Chalmers ”nya” internkommunikation från masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer

1. Chalmers ”nya” internkommunikationfrån masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer

2. Hur jobbade gamla enheten Intern kommunikation på Chalmers? • Information i interna kanaler på beställning av andra • Tillfrågades inte i strategiska kommunikationsfrågor • Två omorganisationer av kommunikationsavdelningen • Översta ledningen kommunicerade möjligen via intranätet • Alla kände sig oinformerade och kommunikationsavdelningen otillräcklig

3. Chalmers kommunikationsorganisation Chalmers styrelse och ledning Övriga centralta avdelningar inom verksamhetsstöd 17 institutioner, 8 styrkeområden, x antal centrum, 2 campus, bibliotek mm Kommunikationschefen ingår i: Chalmers översta LG Administration och service LG Centralt verksamhetsstöd Lokalt verksamhetsstöd 1 kommunikatör hållbarhet Avdelningen Process Att kommunicera + Samordnare styrkeområde Kommunikation och marknad avdchefTomas Nilsson Ca 25 institutions-/centrum-kommunikatörer Kommunikations-planering Enheter Ca 8 styrkeområdes-kommunikatörer Digitala kanaler 5 pers Press och media 4 pers Marknadsrelationer 10 pers Profilering och event 11 pers Intern kommunikation 5 pers

4. Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation • Mer coachande och konsultativa mot chefer/ledare • Vi försöker att inte säga nej till uppdrag/önskemål – vi säger ja, vi kan stötta/råda er men ni är utförarna • Rör oss ute i organisationen för att bygga relationer och förstå huvudverksamheten • Bättre på budskapsformulering Men vi måste också ha koll på det operativa för att bli inbjudna till det strategiska

5. Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation, forts • Interna kanalerna fortfarande viktiga – intranätet används som verktygslåda/uppslagsverk • HR och Kommunikation och marknad samarbetar – riggar t ex utbildningar i kommunikativt ledarskap • Strategisk internkommunikationsplan godkänns årligen av Chalmers översta ledning

6. Nya interna kanaler med återkopplingsmöjligheter

7. Chalmers interna kanaler med återkopplingsmöjligheter • Internt diskussionsforum • Centralt internt nyhetsbrev – Chalmers JUST NU • Chefsmöten och ett årligt strategimöte • Interna bloggar på g • Internkommunikationsråd och informatörsnätverk • kvalitet@chalmers.se

8. Vad påverkar interna attityder? 7% interna kanaler 31% hur vi är organiserade Var gör man störst skillnad i arbetet med internkommunikationen? 62% ledarskapet Berghs Schoolof Communication

9. Kommunikativa chefer

10. Ny kommunikatörsroll – även ny roll för cheferna • Kommunikatörens roll utvecklas - från enbart produktion av information till också rådgivning/stöd • Chefer behöver ta över kommunikationsansvaret och använda kommunikatören som ett bollplank • Chefen är avgörande för framgångsrik intern kommunikation

11. Vad ska vi som internkommunikatörer lägga vår tid på?

12. Nu går vi från informationsspridning till meningsskapande kommunikation • Fokus på att kommunikationen ska ge önskade effekter • Möten ska präglas av samtal och dialog kring verksamheten • Kommunikation ska bidra till engagemang för organisationens gemensamma mål • Betoning på meningsskapande kommunikation för att påverka attityder • Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningens roll är att stödja cheferna • Utveckla kommunikativ förmåga bland alla nyckelaktörer • Integrerad kommunikation

13. Employerbrandingcentral internkommunikation kan bara göra så mycket…

14. Medarbetarna ÄR företaget! • Edelman Trust Barometern 2013 - hälften av de tillfrågade anser att anställda skapar trovärdighet för ett företag • Framgångsrika varumärken byggs inifrån och ut, med medarbetarna som nyckelaktörer • En undersökning av Quicksearch och Straylight- ca 50% av medarbetarna på svenska företag och organisationer lever varumärket – vad gör de andra?!

15. Budskap – ETT Chalmers

16. Hur får man budskapen att gå genom hela organisationen? • Chefer som vidarekommunikatörer • Omtyckta och använda kanaler • Sprid i alla kanaler samtidigt • Möten • Kommunicera framgångsrika case/projekt • Det enkla är det smarta! • Om och om igen! Tjata!

