ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ DERS NOTU

1. ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ DERS NOTU Hazırlayan: Mehmet TORUNLAR

2. ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ • Arşiv Nedir? • Niçin Arşiv?

3. Arşivin Önemi • Bugün için bizlere çok şey ifade etmeyen bir bilgi, gelecekte çok önemli bir bilgi haline dönüşebilir veya bizim hiç kıymet vermediğimiz bir materyal bir başkası için çok önemli bir bilgi kaynağı olabilir. • Düzenli bir arşivleme alışkanlığı edinmemek, bilginin hayati önemde olduğunu kavramamak, bilgi toplumu ve bilgi insanı olmanın yalnızca bilgisayara sahip olmak olduğunu sanmak, gelişmiş bir bilgi kayıt ve yönetim sistemi geliştirmemek gibi yanlış davranış modelleri sebebiyle bir çok hak kaybına uğrarız.

4. Arşivin Önemi • Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere muhakkak önem vermemiz gerekiyor. Arşivlerinizi düzgün tutmamanız sizin bilgi kaynağınıza da sahip çıkmadığınızı, milli güç unsurlarınızın en önemli araçlarından bir tanesinden mahrum olduğunuzu gösterir. • Günümüzde bilgiye yatırım yapan veya bilgiyi alt yapı olarak değerlendirip veri olarak kullanan ve bu kullanımdan bir çıktı elde eden devletler süper veya egemen güç olarak uluslararası arenada yerini alıyor

5. Arşivin Önemi • Bilginin hızla çoğalması, birikmesi, yayılması ve tüketilmesi günümüzde bilgiye erişmeye ve değerlendirmeye büyük önem kazandırmıştır. Günümüzün ünlü düşünür ve yazarlarından gelecekbilimci Alvin TOFFLER’in ifadesiyle “cehalet artık okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl ulaşılacağını bilmemektir.”

6. Arşivin Önemi • Geçmişe dayanan ve geçmişten geleceğe bağlanan bilgi, beceriyle beraber bir çıktı haline dönüşebilir. Bu arada geçmiş ile gelecek arasında bağ kuran en önemli unsurlardan bir tanesi de unutulmamalıdır ki, arşivlerdir. İster klasik arşiv malzemesini yani kağıda işlenmiş bilgiyi, isterseniz elektronik ortamda bilgiyi saklayın, bu saklama ve tekrar faydalanma işlemleri için bilimsel anlamda arşivlemeye, arşivciliğe ve arşivcilere ihtiyaç vardır. Bilginin gücünü kavramadan, bilgi ve belgenizi yönetmeden, bilgi ve belge mirasınıza sahip çıkmadan, düzenli arşivleme yapmadan güçlü olmak mümkün değildir.

7. Arşivin Önemi • Geçmişten günümüze bilgi taşıyıp, bağ kuran arşivler gelecek tasarımlarında da en önemli unsurlardan birisidir. “Foucault, The Archaeology of Knowledge (New York: Pantheon Books, 1972) adlı eserinde “arşiv” kavramını, “çeşitli olguların oluşturulduğu ve yeniden biçimlendirildiği genel bir sistem” olarak tanımlıyor. Dolayısıyla arşiv, yalnızca bilgilerin toplandığı somut bir bütün değil, aynı zamanda söylemlerin de aktif olarak oluşturulabildiği, soyut bir “mekan” ve bu sayede de her hangi bir olgunun, hem kalıcılığını sağlayan hem de o olguyu periyodik değişimlere maruz bırakan bir uygulama alanı.”

8. Arşivin Önemi • Bugün ürettiğimiz bilgi, alanı ne olursa olsun yarınları şekillendirecektir. Büyükelçi İsmail Berduk OLGAÇAY“Güncel olayların tarihin mayası olduğunu anlamayanların devlet yönetimini ele almaları kadar tehlikeli bir şey olamaz.” ifadesiyle de arşivlerin önemini vurgular.

