Orden i eget hus nettverk for styrket internkontroll
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 35

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll PowerPoint PPT Presentation


  • 69 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll. Samling 3, august 2012. Siv Storbekk og Tina Skarheim, KS. Målsettinger. Når samlingen er ferdig skal Deltakerne ha oversikt over ulike typer kontrollaktiviteter og grunnleggende kunnskap om risiko- og kontrollmatriser.

Download Presentation

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll

Samling 3, august 2012

Siv Storbekk og Tina Skarheim, KS


Målsettinger

Når samlingen er ferdig skal

  • Deltakerne ha oversikt over ulike typer kontrollaktiviteter og grunnleggende kunnskap om risiko- og kontrollmatriser.

  • Kommunene ha en avklart oppfatning av hvorvidt forutsetningene for god IK er tilstede

  • Ledergruppene ha felles oppfatning om hva som er viktig for rådmannsnivået!

  • Kommunene ha et målbilde på informasjonsflyt og rapportering av IK i egen kommune


Dag 1

En av tre forutsetninger for god internkontroll = Kontrollaktiviteter

Fra risiko til kontroll – hvordan komme fra røde til grønne lys?


Sektorovergripende

Risikovurdering

Samling 3

Helhetlig styring og riktig utvikling

Tjenestespesifikk

Formalisering

Støtteprosesser

Kontrollaktiviteter

Etterlevelse av lover og regler

Godt omdømme og legitimitet

Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen


Denne samling:

Redusere risikoen og øke kontrollen – gå fra røde til grønne lys

For å få kontroll behøves tiltak!

Kontrollaktiviteter skal ikke iverksettes vilkårlig, men velges ut fra den risikoen de skal redusere, og hva som er akseptabel rest-risiko

Forrige samling:

Kartlegge og vurdere risikoer. Derved får vi oversikt over røde lamper


For å få kontroll behøves tiltak!

Kontrollaktiviteter velges ut fra den risikoen de skal redusere, og hva som er akseptabel rest-risiko

  • Vi skal først se på ulike kontrollaktiviteter

    • Verktøy og metoder som kan brukes for å redusere risiko

  • Dernest jobbe frem en risiko- og kontrollmatrise

    • Hjelper til slik at kontrollaktiviteter (tiltak) er målrettet for den risikoen de skal redusere

    • Dokumenterer hva som er vurdert, konkludert og iverksatt

    • Ensartet praksis, enklere å vurdere hva som er vesentlig, og derved bedre rapportering


Oppsummering og time-out!

Forutsetninger – status?


Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll


Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll


Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll


Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll


Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll

Roller og ansvar for rådmannsnivå og virksomhetsnivå (fig.4)

Organisering : Følge adm.inndeling

Delegering, lederavtaler, kommunikasjonslinjer

Klare mål og forventninger

Informasjonsflyt

Rapportering, helhet

Harmonisere

Strukturere

Dokumentere

Organisering, ansvar og roller

Rutiner, retningslinjer, prosedyrer

Dokumentere

Risikovurderinger og kontrollaktiviteter


Oppgave 15

Oppdraget….

  • Deres ledelsesoppdrag er å tilrettelegge, blant annet gjennom å sikre at forutsetningene er tilstede

  • Det meste av kommunens aktivitet skjer i tjenestene, og nettopp derfor skjer også en stor del av internkontrollen der

  • God internkontroll – i virksomhetene – er betinget av at forutsetninger er tilstede

  • Hvis vi nå ser alle forutsetningene samlet, og dere tenker på «berøringspunkter» til hensikten med internkontroll, og internkontrollen i virksomheter…

  • Hvordan vurderer dere egen status?

  • Hva og hvordan må dere som ledergruppe gjøre for å kunne si at NÅ har vi forutsetningene for god internkontroll på plass?


Avvik i en lærende organisasjon, og satt i sammenheng med hensiktene med internkontroll

Når det likevel går galt – hva lærer vi av det?


Arbeidsheftet Kap 5.2, side 41

Avvikskjede


Avvikshåndtering

  • Hva er avvik? Kommunen må selv definere hva som er avvik i deres kommune, men avvik skjer ikke bare innenfor HMS og helse- og omsorg.

  • Hvordan brukes avviksrapportering opp mot læring? Lukker man bare avvikene eller brukes de konstruktivt i læring.

  • Hva med avvik i positiv forstand, altså at man bruker ”gode hendelser” til å lære av også?


Dag 2

RÅDMANNENS OPPFØLGING AV TJENSTER OG STØTTEPROSESSER, MED VEKT PÅ RAPPORTERING OG INFORMASJONSFLYT


Intro v/KS

Oppfølging

Rapportering

Paralleller

Hva er viktig for rådmannen

Hva er god IK?

Kommunevis samling

Det store bildet: Betryggende kontroll i vår kommune

Det konkrete bildet: Rapportering og infoflyt


Moment 1 Metoder og verktøy

  • Hoveddelen av kommunenes aktivitet skjer i tjenestene – derved gjøres også en betydelig del av internkontrollen der!

  • Oppfølging og kontroll skjer i stor grad ute i virksomhetene, hvordan kan rådmannen følge med og ha oversikt?

  • Metoder og verktøy som gjør det mulig for rådmannen å ha betryggende kontroll innenfor støtteprosesser og i tjenester

    Viktigst:

    • Rammer og retningslinjer i sektorovergripende internkontroll og dokument

    • Vurderinger for å sikre "riktig" nivå (eks risiko- og kontrollmatriser)

    • Oversikt og trygghet gjennom dialog og rapportering


Moment 2 Dere klarer aldri å få fullkontroll!

  • Ergo må dere basere dere på avgrensning, tillit og kommunikasjon for å kunne si at dere har betryggendekontroll

    • Formuler klare forventninger, og vurder hvorvidt forventningene blir innfridd!

    • Etterspør aktivitet og resultater

    • Etabler og anvend rapportering og informasjon som produseres og tilflyter rådmannen


Rapporter kan illustrere hvilke måleinstrumenter som finnes/kan legges inn f.eks i internkontroll og kvalitetssystem

Rapporter kan dokumentere at forbedringsprosesser fungerer, at rutiner og prosedyrerer etablert og følges, at avviksprosesser virker, effekt av risikovurdering, osvmen…

Moment 3 Det er ikke tilstrekkelig å be om rapporter!

  • Sett IK i en sammenheng i egen kommune og sørg for at hensikten blir formidlet fra rådmannen til organisasjonen

  • Synliggjøre i premissgivende dokumenter og arenaer, eks lederavtaler og ledersamtaler

  • Ta ansvar for at forutsetninger er på plass

  • Fremme kultur for internkontroll, gå foran som godt eksempel, vedlikehold og læringssløyfer

  • Bruk kommunerevisjonen, eks analyser og planer for forvaltningsrevisjon


Enkelte grunnleggende forutsetninger var avgjørende for myndighetenes prestasjoner. Vår analyse av 22/7 viser at der det

sviktet, skyldtes det primært at:


Gjennomføre vurderinger

  • Vi går ikke inn i noen fordypning i kontrollaktiviteter og oppfølging innenfor de ulike områdene. Alt for omfattende og heller ikke interessant for dere.

  • Noen av dere skal likevel diskutere – funksjonsvis – hva som er god internkontroll innenfor ulike områder

  • Risiko- og kontrollmatriser blir utarbeidet på enhetsnivå. Inneholder både vurderinger og konklusjoner, samt «restrisiko» - dvs det som er igjen etter gjennomførte og planlagte kontrollaktiviteter og –tiltak.

  • Hva bør rapporteres videre?


Formulere forventninger

  • Rådmannen må formulere og formidle forventninger til internkontrollen i virksomheter og tjenester

  • Dette viser dere blant annet gjennom styringsdokumenter, dialog, og sektorovergripende reglementer

  • Dere får svar gjennom styringsdialog (eks ledersamtaler), rapporter og planer

  • Hver rådmann/kommune må gjøre seg opp en formening om hvilke forventninger (bestilling) som skal gis - hva er godt nok for oss?


Etterspørre aktiviteter og resultater

  • Risikokartlegging og –vurdering,

  • Utarbeidelse av risiko- og kontrollmatriser

  • Avvikshåndtering

  • Prosedyrer og rutiner

  • Aktiviteter – hva gjør dere?

  • Resultater – hva oppnår dere?


Rapportering

  • Rapportering er også et kontrolltiltak; oppdagende kontroller. (i motsetning til forebyggende kontroller). Oppdagende kontroller innebærer at det er etablert et oppfølgings- og rapporteringsregime som fanger opp avvik.

