Local Collectivities Information System Global Survey

1. Local Collectivities Information System Global Survey MoroccoKingdom Local Governance Project EPP-I-02-04-00037-00 French version January 2006 Project, supported and financed by the USAID Designed by My Abderrahman TAMIMY for RTI

2. Vision du projet Objectifs identifiés Quelles orientations Le cadre méthodologique Les phases du projet Les actions de chaque phase Organisation du projet L’équipe projet SOMMAIRE

3. Préalables : Préciser la stratégie et définir les principales orientations du projet, Impacts du projet sur les dimensions politique, économique et sociale. Obtenir un consensus autour des grandes orientations, Atouts & leviers : Partenariat DGCL-USAID, Volonté du Royaume de se positionner en termes de performance et de compétitivité, Orientations de l’Etat : décentralisation & régionalisation, délégation, Évolution des mentalités & prise de conscience au niveau des élus, La vision du projet

4. Nous identifions les objectifs majeurs sur deux niveaux : Niveau stratégique : Ce qui est souhaitable Niveau opérationnel : Ce qu’il convient de faire. Identifier les objectifs (1)

5. Stratégique : Mettre en place des instruments pour une bonne gouvernance, Normaliser les processus d’activités et les modes de production, Instaurer les bonnes pratiques, Améliorer les capacités de service. Identifier les objectifs (2)

6. Opérationnel : Améliorer les compétences RH pour une meilleure productivité, Obtenir une visibilité sur les activités pour un meilleur pilotage, Améliorer le processus de prise de décision pour piloter la performance, Améliorer le service aux citoyens. Identifier les objectifs (3)

7. Les orientations découlent des objectifs fixés : Meilleure gouvernance locale(bonnes pratiques), Meilleure gouvernance par les instances de contrôle(visibilité), Orientations découlant de l’évolution et des mutations(Administration citoyenne, Régionalisation et Autonomie des régions, etc.), Meilleur service aux citoyens, Volonté politique : le Maroc compétitif, INDH, etc. Les orientations du projet (1) Ces orientations ne sont nullement antagonistes car elles convergent toutes vers les mêmes objectifs.

8. Ces orientations ne sont nullement antagonistes : L’exercice des prérogatives des instances de contrôle contraint les instances locales à instaurer de bonnes pratiques, La modernisation de l’Administration est structurante et impose une mutation naturelle aux instances locales, Les exigences citoyennes contraignent les CLs à améliorer leurs services, L’environnement tend vers une mise à niveau généralisée pour une plus grande compétitivité. Les orientations du projet (2)

9. Conclusions : L’ approche centrée sur la régulation et le contrôle ne s’oppose pas à l’approche centrée sur le service aux citoyens : les 2 approches convergent vers le même objectif de bonne gouvernance locale, Les intérêts des instances de contrôle et du citoyen doivent gouverner le pilotage de la performance par les instances locales, La mise à niveau globale du Royaume est une contrainte d’évolution générale qui s’impose à toutes les instances. Les orientations du projet (3) D’où la nécessité d’obtenir un consensus sur la finalité et sur l’approche entre les parties prenantes du projet.

10. un peu de technique mais pas trop ! Fondements méthodologiques

11. la conduite de l’étude de définition nécessite une articulation autour de 3 principes de base : L’isomorphie fonctionnelle entre systèmes organisationnel et informationnel, L’interdépendance des dimensions de l’organisation, L’approche par processus d’activité ou l’invariant organisationnel. voyons un peu ce que cela signifie Fondements méthodologiques (1)

12. Principe d’isomorphie : Systèmes organisationnel et informationnel présentent une isomorphie fonctionnelle : Le Système d’Information assure l’intendance du Système d’Organisation en véhiculant les domaines fonctionnels, Le S.I participe à la conduite des activités en produisant des indicateurs de pilotage stratégique et opérationnel, Processus du système d’information PI1 PI2 PI3 PI4 PI5 Domaines du systèmed’information Processus d’activités du système d’organisation PA1 PA2 PA3 PA4 PA5 Domaines du système de production Processus Activité Fondements méthodologiques (2)

13. Conséquences du principe d’isomorphie : Processus du système d’information PI1 PI2 PI3 PI4 PI5 Domaines du systèmed’information Processus d’activités du système d’organisation PA1 PA2 PA3 PA4 PA5 Domaines du système de production Fondements méthodologiques (3) • Un projet Système d’Information restructure ipso facto l’Organisation, • Nécessité d’éliminer les dysfonctionnements de l’organisation, • Reconfigurer les processus sur la base des missions de l’organisation, • Organiser l’indépendance du système vis-à-vis des structures hiérarchiques (organigramme),

14. Principe de l’interdépendance des dimensions de l’organisation : L’organisation possède 4 dimensions : Les activités La structure Les Hommes Les outils Fondements méthodologiques (5) • Ses activités issus de ses missions, • Sa structure de travail, • Ses Hommes en charge des activités, • Ses outils de production. Paradigme de Leavitt

15. Conséquences du paradigme de Leavitt : Les activités La structure Projet S.I Les Hommes Les outils Fondements méthodologiques (6) • Les 4 dimensions de l’organisation sont interdépendantes, • Tout changement dans l’une impacte les 3 autres dimensions, • L’introduction d’un nouvel outil de production tel que le S.I impactera: • - les rôles (les hommes et les compétences), • - l’organisation du travail.

16. Principe de l’approche par processus (BPR*): Les processus issus des missions sont invariants, Il existe 3 natures de processus : Les processus opérationnels, Les processus d’appui , Les processus fonctionnels. Processus fonctionnels Besoin client exprimé GRH COMPTA FINANCES Budget Métier 1 : Métier 2 : Métier 3 : Processus opérationnel Processus opérationnel Processus opérationnel Besoin Client satisfait Processus métiers Achats STOCK S.I Maintenance Logistique Processus d’appui Cartographie des processus (norme ISO) * Business Process Reingeneering : Hammer & Champy 1994. Fondements méthodologiques (7)

17. Conséquences de l’approche par processus : La réorganisation passe par la reconfiguration des processus métiers, Les processus doivent être décomposés au niveau élémentaire, Un processus non décomposable est une tâche élémentaire, La décomposition du processus en tâche fournit la matrice Tâches-Rôles, Fondements méthodologiques (8) • Par ailleurs : • l’approche processus est orientée et centrée sur le Client (le Client doit être compris au sens large : organisme, administration, autre processus ou le Citoyen, etc.) • Les processus sont indépendants du mode d’organisation, • Les processus sont invariants alors que l’organigramme a une durée de vie limitée,

18. Conséquences de l’approche par processus : La Tâche d’un processus est rattachée à la procédure décrivant : Fondements méthodologiques (9) • L’optimisation ou reconfiguration de la Tâche/Procédure est obtenue par la critique du Pourquoi.

19. Conséquences de l’approche par processus : La représentation par les processus construit le modèle abstrait, La représentation par les procédures construit le modèle descriptif, La formalisation du modèle descriptif utilisant un langage de modélisation de type UML* construit le modèle prescriptif, Le modèle prescriptif fournit l’implémentation des composantes du système d’information. Modèle abstrait Modèle prescriptif Diagrammes UML processus Processus décomposé Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Tâche 4 Modélisation application Modèle descriptif Fondements méthodologiques (10) * UML : Unified Modeling Language

20. Conséquences de l’approche par processus : La norme ISO définit les processus par niveau de maturité : • Il est nécessaire pour une organisation d’atteindre le niveau 2 de maturité de ses processus opérationnels, • Le système d’information ne peut prendre en charge que des processus établis et géré. Fondements méthodologiques (11)

21. CONDUIRE LE PROJET encore un peu de technique !

22. L’étude de définition du Projet Gouvernance Locale est : Sur le plan technique : Similaire à une étude schéma directeur système d’information, Ne pose aucune difficulté sur le plan technique, Ne pose aucune difficulté sur le plan fonctionnel, Sur le plan humain : Complexe au niveau de l’organisation : multiplicité des entités, des acteurs et des centres de décision, Comporte un risque élevé au niveau des comportements humains : (conflits d’intérêt, refus de transparence, parties prenantes politiques, etc.) Risque de résistance passive et active à la fois, dans la formulation des besoins, Etc. La conduite du projet (1)

23. D’où la nécessité de mettre en œuvre : Une méthodologie prenant en charge : Un processus de réalisation de l’étude, Un processus dynamique de spécification des besoins, Un véritable projet de conduite du changement : Un processus de conduite du changement intégrant : L’identification et l’analyse des risques humains, politique, de spécification et technique, Un management des risques identifiés tout au long du projet, Une stratégie et un plan de communication associé, Des actions de sensibilisation multiples. La conduite du projet (2)

24. Pour répondre à ces contraintes, nous préconisons les méthodes pour : Le pilotage : PMI issue du Project Management Institut, La réalisation : DSDM*, standard international de fait, En y intégrant : Notre approche de l’ingénierie des organisations, Notre approche des études schéma directeur, Un outil de production informatisé pour le recueil et l’analyse des besoins, Un pilotage de la qualité issu du référentiel normatif ISO. La conduite du projet (3) *DSDM : Dynamic System Development Method

25. La méthode DSDM met en œuvre : Un processus itératif de convergence vers la cible par la capture des besoins, Un processus de pilotage, de contrôle et de suivi de la production de l’étude, Un processus de conduite du changement, L’implication des experts métiers dans les équipes projet, Des ateliers de spécification des besoins et de facilitation, La hiérarchisation des besoins par niveau de priorité, La prise en charge dynamique des demandes de modification tout au long du cycle de l’étude, Des fenêtres de temps (timeboxing) pour chaque itération. La conduite du projet (4) C’est une méthodologie de pilotage par les délais et non par les spécifications

26. Le référentiel qualité ISO/SPICE* intègre : La gestion des relations Client-fournisseur et des contrats, La gestion du processus d’ingénierie pour la réalisation, La gestion du processus Support, Le Processus de management du projet, Le Processus d’organisation du projet. La conduite du projet (5) * SPICE : System Process Improvment Control dEtermination

27. Les instances projet : Définition des instances de pilotage, de contrôle et de réalisation du projet, Normalisation des documents projet en entrée/sortie, Réunions périodiques des instances, Définition des attributions-responsabilités des membres des instances projet. La conduite du projet (6) Plan Assurance Qualité PAQ

28. Outillage : Nous proposons un outillage de la démarche méthodologique : L’outil s’intégrera aux processus DSDM pour toutes les itérations de spécification du modèle fonctionnel issu de l’étude, Il prend en charge le processus de validation des spécifications fonctionnelles, Il prend en charge l’architecture fonctionnelle issue de l’étude, La conduite du projet (7)

29. Les domaines & Processus passons à la réalité de l'étude

30. Conseil Stratégies, Politiques Administration Gestion technique Gestion administrative et financière Budget et finances Urbanisme et foncier Projets et entretien Etat civil Ressources humaines Achats et marches Projets nationaux Services et information Reporting réglementaire Cibles DGCL, CED/TGR CITOYENS Les domaines fonctionnels des Collectivités Locales

31. Conseil : Politiques & stratégies Gestion administrative & financière Les citoyens Ressources Humaines Achats & marchés Moyens généraux Compta & Finances Les citoyens Services & informations aux citoyens Wilayas Polices administratives Taxes & redevances La DGCL État civil La DGCL Projets nationaux budget Préfectures Reporting reglementaire CED/TGR Urbanisme & Foncier Gestion de projet Entretien technique Gestion technique Cartographie des processus des Collectivités Locales

32. La typologie des collectivités locales sera construite en considérant: Les communes urbaines Les communes rurales Les wilayas Les préfectures Et prendra en charge la spécificité des grandes villes organisées en arrondissements. Cette typologie prendra également en charge le degré d ’évolution et le niveau d’équipement des C.Ls. L’échantillonnage statistique privilégiera les C.Ls disposées à apporter une forte contribution à l’étude. Typologie des Collectivités Locales

33. Les applications développées ou en cours de développement au sein des collectivités locales seront analysées et prises en charge au niveau fonctionnel en utilisant un référentiel d’évaluation basé sur la grille de Mc Call. L’analyse portera entre autre sur : La complétude fonctionnelle. La technologie de réalisation. L’architecture BDD utilisée. Les applications développées ou en cours de développement par les partenaires des C.Ls seront également analysées et prises en charge. L’analyse portera sur : L’interface de communication avec le SI global (i.e. : TGR). La technologie utilisée en conformité avec la technologie préconisée par l’étude (i.e. : DGCL) Pour chacune de ces applications un diagnostic portera sur : Le niveau de complétude fonctionnelle, L’intégrabilité, La maintenabilité, La réingénierie de l’application (rétro-conception), Les interfaces de communication, Prise en charge de l’existant

34. Les phases de l’étude

35. Les processus de réalisation de l’étude PHASE I PHASE II PHASE III PHASE IV PHASE V Composante logiciel Assistance technique Architecture fonctionnelle Initialisation Spécifications techniques Composante technique réalisation Lancement Architecture technique Termes de référence Composante réseau réception 1) Objectifs stratégiques, 2) cadre juridique & réglementaire, 3) Référentiel documentaire, 3) instances pilotage & Suivi, 4) Dispositif qualité, 5) Diagnostic 1) Architecture fonctionnelle 2) Scénarii fonctionnels, 3) Architecture logique, 3) Architecture technique, 4) Scénarii techniques 5) Choix & orientations 1) Spécifications logiciel détaillées, 2) Spécifications techniques, 3) Conventions partenariat, 4) Trajectoire du projet, 5) budgétisation, 6) Termes de références, 1) Lancement des appels d’offres, 2) Évaluation des offres, 3) Sélection des prestataires, 1) Mise en place du référentiel de réalisation du projet, 2) pilotage, contrôl & suivi de la réalisation, 3) Processus de validation & réception, 4) Processus de déploiement.

36. Objectifs de la phase I: Mettre en place : des structures de pilotage, de contrôle et de suivi de la réalisation de l’étude, des instruments, les outils et les documents du projet, des dispositions garantissant la qualité d’exécution des actions à réaliser, Identifier : Les partenaires des CLs, Les CLs cibles de l’étude par échantillonnage, Réaliser : L’étude des CLs et des Partenaires, L’analyse et l’évaluation de l’existant, Analyser les risques projet, Le diagnostic. Livrables : Rapport de diagnostic Contenu de la phase I

37. Objectifs de la phase II : Élaborer l’architecture fonctionnelle Élaboration des scénarii fonctionnels Analyser les risques de chaque scénario Analyser les impacts de chaque scénario sur les composantes organisationnelles Analyser les coûts d’investissement et les coûts de fonctionnement de chaque scénario Faire le choix d’un scénario Livrables : Scenarii Fonctionnels Contenu de la phase II

38. Objectifs de la phase III Élaborer les spécifications fonctionnelles Élaborer les spécifications d’interface Élaborer les spécifications techniques Élaborer les modèles de convention Réaliser l’analyse budgétaire Réaliser l’étude de trajectoire de la réalisation Élaborer les termes de référence Livrables : Architecture et scenarii techniques. Termes de référence. Modèles de convention Contenu de la phase III

39. Les objectifs de la phase IV Sélection d’un Intégrateur de solution Sélection du fournisseur de la plateforme technique Sélection de l’opérateur Réseau & Télécom Livrables : Rapport d’évaluation des soumissionnaires. Contenu de la phase IV

40. Les objectifs de la phase V : Élaborer le référentiel de pilotage du projet de réalisation Assurer le contrôle et le suivi de la réalisation Réaliser le processus de validation de la solution Réaliser le plan de déploiement de la solution Livrables : Référentiel de pilotage de la réalisation. Contenu de la phase V

41. Organisation du projet

42. DGCL USAID Comité de Pilotage Le Directeur du projet Comité de Suivi Le Directeur de mission Cellule communication Comité Utilisateurs Chef de projet O&M Chef de projet technique Instances locales Expert fonctionnel Expert technique Experts support Organisation du projet

43. Trajectoire de l’étude

44. L’EQUIPE, Quelles Attributions ?