo, depende de su propia naturaleza. • En el INAI …el orden físico de los documentos es cronológico, ascendente, iniciando por el primer documento que da origen al asunto y hasta su cierre.

46. Procesos de gestión de documental: Descripción archivística Es el proceso que comprende el análisis del documento: de su contenido, de su productor, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, así como de los datos para su localización. • Posibilita el acceso a la información contenida en los expedientes. • Debe estar basada en una norma de descripción con el fin de asegurar su uniformidad y consistencia. • Elementos de información obligatorios en la descripción: el Código de referencia; el nombre del productor o productores; el título; las fechas (s); el nivel de descripción; la dimensión y el soporte (cantidad, volumen o extensión);

47. Clasificación archivística • Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados. • Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, cuarto, fracc. XI. • El Cuadro General de Clasificación es su herramienta. Consiste en asignar una clave o Código (numérico, alfanumérico), a cada unidad o grupo documental, el cual lo identifica de forma única e informa sobre su ubicación exacta dentro de la estructura institucional

48. Procesos de gestión de documental: Valoración • Valoración: Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de vigencia, y la disposición documental para conservación o eliminación total o parcial. • La valoración determina cuáles expedientes o documentos son susceptibles de ser conservados y cuáles pueden destinarse a la eliminación. • Disposición documental: Es la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración, cuya vigencia documental ha prescrito, con el fin de realizar su transferencia o baja.

49. Procesos de gestión de documental: Acceso y consulta Establecer las políticas de acceso y consulta de la documentación que genera el sujeto obligado de forma interna y externa.

50. G R A C I A S INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios