Knowledge Discovery and Insight

2. KnowledgeDiscovery and Insight Praktische toepassingen van Scorecards, Dashboards en Rapporten Ralf van Gellekom Principal Consultant ralf.van.gellekom@macaw.nl Macaw

3. Presentatiedoelstellingen • Informatie overload / underload • Grote hoeveelheden gegevens, complexe applicaties • Nieuwe uitdagingen rondom het gebruik, begrijpen en managen van deze gegevens • IDC: Werknemers zijn 30% van de tijd bezig met zoeken naar informatie. Teveel gegevens en vaak te weinig informatie • Bijna iedere BI vraag is het gevolg van informatie overload of underload • De rode draad in deze presentatie • U heeft het Microsoft Business Intelligence basisplatform al in huis, “zet het aan!” • Hou het simpel en faseer, het wordt al snel te groot • Breidt uit op basis van voortschrijdend inzicht • Inzicht geven in de verschillende informatievormen Op basis van een aantal praktijkvoorbeelden

4. ‘Standaard’ Management Informatie problematiek • Grote hoeveelheden gegevens, verspreid over meerdere: • Applicaties • Bedrijfsonderdelen • Landen • Kennis verspreid binnen de organisatie bij enkele personen • Excel als belangrijkste ‘gegevensbron’ • Handmatig verzamelen van informatie • Complexe worksheets in Excel als bedrijfsrapportage • Allerlei versies van ‘één versie van de waarheid’ • Arbeidsintensieve bewerkingen om te komen tot rapportage • Daardoor is informatie vaak al ‘achterhaald’ voor het gepubliceerd is Repeteerbaarheid, Consistentie, Eenduidigheid, Actualiteit, Gebruiksgemak, Visualisatie, Verspreidingsvormen

5. Informatievormen Scorecards Strategisch management Geaggregeerdeinformatie Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterdeinformatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerdeinformatie BI Basis Platform

6. Personeel BI Oplossing Scorecard Financieel Dashboard/Excel Proces Report Builder Reporting Services

7. Smurfit Kappa De Smurfit Kappa Group wil gezien worden als het meest succesvolle papiergebaseerde packaging bedrijf in de door haar gekozen markten. Om dit te bereiken biedt Smurfit Kappa Group innovatieve packaging oplossingen, uitmuntende klantservice, lage kosten en blijft zij snel, flexibel en loopt altijd voor op de wijzigende marktvraag, daarbij tastbare meerwaarde creërend op veel verschillende manieren

8. Business Case Het verkrijgen van inzicht in grote investeringen over alle vestigingen binnen Smurfit Kappa, waar dit nu alleen gebeurt op fabrieksniveau • Doelstellingen • Potentieel schaalvoordeel en daarmee dus kostenreductie • Grote uitgaven in de hand houden gebaseerd op het algemene belang van de organisatie (Cash Flow en Solvabiliteit)

9. Klantvraag • Applicatie voor CapitalExpenditure • Bundelen van investeringsaanvragen wereldwijd • Monitoren van investeringsaanvragen en het proces daar omheen • Monitoren van de afhandeling van de aanvragen (Planning vs Balans)

10. Gebouwde oplossing • Standaardapplicatie CapEx om investeringsaanvragen te doen • Op basis van SharePoint als platform hiervoor • Monitoring behoeften gerealiseerd met Reporting Services • Verschillende rapportages ontwikkeld • Rapportages in applicatie ondergebracht • Applicatiedatabase direct als bron voor rapportages Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerdeinformatie

11. Voorbeeldrapportages

12. Projectervaring • Te vroeg begonnen met de te ontwikkelen ‘specifieke’ rapporten • Datamodel was nog in beweging • Door vraagstelling monitoring wel invulling applicatie steeds duidelijker • Autorisatie van rapporten binnen applicatie was een uitdaging • Steeds meer voorkomende vraag • Door economisch klimaat en kostenbeheersing in het algemeen • De applicatie is een 80% oplossing • 20% maatwerk op basis van extra wensen en eisen

13. Gebruikte BI componenten Integreren Opslaan Analiseren Rapporteren

14. Paris Memorandum Of Understanding • De organisatie Paris MoUbestaatuit 27 deelnemendemaritiemeadministraties en beslaat de wateren van de Europesekuststaten en het NoordAtlantische basin van NoordAmerika tot Europa • Missie Paris MoUrichtzich op het elimineren van de operatie van schepen van sub-standaardkwaliteit door eengeharmoniseerdsysteem van Port State control (scheepscontroles in havens) • Wat ze doen Jaarlijks vinden er meer dan 20.000 inspectiesplaatsaanboord van buitenlandseschepen in de Paris MoU havens. Hierbijwordteropgeletdatschepenvoldoenaaninternationaleveiligheids-, beveiligings- en milieustandaarden en dat de bemanning in adequate leef-en werkomstandighedenhaarwerkkandoen.

15. Business Case Verantwoording van de Administratie om te rapporteren aan alle leden over de uitgevoerde inspecties en de daaruit voortkomende acties • Huidige werkwijze • Handmatig jaarlijkse inspectiegegevens verzamelen • Talloze excelsheets om grafieken te maken • Opmaak laten maken voor boekwerk (jaarverslag) • Nadelen • Zeer arbeidsintensief • Slechts één keer per jaar beschikbaar • Alleen in hardcopy en PDF te verkrijgen • Geen mogelijkheid tot ad-hoc vragen • Ontbreken van detail(inspectie)niveau

16. Klantvraag • Het automatiseren van gegevensstroom • Vergaren, bewerken, visualiseren en verspreiden • Voor iedereen • Als ‘hardcopy’ HTML zichtbaar op website • Downloadable PDF vanaf website • Voor extranetgebruikers • Dynamische rapporten beschikbaar in extranet • Voor power users • Ad-hoc rapporten samenstellen op basis van beschikbare gegevens • Analyseren van gegevens Mogelijkheid voor Paris MoU om zelf voort te bouwen op de basis die is ontwikkeld

17. Gebouwde en gehoste oplossing • Extractiemechanisme om bestanden uit Frankrijk op te halen en te importeren • Data Warehouse voor de opslag van gegevens • Kubus om eenduidig dimensies en meetwaarden vast te leggen voor analyseren en rapporteren • Rapporten, zowel grafisch als tekstueel Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterdeinformatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerdeinformatie

18. Dynamische rapporten beschikbaar in extranet

19. Ad-hoc rapportages

20. 147 Inspecties Analyseren • Uitgangspunten: • Havens, Jaar en Deficiencies (j/n) zijndimensies • Celis aantalInspecties Nee Ja Ja “Toon: AantalInspecties voor haven Rotterdam in het jaar 2007 - 2008 met Deficiencies” Deficiency Rot Rot Ams Ant Haven 2007 2008 2006 2007 2007 2008 2004 2005 2005 2006 Jaar

21. Analyseren in Excel

22. Projectervaring • Uitgebreide analysefase vooral op datagebied, functionele wensen waren snel duidelijk • Ontwikkeltijd van een aantal maanden • Hoge mate van gebruikersparticipatie zorgt voor • Grotere flexibiliteit • Snellere acceptatie • Betere bewaking van de scope • Een aantal uitdagingen • Verschillende belanghebbende partijen • Eén klant, meerdere interne klanten en leveranciers • Meerdere aanspreekpunten in verschillende landen • Meer wensen vanuit de klant • Het niet beschikbaar zijn van de databron

23. Lage licentiekosten, groot resultaat Integreren Opslaan Analiseren Rapporteren

24. Koning Willem I College • De organisatie Het Koning Willem I College is een vooruitstrevend Regionaal Onderwijscentrum voor beroepsonderwijs, vervolgonderwijs en educatie. Denkend vanuit de behoefte van bedrijfsleven en individu, rekening houdend met de mogelijkheden van nieuwe media en technieken, ontwikkelde het College een nieuwe visie op onderwijs en opleidingen voor de 21e eeuw: de School voor de Toekomst • Missie De leerling is de reden van hun bestaan, waarbij ze verder gewoon een goede school willen zijn.