  • Rapportering vil ofte også bekrefte at alt som er forventet faktisk gjennomføres; en slags kvittering for at IK fungerer og blir etterlevet.

  • Gjennom rapportering, ledelsesoppfølging, avvikshåndtering formidles informasjon fra ytterste ledd til rådmannen

  • Underveis skjer – eller bør skje – en sammenstilling og vurdering/filtrering (aggregering)

  • Hva bør rapporteres?

  • Hvordan kan rapportering skje?


Arbeidsheftet figur 14

Eksempel oppfølging


Arbeidsheftet figur 16

Eksempel rapportering


Arbeidsheftet figur 17

Eksempel årshjul


Kommuner som utelukkende satser på utvikling av rutiner vil mangle det overordnede grunnlaget for å vurdere hvor og hvilke rutiner det er viktig å fokusere på

Kommuner som primært fokuserer på det overordnede vil ikke ha sikkerhet for at de har rutiner på plass som sikrer nødvendig input til den overordnede vurderingen av tiltak.

Organisering og rutiner - to perspektiver på hva som bør vektlegges

Kilde: KRD/Agenda 2008 s.19


Rådmenn: Oppg 17 - Hva er viktig for meg?

Refleksjonspunkter for rådmannen – støtte til å formulere premisser

Hva er viktig for meg – hva behøver jeg, og hvordan?

  • Hvilke vurderinger vil jeg involveres i? F.eks «akseptere» risiko?

  • Hvordan foretrekker jeg å bli informert og å informere?

  • På hvilket detaljnivå vil jeg ha informasjon?

  • Hvilke holdninger vil jeg formidle?

  • Hvilke krav har jeg til harmonisering og struktur?

  • Hvordan kommuniserer jeg med mine ledere, og hvor stort lederspenn har jeg?

  • Hvilken tillit har jeg til ledergruppa, hvordan jobber ledergruppa

  • IK i lederavtaler og lederoppfølging – hvilke spørsmål bør stilles? (Arb.heftet s.56)

  • Hvordan kommuniserer jeg med folkevalgt nivå?


Alle andre: Oppg 17 - Hva er god internkontroll innenfor ulike områder?

Hjelp til å prioritere oppmerksomhet mellom arbeidsprosesser/enheter

Grupper/typer risikoer hvor det er viktig å ha kontrolltiltak

  • … hvor iboende risiko er stor?

  • … hvor oppfølging er vanskelig eller «lederinnsikt» er svak?

  • … hvor det er mange avvik, eller det synes som om læringen er begrenset?

  • … hvor f.eks styringssystem eller kvalitetsmålinger viser at oppfølging er nødvendig?

  • … hvor bruker- eller medarbeiderundersøkelser har lav skår?

  • Saksbehandling og myndighetsutøvelse

  • Politiske vedtak, oppfølging

  • Misligheter og korrupsjon

  • Myndighetsmisbruk og overgrep

  • Se arbeidsheftet del 3.3 og 7.1


Paralleller

Hva er viktig for rådmannen

Hva er god IK?

Kommunevis samling

Det store bildet: Betryggende kontroll i vår kommune

Det konkrete bildet: Rapportering og infoflyt

Tjenestespesifikk kunnskap møter rådmannsperspektivet

Hva er riktig for oss?


Oppg 18 - Hva er riktig for oss?

Momenter for kommunen…

  • Kommunens størrelse – større kommuner kan generelt ha behov for mer omfattende systemer enn små.

  • Rådmannens kontrollspenn – kommunens organisering, antall virksomheter etc.

  • Rådmannens behov for detaljert informasjon – subjektivt.

  • Rådmannens «risikovilje» - dvs hva kan vi leve med…

  • Hvilke vurderinger kan overlates til lavere nivåer i organisasjonen, uten at det går på bekostning av rådmannens evne til å være proaktiv?

  • Aggregering – hva er vesentlig? Hva skal tilflyte rådmannen, og hva skal rapporteres til folkevalgt nivå

  • Avvik, gjennomførte risiko- og kontrollmatriser, vedlikeholdsarbeid, sektorovergripende reglement? Status risiko for enkeltområder?


Avsluttende poster

  • Til neste samling

  • Evaluerings

  • Ordet fritt

  • Neste samling

    • N1: 26-27 september 2012

    • N2: 17-18 oktober 2012


  • Login