9. Arşivin Önemi • Konunun önemine rağmen, arşiv hizmetlerinde bugün ortada olan tablo maalesef tatminkâr olmaktan uzaktır. • Bugün bir çok kamu kurum ve kuruluşunda arşiv çalışmaları henüz başlamamıştır. • Birim ve kurum arşivleri faaliyete geçmemiştir. • Arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi yapılmamıştır. • Arşiv hizmetleri yeterli sayı ve nitelikte personelle takviye edilmemiştir. • Ayıklama ve imha komisyonları kurulmamıştır. • Bazı kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha komisyonu kurmadan belge imha etmişlerdir.

10. Arşivler • Arşivler; • Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar. • Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar. • Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.

11. Arşivler • Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir. • Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır. • Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.

12. Arşivler • Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

13. Arşivler

14. Arşivler • Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi sonucunda ise kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de kolay sağlanır, düzen ve tertip oluşur:

15. Arşivin Görev ve Fonksiyonları • Bir arşivin görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir: • a-Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak, • b-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak, • c-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, • d-Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak, • e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunu kontrol altına almak.

16. Arşivcinin Görevleri • a-Arşiv malzemesini toplamak, • b-Arşiv malzemesini korumak, • c-Arşiv malzemesini tasnif etmek, • d-Arşiv malzemesini değerlendirmek, • e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunun kontrol altına alınması ile ilgili önlemleri alarak, gerekli yönetim faaliyetlerini başlatmak ve yürütmek.

17. Arşiv Hizmetleri • Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için yerine getirilmesi gereken temel unsurlar şunlardır: • -Mevzuat, • -Yeterli bina ve tesisler, • -Yetişmiş uzman arşiv personeli, • -Yeterli reel bütçe.

18. Arşiv Mevzuatı • 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nu 2’nci maddesi g fıkrası ile devlet arşiv hizmetlerinin Başbakanlık tarafından yürütülmesi hükme bağlanmıştır. • Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görevleri şunlardır: • a-Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, • b-Devlet ve millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak,

19. Arşiv Mevzuatı • c-Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel şahısların elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak, • d-Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak,

20. Arşiv Mevzuatı • e-Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden koleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak, • f-Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak, • g-Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,

21. Arşiv Mevzuatı • h-Devlet arşivlerinden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek, • i-Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek, • j-Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek, • k-Makamca verilen benzeri görevleri yapmak.

22. Arşiv Mevzuatı • Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nda yapılan değişikliğe paralel olarak, kamu kurum ve kuruluşlarının elinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile arşiv malzemesinin Devlet Arşivi’ne devrini düzenleyen 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” 28 Eylül 1988 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

23. Arşiv Mevzuatı • 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” ile, arşiv malzemesi , arşivlik malzeme, ayıklama ve imhanın tarifi yapılmış, Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen mükellefiyetler sayılmış; ayıklama ve imha işlemlerinin, kurum ve kuruluşlar bünyesinde kurulacak komisyonlar marifetiyle yapılacağı hükme bağlanmıştır.

24. Arşiv Mevzuatı • 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”un 6’ncı maddesi gereğince, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Başbakanlıkça hazırlanmış ve 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

25. Arşiv Mevzuatı • “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 44. maddesi gereğince mükellef kurum ve kuruluşların kendi Arşiv Yönetmeliklerini hazırlamak zorunda olmaları hükmü de 22.02.2005 tarihinde yapılan Yönetmelik değişikliği ile ortadan kaldırılmıştır.

26. Arşiv Mevzuatı • Değişen Yönetmelik hükümlerine göre, kurum ve kuruluşlar, özellikleri sebebiyle ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün onayını almak şartıyla 3 ay içerisinde kendi Arşiv Yönergelerini hazırlayabileceklerdir.

27. Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma • Kurum ve kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standart sağlamak maksadıyla, Başbakanlık tarafından 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart Dosya Planı uygulamaya konulmuştur. “Ortak Alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle ilgili olarak kurum ve kuruluşların bu alanlarda plan hazırlamaları engellenmiş, hazırlanan bu planların müştereken kullanılması istenmiştir.

28. Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma • Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. • Kurum ve kuruluşlar ana hizmet faaliyetleriyle ilgili olarak en kısa sürede dosya kodlarını tespit ederek, Devlet Arşivleri’nin onayını müteakip uygulamaya geçeceklerdir. (2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete)

29. BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ

30. Birim Arşiv İşlemleri • Birim Arşivi: • Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir. • Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3)

31. Birim Arşiv İşlemleri • Evrakın Teşekkülü: • -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. • -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. • -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve klasörlerin sırt kısımlarında: • a-Kurum adı • b-Birim kodu • c-Dosya numarası • d-Konu adı • e-Dosyanın yılı, • unsurları yazılı olacaktır.

32. Birim Arşiv İşlemleri • Örnek Dosya veya Klasör Etiketi:

33. Birim Arşiv İşlemleri • Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla • ve • mevcut asli düzenlerine uygun olarak saklamakla yükümlüdürler.

34. Birim Arşiv İşlemleri • Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: • -Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, • *İşlemi tamamlananlar • *İşlemi devam edenler • *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekenler, • şeklinde ayrıma tabi tutarlar.

35. Birim Arşiv İşlemleri • Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması: • -Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

36. Birim Arşiv İşlemleri

37. Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması • Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme Birim Arşivi’ne devredilmek üzere; • -Birimi (ünitesi), • -Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, • -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra numarası, • esas alınmak suretiyle hazırlanır.

38. Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması • Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi tamamlanmış olan arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.

39. Uygunluk Kontrolü • İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne devredilmeye hazır arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde: • -Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.

40. Uygunluk Kontrolü • -Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, • -Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilerle uyup uymadığına, • -Klasör veya dosyalar üzerine, Standart Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na uygun numara verilip verilmediğine, birim adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

41. Uygunluk Kontrolü • -Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, • -Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, • bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. • Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür.

42. Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi? • Birim Arşivleri’nde ayıklama imha işlemi yapılamaz. • Ayıklama imha işlemleri yalnızca Kurum Arşivleri tarafından yerine getirilebilir.

43. Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi? • Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama ve imha yapılabilmektedir. • Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşları arşivleri kurum arşivi gibi çalışır. • Ayıklama ve imha komisyonlarını kurarak imha işlemlerini yürütür. • Ancak imha listelerinin kontrolü ve onayı için Merkez Kurum Arşivi’ne gönderir. İmha, merkezin onayından sonra kesinlik kazanır.

44. Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri • Devlet Arşivleri ve kurumlarca ortak çalışma ile geliştirilmiş Tespit raporlarında saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler, birim arşivinden kurum arşivine intikal ettirilmeden Kurum Arşivi’nin koordinesi ile kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi tutulabilir.

45. Birim Arşivi’ne Devredilmeyecek Malzeme • Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri malzeme birimce (ünite tarafından) gerekli görülürse elde tutulur, gerekli olmadığında ise bunlar arşive devredilmez.

46. Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi • Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, dosya planları ve Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır.

47. Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi • Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik gereğince, • -(Madde 16) Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1 – 5 yıldır.

48. Birim Arşivlerinden Yararlanma • Birimler(Üniteler) gerektiğinde birim arşivinden dosya alabilirler. • Birim Arşivi’nden alınan dosya veya klasör yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya veya klasörün takibi yapılır. • Birim Arşivi’nden alınan evrak veya dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.

49. Kurum Arşivine Devir • Birim Arşivi’nde saklama sürelerini tamamlayan dosyalar; • -”Arşiv Malzemesi Devir Teslim Listesi” ile birlikte dosya ve klasör düzeni bozulmadan, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Kurum Arşivi’ne devredilir. • - Devir teslim işlemleri Birim Arşiv sorumluları tarafından yerine getirilir. • -Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir Teslim Listesi olarak da kullanılabilir.

50. Kurum Arşiv İşlemleri