25. Business Case Onderwijsinstellingen dienen steeds marktgerichter te werken, daarnaast toenemende verantwoordingsplicht landelijk en europees. Daardoor zowel intern als extern inzicht te bieden in voor hen relevante succesfactoren. De druk om aan deze marktwerking te voldoen wordt steeds groter Het vinden van een oplossing die deze druk verlicht, inzicht biedt in relevante indicatoren en informatie ontsluit op een overzichtelijke manier voor iedereen die hier belang bij heeft

26. Informatiebehoefte analyse • Doelstellingen vanuit de bedrijfsvoering • Verantwoording intern en extern (financiering) Top-down benadering • Vertaald naar aandachtsgebieden • Deelnemers • Financieel • Personeel • Indicatoren per aandachtsgebied Visualiseren • Vaste periodieke informatiebehoefte voor CvB • Ad-hoc vragen en detailanalyse te beantwoorden vanuit management

27. Gebouwde oplossing • Adapters voor het ontsluiten van bronsystemen • Data Warehouse met verschillende toepassingsgebieden • Kubussen met meetwaarden/dimensies eenduidig vastgelegd • Scorecards voor verschillende benoemde aandachtsgebieden • Gekoppelde dashboards en detailrapportages Scorecards Strategisch management Geaggregeerdeinformatie Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterdeinformatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerdeinformatie

28. Voorbeeld Scorecard / Dashboard Financieel

29. Voorbeeld Scorecard / Dashboard Personeel

30. Projectervaring • Onderwijs afhankelijk van externe eisen • Daardoor groot aantal indicatoren • Interne betekenis van indicator niet altijd gelijk aan externe • Project gefaseerd aangepakt en opgeleverd • Per aandachtsgebied en bronsysteem • ROC’s werken op allerlei gebieden samen • Uitwisseling van kennis en ervaring • Delen van ontwikkelde toepassingen • Gebruiken veelal dezelfde bronsystemen • Onderwijstemplate MIP • Koning Willem 1 College als basis • Functionaliteit op basis van gedeelde inzichten • Uitbreidingen vanwege specifieke wensen en eisen • Groei van de template door samenwerking

31. Quotes “De grafische weergave van indicatoren in de scorecard komt goed tegemoet aan de visuele instelling van mensen en biedt zo een intuïtief overzicht van relevante indicatoren ” ChristDiepstraten Directeur Planning en Control Koning Willem 1 College “Met de implementatie van het Management Informatie Portaal konden we snel aan de slag. Binnen enkele weken hadden we een goed werkende BI-omgeving en hebben we nu zeer actueel inzicht in de voortgang van ons college waar we direct op kunnen sturen.” Rudolf Winius , Hoofd Communicatie Het Friesland College

32. Gebruikte BI componenten Integreren Opslaan Analiseren Rapporteren

33. Vragen

34. Voorbeelden van projectinspanning • Quickstart BI • 10 dagen • Ontsluiting van maximaal 1 bron • 5 dimensies, 5 meetwaarden • 1 kubus, tot 4 rapporten • Quickstart Dashboard • 14 dagen • Tot 8 dashboard webparts • Tot 4 ondersteunende detailrapporten • Quickstart Scorecard • 25 dagen • 2 tot 4 KPI’s • Tot 4 kubussen, tot 8 rapporten • Scorecard met maximaal 8 dashboard webparts

35. Voorbeelden van projectinspanning • Tot maximaal 2 workshops voor bepaling informatiebehoefte • Bronanalyse van de benodigde systemen • Data warehouse inclusief stagingarea’s ten behoeve van dataopslag • Extractie, Transformatie en Laadmechanisme om data te transporteren van bron naar data warehouse • Sharepoint site om elk van de componenten beschikbaar te stellen • Geen Proof of Concept die je weggooit na proof • Operationeel bruikbaar • Uitbreidbaar • Ontwikkelt op basis van standaarden