17. Vilken effekt uppnår vi på Chalmers idag? Nordisk Kommunikation

18. vad sägerChalmers riktlinjer för kommunikation beslutad 2008-02-25

19. Utdrag ur Chalmers riktlinjer för kommunikation Så långt det är möjligt ska den externa kommunikationen föregås av intern kommunikation och förankring. Alla medarbetare vid Chalmers har ett kommunikationsansvar. Varje medarbetare vid Chalmers har ett ansvar att: • inhämta, förmedla och söka den information som krävs för verksamhetens genomförande. • bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer, studenter och externa grupper. • vara en god och professionell ambassadör för Chalmers. Rektor/VD är ytterst ansvarig för informationsverksamheten och för att kommunikation inom Chalmers främjas. Rektor ansvarar också för att kommunikation används som strategiskt verktyg i Chalmers utveckling och för att nå verksamhetsmålen.Prefekter, avdelningschefer eller motsvarande ansvarar för informationsverksamhet och för att kommunikation främjas inom den egna institutionen eller enheten. Kommunikation är en del av ledarskapet.

20. Internkommunikation Uppdaterad plan för 2013-2014 målgrupper är Chalmers medarbetare och härvarande studenter

21. Syfte och uppdrag ETT Chalmers med välinformerade, engagerade och stolta medarbetare och studenter som är nöjda med sin utbildningstid på Chalmers. Uppdrag Säkerställa att budskap når fram inom Chalmers genom att skapa ett kommunikationsflöde som är tillförlitligt, av hög kvalitet och möjliggör för både information och återkoppling. Möjliggör mätning av informationsspridningen. • För kommunikation med studenter krävs samverkan med grundutbildningens ledningsgrupp, institutioner, Student- och utbildningsavdelningen m fl. • För kommunikation med personal krävs samverkan med HR-avdelningen, översta ledningen, IT-avdelningen m fl.

22. Utmaning och lösning Utmaning • Diversifierad verksamhet – geografiskt uppdelad, drivs i hög grad genom olika tvärfunktionella möten och grupperingar. • Mängden information som cirkulerar är mycket stor. • Kaskaderingen av information inom kommunikationskedjan fungerar olika väl inom olika delar av organisationen. Sammantaget gör detta att vi idag har ett korsdrag av information på Chalmers med många avsändare och mottagare och en inte helt tillförlitlig ’spridningsfunktionalitet’. Gentemot studenter finns dessutom ingen uttalad ansvarsfördelning mellan högskolan och studentkåren. Lösning • Enbart centrala kommunikationsinsatser räcker inte – chefer och medarbetare på alla nivåer måste dra åt samma håll. • Ledarskapsutveckling • Institutionskommunikatörerna hjälper till att sprida interna nyheter • Nyttja existerande verksamhetsmöten (t ex prefektmötet, chefsdagen, strategimötet och Rektor i RunAn) • Chalmers ledning måste stå bakom den interna kommunikationsplanen – de prioriterade interna budskapen/områdena ska föras ut i så många sammanhang som möjligt. • All information är inte lika viktig – prioritera budskap och bygg extra tungt kring de prioriterade interna budskapen/områdena. • Vi är idag för beroende av envägs masskommunikationskanaler – komplettera med kanaler som tillåter direkt kommunikation för att skapa kraftigare utväxling. • Forma ett kommunikationskontrakt mellan studentkåren och högskolan och tydliggör vilken verksamhet inom Chalmers som ansvarar för vilken information till studenter.

23. Olika typer av målkommunikation är en av flera insatser som krävs för att nå organisationens mål Organisationens mål Gemensamma mål = Chalmers PVU Interna kommunikationsmål Alla ska veta att PVU:n finns, känna till dess innehåll och förstå syftet med den

24. Övergripande prioriterad intern kommunikation/budskap 2013 Övergripande kommunikation Sakfrågor/delmål från PVU:n

25. Chalmers interna kommunikationskedjamålgrupp medarbetare Primärt operativ nivå Primärt strategisk nivå Mycket viktiga vidarekommunikatörer Mottagare Avsändare 1 2 3 4 Direkt 2-vägs kommunikation/återkoppling – leder till handling då den bryter ner vision/övergripande mål på avdelnings-/enhets-/individnivå Masskommunikation – ger kännedom om vision/övergripande mål och kan leda till diskussion men leder inte till handling (t ex ”Rektor i RunAn”)

26. Masskommunikation vs översatta budskap Nordisk Kommunikation

27. Uppföljning & mätningar • Undersökning internt 2013 • samt frågor om interna kommunikationen i den NMI som HR planerar • samt frågor om interna kommunikationen i de varumärkesintervjuer som genomförs under vt13 • Mätningar av trafik till Insidan och Studentportalen samt rektors nyhetsbrev via Google Analytics och Apsis(året runt) • Korta intervjuer med mötesdeltagare efter större verksamhetsmöten (t ex Rektor i RunAn) • Regelbundna avstämningar med informatörsnätverket och internkommunikationsrådet • Återkoppling till kvalitet@chalmers.se, insidan@chalmers.se, studentportalen@chalmers.se och på internt diskussionsforum

28. Ansvarig för Chalmers centrala internkommunikation Frida BöråsEnhetschefIntern kommunikation Kommunikation och marknad+46(0)31 772 22 90 frida.boras@chalmers.se